Korekta PIT-11 i PIT-4R - jakie błędy wymagają poprawy

Każdy błąd w PIT-11 lub PIT-4R powinien zostać skorygowany. Przepisy nie różnicują błędów na mniej lub bardziej istotne. Kwota zaliczki na podatek dochodowy wykazana w PIT-11 musi być taka sama jak kwota, która została przekazana do urzędu skarbowego za dany rok podatkowy. Jeżeli płatnik w danym roku dopłacił zaliczkę na podatek za rok ubiegły, nie może w tym zakresie korygować PIT-11. Może natomiast poprawić wysokość zaliczek podatkowych wykazanych w PIT-4R za poprzednie lata, gdyż deklaracja ta zawiera zaliczki należne, a nie wpłacone do urzędu skarbowego.

Korekta deklaracji podatkowej następuje przez złożenie poprawnie wypełnionego formularza. Nie obowiązuje tu wymóg uzasadnienia przyczyny korekty. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby płatnik dołączył krótkie wyjaśnienia, co na pewno ułatwi pracę urzędnikom skarbowym. Podstawą dokonania korekty PIT-11 lub PIT-4R przez płatnika jest art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawa prawna korygowania informacji podatkowej

Zasady korekty deklaracji z art. 81 ust. 1 Ordynacji podatkowej dotyczą też informacji PIT-11. Bez praktycznego znaczenia jest spór interpretacyjny dotyczący tego, czy PIT-11 jest informacją czy deklaracją (mimo nazwy "informacja").

Minister Finansów dostrzegł, że płatnicy mogą mieć wątpliwości, czy stosować zasady korygowania deklaracji określone w art. 81 ust. 1 Ordynacji podatkowej do informacji PIT-11. W związku z tym w formularzu PIT-11 umieszczono odpowiedni przypis z wyjaśnieniem. Dla PIT-11 w wersji 27 przypis został oznaczony jako 7. Przez zaznaczenie właściwego pola płatnik informuje urząd skarbowy, że jego celem jest korekta złożonego wcześniej formularza i że odbywa się ona zgodnie ze wspomnianym art. 81 ust. 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną jest tu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że ilekroć w tej ustawie jest mowa o deklaracjach, należy przez to rozumieć również informacje, do których składania są obowiązani, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. W dyspozycji tego przepisu mieści się więc informacja PIT-11.

Dane wymagające korekty

Przepisy o korekcie PIT-11 albo PIT-4R nie przewidują rodzajów błędu, jakie wymagają poprawienia, określonych np. w przepisach o podatku VAT. Te przepisy jednoznacznie wskazują, kiedy błąd w fakturze VAT należy sprostować, a kiedy wymaga on wystawienia korekty faktury.

Podobnego podziału nie ma w przypadku PIT-11 czy PIT-4R. Przepisy nie dzielą błędów w tych deklaracjach na dotyczące:

• elementów opisowych, takich jak dane płatnika czy podatnika, lub
• wykazywanych kwot.

Nie ma też odrębnego trybu korekty obu tych grup błędów. Jednoznacznie wynika to zarówno z przepisów Ordynacji podatkowej, jak i z interpretacji indywidualnych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 lipca 2020 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.411.2020.1.IR) czytamy, że:

MF

Z treści art. 81 ustawy Ordynacja podatkowa wynika zatem, że korekta deklaracji ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Może więc ona dotyczyć m.in. błędów rachunkowych, oczywistych omyłek, a także gdy wypełniono ją niezgodnie z wymaganiami lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości danych w niej zawartych, np. błędnie mogła zostać określona wysokość przychodu bądź dochodu, a także inne dane zawarte w treści deklaracji.

Korekta nawet drobnego błędu w danych podatnika w PIT-11 jest ważna dla organu podatkowego. Czasem nieistotna z punktu widzenia płatnika pomyłka w PIT-11, dotycząca np. numeru mieszkania podatnika, w skrajnych przypadkach nie pozwoli fiskusowi ustalić adresu podatnika, jeżeli w zeznaniu rocznym poda on nieprawdziwy adres. Oznacza to np. niemożność dostarczenia podatnikowi wezwania do złożenia wyjaśnień albo wszczęcia postępowania podatkowego.

Waga tego typu błędów i ich korekta może mieć w przyszłości nowe znaczenie. Biorąc pod uwagę obecną sytuację społeczną, czyli znaczący napływ cudzoziemców z Ukrainy, większość z nich prawdopodobnie wystąpi o PESEL i będzie w przyszłości legalnie pracować, a w konsekwencji otrzymywać PIT-11. Z uwagi na przyśpieszony proces wprowadzania danych tych osób do systemów administracyjnych dane te mogą zawierać wiele błędów. Wobec tego fiskus może w przyszłości korzystać z danych znajdujących się w PIT-11, wprowadzanych przez płatników, do ustalenia m.in. aktualnego miejsca zamieszkania obywatela Ukrainy.

Dane, których nie należy korygować w PIT-11

PIT-11 ma być sprawozdaniem z wykonania obowiązków płatnika wobec konkretnego podatnika. Najczęściej jest nim pracownik albo zleceniobiorca. Ta reguła powoduje, że nie można korygować w PIT-11 błędów popełnionych w roku podatkowym przez płatnika co do kwot zaliczek na podatek dochodowy.

Chodzi tu bowiem o kwoty zaliczek wpłaconych do urzędu skarbowego, a nie zaliczek należnych. Jeżeli płatnik powinien w 2021 r. wpłacić za podatnika do urzędu skarbowego 2500 zł zaliczki, a wpłacił 2000 zł, to nie może korygować PIT-11 w tym zakresie. Nie może tak postąpić nawet w sytuacji, gdy co prawda dopłacił różnicę (500 zł) zł, ale zrobił to w 2022 r.

PRZYKŁAD

W 2019 r. spółka oddelegowała 3 pracowników do pracy w USA w celu realizacji zawartego tam kontraktu. Spółka udostępniła pracownikom bezpłatnie zakwaterowanie w tym kraju. Pracodawca opłacił pracownikom ubezpieczenie kosztów leczenia i assistance od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialności cywilnej, a także pokrył koszty uzyskania wizy. Spółka traktowała te świadczenia na rzecz pracowników jako wydatki związane z organizacją miejsca pracy. Nie rozpoznała przychodu pracownika i w konsekwencji nie pobrała zaliczek na podatek dochodowy. Zarówno przychód, jak i zaliczki na podatek nie zostały wykazane w PIT-11 za 2019 r. W wyniku kontroli płatnika urząd skarbowy uznał, że płatnik popełnił błąd w kwalifikacji wydatków i nie rozpoznał przychodu u 3 pracowników. Urząd wygrał spór przed NSA. Spółka pokryła zaległość podatkową i chciała skorygować PIT-11 tych pracowników za 2019 r., powiększając kwoty zaliczek na podatek o obliczone od dodatkowych świadczeń. Postępowanie płatnika jest nieprawidłowe. W tej sytuacji należy skorygować PIT-11 w zakresie przychodów pracowników, doliczając do nich kwoty świadczeń nierozpoznane wcześniej jako przychody. Kwoty pobranych zaliczek podatkowych nie wolno zmieniać (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 listopada 2021 r., 0113-KDIPT2-3.4011.768.2021.1.RR). W powołanej interpretacji pracodawca po przegraniu sporu z fiskusem przed NSA w korekcie informacji PIT-11 wykazał przychód powiększony o wartość nieodpłatnych świadczeń (w efekcie zmianie uległ także dochód). Natomiast wartość zaliczek pobranych przez płatnika pozostała niezmieniona, zważywszy na fakt, że podatek od dochodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń został wpłacony do właściwego urzędu skarbowego w 2021 r. Spółka przekazała korekty informacji PIT-11 właściwemu urzędowi skarbowemu oraz pracownikowi. Takie postępowanie organ podatkowy uznał za prawidłowe. W tej sytuacji ewentualnej dopłaty podatku dokona podatnik.

WAŻNE

PIT-11 jest informacją o pobranych (a nie należnych) zaliczkach na podatek dochodowy.

Korekta deklaracji PIT-4R

Powołana interpretacja indywidualna z 19 listopada 2021 r. dotyczy także korekty PIT-4R. Pracodawca powinien złożyć korektę deklaracji PIT-4R, wykazując należne zaliczki w wysokości, jaka powinna być pobrana przez płatnika, tj. przy uwzględnieniu w podstawie opodatkowania również przychodów z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Nie wykazuje się tu zaliczek fizycznie pobranych i przekazanych przez płatnika do urzędu skarbowego.

Z interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2021 r. wynika odmienna praktyka w zakresie korekty PIT-11 i PIT-4R. Jeżeli zmieni się należna wysokość zaliczek, to w korygowanej informacji PIT-11 nie zmienia się ich wysokości (są to bowiem zaliczki wpłacone do urzędu skarbowego). Korekty wysokości zaliczek podatkowych należy dokonać w korygowanej deklaracji PIT-4R.

Przedawnienie obowiązku sporządzenia korekty

Korekty informacji PIT-11 można dokonać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ta informacja dotyczy (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przepis ten stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to również deklaracji PIT-4R.

Taką interpretację art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 7 lipca 2020 r. (0113-KDIPT2-3.4011.411.2020.1.IR) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że:

MF

Istotą przedawnienia uregulowanego w art. 70 ustawy - Ordynacja podatkowa jest to, że na skutek upływu czasu zobowiązanie podatkowe wygasa z mocy prawa, zobowiązanie podatkowe bowiem przestaje istnieć. Zatem, zasadniczo korektę informacji PIT-11 można sporządzić za okres 5 lat wstecz, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 pkt 5, art. 70 § 1, art. 81 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2328

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 listopada 2021 r. (0113-KDIPT2-3.4011.768.2021.1.RR)

interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 lipca 2020 r. (0113-KDIPT2-3.4011.411.2020.1.IR)

Tomasz Król

konsultant podatkowy, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i podatkowym, trener, autor kilkuset publikacji fachowych