W jakich przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne

16 czerwca 2023 r. Sejm uchwalił przepisy wprowadzające obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 lipca 2024 r. Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, wystawiający faktury uproszczone lub faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących, będą mieli obowiązek korzystania z KseF dopiero od 2025 r. W niektórych przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne. Ustawa trafi teraz pod obrady Senatu.

Do 30 czerwca 2024 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:

1) fakturowanie papierowe,

2) fakturowanie elektroniczne "zwykłe",

3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.

To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

Od kiedy obowiązkowy KSeF

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie, że każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF.  Dodatkowe pół roku na przygotowanie otrzymają podatnicy:

• zwolnieni z VAT, 
• korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz 
• wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).

Podatnicy ci w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragony z NIP kupującego do 450 zł).

Natomiast od 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. faktury wystawiane za pomocą kas do paragonów będą ujmowane w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te, tak jak do tej pory, nie będą zwiększały wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Określonych zostało także pięć przypadków, gdy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF, również od 2025 r.

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF

Gdy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to będą udostępniane nabywcy w dowolnej postaci, w uzgodniony z nim sposób, jednocześnie wystawca powinien zachować taką udostępnioną fakturę w swojej dokumentacji. Przykładowo oznacza to, że podmioty nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które nie zdecydują się na korzystanie z KSeF, wystawiając fakturę (może to być faktura w postaci zarówno papierowej, jak i elektronicznej), powinny uzgodnić z nabywcą formę przekazania takiej faktury. 

Jak będą dostarczane faktury na rzecz podmiotów zagranicznych

Polski podatnik VAT, gdy będzie wystawiał faktury na rzecz zagranicznego podatnika, nie będzie zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF.

Dlatego w przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

- faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W takim przypadku polski podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Gdy natomiast polski podatnik upoważni do wystawiania faktur podmiot spoza terytorium kraju, upoważnienie do wystawienia takich faktur będzie obligowało wystawiającego faktury do korzystania z KSeF.

Jak będą dostarczane faktury osobom prywatnym 

Podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktur na rzecz konsumentów przy użyciu KSeF. Powstaje pytanie, czy będą mogli wystawiać dobrowolnie faktury w KSeF. 

Gdy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to będzie je wystawiał w formie papierowej lub elektronicznej. Określenie w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, który będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r. że podatnicy nie muszą wystawiać wskazanych faktur w KSeF sugeruje, że podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać takie faktury w KSeF. Tak jednak chyba nie będzie, gdyż w ust. 4 tego artykułu wskazano, że tylko podmioty wskazane w poz. 1 i 2 tabeli mogą korzystać z KSeF. Oznaczałoby to, że faktury na rzecz konsumentów nawet dobrowolnie nie mogą być wystawiane w KSeF. Nadal muszą być wystawiane w formie papierowej albo elektronicznej. 

Z drugiej strony w art. 106gb ustawy o VAT uregulowano zasady udostępniania faktur w ustrukturyzowanych gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, czyli może nie być w ogóle podatnikiem.

Gdy nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, udostępnienia mu fakturę ustrukturyzowaną poprzez:

1) podanie kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo

2) oznaczenie kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

MF odpowiadając na pytanie BV potwierdził, że faktury na rzecz konsumentów będą poza KSeF:

w ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598) przyjęto generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Ta zasada nie dotyczy dokumentowania czynności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktur konsumenckich). To oznacza, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane poza systemem.

Od kiedy będą wymierzane sankcje za niekorzystanie z KSeF

Od 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nakładać, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1) nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,

2) w okresie trwania awarii KSeF albo w okresie trwania niedostępności KSeF, albo w przypadkach gdy nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3) nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury.

Kara ta będzie wynosiła do:

• 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF albo
• 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT