Wejście w życie regulaminu wynagradzania, czy to nowego, czy zmienionego, oznacza konieczność automatycznego stosowania wobec pracowników tych postanowień regulaminu, które są dla nich korzystniejsze od dotychczasowych regulacji umów o pracę. Natomiast wprowadzenie do umowy o pracę postanowień mniej korzystnych wymaga zgody pracownika na propozycje pracodawcy zmiany umowy albo zastosowania przez pracodawcę wypowiedzenia warunków pracy i płacy (postanowienie SN z 6 lipca 2021 r., I PSK 128/21). 

Zatem jeśli pracownik nieobecny w pracy skorzystał na zmianach wewnętrznych postanowień płacowych, nie ma potrzeby dokonywania jakiejkolwiek korekty jego umowy o pracę w tym zakresie. W odniesieniu do przepisów polepszających sytuację płacową pracownika jego nieobecność może co najwyżej stanowić problem w aspekcie przepisów nakazujących pracodawcy poinformowanie pracowników o treści zmienionego regulaminu wynagradzania i regulaminu premiowania, który jest jego odmianą. Regulamin wynagradzania wchodzi bowiem w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zwyczajowo najczęściej następowało to przez wywieszenie regulaminu na tablicy ogłoszeń. Obecnie może to być udostępnienie dokumentu np. na portalu wewnętrznym firmy czy w wiadomości e-mail przesłanej pracownikom. Szczególnie wtedy, gdy pracodawca zawiadamiał pracowników o zmienionym regulaminie w sposób tradycyjny, pracownik nieobecny w pracy mógł nie mieć sposobności, aby dowiedzieć się o zmianach. W tym przypadku pracodawca powinien zaznajomić pracownika ze zmodyfikowanym regulaminem po jego powrocie do pracy. Nie jest też wykluczone przesłanie mu go jeszcze w czasie zwolnienia lekarskiego pocztą elektroniczną lub tradycyjnym listem. Nawet jeśli dojdzie do błędów w tym zakresie i pracownik ostatecznie w ogóle nie zostanie poinformowany o zmianach, nie będzie to miało jakichkolwiek konsekwencji w zakresie wejścia w życie korzystniejszych postanowień regulaminu w stosunku do nieobecnego pracownika. Wejście w życie regulaminu wynagradzania czy premiowania nie zależy bowiem od tego, czy i kiedy pracodawca udostępnił (indywidualnie) jego treść pracownikowi. 

Zmiany warunków wynagradzania w czasie nieobecności w pracy. Pracownika nieobecnego ze względu na chorobę obejmują podwyżki wynagrodzenia wynikające ze wzrostu minimalnego wynagrodzenia, i to bez konieczności składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń przez pracodawcę lub pracownika.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy zmiana polityki płacowej firmy odbywa się nie w drodze zmiany wewnętrznych postanowień płacowych (np. regulaminu wynagradzania lub premiowania), lecz przez zmianę umów o pracę poszczególnych pracowników, którzy zdaniem pracodawcy zasługują na wyższą pensję. W takim przypadku pracownik dotychczas przebywający na zwolnieniu lekarskim po powrocie do pracy nie otrzyma automatycznie wyższego wynagrodzenia. Od decyzji pracodawcy będzie bowiem zależało, czy zdecyduje się na zwiększenie wynagrodzenia takiemu pracownikowi. Jednak podejmując tę decyzję, pracodawca musi mieć na względzie, aby przez brak podwyżki pracownik nie zarzucił mu dyskryminacji płacowej. 

Wynagrodzenie podwyższone automatycznie wskutek zmiany regulaminu wynagradzania w trakcie trwania nieprzerwanej nieobecności, za którą pracownik otrzymuje świadczenia z ZUS, nie powoduje, że pracodawca musi podjąć jakieś działania (zwiększeniu nie ulega również świadczenie chorobowe). Natomiast podwyższone wynagrodzenie należy przyznać od dnia objęcia podwyżką pozostałych pracowników, a naliczyć za pracę wykonywaną od pierwszego dnia po zakończeniu zwolnienia lekarskiego. 

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku zmiany wewnętrznych regulacji płacowych skutkującej obniżeniem wynagrodzenia pracowników. Zmiana regulaminu wynagradzania lub premiowania prowadząca do obniżenia wynagrodzenia pracownika nie wchodzi w życie automatycznie. Niezgodne z prawem byłoby zachowanie pracodawcy polegające na przeliczeniu wynagrodzenia po powrocie pracownika ze zwolnienia lekarskiego według nowych, niekorzystnych zasad. Nawet gdyby taka sytuacja miała miejsce, pracownik może twierdzić, że obowiązują go poprzednie warunki wynagradzania, ponieważ nie dokonano wobec niego przewidzianego przez prawo wypowiedzenia warunków umowy o pracę. Oczywiście pracodawca w przypadku sporu sądowego ma jakieś szanse na wygraną, ale w zasadzie jedynym jego argumentem może być to, że do zmiany warunków pracy doszło w sposób dorozumiany i pracownik kontynuując zatrudnienie, w taki właśnie sposób zaakceptował nowe warunki. Szanse powodzenia pracodawcy w takim procesie nie zawsze będą jednak wysokie, a dodatkowo ulegną zmniejszeniu, gdyby pracownik w jakiejkolwiek formie zakwestionował wysokość wypłacanego mu wynagrodzenia, twierdząc, iż jest zbyt niskie. Jak trafnie wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 25 kwietnia 2019 r. (I PK 123/18), mniej korzystne dla pracowników postanowienia zakładowego regulaminu płacowego wymagają dokonania indywidualnych wypowiedzeń zmieniających albo zawarcia niebudzących wątpliwości porozumień zmieniających. Ustalenie sądu w kwestii uzyskania dorozumianej zgody pracownika na niekorzystne modyfikacje istotnych elementów indywidualnych umów o pracę jest możliwe, choć wymaga ujawnienia oraz wykazania istnienia takiej woli pracownika w sposób co najmniej dostateczny.

W wyroku z 13 września 2016 r. (I PK 190/15) Sąd Najwyższy wskazał, że:

SN

(…) uzgodnienie przez pracodawcę ze związkami zawodowymi i skuteczne wprowadzenie nowego zakładowego regulaminu płacowego, który pomija ("odbiera") lub ogranicza sporne istotne składniki dotychczasowego wynagradzania za pracę w postaci stałej premii miesięcznej, dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz proporcjonalnej części nagrody jubileuszowej, przez co bez wątpienia pogarsza indywidualne warunki wynagradzania pracowników (powódek), nie oznacza uzyskania dorozumianej zgody pracowników na uszczuplenie lub ograniczenie istotnych warunków płacowych tylko dlatego, że wiedzieli oni lub mogli zapoznać się z nowym regulaminem wynagradzania, choćby pobierali obniżone wynagrodzenie za pracę, które wszakże kontestowali przed sądami pracy.

Wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Pracownikowi nieobecnemu w pracy z powodu niezdolności do pracy nie można złożyć wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Pracodawca nie może bowiem wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 Kodeksu pracy). Istotne jest to, czy upłynął już okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. W odniesieniu do nieobecności w pracy ze względu na niezdolność do pracy spowodowaną chorobą okres ten wynika z art. 53 § 1 Kodeksu pracy (niezdolność do pracy dłuższa niż 3 miesiące przy zatrudnieniu przez okres krótszy niż 6 miesięcy lub wynosząca 182 dni bądź 270 dni i pierwsze 3 miesiące pobierania świadczenia rehabilitacyjnego). Jeśli okres ten upłynął, wypowiedzenia warunków pracy można dokonać w czasie nieobecności pracownika. W pozostałych przypadkach pracodawca może zaproponować pracownikowi podpisanie porozumienia zmieniającego warunki pracy i dostosowującego wysokość jego wynagrodzenia do zmienionych warunków wynagradzania. Złożenie takiej propozycji jeszcze w czasie zwolnienia lekarskiego może być o tyle korzystne, że nie różnicuje w tej kwestii nieobecnego pracownika z tymi, którzy są obecni w pracy i otrzymują ofertę podpisania porozumień zmieniających warunki wynagradzania w tym samym czasie. Porozumienie zmieniające może być natomiast zawarte w każdym czasie trwania stosunku pracy. Oznacza to, że także niekorzystna zmiana warunków pracy lub płacy w drodze porozumienia zmieniającego może być wprowadzona zawsze, również w trakcie zwolnienia lekarskiego pracownika (dotyczy to też tych pracowników, w stosunku do których upłynął już okres wskazany w art. 53 § 1 Kodeksu pracy). 

Z pytania nie wynika, kiedy doszło do zmian w zakresie wewnętrznych regulacji płacowych. Jeżeli pracownik nie zgodzi się na podpisanie porozumienia zmieniającego lub zignoruje ofertę pracodawcy, należy poczekać na powrót pracownika do pracy (względnie upływ wyżej wskazanego okresu wynikającego z art. 41 w zw. z art. 53 § 1 Kodeksu pracy) i dopiero wówczas złożyć mu wypowiedzenie zmieniające. 

Pośpiech i w konsekwencji złożenie wypowiedzenia w okresie ochronnym może skutkować zakwestionowaniem decyzji pracodawcy przez pracownika przed sądem i skończyć się nie tylko ponowieniem wypowiedzenia warunków pracy i płacy, ale także zapłatą odszkodowania za dokonanie wypowiedzenia w sposób naruszający przepisy prawa pracy.

Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu, jeśli minie już okres ochronny, co jak wynika z pytania, może mieć niedługo miejsce, mogą Państwo najpierw złożyć pracownikowi ofertę podpisania aneksu do umowy o pracę zmniejszającego jego wynagrodzenie, a jeśli nie wyrazi on na to zgody, dokonać wypowiedzenia zmieniającego, nie czekając na powrót pracownika do pracy. Jako przyczynę wypowiedzenia warunków pracy i płacy należy wskazać zmianę wewnętrznych postanowień płacowych. Bez znaczenia będzie natomiast to, że zmiany w siatce płac były przeprowadzane w firmie w okresie wcześniejszym, kiedy pracodawca nie mógł jeszcze dokonać pracownikowi wypowiedzenia. Pracownika nieobecnego w pracy w okresie wprowadzania zmian również obowiązują te zmiany. Istotą wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy jest natomiast to, że pracownik, któremu je złożono, może albo zdecydować się na ich przyjęcie, albo odmówić i wówczas doprowadzić do tego, że wypowiedzenie warunków pracy stanie się wypowiedzeniem definitywnym. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 13 września 2016 r. (I PK 190/15)
• postanowienie SN z 25 kwietnia 2019 r. (I PK 123/18)
• postanowienie SN z 6 lipca 2021 r. (I PSK 128/21)

Rafał Krawczyk 

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu