Sprawdź, kiedy wystawić fakturę - checklista
1. Sprawdź, kiedy masz obowiązek wystawienia faktury
| Lp. | Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: |
| 1 | 2 |
| 1. | sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika: ● VAT, ● podatku od wartości dodanej lub ● podatku o podobnym charakterze |
| 2. | sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem |
| 3. | dostawy towarów i świadczenia usług, jeżeli: a) dokonywane były przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, b) dokonywane były na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, c) w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, d) osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca, e) faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika UWAGA! Wymienione przesłanki muszą być spełnione łącznie. |
| 4. | dostawy towarów i świadczenia usług, jeżeli: a) dokonywane były przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, b) dokonywane były na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, c) w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego UWAGA! Wymienione przesłanki muszą być spełnione łącznie. |
| 5. | wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury OSS, czyli procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT. W ramach tej procedury rozliczenie VAT należnego państwu członkowskiemu konsumpcji następuje za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji |
| 6. | wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1-4 |
| 7. | otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1-5 - tzw. faktura zaliczkowa (zob. pkt 2 Instrukcji) |
2. Sprawdź, kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej
| Lp. | Podatnik nie musi wystawiać faktury zaliczkowej, gdy zapłata dotyczy: |
| 1 | 2 |
| 1. | wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów |
| 2. | dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego |
| 3. | świadczenia usług telekomunikacyjnych |
| 4. | świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (PKWiU 36.00.20.0) |
| 5. | świadczenia usług związanych z handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych (PKWiU 36.00.30.0) |
| 6. | świadczenia usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków (PKWiU ex 37) |
| 7. | świadczenia usług związanych ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne, nadających się do recyklingu (PKWiU 38.11.1) |
| 8. | świadczenia usług związanych ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne, nienadających się do recyklingu (PKWiU 38.11.2) |
| 9. | świadczenia usług związanych z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne (PKWiU 38.11.6) |
| 10. | świadczenia usług związanych ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych (PKWiU 38.12.1) |
| 11. | świadczenia usług związanych z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów niebezpiecznych nadających się do recyklingu (PKWiU 38.12.30.0) |
| 12. | świadczenia usług związanych z obróbką odpadów innych niż niebezpieczne w celu ich ostatecznego usunięcia (PKWiU 38.21.10.0) |
| 13. | świadczenia usług związanych z usuwaniem odpadów innych niż niebezpieczne (PKWiU 38.21.2) |
| 14. | świadczenia usług związanych z przetwarzaniem pozostałych odpadów niebezpiecznych (PKWiU 38.22.19.0) |
| 15. | świadczenia usług związanych z unieszkodliwianiem odpadów promieniotwórczych i pozostałych odpadów niebezpiecznych (PKWiU 38.22.2) |
| 16. | świadczenia usług związanych z odkażaniem i czyszczeniem (PKWiU 39.00.1) |
| 17. | świadczenia pozostałych usług związanych z rekultywacją oraz specjalistycznych usług w zakresie kontroli zanieczyszczeń (PKWiU 39.00.2) |
| 18. | świadczenia usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu (PKWiU 81.29.12.0) |
| 19. | świadczenia pozostałych usług sanitarnych (PKWiU 81.29.13.0) |
| 20. | najmu lub usług o podobnym charakterze |
| 21. | dzierżawy lub usług o podobnym charakterze |
| 22. | leasingu lub usług o podobnym charakterze |
| 23. | ochrony osób |
| 24. | ochrony, dozoru i przechowywania mienia |
| 25. | stałej obsługi prawnej i biurowej |
| 26. | dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego |
| 27. | dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT, czyli dostaw dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów za pośrednictwem interfejsu elektronicznego oraz przez tego podatnika |
| 28. | czynności, które wykonał w tym samym miesiącu, w którym otrzymał zaliczkę na poczet ich wykonania (nie dotyczy przypadków, dla których terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT) |
3. Sprawdź, kiedy nie masz obowiązku wystawienia faktury
| Lp. | Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury: |
| 1. | w przypadkach innych niż wymienione w pkt 1 Instrukcji, czyli np. w przypadku sprzedaży na rzecz konsumenta (osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego) |
| 2. | dokumentującej sprzedaż zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT |
UWAGA!
Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę, gdy nabywca tego zażąda (zob. pkt 4 Instrukcji).
4. Sprawdź, kiedy masz obowiązek wystawić fakturę "na żądanie" nabywcy
| Lp. | Na żądanie nabywcy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą: |
| 1. | sprzedaż, a także dostawę towarów oraz świadczenie usług (wymienione w poz. 1-4 w pkt 1 Instrukcji) - w przypadku gdy nie miał obowiązku wystawienia faktury, a nabywca tego zażądał UWAGA! Sprzedawca nie musi wystawiać faktury na żądanie nabywcy, w przypadku gdy: ● sprzedaż dotyczy świadczenia usług wymienionych w poz. 2-26 pkt 2 Instrukcji, ● sprzedaż dotyczy dostaw rozliczanych w ramach unijnych i nieunijnych procedur OSS i IOSS. |
| 2. | otrzymanie zaliczki przed wykonaniem czynności wymienionych w poz. 1-4 pkt 1 Instrukcji - w przypadku gdy podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, a nabywca tego zażądał. Mimo żądania nabywcy podatnik nie musi wystawiać faktury, w przypadku gdy zapłata dotyczy: ● świadczenia usług wymienionych w poz. 2-26 w pkt 2 Instrukcji, ● dostaw rozliczanych w ramach unijnych i nieunijnych procedur OSS i IOSS, ● czynności, w przypadku których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT (chodzi o dostawy na rzecz podmiotu ułatwiającego sprzedaż za pośrednictwem interfejsu elektronicznego), ● wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów |
| 3. | sprzedaż zwolnioną, z wyjątkiem przypadku, gdy podatnikiem, do którego skierowano żądanie wystawienia faktury, jest rolnik ryczałtowy zwolniony z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT |
UWAGA!
Żądanie wystawienia faktury musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym: dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po upływie tego terminu podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury.
5. Sprawdź, kiedy możesz wystawić fakturę podatnikowi VAT lub podatnikowi podatku od wartości dodanej do sprzedaży dokumentowanej paragonem
| Lp. | W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym sprzedawca może wystawić fakturę podatnikowi VAT lub podatnikowi podatku od wartości dodanej, gdy łącznie spełnione są następujące warunki: |
| 1. | paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej |
| 2. | kwota należności ogółem na paragonie (kwota brutto) przekracza 450 zł albo równowartość 100 euro (w przypadku paragonów dokumentujących sprzedaż o niższej wartości nie można wystawić faktury, ponieważ paragon stanowi fakturę uproszczoną) |
UWAGA!
1. W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z NIP-em nabywcy do paragonu niezawierającego NIP nabywcy, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
2. Opisane reguły nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).
3. Do wystawionego paragonu podatnik może wystawić fakturę (bez NIP-u nabywcy) jako fakturę wystawioną na żądanie konsumenta.
6. Sprawdź, kto wystawia faktury do sprzedaży dokonywanej w trybie egzekucji
| Lp. | Faktury dokumentujące dostawę towarów, o której mowa w art. 18 ustawy o VAT, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika: |
| 1. | organy egzekucyjne określone w ustawie z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji |
| 2. | komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego |
7. Sprawdź, kiedy fakturę może wystawić inny podmiot niż sprzedawca
| Lp. | W imieniu i na rzecz sprzedawcy fakturę może wystawić: |
| 1. | podmiot nabywający towary lub usługi, jeżeli: a) ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika; b) w umowie została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności; c) umowa dotyczy faktur: ● dokumentujących dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu, ● zaliczkowych, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, ● dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (chodzi o sprzedaż dokonywaną przez krajowego podatnika, gdzie miejscem świadczenia i opodatkowania jest terytorium państwa trzeciego - zob. poz. 4 pkt 1 Instrukcji) |
| 2. | upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 106a-106d ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361
