Urlop opiekuńczy i zwolnienie z tytułu siły wyższej - zasady udzielania

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownicy mają prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego. Od tego dnia przysługują im również 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej. Poniżej przedstawiamy zasady udzielania przez pracodawcę nowych zwolnień od pracy.

Urlop opiekuńczy - procedura postępowania

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do korzystania z urlopu opiekuńczego

Urlop opiekuńczy jest przyznawany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny pracownika (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) albo zamieszkującej z nim w tym samym gospodarstwie domowym (np. partner życiowy, z którym pracownik jest w nieformalnym związku, lub dziadkowie). Chodzi w tym przypadku o osoby, które wymagają opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop opiekuńczy nie przysługuje innym osobom niż wskazane powyżej. 

Pojęcie "opieka lub wsparcie z poważnych względów medycznych" nie zostało zdefiniowane w Kodeksie pracy. Należy więc przyjąć, że taki urlop może zostać przyznany np. w celu udzielenia opieki lub wsparcia członkowi rodziny, który jest w zaawansowanym wieku i z tego powodu ma znaczne ograniczenia w samodzielnym funkcjonowaniu, w tym np. problem z samodzielnym przemieszczaniem się.

Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują także konieczności dokumentowania przyczyn skorzystania z urlopu opiekuńczego, wymagają jedynie, aby została spełniona przesłanka "opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych". Jeżeli jednak pracownik chce dołączyć zaświadczenie lekarskie potwierdzające, że spełnia przesłanki do skorzystania z urlopu opiekuńczego, to nie ma przeszkód prawnych, aby przedłożył je pracodawcy razem z wnioskiem.

Jeżeli pracownik spełnia warunki uprawniające go do urlopu opiekuńczego, pracodawca nie może mu odmówić udzielenia takiego urlopu. 

Krok 2. Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do urlopu opiekuńczego

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Taki wymiar urlopu przysługuje bez względu na wymiar etatu, w jakim jest zatrudniony pracownik oraz okres zatrudnienia u danego pracodawcy. Informacje o wykorzystaniu urlopu opiekuńczego trzeba wpisać w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. Wówczas kolejny pracodawca będzie mógł ustalić, czy pracownik ma prawo do takiego urlopu. 

Urlop opiekuńczy jest udzielany pracownikowi jedynie na dni pracy.

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o urlop opiekuńczy

Urlop opiekuńczy jest udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W praktyce oznacza to, że taki wniosek może zostać złożony nie tylko z własnoręcznym podpisem, ale także w formie np. e-mailowej czy SMS-owej.

Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego pracownik składa w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

We wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego trzeba podać:

● imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,

● przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,

● w przypadku członka rodziny - stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny - adres zamieszkania tej osoby,

● wymiar urlopu, w jakim pracownik chce z niego skorzystać (np. 1 dzień, 2 dni lub 5 dni).

 Wzór wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego 

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania z urlopu opiekuńczego 

Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, mimo że nie wynika to bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy stanowią tak przepisy prawa pracy. Przepisy nie przyznają natomiast prawa do wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego.

Okres urlopu opiekuńczego, pomimo że jest to urlop bezpłatny, należy wliczyć pracownikowi do okresu zatrudnienia. Do urlopu opiekuńczego mają także zastosowanie przepisy dotyczące ochrony stosunku pracy przed zwolnieniem z pracy i prawa pracownika do powrotu do pracy na dotychczasowe stanowisko lub stanowisko równorzędne po zakończeniu tego urlopu.

 Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej - procedura postępowania

Krok 1. Ustal, czy pracownik spełnia warunki do zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej

Pracownikowi przysługuje zwolnienie z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Żeby pracownik mógł skorzystać z tego zwolnienia, będą musiały wystąpić jednocześnie wszystkie 3 przesłanki, tj.: 

• działanie siły wyższej, 

• pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, 

• niezbędność natychmiastowej obecności pracownika. 

Przepisy unijne i kodeksowe nie definiują ani nie doprecyzowują pojęcia "siła wyższa". Należy zatem uznać, że pojęcie to trzeba rozumieć jako wydarzenie stanowiące "siłę wyższą" dla danego pracownika, np. awaria wody w domu lub nagła choroba członka rodziny.

Krok. 2 Sprawdź, czy pracownik ma jeszcze prawo do zwolnienia z tytułu siły wyższej 

Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia (czyli czy będzie ono wykorzystywane w dniach czy godzinach) decyduje pracownik w pierwszym wniosku o jego udzielenie złożonym w danym roku kalendarzowym.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Zasady udzielania zwolnienia od pracy w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin. Przykładowo dla pracowników niepełnosprawnych dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, zatem zwolnienie od pracy będzie im przysługiwało w wymiarze 2 dni lub 14 godzin w roku.

Informację o wykorzystaniu zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej i jego udzielonym wymiarze w danym roku kalendarzowym należy podać w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy. 

Krok 3. Rozpatrz wniosek pracownika o zwolnienie z tytułu siły wyższej 

Pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Kodeks pracy nie precyzuje, w jakiej formie pracownik może składać wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej. Należy uznać, że może to zrobić w każdy sposób - nie tylko w formie pisemnej, ale np. SMS-em czy pocztą elektroniczną, a także osobiście bądź przez telefon.

Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Krok 4. Rozlicz nieobecność pracownika z powodu korzystania ze zwolnienia z tytułu siły wyższej  

Za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownikowi przysługuje prawo do połowy wynagrodzenia. Jest ono obliczane jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Przy czym składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie od pracy.

Ponadto pracownik korzystający ze zwolnienia z tytułu siły wyższej od pracy ma prawo powrotu do pracy na warunkach, na jakich był zatrudniony przed korzystaniem z takiego zwolnienia.

Marek Skałkowski

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy