6/2023, data dodania: 18.05.2023 Jaką umowę zastosować w przypadku pracownika, który zakończy po nowelizacji Kodeksu pracy okres próbny rozpoczęty przed zmianą przepisów
PROBLEM
Zatrudniamy pracownika na podstawie umowy o pracę na okres próbny, która ma się zakończyć 15 czerwca 2023 r., czyli po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy zmieniającej zasady zawierania umów na okres próbny. Czy w przypadku zakończenia okresu próbnego już po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca ma obowiązek zawrzeć z taką osobą następną umowę na czas określony co najmniej 12 miesięcy? Czy można jednak takiemu pracownikowi zaproponować umowę na zastępstwo?
RADA
Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące umów o pracę na okres próbny, jednak nie mają one zastosowania do umów zawartych w starym stanie prawnym, nawet jeśli umowy te zakończą się już po zmianach przepisów. Wynika to z braku przepisów przejściowych w tym zakresie oraz faktu, że pracodawca i pracownik przy zawieraniu umowy na okres próbny nie byli związani nowymi przepisami. Zatem w przypadku wskazanym w pytaniu możliwe jest zawarcie po okresie próbnym umowy o pracę na czas określony krótszy niż 12 miesięcy czy umowy na zastępstwo, do wykonywania tego samego albo innego rodzaju pracy niż objęty próbą. Dopuszcza się takie rozwiązanie, mimo że w nowym stanie prawnym czas trwania umowy o pracę na okres próbny jest proporcjonalny do okresu, na jaki pracodawca ma zamiar zatrudnić pracownika na czas określony.
UZASADNIENIE
Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy, tzw. work-life balance, obowiązująca od 26 kwietnia 2023 r. wprowadziła zmiany do przepisów dotyczących umów o pracę na okres próbny.
Znowelizowane limity okresu próbnego. Po nowelizacji art. 25 Kodeksu pracy umowę o pracę na okres próbny w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia przy określonego rodzaju pracy zawiera się tak, jak było dotychczas - maksymalnie na 3 miesiące. Jednak nowością jest wprowadzona nowelizacją zasada proporcjonalności długości okresu próbnego do planowanego okresu zatrudnienia na czas określony przy następnej umowie zawieranej z pracownikiem, który pomyślnie przeszedł weryfikację podczas okresu próbnego.
Od 26 kwietnia 2023 r. umowę o pracę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający:
- 1 miesiąca - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
- 2 miesięcy - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.
Strony mogą jednokrotnie wydłużyć umowę o pracę zawartą na 1- lub 2-miesięczny okres próbny - nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.
Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.
Ponadto strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. zwolnienia lekarskiego), jeżeli wystąpią takie nieobecności.
Zamiar zawarcia umowy po okresie próbnym w treści umowy. Nowe przepisy przewidują, że umowa o pracę na okres próbny oprócz wspólnych dla wszystkich umów o pracę elementów musi zawierać obligatoryjnie:
- czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz
- okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, kiedy taka umowa jest zawarta na okres 1 lub 2 miesięcy.
Umowa na okres próbny może także zawierać opcjonalnie postanowienia o jej:
- wydłużeniu, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy,
- przedłużeniu o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.
Należy jednak zaznaczyć, że uwzględnienie w treści umowy deklaracji pracodawcy o planowanym okresie terminowego zatrudnienia po zakończeniu okresu próby nie jest bezwzględnym zobowiązaniem do zawarcia kolejnej umowy. Oznacza to jedynie, że w razie pozytywnego zakończenia okresu próbnego i braku zmian obiektywnych okoliczności (np. koniunktury gospodarczej) pracownik może spodziewać się dalszego zatrudnienia na konkretnie określony czas.
Ważne
Deklaracja w treści umowy na okres próbny o planowanym okresie dalszego zatrudnienia na podstawie terminowej umowy o pracę po zakończeniu okresu próby nie jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążąca.
Przepisy przejściowe. Przepisy przejściowe w przypadku tej nowelizacji nie uregulowały sytuacji pracowników, których umowy o pracę na okres próbny trwały w dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. 26 kwietnia 2023 r. W związku z tym należy uznać, że do umów o pracę na okres próbny, które trwały 26 kwietnia 2023 r. i rozwiązały się już w nowym stanie prawnym, nie mają zastosowania znowelizowane przepisy Kodeksu pracy.
Ważne
Do umów o pracę na okres próbny, które trwały 26 kwietnia 2023 r. i rozwiązały się już w nowym stanie prawnym, nie mają zastosowania znowelizowane przepisy Kodeksu pracy.
W praktyce oznacza to, że gdy umowa o pracę na okres próbny zawarta na 3 miesiące w starym stanie prawnym ulega rozwiązaniu po wejściu w życie nowych przepisów, to pracodawca może zawrzeć z takim pracownikiem umowę o pracę na czas określony maksymalnie na 33 miesiące, jednak bez limitu minimalnego okresu zatrudnienia. Nie ma także przeszkód, aby w takim przypadku zawarta została umowa o pracę na czas nieokreślony.
Przykład
Pracownik został zatrudniony 1 kwietnia 2023 r. na podstawie umowy o pracę na okres próbny, która planowo ma się rozwiązać 30 czerwca 2023 r. Pracodawca planował zaproponowanie pracownikowi umowy na czas określony do 31 grudnia 2023 r. Strony tej umowy nie są związane nowymi przepisami, ponieważ w chwili zawierania umowy o pracę na okres próbny nie funkcjonowały jeszcze nowe regulacje, w tym także nie było obowiązku zawierania w tej umowie informacji o okresie, na który strony mają zamiar zawrzeć kolejną umowę o pracę, tym razem na czas określony, ani nie funkcjonował limit 1- czy 2-miesięcznego okresu próbnego. Pracodawca może więc zaproponować pracownikowi umowę o pracę na czas określony 6 miesięcy, która zakończy się planowo 31 grudnia 2023 r.
Umowa na zastępstwo po okresie próbnym. W przypadku zawarcia umowy na okres próbny przed wejściem w życie nowych przepisów, nawet jeśli zakończy się ona już w czasie ich obowiązywania, możliwe jest także kontunuowanie zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Po pomyślnym zakończeniu 3-miesięcznego okresu próbnego pracownik może wykonywać pracę na podstawie umowy na zastępstwo zarówno na takim samym stanowisku, jak i na stanowisku, na którym będzie wykonywana praca innego rodzaju.
Także w nowym stanie prawnym zawarcie umowy na zastępstwo po okresie próbnym będzie dopuszczalne, ponieważ umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy na czas określony. Jednak w treści umowy na okres próbny należy zawrzeć deklarację, jak długie zastępstwo pracodawca przewiduje, i do okresu jego trwania dostosować długość okresu próbnego.
Ważne
Pracodawca może po zakończeniu okresu próbnego zawrzeć z pracownikiem umowę na zastępstwo zarówno na podstawie przepisów dotychczasowych, jak i nowych.
Przykład
Pracodawca potrzebuje w dziale HR na stale jednego analityka ds. wynagrodzeń. Aktualnie zatrudniona na tym stanowisku osoba poinformowała, że ze względów rodzinnych musi wyjechać od 1 sierpnia 2023 r. na 8 miesięcy za granicę, i zawnioskowała o urlop bezpłatny. Pracodawca, chcąc się przygotować do nieobecności pracownika, postanowił od 1 czerwca 2023 r. zatrudnić drugiego analityka, który zastąpi nieobecną osobę. Ponieważ dotychczasowy pracownik 1 czerwca 2023 r. był obecny w pracy, pracodawca nie mógł od razu zawrzeć z nowym analitykiem umowy na zastępstwo. Zawarł więc z nim umowę na okres próbny 2 miesięcy od 1 czerwca do 31 lipca 2023 r., w której wskazał, że planuje dalsze zatrudnienie na podstawie umowy na zastępstwo na czas określony w celu zastąpienia nieobecnego pracownika (przypuszczalnie na 8 miesięcy, tj. do 30 kwietnia 2024 r. ). Takie działanie pracodawcy jest prawidłowe.
Podstawa prawna
art. 25 § 2, 21-23 i § 3, art. 29 § 1 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
Małgorzata Podgórska
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy
