Czy osoba prywatna ma obowiązek wystawić fakturę za najem

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Zasadniczo obowiązek wystawienia faktury spoczywa na każdym podatniku VAT. Tym zaś jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Najem prywatny to działalność gospodarcza

Według definicji zapisanej w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT:

§

(...) działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalnością gospodarczą w szczególności są czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Prawodawca nie wyłączył z definicji działalności gospodarczej wykorzystywania w celach zarobkowych składników majątku "prywatnego". Skoro tego nie zrobił, to wynajem prywatnego lokalu, czerpanie z takiego najmu zarobku stanowi działalność gospodarczą w znaczeniu VAT i z mocy prawa nadaje wynajmującemu status podatnika VAT.

Należy też zauważyć, że zamieszczenie odrębnej definicji działalności gospodarczej w ustawie o VAT oznacza, że okoliczność wykonywania działalności gospodarczej nie jest warunkowana przesłankami formalnymi wynikającymi z innych aktów prawnych. Według ustawy o VAT można mieć status podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą (i podatnika VAT) nawet pomimo braku formalnego statusu przedsiębiorcy i zarejestrowania firmy w CEIDG.

Zwolnienie z VAT wynajmu nieruchomości mieszkalnych

Ze względu na to, iż pytanie dotyczy nieruchomości mieszkalnej przypomnieć należy, że dla świadczeń, których przedmiotem są takie składniki majątku, prawodawca przewidział zwolnienie od VAT. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT wolne od podatku są:

§

(...) usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 2224 oraz z 2022 r. poz. 807 i 1561).

Jednak nie w każdym przypadku najmu nieruchomości mieszkalnych, nawet na cele mieszkaniowe, zwolnienie takie ma zastosowanie.

Należy zwrócić uwagę na wydaną 8 października 2021 r. interpretację ogólną MF o sygn. PT1.8101.1.2021, która w bezpośredni sposób wpływa na sytuację podatkową w VAT wynajmujących, których dotyczy niniejsze pytanie. Zgodnie z nią w tym stanie faktycznym wynajem nieruchomości firmie nie będzie korzystał ze zwolnienia przedmiotowego zawartego w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Decyduje o tym pogląd ministra zaprezentowany w interpretacji, według którego brak jest podstaw do zastosowania zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT w przypadku wynajmu bądź dzierżawy nieruchomości dla podmiotu gospodarczego, nawet gdy ten wykorzystuje ją następnie na cele mieszkaniowe osób fizycznych, np. udostępniając ją odpłatnie lub nieodpłatnie swoim pracownikom. Dopiero bowiem na etapie udostępniania nieruchomości osobie fizycznej dla jej potrzeb mieszkaniowych (w tym pracownikom) spełniony zostaje warunek celu wynajmu/dzierżawy nieruchomości - wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Obecnie taka wykładnia, chociaż dość kontrowersyjna i krytykowana przez wielu doradców podatkowych, a przede wszystkim wynajmujących i najemców, winna być uznana za dominującą. Fakt, że w badanym stanie faktycznym wobec powołanej interpretacji ogólnej nie jest możliwe zastosowanie zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT nie oznacza jednak automatycznie, iż wynajmujący muszą naliczać w cenie najmu podatek od towarów i usług.

Otóż w stanie faktycznym opisanym w pytaniu może ewentualnie mieć zastosowanie tzw. zwolnienie podmiotowe, tj. zwolnienie zawarte w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Zatem jeśli wartość sprzedaży nie przekroczy łącznie w poprzedzającym i w danym roku podatkowym kwoty 200 000 zł, taki najem będzie zwolniony z VAT.

W opisywanej sprawie trzeba pamiętać o tym, że należności za media czy koszty czynszu administracyjnego wliczają się w limit 200 000 zł i trzeba je brać pod uwagę, zastanawiając się, czy mieścimy się w ustawowym limicie.

Najem prywatny a obowiązek fakturowania

Jeżeli najem korzysta ze zwolnienia z VAT, wówczas nie powstanie z mocy prawa obowiązek wystawienia faktury dokumentującej najem. Wynika to z tego, że według art. 106b ust. 2 ustawy VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Obowiązek wystawienia faktury za taki wynajem powstanie, jeżeli najemca zażąda takiego dokumentu. Mówi o tym art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT. Wskazane w nim zostało, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT. Przy czym żądanie nabywcy wiąże świadczącego, jeżeli zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Zatem obowiązek wystawienia faktury pojawia się wyłącznie w przypadku, gdy najemca (usługobiorca) złoży żądanie w ustawowym trzymiesięcznym terminie.

Ze względu na to, że fakturujący korzysta ze zwolnienia, wystawiony przez niego dokument faktury może zawierać mniej danych niż faktura sprzedaży wystawiona przez czynnego podatnika VAT. Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną powinna zawierać zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur:

• datę wystawienia - czyli datę, kiedy została wystawiona,
• kolejny numer - nadawany w serii określonej przed przedsiębiorcę. Każda z faktur musi mieć swój numer, który w łatwy sposób pozwoli ją zidentyfikować i jej kolejność w serii,
• nazwy podatnika i nabywcy usługi oraz adresy - określające strony kupującego i sprzedającego,
• nazwę usługi - na prawidłowej fakturze należy ściśle określić, co jest przedmiotem transakcji,
• zakres wykonanych usług,
• cenę usługi,
• kwotę należności ogółem.

W przypadku przekroczenia limitu zwolnienia podmiotowego zawartego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT wynajem nieruchomości, nawet jeżeli jest to tzw. najem prywatny, stanowi czynność opodatkowaną VAT rozumianą jako czynność, która nie jest zwolniona z tego podatku. Z tego powodu, a także z uwagi na to, iż najemcą jest inny podatnik, wynajmujący mają wówczas obowiązek wystawiać faktury bez żądania najemcy, z mocy prawa. Taka faktura zawiera standardowy zestaw danych wyspecyfikowanych w art. 106e ustawy o VAT.

Należności za media mogą być elementem czynszu i wówczas ich wartość jest opodatkowana w taki sam sposób jak czynsz, przy czym możliwe jest ich informacyjne wyodrębnienie w treści faktury. Jednak nie zmienia to faktu, iż wciąż jest to element czynszu. Po przekroczeniu progu zwolnienia w takim przypadku media są opodatkowane jako element czynszu stawką 23%.

Jeżeli według umowy media nie są elementem czynszu, wówczas należy je wyodrębnić w treści faktury. Do momentu przekroczenia progu 200 000 zł media są zwolnione z VAT, zaś po przekroczeniu progu są opodatkowane według metod i stawki właściwej dla mediów (np. woda 8%) i w ten sam sposób są też ujmowane w odrębnej pozycji faktury. Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór takiej faktury.

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 2, art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2, art. 113 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180

• § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur - Dz.U. z 2021 r. poz. 1979

Jakub Kowalski

konsultant podatkowy w kancelarii doradztwa podatkowego