Jakie skutki ma brak zgody kontrahenta na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Zdecydowałem, że będę wystawiał faktury ustrukturyzowane. Jeden z kontrahentów nie wyraził jednak zgody na otrzymywanie tego typu faktur. Czy w związku z tym muszę zrezygnować z wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla tego kontrahenta i wystawiać normalne faktury?

Brak akceptacji ze strony kontrahenta nie odbiera Panu możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych na jego rzecz. W takim przypadku będzie Pan dostarczał mu faktury, z pominięciem KSeF, lecz w inny uzgodniony z nim sposób. Szczegóły w uzasadnieniu.

Podatnicy mają możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Natomiast jak wynika z projektu ustawy zmieniającej, od 1 lipca 2024 r. będzie istniał obowiązek wystawiania e-faktur przez podatników VAT czynnych.

KSeF służy również do przekazywania faktur ustrukturyzowanych odbiorcom. Obecnie wymaga to akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Brak akceptacji odbiorcy nie powoduje jednak, iż sprzedawca nie ma możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Nadal ma taką możliwość, jednak w takim przypadku obowiązany jest przekazywać faktury ustrukturyzowane odbiorcom w inny uzgodniony z nimi sposób (art. 106g ust. 3b ustawy o VAT).

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych wynika, że przepisy VAT nie ingerują w kwestię sposobu przekazywania faktur poza KSeF. W odpowiedzi tej czytamy, że:

(…) istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Wynika z tego, że faktury ustrukturyzowane mogą być przesyłane nabywcom w dowolnej formie. Istotne jest wyłącznie to, aby treść takich przesyłanych nabywcom dokumentów odpowiadała treści faktur ustrukturyzowanych.

Z kolei w innej odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych czytamy, że:

(…) nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

A zatem w treści przekazywanych odbiorcom faktur ustrukturyzowanych nie trzeba wskazywać numeru nadanego przez KSeF.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy