Dokumentowanie czasu pracy po zmianach przepisów - obowiązki pracodawcy

Dokumentowanie czasu pracy najczęściej odnosi się do ewidencji czasu pracy. Należy jednak pamiętać, że w szerokim rozumieniu obejmuje ono także harmonogramy czasu pracy, potwierdzenia obecności w pracy (np. lista obecności, dane z systemu elektronicznego, za pomocą którego potwierdzana jest obecność w pracy), jak również dokumentację związaną z ustaleniem konkretnych rozwiązań z zakresu czasu pracy (regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy, porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników).

Zakres dokumentacji w sprawach związanych z czasem pracy określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W jej skład wchodzą m.in. ewidencja czasu pracy oraz znaczny nawet zakres dokumentów związanych z czasem pracy (wnioski, zgody). W wyniku zmian Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. katalog tych dokumentów został rozszerzony o wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego.

W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy znajdą się:

• karta ewidencji czasu pracy,
• wnioski pracownika w sprawach związanych z czasem pracy,
• dokumenty związane z pewnymi kwestiami powiązanymi z czasem pracy,
• zgody pracowników - rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.

Cel prowadzenia ewidencji

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dalej k.p.). Ten ogólny cel, w którym prowadzona ma być ewidencja czasu pracy, powinien wyznaczać jednocześnie szczegółowość jej zapisów. Nie można w nich np. ogólnikowo jedynie odnieść się do nieobecności usprawiedliwionej, gdyż nie pozwoli to na ustalenie, czy jest to nieobecność płatna czy niepłatna, a jeżeli płatna, to według jakich regulacji ustalane jest wynagrodzenie.

W praktyce ważne jest stosowanie szerokiego katalogu skrótów dotyczących zwolnień i innych nieobecności, z różnymi oznaczeniami nieobecności w odmienny sposób rozliczanych w kontekście prawa do wynagrodzenia, a nie tylko ograniczenie się do oznaczenia: nieobecność płatna i bez zachowania prawa do wynagrodzenia - takie ogólne określenie nieobecności byłoby niezgodne z konstrukcją przepisów o ewidencji czasu pracy, które wymagają, by oznaczyć nieobecność.

Zakres treści ewidencji czasu pracy

Nie istnieje żaden narzucony prawnie wzór karty ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawcy opracowują więc wzór takiej karty we własnym zakresie. Nie narzucono również okresu, na jaki ma być tworzona. Najczęściej stosuje się karty miesięczne, roczne lub obejmujące okresy rozliczeniowe czasu pracy. Standardowo karta prowadzona jest w formie tabelarycznej.

Ewidencja czasu pracy zawierać ma informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej (nie wskazujemy przy tym przedziału czasu - "od ... do …" - w którym praca w nocy była wykonywana, przedział pracy w nocy wynika z przepisów wewnętrznych),
3. liczbie godzin nadliczbowych (podobnie jak przy pracy w nocy nie podajemy przedziału czasu, w jakim praca nadliczbowa była wykonywana - informacja o nadgodzinach uzupełnia informację z pkt 1 o liczbie i przedziale czasu, w jakim praca była wykonywana, np. przy podaniu 10 godzin w przedziale od godz. 8.00 do godz. 18.00, w informacji o nadgodzinach pojawić się może 2 (tak będzie przede wszystkim w podstawowym czasie pracy) lub np. 0 (w razie stosowania systemu równoważnego i zaplanowaniu na ten dzień 10 godzin do przepracowania),
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia,
7. innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia,
8. nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
9. czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W ewidencji czasu pracy umieszcza się jedynie czas przepracowany lub czas dyżurów w związku z realizacją stosunku pracy. Nie ewidencjonuje się w niej czasu przepracowanego w ramach dodatkowej umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą.

Od zasady podawania przedziałów godzinowych, w jakich wykonywana była praca, nie ma żadnych wyjątków. W ewidencji nie podajemy zakładanej liczby godzin, ale rzeczywiście przepracowaną. Zawiera ona informacje o przepracowaniu większej liczby godzin, ale również mniejszej niż planowana w rozkładzie czasu pracy. Pozyskiwanie informacji o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika może opierać się na jakichkolwiek przyjętych wewnętrznie rozwiązaniach. Może to być: rejestr prowadzony przez przełożonego lub pracownika, rejestr rozpoczynania i kończenia pracy, loginy do oprogramowania, za pomocą którego pracownik wykonuje pracę, zgłoszenie SMS-em rozpoczęcia i zakończenia pracy. Trudności w pozyskaniu takich informacji nie stanowią uzasadnienia dla prowadzenia ewidencji czasu pracy bez wskazywania godziny rozpoczynania i kończenia pracy.

Podanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy może nastąpić np.:

• poprzez zapis "od … do …", np. 6.00-14.00; od godz. 6.00 do godz. 14.00,
• przy podziale na osobne rubryki (godzina rozpoczęcia i druga rubryka - godzina zakończenia).

Przy stosowaniu przerw niewliczonych do czasu pracy (przerywany czas pracy lub przerwy z art. 141 k.p.) należy wyodrębnić czas przerwy.

Informacje dotyczące czasu przepracowanego obejmować mogą np.:

• nadgodziny - np. 10 godzin, od godz. 8.00 do godz. 18.00, ale również 10 godzin, od godz. 8.00 do godz. 16.00 oraz od godz. 17.00 do godz. 19.00,
• odpracowanie wyjścia prywatnego - np. 10 godzin, od godz. 8.00 do godz. 18.00, z czego dwie godziny dodatkowo oznaczone zostaną jako czas odpracowania zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej udzielonego na pisemny wniosek pracownika,
• czas skorzystania ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem wykorzystywanego w godzinach - np. 5 godzin: od godz. 8.00 do godz. 13.00, dodatkowo trzeba w takim przypadku podać rodzaj (art. 188 k.p.) i wymiar (3 godziny) zwolnienia od pracy (podobnie np. przy zwolnieniu w celu załatwienia sprawy osobistej).

Z ewidencji czasu pracy musi wynikać, które dni były dla pracownika wolne od pracy i z jakiego tytułu dany dzień był dniem wolnym. Należy zatem wskazać, czy dany dzień wolny to:

• niedziela,
• święto,
• dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
• dzień wolny harmonogramowo (występujący często w systemie równoważnym lub przy stosowaniu niepełnego wymiaru czasu pracy),
• dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Odnosząc się w ewidencji czasu pracy do dyżurów, podajemy wszystkie okresy, w których pracownik na polecenie pracodawcy pozostawał poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę (art. 151⁵ k.p.). Podajemy:

• ich wymiar (np. 2 godz.),
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia (np. 16.00-18.00),
• miejsce pełnienia dyżuru.

Podanie przedziału czasowego, w którym pełniony był dyżur, jest uzasadnione tym, że czas dyżuru nie może ograniczać prawa do odpoczynków dobowych i tygodniowych. Poza czasem dyżuru pracownik musi mieć zapewnione:

• minimum 11 godzin nieprzerwanego wypoczynku w każdej dobie i
• minimum 35 godzin nieprzerwanego wypoczynku w każdym tygodniu (tzw. wypoczynek weekendowy), obejmującego 11 godzin wypoczynku dobowego. W związku z przejściem na inną zmianę roboczą może on zostać skrócony, jednak nie bardziej niż do 24 godzin.

Obowiązek zapewnienia odpoczynku dotyczy także dyżurów domowych (pod telefonem). Ta ostatnia informacja podawana jest w oparciu o podział wynikający z art. 151⁵ k.p. - tzw. dyżury zakładowe (w zakładzie pracy lub miejscu wyznaczonym przez pracodawcę) oraz dyżury domowe (często tzw. dyżury pod telefonem). 

Podział dyżurów na zakładowe i domowe jest istotny w związku z zasadami rekompensaty czasu dyżuru (mówimy tu o czasie dyżuru bez wykonywana pracy; za czas pracy podjętej podczas dyżuru przysługuje rozliczenie w oparciu o przepisy o czasie pracy w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy):

• za czas dyżuru zakładowego przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze równym długości dyżuru; w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego pracownikowi należne jest wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony, pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia),
• za czas dyżuru domowego nie przysługuje żadna rekompensata.

WZÓR. Miesięczna ewidencja czasu pracy

Miesięczna ewidencja czasu pracy

…………………..……..

imię i nazwisko pracownika

Ograniczona treść ewidencji

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 k.p.).

W uzasadnieniu wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 21 kwietnia 2016 r. (III APa 3/16) wskazano, że skoro pracownik pracował w zadaniowym systemie czasu pracy, to na mocy art. 149 § 2 k.p. pracodawca nie miał obowiązku prowadzenia ewidencji jego godzin pracy. Powołana norma statuuje wyjątki w zakresie ewidencjonowania godzin pracy w odniesieniu do tych kategorii pracowników, w stosunku do których utrudnione, a nawet niemożliwe jest precyzyjne ustalenie godzin ich pracy, wskazując wprost, że w odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy jest to zbędne.

Ewidencja czasu pracy dla wskazanych pracowników ma być obowiązkowo prowadzona, ale w formie uproszczonej - zawierać będzie informacje o zwolnieniach od pracy i innych nieobecnościach, dniach wolnych od pracy, ale nie wskazuje się w niej informacji o czasie przepracowanym, co obejmuje nie tylko wyłączenie podawania liczby godzin pracy, ale również danych o godzinie rozpoczynania i kończenia pracy. Rozliczenie ryczałtowe nie jest domniemywane - wynikać ma z ustaleń stron, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.). Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się (z pewnymi wyjątkami) w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 k.p.). System zadaniowy nie został w tym zakresie w żaden sposób wyróżniony. Powinien być więc przewidziany w regulaminie pracy, nie można jednak wykluczyć stosowania do danego pracownika systemu zadaniowego na podstawie umowy o pracę.

Przepisy (art. 151¹ § 4 i art. 151⁸ § 2 k.p.) dają możliwość zastąpienia rekompensaty pieniężnej pracy nadliczbowej (wynagrodzenie i dodatek) lub pracy w porze nocnej (dodatek) ryczałtem. Możliwości te mogą zostać wprowadzone w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać odpowiednio przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych lub pracy w porze nocnej. Przez stałe wykonywanie pracy poza zakładem należy rozumieć powtarzalne, regularne jej świadczenie poza siedzibą pracodawcy lub innymi miejscami prowadzenia działalności przez pracodawcę - praca w terenie, praca bezpośrednio u klienta. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 13 listopada 2009 r. (III PK 44/09), wymóg "stałości" nie jest równoważny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem "bez przerwy" czy też "wyłącznie". Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy.

Przez osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć nie całą kadrę kierowniczą, ale osoby kierujące jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi.

Pozostali pracownicy na stanowiskach kierowniczych (dyrektor departamentu, naczelnik wydziału, zastępca głównego księgowego, itp.) nie są objęci ograniczeniem w zakresie treści ewidencji czasu pracy.

Pracodawca może stosować ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy, przewidujące:

• różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca), albo
• przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy

- w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.

Artykuł 140¹ k.p. przewiduje dwie możliwości. W jednej pracodawca nabywa możliwość planowania różnych godzin rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach. Stosując ją, w harmonogramach czasu pracy może wskazywać (narzucać) pracownikom godzinę rozpoczęcia pracy także przed upływem 24 godzin od godziny rozpoczynania pracy poprzedniego dnia, co nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych.

Druga opcja to już bardziej dosłownie "ruchome rozkłady czasu". W ruchomym czasie pracy (art. 140¹ § 2 k.p.) pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w przyjętym przedziale czasowym w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. Nie ma więc stałych, z góry przewidywalnych godzin "od … do ...", w których pracownik będzie pracować. Pracownik rozpoczyna pracę w przyjętym przedziale czasowym (np. pomiędzy godz. 8.00 a godz. 10.00) i przepracowuje od tej chwili 8 godzin.

Rozwiązania te wprowadza się na podstawie porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, ale również można je stosować na wniosek pracownika (wnioski przechowuje się w dokumentacji pracowniczej).

W przypadku stosowania ruchomych rozkładów prowadzona jest pełna ewidencja czasu pracy - nie można ograniczyć jej poprzez niewskazywanie informacji o czasie przepracowanym. Należy wskazywać - tak samo jak w stosunku do osób objętych stałymi rozkładami czasu pracy lub rozkładami harmonogramowymi - liczbę godzin przepracowanych oraz rzeczywistą godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (błędem byłoby podanie wskazanych w pytaniu przedziałów czasowych, czyli zapisanie w ewidencji: rozpoczęcie 7.00-8.00 i zakończenie 15.00-16.00, gdyż nie wynikają z tego faktyczne przedziały czasowe wykonywania pracy danego dnia). Konieczna w związku z tym jest weryfikacja godziny rozpoczynania pracy - np. poprzez podawanie jej na liście obecności albo wprowadzenie obowiązku zgłoszenia rozpoczęcia pracy do kadr).

Dokumentacja dotycząca czasu pracy przechowywana wraz z ewidencją

Dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy zawierać powinna różnego rodzaju wnioski składane przez zatrudnionych w sprawach związanych z czasem pracy. Będą to wnioski dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (tzw. system pracy weekendowej z art. 144 k.p.),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 k.p.),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 k.p.),
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ k.p.),
• ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ k.p.).

Katalog tych dokumentów został rozszerzony od 17 maja 2023 r. o wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. Są to nowe rodzaje zwolnienia od pracy i urlopu wprowadzone do Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. Wskazane zwolnienie od pracy przysługuje w ciągu roku kalendarzowego, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Należy zauważyć, że rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w dokumentacji związanej z czasem pracy wymienia jedynie wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy złożone na podstawie art. 142 k.p. Jeżeli wniosek zostanie złożony w oparciu o art. 142¹ k.p. (wnioski rodziców niepełnosprawnych dzieci i osób dorosłych), to powinien zostać umieszczony w aktach osobowych.

W ramach ewidencji czasu pracy przechowywane są także dokumenty związane z/ze:

• stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.),
• uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151³ k.p.),
• wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

oraz zgody:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 k.p.),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.).  

W zakres dokumentacji pracowniczej nie wchodzą listy obecności oraz harmonogramy czasu pracy. Przechowujemy je przez okres przedawnienia roszczeń pracowniczych - 3 lata - ale nie jako element "składowy" dokumentacji związanej z czasem pracy.

 Okres przechowywania dokumentacji

Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmująca m.in. informacje z zakresu czasu pracy i dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego - taki okres przechowywania dotyczy zatem również dokumentacji związanej z czasem pracy wymienionej w § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ten okres przechowywania nie obejmuje jednak dokumentacji wszystkich pracowników. Inaczej kształtuje się w odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy muszą przestrzegać w odniesieniu do przechowywania dokumentacji pracowniczej podziału pracowników na trzy grupy:

• zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. - obowiązuje obecnie wskazany w przepisach Kodeksu pracy okres przechowywania dokumentacji (10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie),
• zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. - okres przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.; pracodawca może jednak (jest to decyzja dobrowolna) zdecydować się na złożenie za osoby zgłoszone w tym okresie do ubezpieczeń społecznych raportów informacyjnych i wówczas, po ich faktycznym złożeniu, okres przechowywania dokumentacji ulegnie zmianie na ten, który wynika z obecnych przepisów (czyli w praktyce zostanie w stosunku do akt osobowych skrócony, a w stosunku do pozostałych elementów dokumentacji pracowniczej generalnie znacząco wydłużony, co omówimy poniżej),
• zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. - okres przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.

Okresy przechowywania dokumentacji przedstawiony został w tabeli. Wskazano w niej dokumentację z podziałem na dokumentację związaną z czasem pracy oraz akta osobowe, gdyż niektóre dokumenty związane z czasem pracy mogą znajdować się w również w aktach osobowych.

Okresy przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy

Ewidencja czasu pracy kierowców

Przepisy art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (dalej: ustawa o czasie pracy kierowców) zawierają odrębne regulacje dotyczące ewidencji czasu pracy kierowców.

Zasady wynikające z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców należy stosować do każdego pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, niezależnie od rodzaju prowadzonego pojazdu, jak też niezależnie od tego, czy jest zatrudniony przez pracodawcę należącego do sfery budżetowej czy pozabudżetowej.

Ewidencja czasu pracy kierowcy obejmuje:

1. liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (w przypadku gdy w czasie pracy występują przerwy niezaliczane do czasu pracy, należy wskazać na dwa lub więcej przedziałów czasu, np. 6.00-9.00, 9.30-12.00),
2. liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbę godzin nadliczbowych,
4. dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (niedziele i święta, dni wolne w zamian za pracę w niedzielę lub święto, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dni wolne harmonogramowo),
5. liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
6. rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (np. zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem z art. 188 k.p.),
7. rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

z uwzględnieniem:

1. zapisów na wykresówkach,
2. wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
3. plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
4. innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5. rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3.

Zasadniczo sama treść przepisów wskazujących na zakres ewidencji czasu pracy jest prawie identyczna, jak to, co wynika z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Istotna różnica istnieje odnośnie do okresu przechowywania ewidencji. Wynosi on 10 lat. Niezależnie od daty zatrudnienia kierowcy jego ewidencję czasu pracy przechowywać się będzie przez okres 10 lat od końca okresu objętego ewidencją. W stosunku do pozostałej dokumentacji pracowniczej zastosowanie znajdą zaś przepisy ogólne, co skutkuje przyjęciem w stosunku do niej okresu przechowywania uzależnionego od tego, czy kierowca został zatrudniony przed 2019 r. czy od 1 stycznia 2019 r. i później oraz od ewentualnego złożenia za niego raportów informacyjnych.

Ustawa o czasie pracy kierowców nie doprecyzowuje warunków technicznych, zabezpieczeń itp. w zakresie postaci papierowej lub elektronicznej prowadzenia oraz przechowywania ewidencji. W pełni uzasadnione jest tutaj sięgnięcie do regulacji rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W zakresie nieuregulowanym ustawą zastosowanie znajdą bowiem przepisy Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych. 

Konsekwencje nieprowadzenia ewidencji czasu pracy

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy albo nieprawidłowości w zakresie jej przechowywania stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Do ewidencji czasu pracy odnosić się mogą następujące naruszenia (art. 281 § 1 pkt 6, 6a, 7 k.p.):

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 94⁵ § 2 i art. 94⁶ pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
• pozostawianie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Stwierdzając brak ewidencji czasu pracy, inspektor pracy może nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego także po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających, jeżeli uzna, że kara ta będzie wystarczająca. Grzywna w drodze mandatu nałożonego przez Państwową Inspekcję Pracy (dalej: PIP) może wynosić do 2000 zł. Jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie, właściwy organ PIP może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł. Ponownie stwierdzone nieprowadzenie ewidencji może być już zatem dużo bardziej dotkliwe na samym etapie postępowania mandatowego. Państwowa Inspekcja Pracy może także nie nakładać mandatu, ale wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie. Wówczas zagrożenie grzywną mieścić się będzie we wskazanych wyżej widełkach zawartych w art. 281 k.p.

Konsekwencją braku ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelności jest powstanie po stronie pracownika możności udowodnienia swojego faktycznego czasu pracy za pomocą dowodów z zeznań świadków czy też własnoręcznie prowadzonej dokumentacji (postanowienie Sądu Najwyższego z 18 listopada 2020 r., III PK 147/19).

Powołane orzecznictwo

• wyrok SA w Katowicach z 21 kwietnia 2016 r. (sygn. akt III APa 3/16),
• wyrok SN z 13 listopada 2009 r. (sygn. akt III PK 44/09),
• postanowienie SN z 18 listopada 2020 r., sygn. akt III PK 147/19.

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener