Urlopy wypoczynkowe i bezpłatne - udzielanie i rozliczanie po zmianach przepisów

Pracownikowi w zależności od stażu pracy przysługuje w ciągu roku kalendarzowego 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca udziela mu tego urlopu zgodnie z planem urlopowym, a jeśli go nie tworzy - po porozumieniu z pracownikiem. Ponadto pracownik ma możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego, którego udzielenie niekiedy zależy wyłącznie od uznania pracodawcy, a w niektórych przypadkach jest wymagane przez przepisy prawa pracy. Od 26 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy przewiduje zupełnie nowy rodzaj urlopu - tzw. urlop opiekuńczy, który również jest niepłatny.

Urlop to przywilej przysługujący tylko pracownikom. Żadne powszechnie obowiązujące przepisy nie gwarantują prawa do niego osobom pracującym w ramach pozapracowniczych form zatrudnienia (np. zleceniobiorcom). Pracownik nie może zrzec się przysługującego mu urlopu ani przekazać go innej osobie. 

 

I. Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego

1. Pracownicy podejmujący pracę po raz pierwszy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy).

Należy przyjąć, że miesiąc pracy mija:

• z upływem ostatniego dnia miesiąca, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca;

Jeśli pracownik podejmuje pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i pozostaje w zatrudnieniu przez wszystkie dni robocze tego miesiąca, prawo do urlopu nabędzie z upływem ostatniego dnia miesiąca.

 

• z upływem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy, jeżeli do nawiązania stosunku pracy doszło w trakcie miesiąca kalendarzowego;

 

• z upływem 30 dni, jeżeli pracownik u kolejnych pracodawców był zatrudniony krócej niż miesiąc kalendarzowy.

Bez względu na to, ile miesięcy pracownik przepracował w swoim pierwszym roku kalendarzowym pracy zawodowej, w następnym roku kalendarzowym nabywa prawo do kolejnego, pełnego wymiaru urlopu.

W związku z brakiem ustawowej regulacji nie ma podstaw do zaokrąglenia pierwszego urlopu w górę do pełnego dnia. Zatem w pierwszym roku pracy za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 1,66 dnia urlopu (jeżeli przysługuje mu wymiar 20 dni urlopu) lub 2,16 dnia (w przypadku gdy ma prawo do 26 dni urlopu). Pracodawca może z korzyścią dla pracownika zaokrąglić ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub dni.

 

2. Prawo do kolejnych urlopów

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Uprawnienie do kolejnego urlopu pracownik uzyskuje "z góry" 1 stycznia danego roku, pod warunkiem pozostawania w tym dniu w zatrudnieniu (art. 153 § 2 Kodeksu pracy). Jednak może się też zdarzyć, że pracownik nie uzyska prawa do urlopu wypoczynkowego 1 stycznia.

 

3. Urlop w informacji o warunkach zatrudnienia

Zmienione od 26 kwietnia 2023 r. przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do informowania pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, m.in. o wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w terminie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania (art. 29 § 3 pkt 1 lit. i Kodeksu pracy).

Warunek poinformowania pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu zostanie spełniony, jeżeli pracodawca przekaże mu informację o urlopie, wskazując przepisy prawa pracy, z których wynika prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego. 

Tabela 1. Przepisy, na które należy powołać się w informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Czas trwania umowy	Wymiar etatu	Wymiar urlopu	Przepis
cały rok kalendarzowy	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy
cały rok kalendarzowy	pełny etat	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy
cały rok kalendarzowy	część etatu	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 i § 2 Kodeksu pracy
cały rok kalendarzowy	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy
część roku kalendarzowego	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy
część roku kalendarzowego	pełny etat	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy
część roku kalendarzowego	część etatu	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 i § 2 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy
część roku kalendarzowego	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy

Pracodawca może również przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia w formie opisowej, wskazując wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki mu przysługuje.

Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu na czas nieokreślony, który ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i podjął pracę od 1 czerwca 2023 r., może otrzymać następującą informację: "w 2023 r. przysługuje Panu 8 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 64 godziny, za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia 2023 r., a od 1 stycznia 2024 r. będzie Pan miał prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego (104 godzin) w każdym kolejnym roku kalendarzowym".

Problem z podaniem informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie urlopu wypoczynkowego często dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umów na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem, kiedy taka umowa się rozwiąże. Dlatego w takim przypadku należy podać wymiar urlopu proporcjonalnego, jaki przysługuje pracownikowi od dnia zawarcia umowy na zastępstwo do końca roku kalendarzowego, w którym ta umowa została zawarta.

 

II. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać nie tylko okres przepracowany w firmie, w której pracownik jest obecnie zatrudniony, lecz również okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na długość przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 154¹ § 1 Kodeksu pracy). Wymiar urlopu nie zależy od przebiegu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska czy sposobu zakończenia stosunku pracy. Nawet gdy umowa o pracę została rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracownika, ponieważ naruszył on obowiązki pracownicze, okres przepracowany w tej firmie zostaje wliczony do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik pozostaje jednocześnie w dwóch lub więcej stosunkach pracy, wówczas wliczeniu do stażu pracy, od którego zależą prawo do urlopu i jego wymiar, podlega także okres poprzedniego, niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 154¹ § 2 Kodeksu pracy).

Do stażu urlopowego należy wliczyć także udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych w ramach umowy o pracę. Są one zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych.

1. Podstawowe wymiary urlopu

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Pracodawca w umowie o pracę lub w aktach wewnątrzzakładowych może ustalić wyższy wymiar urlopu dla pracowników.

 

2. Urlop pracowników zatrudnionych na niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, przyjmując za podstawę wymiar urlopu określony dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy, wynikający z ogólnego stażu pracy (20 albo 26 dni). Jeśli z obliczeń wyniknie niepełny dzień urlopu, podlega on zaokrągleniu w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

 

Tabela 2. Wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników niepełnoetatowych

Wymiar etatu	Wymiar urlopu w roku kalendarzowym (po zaokrągleniu)
	staż urlopowy krótszy niż 10 lat	co najmniej 10-letni staż urlopowy
1/2	10 dni (10 × 8 = 80 godz.)	13 dni (13 × 8 = 104 godz.)
1/3	7 dni (7 × 8 = 56 godz.)	9 dni (9 × 8 = 72 godz.)
1/4	5 dni (5 × 8 = 40 godz.)	7 dni (7 × 8 = 56 godz.)
2/3	14 dni (14 × 8 = 112 godz.)	18 dni (18 × 8 = 144 godz.)
3/4	15 dni (15 × 8 = 120 godz.)	20 dni (20 × 8 = 160 godz.)
4/5	16 dni (16 × 8 = 128 godz.)	21 dni (21 × 8 = 168 godz.)

 

Gdy w trakcie roku kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy danego pracownika (np. z niepełnego na pełny lub odwrotnie), właściwą metodą wyliczenia wymiaru urlopu jest dokonanie dwóch niezależnych wyliczeń odpowiednio dla okresu pracy w danym wymiarze etatu.

Ze zmianą wymiaru czasu pracy mamy niejednokrotnie do czynienia w trakcie danego miesiąca. W przepisach nie znajdziemy wytycznych, jak postępować w takich przypadkach. Wśród ekspertów prawa pracy można spotkać się z dwoma poglądami w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu proporcjonalnego urlopu w miesiącu zmiany etatu:

• przyjmuje się taki wymiar czasu pracy, w którym pracownik przepracuje większość dni, lub
• należy przyjąć wymiar etatu obowiązujący pracownika pierwszego dnia tego miesiąca (pogląd ten opiera się na założeniu, że jednostką czasu, na podstawie której rozlicza się proporcjonalny urlop wypoczynkowy, jest miesiąc kalendarzowy).

Pracodawca powinien zdecydować w takim przypadku, którą metodę zastosuje.

 

3. Zaliczanie okresów nauki do stażu urlopowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Pracownicy, którzy uzyskali stopień licencjata, są traktowani pod względem naliczania stażu urlopowego, jakby ukończyli szkołę wyższą - należy im wliczać 8 lat.

Okresy nauki w kolejnych szkołach nie podlegają sumowaniu (art. 155 § 1 Kodeksu pracy). Do wymiaru urlopu zalicza się okres, który wynika z tytułu ukończenia ostatniej szkoły.

Czasami zdarza się, że pracownik w tym samym okresie uczył się i pracował. Wtedy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać albo okres nauki, albo okres pracy, w zależności od tego, który wariant jest korzystniejszy dla pracownika (art. 155 § 2 Kodeksu pracy).

Okresy nauki należy udokumentować świadectwem lub dyplomem przekazanym przez daną szkołę, ewentualnie duplikatem wydanym zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Oryginał dokumentu pracownik okazuje do wglądu pracodawcy, który przechowuje w jego aktach osobowych kserokopię tego dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.

 

4. Inne okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Poza okresami zatrudnienia pracowniczego (w tym pracy za granicą) i nauki szkolnej zaliczeniu do stażu urlopowego (na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych) podlegają również m.in. okresy wymienione w tabeli 3.

Tabela 3. Okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Okres	Podstawa prawna
1	2
za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy	art. 361 § 2 Kodeksu pracy
pozostawania bez pracy, za który przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy	art. 51 § 2 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy	art. 1741 § 2 Kodeksu pracy
urlopu wychowawczego	art. 1865 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu w okresie ferii szkolnych	art. 205 § 4 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru	art. 25 ust. 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium	art. 79 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
czynnej służby wojskowej z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej oraz służby zastępczej	art. 313 ust. 1-3 i art. 562 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny
prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie	art. 1 ustawy z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy

 

III. Udzielanie urlopów wypoczynkowych

1. Udzielanie urlopów na dni pracy

Urlopu należy udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy).

Pojęcie "dzień pracy" zostało związane z indywidualnym harmonogramem czasu pracy pracownika. Dniami pracy są np. niedziele i święta, jeśli harmonogram pracy pracownika przewiduje pracę w te dni. Dniami pracy nie są dni wolne od pracy wynikające z rekompensowania wydłużonej pracy w inne dni. Dotyczy to np. pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy.

Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego stosujemy zasadę, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Odnosi się to także do niepełnoetatowców.

W przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (np. norma czasu pracy pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym wynosi 7 godzin), 1 dzień urlopu odpowiada tej normie dobowej. Zatem 1 dzień urlopu takiego pracownika wynosi 7 godzin.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 154² § 4 Kodeksu pracy).

 

2. Urlop pracowników pracujących w równoważnym systemie czasu pracy

W systemie równoważnym dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 12 godzin na dobę (przy dozorze urządzeń do 16 godzin, a przy pilnowaniu mienia i ochronie osób nawet do 24 godzin na dobę) i jest rekompensowany udzielaniem większej liczby dni wolnych od pracy. W wyniku tego pracownik dysponuje większą liczbą dni wolnych od pracy niż pracownicy zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, dla których wolne są niedziele, święta oraz dni wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy. Udzielając płatnego urlopu osobom, które wykonują swoje obowiązki w równoważnych normach czasu pracy, z puli urlopowej trzeba zdejmować tyle godzin, ile pracowaliby w danym czasie, zamiast wypoczywać.

Urlopu udziela się również na niedziele i święta, jeśli na te dni pracownikowi zaplanowano pracę w harmonogramie.

 

IV. Urlopy proporcjonalne

W szczególnych okolicznościach, przewidzianych przepisami prawa pracy, urlop wypoczynkowy należy ustalić proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

1. Prawo do urlopu w przypadku zmiany pracodawcy

Pracownik co do zasady nabywa prawo do urlopu w pełnym wymiarze w pierwszym dniu roku kalendarzowego. Gdy umowa o pracę trwa nieprzerwanie przez cały rok, pracownik wykorzystuje należny mu urlop u obecnego pracodawcy. Jeśli jednak w ciągu roku dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi należy się urlop obliczany proporcjonalnie do czasu przepracowanego w danym roku:

• u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed jego ustaniem pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze;
• u kolejnego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

- pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

- zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym, niż wynikałoby to z proporcji do przepracowanego okresu, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Regulacja ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło rozwiązanie, a następnie nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z przepisów Kodeksu pracy.

 

2. Urlop po okresie niewykonywania pracy

Urlop w wymiarze proporcjonalnym nabywa pracownik, który powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie (art. 155² § 1 Kodeksu pracy):

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego (z zastrzeżeniem, o którym mowa w dalszej części opracowania),
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Należy zwrócić uwagę, że od 23 kwietnia 2022 r. weszła w życie ustawa z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, która zmieniła regulacje dotyczące urlopu proporcjonalnego. Wprowadziła ona rezerwy - tzw. aktywną i pasywną, w których udział wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Aktywną rezerwę tworzą osoby, które zgłosiły chęć pełnienia w niej służby, złożyły przysięgę wojskową i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia. Natomiast pasywną rezerwę stanowią osoby, które mają uregulowany stosunek do służby wojskowej i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej, nie podlegają militaryzacji oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia (art. 131 ust. 2 i 3 ustawy o obronie Ojczyzny).

Jeżeli powyższe okresy niewykonywania pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Okresy nieobecności, podczas których pracownik nie nabywa prawa do urlopu, należy sumować.

Zastosowanie zasady proporcjonalności urlopu jest ograniczone wyłącznie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy, z jednym ważnym zastrzeżeniem. Pracodawca nie obniża bowiem proporcjonalnie urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który nabył prawo do tego urlopu w danym roku, a następnie przebywał na urlopie wychowawczym i powrócił do pracy w tym samym roku. Taki pracownik zachowuje prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

 

W przypadku pracownika będącego w pierwszym roku pracy prawo do urlopu w wymiarze 1/12 urlopu za każdy miesiąc pracy należy naliczać z pominięciem ww. okresów niewykonywania pracy. W czasie ich trwania pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego.

 

3. Urlop uzupełniający

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 Kodeksu pracy). Prawo do urlopu w podwyższonym wymiarze w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru, powstaje w dniu, w którym pracownik osiągnął odpowiedni staż pracy uprawniający go do wyższego wymiaru urlopu.

Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu w wyższym wymiarze, ustala się, od razu uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Pracownik nabywa prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego bez względu na to, w jakim miesiącu danego roku nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

 

V. Realizacja prawa do urlopu

1. Planowanie urlopów i uzgadnianie terminów ich wykorzystywania

Przystępując do planowania urlopów, należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w danym roku jako jeden nieprzerwany okres. Tylko na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego pracownika powinna trwać nie krócej niż 14 dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Do okresu 14 dni zalicza się niedziele, święta i dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku).

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Planu urlopów nie muszą ustalać także pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów może obejmować tylko część roku kalendarzowego. W planie urlopów należy uwzględnić zarówno urlopy, do których pracownicy już nabyli prawo, jak i te, do których nabędą prawo w trakcie okresu, na który jest sporządzany plan, czyli urlopy:

• zaległe, niewykorzystane w poprzednich latach,
• kolejne, do których pracownicy nabyli prawo 1 stycznia,
• uzupełniające, do których prawo jest nabywane w trakcie roku kalendarzowego,
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń albo pocztą elektroniczną (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika dotyczącym terminu wykorzystania urlopu lub jego podziału na części, jeśli udzielenie urlopu we wnioskowanym terminie spowoduje, zdaniem pracodawcy, zakłócenie normalnego toku pracy. Jednak w celu uwzględnienia interesów pracowników pracodawca powinien zwrócić się do nich o złożenie wniosków urlopowych. Takie działanie pozwoli zaplanować terminy urlopów, rozkładając ich wykorzystanie w czasie tak, by nie zakłócać normalnego toku pracy i jednocześnie uwzględnić potrzeby pracownika.

Plan urlopów podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy jest wiążący dla stron stosunku pracy w zakresie ustalonych w nim terminów.

Mimo ustalenia terminów wykorzystania urlopu w planie urlopów pracownik powinien mieć zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79). Z takim poglądem zgadza się również większość ekspertów zajmujących się prawem pracy. W praktyce w zakładach pracy, mimo obowiązujących planów, stosowane są dodatkowo wnioski o urlop, co ułatwia kontrolę wykorzystywania urlopów.

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP) wyjaśnił, że pracodawca może wyłączyć pewien okres w roku (nawet letni) z dłuższych wypoczynków urlopowych, powołując się na konieczność zagwarantowania normalnego toku pracy. Podmiot zatrudniający podejmujący taką decyzję powinien podać ją do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie (najlepiej na początku danego roku).

 

2. Przesunięcie terminu urlopu

Tylko w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, może nastąpić przesunięcie terminu urlopu uwzględnionego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem.

Tabela 4. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Przesunięcie terminu na wniosek pracownika

Wniosek musi być umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy), które mogą dotyczyć np. sytuacji osobistej lub rodzinnej pracownika (np. choroba jednego z członków rodziny) albo mieć charakter obiektywny - ustawodawca nie wskazał katalogu przyczyn, które uzasadniają przesunięcie terminu urlopu, i to pracodawca decyduje, czy są one wystarczająco istotne, by uwzględnić wniosek pracownika.

Przesunięcie terminu na polecenie pracodawcy

Konieczne jest tu zaistnienie szczególnych potrzeb pracodawcy i takich okoliczności, w których nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy i które nie były znane pracodawcy w czasie sporządzania planu urlopów (np. kontrola urzędu skarbowego, która wymaga obecności pracownika, czy konieczność usunięcia awarii).

 

Mimo że inicjatywę dotyczącą przesunięcia terminu urlopu może zgłosić zarówno pracodawca, jak i pracownik, ostateczną decyzję w tym zakresie zawsze podejmuje pracodawca. Jeśli występują okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w uzgodnionym z nim terminie.

W niektórych przypadkach przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dotyczy to przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do

pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,

• urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, również inna niż wyżej wymienione, zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu jeszcze nierozpoczętego (art. 165 Kodeksu pracy). Inne przyczyny usprawiedliwiające, powodujące obowiązek przesunięcia nierozpoczętego urlopu, to np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (w okresie, w którym pracownik ma prawo do zasiłku opiekuńczego), tymczasowe aresztowanie pracownika lub odbywanie przez niego kary pozbawienia wolności.

 

3. Przerwanie urlopu

Urlop wypoczynkowy powinien zostać przerwany z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Wskazane przyczyny stanowią katalog wyczerpujący. Wystąpienie innych przyczyn niż wymienione nie powoduje obowiązku przerwania urlopu, a tym samym nie zobowiązuje pracodawcy do udzielenia niewykorzystanego urlopu w innym terminie (art. 166 Kodeksu pracy).

 

3.1. Przerwanie lub przesunięcie urlopu z powodu kwarantanny bądź izolacji

Odosobnienie z powodu choroby zakaźnej skutkujące niemożnością wykonywania pracy należy traktować na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby (art. 6 ust. 2 pkt 1a ustawy zasiłkowej). Ponadto Kodeks pracy wśród 4 przyczyn przerwania lub przesunięcia urlopu wymienia także przypadek odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. W konsekwencji objęcie pracownika kwarantanną lub izolacją powoduje przesunięcie bądź przerwanie urlopu wypoczynkowego (art. 165 i 166 Kodeksu pracy).

Tabela 5. Rodzaje odosobnienia z powodu choroby zakaźnej

Rodzaj odosobnienia	Definicja
izolacja	odosobnienie osoby lub grupy osób chorych na chorobę zakaźną albo osoby lub grupy osób podejrzanych o chorobę zakaźną, w celu uniemożliwienia przeniesienia biologicznego czynnika chorobotwórczego na inne osoby
izolacja w warunkach  domowych	odosobnienie osoby chorej z przebiegiem choroby zakaźnej niewymagającej bezwzględnej hospitalizacji ze względów medycznych w jej miejscu zamieszkania lub pobytu, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych
kwarantanna	odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych

 

4. Odwołanie z urlopu

Sporządzenie planu urlopów, a nawet uzyskanie zgody pracodawcy na urlop oraz wykupienie wczasów, nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na wypoczynek w ustalonym odpowiednio wcześniej terminie lub skorzysta ze wszystkich zaplanowanych dni urlopowych. Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Chodzi tu np. o: awarię urządzenia, chorobę osoby zastępującej pracownika, kontrolę zewnętrzną, ważne spotkanie z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane. Decyzja pracodawcy o odwołaniu z urlopu jest dla pracownika poleceniem służbowym. Pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji bez względu na własną opinię.

 

4.1. Zwrot kosztów odwołania z urlopu

Pracownik, któremu z ważnych i uzasadnionych powodów pracodawca przerwał płatny wypoczynek, zazwyczaj ponosi z tego tytułu straty finansowe. Do ich zrekompensowania jest zobowiązany pracodawca. Konsekwencje finansowe, na jakie w związku z odwołaniem pracownika z urlopu może narazić się pracodawca, są niekiedy dotkliwe.

 

4.1.1. Ponoszone przez pracodawcę koszty odwołania z urlopu

Pracodawca, który odwołuje pracowników z urlopu wypoczynkowego, musi im zwrócić poniesione koszty. Mimo że przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnie, jakie to mają być koszty, nie ulega wątpliwości, że muszą być one bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu.

Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi w szczególności wydatki poniesione na:

• niepodlegającą zwrotowi, dokonaną zapłatę za niewykorzystany w związku z odwołaniem z urlopu pobyt w ośrodku wczasowym, w kwaterze prywatnej, w hotelu,
• wykupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał,
• podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika np. biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

Gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na krótki czas, a potem może kontynuować urlop, pracodawca powinien zwrócić mu koszty podróży z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Zwrot przez pracodawcę bezpośrednich kosztów w związku z odwołaniem pracownika z urlopu dotyczy także części niewykorzystanych świadczeń na rzecz rodziny, jeżeli ta również musiała przerwać odpoczynek.

Wydatki, które zakład pracy musi pokryć w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, powinny być przez niego odpowiednio udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami, pokwitowaniami itp. W razie braku takich dokumentów zwrotu kosztów można dokonać na podstawie oświadczenia pracownika i zgodnie z przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy w zakresie podróży służbowych. W przypadku gdy takie regulacje nie istnieją u pracodawcy, koszty można rozliczyć, posiłkując się przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej. Pracownik ma roszczenie do pracodawcy o zwrot kosztów odwołania z urlopu przez 3 lata.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie ma zatem obowiązku zwracania pracownikowi kosztów zakupu np. sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na urlop. Zatrudniający nie rekompensuje również tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie urlopu (np. zarobków z zawartej w okresie wypoczynku umowy zlecenia).

 

4.1.2. Zwrot kosztów a przychód pracownika

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z urlopem nie stanowi korzyści majątkowej dla pracownika. Jest tylko rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415-704/09/10-S/WM):

(...) otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Korzystne dla podatników stanowisko zajął również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 sierpnia 2020 r. (0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC).

Zwrot bezpośrednich kosztów odwołania z urlopu lub przesunięcia zaplanowanego wypoczynku nie jest przysporzeniem majątkowym pracownika, dlatego nie stanowi podstawy wymiaru ani podatku, ani składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

 

VI. Urlopy o szczególnym charakterze i dla szczególnych grup pracowników

1. Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Pracodawca ma obowiązek udzielenia na wniosek pracownicy należnego jej w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336).

To szczególne uprawnienie przysługuje także ojcu dziecka korzystającemu z urlopu macierzyńskiego. Nawet jeśli pracodawca wie o zamiarze skorzystania przez pracownicę z urlopu wychowawczego po urlopie macierzyńskim, nie stosuje zasady proporcjonalności urlopu wypoczynkowego i musi udzielić go w pełnym należnym wymiarze.

Urlopu wypoczynkowego trzeba również udzielić pracownicy lub pracownikowi bezpośrednio po urlopie ojcowskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopie rodzicielskim.

Z prawa do urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim może też skorzystać pracownik - inny niż ojciec dziecka członek najbliższej rodziny (chodzi tu o osoby objęte stosunkiem pokrewieństwa, powinowactwa, przysposobienia bądź rodzicielstwa zastępczego, np. teściowie, dziadkowie, pełnoletnie rodzeństwo).

 

2. Urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. W okresie wypowiedzenia mogą zostać wykorzystane nie tylko urlopy bieżące (w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym), ale również urlopy zaległe.

Pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia bez wniosku urlopowego, a nawet bez zgody zatrudnionego. Termin, w którym pracodawca uzyskuje uprawnienie do przymusowego wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy, rozpoczyna swój bieg od chwili złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Zatrudniona osoba może więc zostać zobligowana do wykorzystania urlopu już następnego dnia po złożeniu (przez pracodawcę lub pracownika) dokumentu wypowiadającego umowę o pracę (wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., II PK 302/10).

Przepisy nie dają natomiast możliwości skierowania pracownika na urlop w czasie wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Jeśli jednak pracownik odmawia przyjęcia zaproponowanych nowych warunków zatrudnienia, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. W konsekwencji wypowiedzenie zmieniające przekształca się w definitywne i wówczas pracodawca ma prawo wysłać pracownika na przysługujący mu urlop bez jego zgody.

 

3. Urlop w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy

Obecnie pracodawcy mają możliwość zwolnienia pracownika jednostronną decyzją z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Nie ma w tym przypadku znaczenia, kto wypowiada umowę o pracę.

Gdy pracodawca zdecydował się najpierw zwolnić pracownika z konieczności wykonywania obowiązków służbowych w okresie wypowiedzenia, nie może następnie nakazać wykorzystania w tym okresie urlopu wypoczynkowego, chyba że pracownik wyrazi na to zgodę. Jeżeli strony stosunku pracy wcześniej porozumiały się w kwestii zwolnienia pracownika w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy i jednocześnie porozumienie to nie zakładało wykorzystania urlopu wypoczynkowego, to pracodawca nie może w drodze jednostronnej decyzji zmienić takich ustaleń.

 

4. Urlop na żądanie

W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Urlop ten nie jest urlopem dodatkowym, lecz częścią urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi w ramach wymiaru podstawowego, tj. odpowiednio 20 lub 26 dni. Warunkiem skorzystania z tego urlopu jest zgłoszenie pracodawcy żądania jego udzielenia. Sposób poinformowania określa pracodawca, np. w regulaminie pracy. Może to być zawiadomienie telefoniczne, elektroniczne, przesyłką kurierską, za pośrednictwem innej osoby itp., najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przy czym jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346), zgłoszenie powinno nastąpić przed rozpoczęciem dnia pracy.

Korzystanie z urlopu na żądanie nie wymaga spełnienia żadnych dodatkowych przesłanek, a pracownik nie jest zobowiązany do podawania pracodawcy uzasadnienia potrzeby wykorzystania tego urlopu.

W przypadku niewykorzystania wszystkich lub części dni urlopu na żądanie przysługujących w danym roku kalendarzowym urlop ten w następnym roku przekształca się w zwykły zaległy urlop.

Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym niezależnie od liczby pracodawców, u których był zatrudniony w danym roku. 

Należy przyjąć, że pracodawca w wyjątkowej sytuacji może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyrokach z 16 września 2008 r. (II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) oraz z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148), w których podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności przemawiające za tym, że jego zasługujący na ochronę istotny interes wymaga obecności pracownika w pracy. Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności, które nie były znane w dniu rozpoczynania urlopu, oraz obecność pracownika w pracy jest konieczna, pracodawca może odwołać go z urlopu na żądanie.

 

5. Urlop pracownika tymczasowego

Pracownik tymczasowy nabywa prawo do 2 dni urlopu za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego (lub więcej niż jednego) pracodawcy użytkownika.

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić wykorzystanie przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego, w całości lub w części, w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz tego pracodawcy użytkownika, ustalając zarazem tryb udzielenia tego urlopu. Obowiązek udzielenia czasu wolnego odpowiadającego wymiarowi urlopu należnego konkretnemu pracownikowi tymczasowemu spoczywa na pracodawcy użytkowniku, jeśli ten pracownik wykonuje dla niego pracę przez co najmniej 6 miesięcy. W takim przypadku wspólnie uzgadniają termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze. W takiej sytuacji pracownikowi tymczasowemu przysługuje prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Pracodawca użytkownik udziela urlopu pracownikowi tymczasowemu w dni, które byłyby dla niego dniami pracy, gdyby nie korzystał z tego urlopu.

 

6. Urlopy nauczycieli

Nauczycielom zatrudnionym w oświatowych placówkach niepublicznych przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, natomiast w placówkach publicznych - w Karcie Nauczyciela, z zastosowaniem reguł kodeksowych w kwestiach nieuregulowanych w tej ustawie.

Uprawnienia urlopowe nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela zależą od sprawowanej funkcji i rodzaju placówki, w której pracują. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w placówkach feryjnych nie ma problemu z ustalaniem, w jakie dni urlop ma być udzielony, ponieważ pokrywa się on z dniami feryjnymi. Jeśli natomiast jego wykorzystanie w całości lub w części nie jest możliwe z powodu choroby, urlopu związanego z rodzicielstwem (macierzyński, adopcyjny, ojcowski, rodzicielski) lub dla poratowania zdrowia, a także ćwiczeń wojskowych oraz krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego, nauczyciel ma prawo maksymalnie do 8 tygodni urlopu uzupełniającego w ciągu roku szkolnego. Nauczyciele z placówek nieferyjnych mają zasadniczo prawo do 35 dni urlopu wypoczynkowego i powinni go wykorzystywać zgodnie z planem urlopów.

 

 

VII. Skutki niewykorzystania urlopu w ustalonym terminie

 

1.Udzielanie zaległego urlopu

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy, które nie zostały wykorzystane zgodnie z ustalonym planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, stają się urlopami zaległymi. Na udzielenie pracownikowi zaległych dni urlopowych pracodawca ma czas do 30 września następnego roku przypadającego po roku, w którym pracownik nabył do nich prawo (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu najpóźniej 30 września danego roku kalendarzowego.

Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354). Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na ten urlop w sytuacji, gdy kończy się III kwartał roku, a pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu. Podobny pogląd wyraził Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy we wspominanym już wcześniej stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP), stwierdzając, że jednostronne udzielenie urlopu wypoczynkowego jest możliwe w dwóch przypadkach, tj. w okresie wypowiedzenia oraz w odniesieniu do urlopu zaległego.

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Potwierdził to Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE).

 

1.1. Udzielanie zaległego urlopu w czasie pandemii COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca został uprawniony do udzielenia pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody zatrudnionego, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach kalendarzowych. Urlopu w tym trybie pracodawca udziela w wymiarze do 30 dni, a pracownik jest zobowiązany taki urlop wykorzystać. Decyzję w tym zakresie pracodawca podejmuje jednostronnie z pominięciem ewentualnego planu urlopowego (art. 15gc ustawy o COVID-19).

Ustawa o COVID-19 nie uchyliła jednak art. 168 Kodeksu pracy, mówiącego o tym, że zaległego urlopu należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zatem pracodawca jest nadal zobowiązany do udzielania zaległego urlopu do 30 września danego roku. Ma jednak prawo do wysyłania podwładnych na zaległe urlopy wcześniej nawet bez ich zgody i bez konieczności czekania na koniec III kwartału.

Regulacja ta została wprowadzona od 24 czerwca 2020 r. podczas epidemii COVID-19, a także pozostaje aktualna w czasie obowiązującego obecnie w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego COVID-19. Stan ten został wydłużony do 30 kwietnia 2023 r. i prawdopodobne jest dalsze przesunięcie terminu jego obowiązywania. 

 

2. Przedawnienie prawa do urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach, dlatego ustalając, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, należy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) Sąd Najwyższy uznał, że:

(...) rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 Kodeksu pracy), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego [obecnie z końcem września roku następnego - przyp. red.], jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293¹ Kodeksu pracy). W konsekwencji pracownicy, którzy nie skorzystali z należnych im dni urlopu wypoczynkowego przed urlopem wychowawczym, nie tracą do nich prawa nawet po 3 latach.

 

VIII. Wynagrodzenie urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może zostać finansowo poszkodowany.

1.Podstawa wymiaru

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia. Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z jego postanowieniami w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

Tabela 6. Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać:

jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród z zakładowego funduszu nagród

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy wliczać:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy (bez względu na przerwę lub jej brak między kolejnymi umowami o pracę).

 

2.Pomijanie składników przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej. Takie składniki, jak np. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. odpowiednio co 3, 6, 12 miesięcy. Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

 

3. Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli wynagrodzenie pracownika stanowią wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania tego wynagrodzenia. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

 

4. Wliczanie zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Uzasadnieniem przyjęcia okresu dłuższego niż 3 miesiące, z którego będzie ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, może też być organizacja pracy pracowników. Dłuższy okres przyjęty do obliczeń tzw. średniej urlopowej powinny jednoznacznie określać przepisy wewnątrzzakładowe, z którymi należy zapoznać pracowników.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10 dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

 

5. Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia według następujących wytycznych:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (wypracowane w dni robocze, niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

 

6. Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Jeśli natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonano zmiany systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których dotyczyła zmiana.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć, mnożąc stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.

 

7. Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Uwzględnienie wcześniejszych miesięcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

 

8. Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru trzeba wyznaczyć z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która jest kontynuowana w następnym miesiącu.

 

9. Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy wypoczynkowe nauczycieli regulują przepisy ustawy - Karta Nauczyciela. Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 Karty Nauczyciela).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (dalej: rozporządzenie urlopowe nauczycieli).

 

9.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela wyznacza się według tych samych zasad obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Tabela 7. Składniki wynagrodzenia uwzględniane i pomijane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli

Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli
Uwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia	Nieuwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia
wynagrodzenie zasadnicze; dodatki: - za wysługę lat, - motywacyjny, - funkcyjny, za warunki pracy, - za uciążliwość pracy (dotyczy nauczycieli przeniesionych do innej szkoły na podstawie art. 131 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych przed 1 stycznia 2018 r., i do końca okresu, na jaki zostali przeniesieni); wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw; dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej; odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy; wynagrodzenie za pracę w święto; jednorazowy dodatek uzupełniający	za czas gotowości do pracy oraz niezawinionego przez pracownika przestoju, za czas urlopu wypoczynkowego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną

Pewne odmienności przy naliczaniu wynagrodzenia urlopowego występują w przypadku dodatku funkcyjnego. Jeśli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć, mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał określone zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

Z uwagi na fakt rozpoczynania urlopu przez nauczycieli w placówkach feryjnych w czerwcu, uśredniony dodatek funkcyjny obliczamy przez:

• pomnożenie go przez liczbę miesięcy, za które dodatek był przyznany, a następnie
• podzielenie przez 9 miesięcy (od września do maja).

Jeśli dodatek funkcyjny został przyznany i przysługiwał przez cały rok szkolny, w wynagrodzeniu urlopowym trzeba uwzględnić go w kwocie należnej w miesiącu korzystania przez nauczyciela z urlopu.

W rozporządzeniu urlopowym nauczycieli odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za: pracę w porze nocnej, zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy, pracę wykonywaną w święto oblicza się, sumując wynagrodzenie otrzymane przez nauczyciela w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (§ 3 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela (§ 2 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

 

9.2. Wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Sposób obliczania kwoty należnej za 1 dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej). Natomiast dla nauczyciela zajmującego m.in. stanowisko dyrektora wynagrodzenie urlopowe należy ustalać tak jak dla nauczyciela zatrudnionego w szkole, w której nie są przewidziane ferie szkolne. Zatem przy obliczaniu wynagrodzenia za 1 dzień urlopu zamiast dzielnika 30 stosuje się dzielnik 21.

Tabela 8. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego nauczyciela w placówce feryjnej i nieferyjnej

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w placówce feryjnej	Obliczenie wynagrodzenia urlopowego  dla nauczyciela zatrudnionego w placówce nieferyjnej
Krok 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Krok 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 30.	Krok 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Krok 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 21.

 

 

IX. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

 

1. Zasady wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia ani tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, by pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

 

2. Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych wytycznych, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 9. Różnice w zakresie obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe	Ekwiwalent za niewykorzystany urlop  wypoczynkowy
Pomijamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc	Uwzględniamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc
Nie uzupełniamy podstawy wymiaru	Uzupełniamy podstawę wymiaru, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu
Do jego ustalania nie stosujemy współczynnika urlopowego	Przy obliczaniu stosujemy tzw. współczynnik urlopowy

 

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

Krok 1. Ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli poniżej.

