1/2022, data dodania: 20.12.2021 Jak udokumentować zwrot niewadliwych produktów i obniżyć podstawę opodatkowania VAT
PROBLEM
Y spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) jest firmą produkcyjną (produkuje wyroby elektryczne). Wytworzone przez siebie towary sprzedaje głównie firmom. Sprzedaż jest dokumentowana fakturą. W praktyce zdarzają się przypadki, że na żądanie nabywcy spółka zdecyduje, że przyjmie od kupującego zwrot niewadliwych produktów (towarów). Zgodnie z ogólnymi warunkami sprzedaży (OWS) warunkiem obniżenia należności jest w tym przypadku fizyczny odbiór zwracanego towaru przez sprzedawcę oraz przeprowadzenie przez niego pozytywnej weryfikacji stanu zwróconych towarów. Kupujący przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że warunki te są uważane za spełnione w momencie wystawienia faktury korygującej (z tytułu zwrotu tych niewadliwych towarów) przez sprzedawcę. W przypadku zwrotu tych niewadliwych towarów (w przypadku dostaw krajowych) spółka będzie posiadać następującą dokumentację:
Wariant I: OWS oraz fakturę korygującą zmniejszającą;
Wariant II: OWS, fakturę korygującą zmniejszającą i dokument magazynowy potwierdzający zwrot towarów przez kupującego;
Wariant III: OWS, fakturę korygującą zmniejszającą, dokument magazynowy potwierdzający zwrot towarów przez kupującego oraz korespondencję z kupującym w zakresie zidentyfikowanych okoliczności powodujących konieczność wystawienia faktury korygującej zmniejszającej.
Czy w przypadku zwrotu niewadliwych produktów spółka będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawiona zostanie przez nią faktura korygująca zmniejszająca, w przypadku gdy w odniesieniu do danej transakcji spółka będzie posiadać dokumentację wskazaną w wariantach I-III?
RADA
W przypadku zwrotu niewadliwych produktów tylko w wariancie III spółka będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawiona zostanie przez nią faktura korygująca zmniejszająca.
UZASADNIENIE
W przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano m.in. zwrotu podatnikowi towarów i opakowań podatnik:
- ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania m.in. o wartość zwróconych towarów (zob. art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT),
- wystawia fakturę korygującą (zob. art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).
W przypadkach, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1-3 ustawy o VAT (czyli m.in. w przypadku zwrotu towarów), obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że:
- z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz
- ww. warunki zostały spełnione, a także
- faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał
- zob. art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Stosownie do art. 29a ust. 15 ustawy o VAT warunku posiadania opisanej dokumentacji nie stosuje się w przypadku:
1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.
Wymienione wyłączenia obowiązku posiadania dokumentacji nie mają jednak zastosowania w przypadku opisanym w pytaniu.
ZMIANY 2022!
Od 1 stycznia 2022 r. obowiązek posiadania dokumentacji potwierdzającej prawo do korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania jest wyłączony w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej (w Krajowym Systemie e-Faktur). W 2022 r. podatnik może wybrać wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej dobrowolnie. Uniknie wówczas obowiązku gromadzenia dokumentacji potwierdzającej prawo do korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania. Od II kwartału 2023 r. wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej ma być obowiązkowe.
Jeżeli spółka nie będzie wystawiała faktur korygujących w formie ustrukturyzowanej w KSeF, to aby obniżyć podstawę opodatkowania, powinna spełnić warunki określone w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w tym warunki dokumentacyjne.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że w przypadku zwrotu niewadliwych produktów, zgodnie zogólnymi warunkami sprzedaży (OWS), warunkiem obniżenia należności jest fizyczny odbiór zwracanego towaru przez sprzedawcę oraz przeprowadzenie przez niego pozytywnej weryfikacji stanu zwróconych towarów. Oznacza to, że oprócz OWS oraz faktury korygującej konieczne jest potwierdzenie fizycznego odbioru towarów, które zostały zwrócone, a także ich pozytywna weryfikacja. Klient powinien być poinformowany o tym, czy produkty, które chce zwrócić, mogą być przyjęte, a to nastąpić może dopiero po ich odbiorze oraz sprawdzeniu ich stanu faktycznego.
Zatem:
- w wariancie I: posiadana przez spółkę dokumentacja (tj. OWS i faktura korygująca zmniejszająca) jest niewystarczająca. Nie może być uznana za dokumentację uzgadniającą warunki obniżenia podstawy opodatkowania. W tym przypadku spółka powinna dodatkowo posiadać dokument (w dowolnej formie) poświadczający fakt powiadomienia nabywcy o pozytywnym zweryfikowaniu zwróconych towarów i potwierdzający ich fizyczny odbiór;
- w wariancie II: posiadana przez spółkę dokumentacja (tj. OWS, faktura korygująca zmniejszająca i dokument magazynowy potwierdzający zwrot towarów przez kupującego) także nie może być uznana za dokumentację uzgadniającą warunki obniżenia podstawy opodatkowania. W tym przypadku spółka powinna dodatkowo posiadać dokument (w dowolnej formie) poświadczający fakt powiadomienia nabywcy o pozytywnym zweryfikowaniu zwróconych towarów i ich przyjęciu;
- w wariancie III: posiadana przez spółkę dokumentacja jest wystarczająca do dokonania korekty (tj. OWS, faktura korygująca zmniejszająca, dokument magazynowy potwierdzający zwrot towarów przez kupującego oraz korespondencja z kupującym w zakresie zidentyfikowanych okoliczności powodujących konieczność wystawienia faktury korygującej zmniejszającej). W tym wariancie, jeżeli faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją, spółka ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania za okres, w którym wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą.
Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.93.2021.1.JK).
PODSTAWA PRAWNA:
-
art. 29a ust. 10 pkt 2, ust. 13 i ust. 15 art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105
POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:
- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.93.2021.1.JK)
Marcin Szymankiewicz
doradca podatkowy, autor licznych publikacji podatkowych