Tabela 10. Ustalanie średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Rodzaj składnika	Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego
1	2
Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej	Składniki te uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, wynagrodzenie akordowe i prowizyjne)	Składniki te uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują). Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne - przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało
Składniki płacy za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne)	Składniki te przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują)

Jeżeli pracownik nie przepracował okresu 3 lub 12 miesięcy, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na:

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia w okresie 3 lub 12 miesięcy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało,
• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Krok 2. Ustalić stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2023 r. dla pracownika pełnoetatowego współczynnik wynosi co do zasady 20,83).

Krok 3. Otrzymaną stawkę podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (zasadniczo 8 godzin, ale np. 7 godzin w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności).

Krok 4. Otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

3. Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przy ustalaniu współczynnika urlopowego na 2023 r. należało rozstrzygnąć wątpliwość, ile razy pracodawca powinien uwzględnić świąteczne niedziele (czyli święta wypadające w niedzielę) - dwa razy - jako święto i niedzielę, czy tylko raz. Przepisy nie wyjaśniają, jak należy postąpić w tej sytuacji. Jednak wśród ekspertów prawa pracy przeważa opinia, że przy kalkulowaniu współczynnika w liczbie dni świątecznych trzeba uwzględniać wyłącznie te dni, które nie wypadały w niedzielę. Przyjęcie odmiennego założenia powoduje, że święto przypadające w niedzielę podwyższa zarówno liczbę niedziel, jak i świąt, a w konsekwencji zawsze skutkuje niższym współczynnikiem. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje o takim sposobie ustalania współczynnika, jego postępowanie też będzie prawidłowe.

Tabela 11. Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego na 2023 r.

Obliczanie wskaźnika ekwiwalentowego

W przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat obliczenie współczynnika w 2023 r. powinno przebiegać następująco: Krok 1. Od liczby dni w roku kalendarzowym należy odjąćłączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Krok 2. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12. [365 dni - (53 niedziele + 10 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy)] : 12 = 20,83.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Zatem współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika niepełnoetatowego wynosi np.:

• 15,62 przy zatrudnieniu na 3/4 etatu (3/4 × 20,83),
• 10,42 przy zatrudnieniu na 1/2 etatu (1/2 × 20,83).

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

 

4. Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również wtedy, gdy urlop wypoczynkowy przypada na przełomie dwóch miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się odrębnie za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie jest wypłacane 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

 

X. Urlopy bezpłatne

Urlop bezpłatny to czasowa przerwa w realizacji zadań służbowych na rzecz pracodawcy, w trakcie której zatrudniający i pracownik są zwolnieni z obowiązku wzajemnych świadczeń. Chodzi tu przede wszystkim o obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę i konieczność świadczenia pracy. W okresie tego urlopu stosunek pracy nie ustaje, a ulega jedynie zawieszeniu, któremu ulegają także uprawnienia pracownika o charakterze niemajątkowym, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego. Okres omawianego zwolnienia od pracy zasadniczo nie liczy się też do stażu pracy, choć w tym zakresie przepisy przewidują kilka wyjątków.

Ze względu na charakter prawny urlopy bezpłatne dzielą się na fakultatywne i obligatoryjne. Pierwsze z nich są udzielane:

• na wniosek pracownika i zależą od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego (art. 174 § 1 oraz art. 103⁶ Kodeksu pracy) bądź
• z inicjatywy pracodawcy w celu świadczenia pracy w innym zakładzie (art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy).

Niepłatne urlopy obligatoryjne są natomiast następstwem określonych zdarzeń, które obligują pracodawcę do ich udzielenia (np. urlop przysługujący pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji z wyboru w organizacji związkowej poza zakładem pracy, urlop udzielany młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących w okresie ferii szkolnych).

Należy zwrócić uwagę, że przepisy nie dają pracodawcy prawa do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego z własnej inicjatywy i bez zgody zatrudnionego, z uwagi na swoje potrzeby (np. na czas przestoju). Nieodpłatne urlopowanie pracownika w taki sposób stanowi naruszenie przepisów i jest w świetle prawa bezskuteczne.

Bezpłatne urlopy niewliczane do stażu pracy powodują:

• proporcjonalne obniżenie wymiaru należnego zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik korzysta z co najmniej 1-miesięcznego urlopu bezpłatnego (art. 155² § 1 pkt 1 Kodeksu pracy),
• nieuwzględnianie okresu urlopu bezpłatnego w okresie pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, takie jak m.in.: długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, wysokość odprawy należnej w przypadku zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, a także wysokość wypłacanej określonym członkom rodziny pracownika odprawy pośmiertnej). Są w tym zakresie jednak wyjątki, np. gdy pracownikowi udzielono urlopu bezpłatnego na okres pracy u innego pracodawcy. Wówczas okres takiego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

 

1.Urlopy bezpłatne fakultatywne

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na jego pisemny wniosek (art. 174 Kodeksu pracy). W tym przypadku:

• możliwość zawnioskowania o wspomniany rodzaj przerwy w świadczeniu pracy nie jest uzależniona ani od stażu pracy, ani od tego, czy został już wykorzystany przez zatrudnionego przysługujący mu w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy;
• realizacja urlopu zależy od uznania pracodawcy, który rozpatrując prośbę podwładnego, bierze najczęściej pod uwagę powody jej zgłoszenia oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. 

Czas trwania udzielanego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy urlopu bezpłatnego nie jest ustawowo ograniczony. Jego granice określa wniosek złożony przez pracownika.

Opisywany urlop można w czasie jego trwania na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy przedłużać lub skracać.

Co istotne, w sytuacji gdy pracodawca wyraża zgodę na urlop bezpłatny na okres dłuższy niż 3 miesiące, wówczas strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z tego urlopu z ważnych przyczyn. Jeśli to zrobią, odwołanie pracownika z urlopu jest dla niego wiążące i jest on zobligowany stawić się do pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę. Niepodjęcie pracy we wskazanych okolicznościach może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Choć opcja odwołania pracownika z urlopu dotyczy jedynie przypadków udzielenia urlopu bezpłatnego na czas dłuższy niż 3 miesiące, odwołanie to może nastąpić przed upływem tego okresu.

Do urlopów fakultatywnych zaliczyć powinniśmy także:

• szczególny rodzaj urlopu bezpłatnego udzielanego z inicjatywy pracodawcy, za pisemną zgodą pracownika, w celu świadczenia przez niego pracy na rzecz innego podmiotu (art. 174¹ Kodeksu pracy) oraz
• urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności wyłącznie z własnej inicjatywy (art. 103⁶ Kodeksu pracy).

Tabela 12. Charakterystyka urlopu bezpłatnego udzielanego na mocy art. 174¹ oraz art. 103⁶ Kodeksu pracy

Urlop bezpłatny w celu świadczenia pracy u innego pracodawcy (art. 1741 Kodeksu pracy)

Urlop bezpłatny pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe wyłącznie z własnej inicjatywy (art. 1036 Kodeksu pracy)

Do realizacji takiego urlopu niezbędne jest: zawarcie przez pracodawcę z innym zakładem pracy porozumienia o oddelegowaniu pracownika (przyjmuje się, że oprócz okresu oddelegowania powinno ono określać także rodzaj wykonywanej pracy i wysokość należnego wynagrodzenia za pracę) oraz uzyskanie na piśmie zgody pracownika na bezpłatne jego urlopowanie z jednoczesnym oddelegowaniem do pracy na rzecz innego pracodawcy. Okres omawianego urlopu towarzyszącego pracy dla innego zakładu, odmiennie niż w przypadku urlopu bezpłatnego udzielanego na wniosek pracownika, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego ("macierzystego") pracodawcy (art. 1741 § 2 Kodeksu pracy).

Jeśli pracownik podnosi swoje kwalifikacje zawodowe z własnej inicjatywy, bez uzyskiwania w tym zakresie zgody podmiotu zatrudniającego, wówczas może wnioskować o udzielenie mu urlopu bezpłatnego oraz o zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia.  Pracodawca wspomnianym wnioskiem nie jest jednak związany i może rozpatrzyć go negatywnie, gdy przykładowo uzna, że nieobecność zatrudnionego wiązałaby się z dezorganizacją procesu pracy.       Omawiany urlop jest tzw. zwykłym urlopem bezpłatnym, niewliczanym do stażu pracy i nieuwzględnianym przy ustalaniu prawa do "kodeksowych" przywilejów pracowniczych.

 

2.Urlopy bezpłatne obligatoryjne

Wśród urlopów obligatoryjnych, które mogą być udzielane na podstawie odrębnych przepisów, należy wymienić przede wszystkim:

• urlop młodocianego uczęszczającego do szkoły dla pracujących, na jego wniosek, w okresie ferii szkolnych,
• urlop, z którego korzystają pracownicy prowadzący działalność związkową,
• urlopy udzielane żołnierzom terytorialnej służby wojskowej,
• urlop dla posłów na Sejm i senatorów RP na czas sprawowania mandatu,
• urlop dla pracowników "medycznych" skierowanych do pracy przy zwalczaniu epidemii,
• urlop dla nauczyciela mianowanego, jeżeli wniesione przez niego podanie o przeniesienie do miejscowości będącej miejscem stałego zamieszkania współmałżonka nie może być uwzględnione z powodu niemożności zatrudnienia go w zawodzie nauczycielskim w miejscu zamieszkania współmałżonka.

Tabela 13. Opis najbardziej popularnych rodzajów obligatoryjnych urlopów bezpłatnych

Rodzaj urlopu bezpłatnego	Podstawa prawna	Charakterystyka urlopu
Urlop młodocianego uczęszczającego do szkoły dla pracujących, na jego wniosek, w okresie ferii szkolnych	art. 205 § 4 Kodeksu pracy	Na wniosek młodocianego, uczęszczającego do szkoły dla pracujących, pracodawca zobligowany jest do udzielenia bezpłatnego urlopu w okresie ferii szkolnych, w wymiarze nieprzekraczającym jednak łącznie, wraz z urlopem wypoczynkowym - 2 miesięcy. Zatem jeżeli urlop wypoczynkowy przysługujący uczącemu się młodocianemu nie pokryje w całości ferii szkolnych, może on wystąpić o bezpłatny urlop, który jednak łącznie z urlopem wypoczynkowym nie może przekroczyć 2 miesięcy. W odpowiedzi na wniosek młodocianego w tej sprawie pracodawca powinien poinformować zatrudnionego o udzieleniu mu urlopu bezpłatnego, wskazać jego wymiar, a także podać okres, na który udziela ww. urlopu.  Urlop taki podlega wliczaniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Nie ma przeszkód prawnych, aby młodociany -uczeń szkoły dla pracujących, uzyskał urlop bez- płatny ponad wspomniany 2-miesięczny okres na zasadach ogólnych, a więc niewliczany do stażu pracy, za zgodą pracodawcy, na swój pisemny wniosek (czyli na mocy art. 174 Kodeksu pracy).
Urlop, z którego korzystają pracownicy prowadzący działalność związkową	art. 25 ustawy o związkach zawodowych w związku z art. 74 Kodeksu pracy; rozporządzenie w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy oraz sposobu postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego	Urlop ten: - przysługuje pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji z wyboru w organizacji związkowej, poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania pracy w charakterze pracownika; - nie pozbawia prawa do umundurowania oraz do korzystania z lokalu mieszkalnego lub innego pomieszczenia mieszkalnego, zajmowanego przed urlopem, jeżeli pracodawca jest uprawniony do określania warunków zajmowania przez pracowników takiego lokalu lub pomieszczenia; - udzielany jest na wniosek organizacji związkowej: - który powinien być rozpatrzony przez zakład pracy w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia jego złożenia i powinien zawierać: imię i nazwisko pracownika korzystającego z tego urlopu, okres pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, na który ma być udzielony urlop bezpłatny, w tym termin rozpoczęcia urlopu, informację, że z wyborem wiąże się obowiązek wykonywania funkcji związkowej w charakterze pracownika, powołanie się na odpowiednie postanowienie statutu organizacji związkowej lub inny akt tej organizacji; - do którego dołącza się: oświadczenie pracownika o wyrażeniu zgody na udzielenie urlopu bezpłatnego, wyciąg ze statutu organizacji związkowej wskazujący właściwy statutowo organ organizacji związkowej uprawniony do jej reprezentacji, wyciąg ze statutu organizacji związkowej lub wyciąg z innego aktu tej organizacji wskazujący na obowiązek wykonywania funkcji związkowej w charakterze pracownika. Pracodawca udziela urlopu, o którym mowa powyżej, powiadamiając o tym na piśmie pracownika i właściwy statutowo organ organizacji związkowej. W przypadku gdy proponowany we wniosku termin rozpoczęcia urlopu bezpłatnego przypada przed upływem 14 dni, licząc od dnia złożenia wniosku, termin rozpoczęcia urlopu ulega odpowiedniemu przesunięciu.   Pracownik pozostający w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym jest uprawniony do powrotu do pracy u pracodawcy, który zatrudniał go w chwili wyboru, na stanowisko równorzędne pod względem wynagrodzenia z poprzednio zajmowanym, jeżeli zgłosi swój powrót w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru.   W sytuacji gdy wspomniany termin zostanie dotrzymany, wówczas okres urlopu bezpłatnego wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Niedotrzymanie tego terminu powoduje zaś wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że nastąpiło ono z przyczyn niezależnych od pracownika.
Urlopy udzielane żołnierzom dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej	art. 304 ustawy o obronie Ojczyzny	Osobie pozostającej w stosunku pracy pracodawca musi udzielić urlopu bezpłatnego na czas trwania odbywanego w okresie pełnienia dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej szkolenia: podstawowego w wymiarze do 28 dni zakończonego przysięgą wojskową i wydaniem książeczki wojskowej; specjalistycznego połączonego z wykonywaniem obowiązków na stanowisku służbowym albo szkolenia w trakcie kształcenia (o którym mowa w art. 95 ust. 4 ustawy o obronie Ojczyzny), w wymiarze do 11 miesięcy.   Zgodnie z tą regulacją rozpoczęcie kształcenia kandydata do zawodowej służby wojskowej następuje po jego powołaniu do dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej, trwającej przez okres: - pierwszego roku kształcenia określonego programem studiów uczelni wojskowej (w przypadku kształcenia w uczelni wojskowej); - w przypadku kształcenia w szkole podoficerskiej oraz centrum szkolenia lub ośrodku szkolenia, a także w przypadku kształcenia w uczelni wojskowej w ramach kursu oficerskiego przez kandydatów posiadających tytuł magistra lub równorzędny: pierwszego roku kształcenia - gdy program kształcenia jest dłuższy niż 12 miesięcy, kształcenia - gdy program kształcenia jest krótszy niż 12 miesięcy.   Od dnia poinformowania pracodawcy o terminie rozpoczęcia szkolenia do dnia jego zakończenia, a także przez okres 12 miesięcy od dnia jego zakończenia, pracodawca nie może rozwiązać ani wypowiedzieć stosunku pracy z osobą odbywającą to szkolenie. Przy czym zastrzeżenie to nie dotyczy umów o pracę zawartych na okres próbny albo na czas określony nie dłuższy niż 24 miesiące, a także przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy oraz zwolnień dyscyplinarnych (bez wypowiedzenia) i zwolnień grupowych.
Urlopy udzielane żołnierzom terytorialnej służby wojskowej	art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny	Pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie pracy lub w dniu wolnym od pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu bezpłatnego na okres trwania tej służby: • na wniosek lub  • w przypadku wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa - na podstawie zawiadomienia szefa wojskowego centrum rekrutacji.  W czasie trwania ww. urlopu pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Odnosi się to do żołnierza rezerwy.
Urlop dla posłów na Sejm i senatorów RP na czas sprawowania mandatu	art. 30 ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora	Posłowi lub senatorowi pozostającemu w stosunku pracy należy udzielić urlopu bezpłatnego, na jego wniosek, na okres sprawowania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu - bez względu na rodzaj i okres trwania stosunku pracy.  Co więcej, stosunek pracy zawarty na czas określony, który ustałby przed terminem zakończenia urlopu bezpłatnego, przedłuża się do 3 miesięcy po zakończeniu tego urlopu.   Chociaż ustawa o wykonywaniu mandatu posła i senatora nie wspomina wprost o zaliczeniu okresu ww. urlopu do stażu pracy, jednak w myśl art. 28 ust. 1 tej ustawy stanowi, że okres pobierania uposażenia przez posła i senatora jest traktowany jako czas zatrudnienia. W konsekwencji czas ten powinno się zaliczać również do stażu pracy, od którego zależą wszelkie uprawnienia pracownicze, w tym także uprawnienia szczególne, uzależnione od zatrudnienia w określonym zawodzie, branży lub zakładzie pracy.
Urlop dla pracowników zawodów medycznych skierowanych do pracy przy zwalczaniu epidemii	art. 47 ust. 8 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi	Pracownicy podmiotów leczniczych, osoby wykonujące zawody medyczne oraz osoby, z którymi podpisano umowy na wykonywanie świadczeń zdrowotnych, mogą być skierowani w drodze decyzji do pracy przy zwalczaniu epidemii. Dotyczy to także innych osób, jeżeli ich skierowanie jest uzasadnione aktualnymi potrzebami podmiotów kierujących zwalczaniem epidemii.   W przypadku osób skierowanych do pracy przy zwalczaniu epidemii dotychczasowy pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu bezpłatnego na czas określony we wspomnianej wyżej decyzji. Okres omawianego urlopu zalicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u tego pracodawcy.
Urlop dla nauczyciela, jeżeli wniesione przez niego podanie o przeniesienie do miejscowości będącej miejscem stałego zamieszkania współmałżonka nie może być uwzględnione z powodu niemożności zatrudnienia go w zawodzie nauczycielskim tym w miejscu	art. 70 Karty Nauczyciela	Urlop jest udzielany zatrudnionemu na podstawie mianowania nauczycielowi maksymalnie na okres 2 lat, na jego wniosek, jeżeli wniesione przez niego podanie o przeniesienie do miejscowości będącej miejscem stałego zamieszkania współmałżonka nie może być uwzględnione z powodu niemożności zatrudnienia go w zawodzie nauczycielskim w tym miejscu.   Jeżeli we wskazanym wyżej okresie 2 lat nauczyciel nie podejmie ponownie pracy, stosunek pracy ulega rozwiązaniu.

Cechę urlopu bezpłatnego (brak prawa do wynagrodzenia) posiada również urlop wychowawczy (art. 186 Kodeksu pracy). Jest on udzielany:

• na wniosek pracownika;
• w wymiarze do 36 miesięcy, nie dłużej niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia (niezależnie od ww. okresu urlop wychowawczy przysługuje dodatkowo na okres do 36 miesięcy, jeśli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika - nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia).

Czas trwania urlopu wychowawczego wlicza się do stażu pracy u pracodawcy, który go udzielił.

 

XI. Urlop opiekuńczy na osoby bliskie pracownikowi

Nowelizacja Kodeksu pracy, przewidziana w ramach wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, wprowadziła od 26 kwietnia 2023 r. bezpłatny urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie:

• będącej członkiem rodziny (ustawodawca zalicza do nich: syna, córkę, matkę, ojca, małżonka) lub
• zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym (np. osobie, z którą pracownik pozostaje w związku partnerskim),

która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (art. 173¹ Kodeksu pracy).

Urlop ten przysługuje w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego. Pracownik może go wykorzystać jednorazowo albo w częściach. Oznacza to, że 5-dniowy maksymalny wymiar urlopu opiekuńczego jest wymiarem sztywnym, należnym na dany rok kalendarzowy. Przepisy nic nie mówią o możliwości przenoszenia urlopu opiekuńczego czy tym samym jego kumulowania w kolejnych latach - w sytuacji gdy pracownik wcześniej nie będzie korzystał z takiego urlopu, nawet w przypadku gdy istniały ku temu obiektywne przesłanki. Uwzględniając powyższe, należy przyjąć, że uprawnienie do urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w danym roku kalendarzowym wygasa wraz z końcem danego roku, a powstaje ponownie z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.
 

Ponadto ten nowy rodzaj urlopu jest wliczany do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, na podstawie złożonego, w postaci papierowej lub elektronicznej (w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu), wniosku pracownika. Tym samym 5 dni urlopu opiekuńczego będzie przysługiwało pracownikowi, który pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy po 8 godzin każdego dnia, na część etatu, jak również pracownikowi pracującemu w systemie równoważnym - gdzie każdy dzień urlopu opiekuńczego może odpowiadać różnej liczbie godzin pracy. Taki wniosek powinien wskazywać:

• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika osobie bliskiej oraz
• w przypadku członka rodziny - stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny - adres zamieszkania tej osoby (adres zamieszkania powinien być podawany w celu potwierdzenia, że osoba niebędąca członkiem rodziny zamieszkuje z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym). 

Wniosek o urlop opiekuńczy nie powinien natomiast zawierać szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby, której pracownik zapewnia osobistą opiekę, a jedynie przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika. Nie należy także wymagać od pracownika przedkładania zaświadczeń lekarskich o stanie zdrowia osoby, nad którą ma być sprawowana opieka.

Do pracownika korzystającego z urlopu opiekuńczego mają zastosowanie odpowiednio przepisy o ochronie stosunku pracy (art. 177 § 1, 1¹, 4 i 4¹ Kodeksu pracy) oraz gwarancji powrotu do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem (art. 186⁴ Kodeksu pracy), a także o elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy).

Przykładowy wzór wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego 

 

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od ponad 20 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej