Zmiany w procedurze wydawania zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Od 29 lipca 2022 r. obowiązują nowe rozwiązania usprawniające procedurę legalizacji zatrudnienia cudziemców oraz zmieniające formę składania wniosków o zezwolenie na pracę i rejestrację w ewidencji oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi poprzez specjalny system teleinformatyczny. W wyniku tego wprowadzone zostały także nowe wzory wniosków i oświadczeń dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

Od 29 lipca 2022 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Zmiana tego rozporządzenia jest konsekwencją obowiązującej od 29 stycznia 2022 r. nowelizacji przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. W związku z tym zdezaktualizowało się dotychczas obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

W nowym rozporządzeniu w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dalej: rozporządzenie), podobnie jak w dotychczasowym, zostały uregulowane następujące kwestie:

• wskazano typy zezwoleń na pracę oraz tryb postępowania dotyczący wydawania zezwoleń na pracę oraz wpisu oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcom do ewidencji oświadczeń,
• określono sposób postępowania urzędu pracy mający na celu wydanie informacji starosty na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy,
• wskazano wykaz dokumentów, które należy dołączyć do wniosków o wydanie zezwoleń na pracę lub do oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, oraz określono wzory dokumentów (m.in. wniosków, zezwoleń, informacji starosty, oświadczeń dotyczących niekaralności pracodawcy).

Rozwiązania, które zostały wprowadzone w nowym rozporządzeniu, mają na celu m.in. usprawnienie procedury wydawania zezwoleń na pracę oraz wpisu oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ich ewidencji. Dodatkowo zmiany ujęte w najnowszej wersji rozporządzenia stanowią doprecyzowanie niektórych zapisów uwzględniających zmieniające się przepisy lub potrzeby praktyki.

1. Rozwiązania usprawniające procedury wydawania zezwoleń na pracę oraz wpisu oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ich ewidencji

Nowe rozporządzenie, podobnie jak jego poprzednia wersja, obejmuje część regulującą kwestie zezwoleń na pracę (w tym zezwoleń na pracę sezonową) oraz część poświęconą oświadczeniom o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zmieniona została kolejność poszczególnych przepisów, jednak jest to zmiana o charakterze porządkowym.

1.1. Zmiany od 29 lipca 2022 r. w postępowaniu o wydawanie zezwoleń na pracę

Obowiązujące rozporządzenie, identycznie jak jego poprzednia wersja, wskazuje typy zezwoleń na pracę cudzoziemca, zachowując je w niezmienionym kształcie:

• A - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• B - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę polegającą na pełnieniu funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji albo prowadzeniu spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz bądź w związku z udzieleniem mu prokury i przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy;
• C - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z pracodawcą zagranicznym;
• D - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa);
• E - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym w innym celu niż wskazany w zezwoleniach typu B, C, D;
• S - dotyczy cudzoziemca, który wykonuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pracę sezonową dla podmiotu, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W nowym rozporządzeniu, analogicznie jak w poprzedniej jego wersji, określono sposób składania wniosków o wydanie zezwolenia na pracę i zezwolenia na pracę sezonową oraz ich przedłużeń. Natomiast wzory wniosków o wydanie zezwolenia na pracę i wydanie zezwolenia na pracę sezonową oraz wzór zaświadczenia o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej zostały przygotowane i zamieszczone w załącznikach do rozporządzenia.

Tak jak dotychczas wskazano również, że zezwolenie na pracę oraz zezwolenie na pracę sezonową, a także wniosek o wydanie przedłużenia zezwolenia na pracę mogą być złożone pisemnie, w formie papierowej lub elektronicznej.

Nowością jest określenie, że wnioski w formie elektronicznej wnosi się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 8 ustawy o promocji zatrudnienia), w sposób potwierdzający pochodzenie i integralność danych, działającego pod adresem www.praca.gov.pl. Oznacza to w praktyce wymóg korzystania z systemu stworzonego do obsługi tego typu wniosków, co pozwoli na szybszą i bezpieczniejszą dla danych wnioskodawców i pracowników obsługę procesu uzyskiwania zezwoleń na pracę.

WAŻNE

Od 29 lipca 2022 r. wprowadzono wymóg składania wniosków o zezwolenie na pracę za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Ponadto zniesiono wymóg dołączenia do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę kopii dowodu osobistego pracodawcy będącego osobą fizyczną. Jest to zmiana wynikająca ze stanowiska Prezesa UODO, zgodnie z którym przechowywanie kopii dowodu osobistego osoby składającej wniosek lub oświadczenie jest sprzeczne z zasadami wynikającymi z RODO, a także z uwagi na kłopotliwy i kosztowny charakter takiego obowiązku.

WAŻNE

Pracodawca będący osobą fizyczną nie musi dołączać do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę kopii swojego dowodu osobistego.

Kolejna zmiana dotyczy oświadczeń o niekaralności za przestępstwa i wykroczenia podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, o których mowa w art. 88j ust. 1 pkt 3-7 ustawy o promocji zatrudnienia. Niezmiennie oświadczenie to jest dokumentem, który należy dołączyć do wniosku o zezwolenie na pracę i jego przedłużenie, a także o pozwolenie na pracę sezonową. Jego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia (załącznik nr 15). Zmiana dotyczy okresu ważności tego typu oświadczeń. Dotychczas nie była ona wskazana. Obecnie doprecyzowano, że składane oświadczenie musi być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia wniosku i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed dniem jego złożenia.

WAŻNE

Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi o niekaralności musi być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia wniosku i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed dniem jego złożenia.

PRZYKŁAD

Pełnomocnik reprezentujący pracodawcę w postępowaniu o wydanie zezwolenia na pracę pracownikowi z Indonezji 9 września 2022 r. wraz z wnioskiem złożył także załącznik nr 15 - Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88j ust. 1 pkt. 3-7 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jednak oświadczenie to jest datowane na 12 lipca 2022 r. Działanie pełnomocnika jest nieprawidłowe, gdyż od 29 lipca 2022 r. oświadczenie z załącznika nr 15 powinno być podpisane przez pracodawcę najwcześniej z datą 10 sierpnia 2022 r. Oświadczenie o niekaralności datowane wcześniej nie może być użyte w postępowaniu i będzie to oznaczało brak tego dokumentu w toku postępowania.

Zmiana ta eliminuje wszelkie wątpliwości, jakie pojawiały się dotychczas przy składaniu wniosku wraz z oświadczeniami, które zostały podpisane znacznie wcześniej, co rodziło ryzyko, że zawierają one nieaktualne informacje.

W ramach omawianego rozporządzenia doprecyzowano także tryb sporządzania i przekazywania informacji starosty na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy. Ma to na celu usunięcie wątpliwości dotyczących ich stosowania w związku z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia. Najważniejsze zmiany w tym zakresie to:

• w § 8 ust. 1 pkt 2 oraz w ust. 3 nie uwzględniono wymagań określonych w ofercie pracy, które w ocenie urzędu pracy są zaniżone w stosunku do pracy, którą ma wykonywać cudzoziemiec. Zmianę wprowadzono w związku z wątpliwościami, czy powiatowy urząd pracy może skierować do pracodawcy kandydata mającego wyższe kwalifikacje niż określone w ofercie;
• w § 8 ust. 1 pkt 4 przewidziano, że powiatowy urząd pracy kieruje do pracodawcy kandydatów, którzy spełniają wymagania określone w ofercie pracy, a jednocześnie wyrazili zainteresowanie podjęciem oferowanej pracy. W poprzedniej wersji rozporządzenia nie było kryterium chęci podjęcia oferowanej pracy. W praktyce oznacza to, że osoba bezrobotna, którą skierowano do podmiotu występującego o wydanie informacji starosty, może odmówić przyjęcia oferty bez obawy o utratę statusu bezrobotnego;
• w § 8 ust. 5 doprecyzowano, że informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy wydaje się w liczbie egzemplarzy odpowiadającej liczbie miejsc pracy, na które nie znaleziono odpowiednich kandydatów. W praktyce rozwiewa to wątpliwości co do treści i ilości informacji starosty w przypadku, gdy podmiot powierzający pracę zdecydował się zatrudnić osoby bezrobotne na części oferowanych stanowisk pracy. Ponadto wprowadzono obowiązek nadania każdemu z egzemplarzy informacji starosty numeru identyfikacyjnego oraz umieszczenia tej informacji w systemie informatycznym w sposób umożliwiający wojewodzie zapoznanie się z nią;
• w § 8 ust. 7 dodano możliwość ograniczenia obowiązków starosty (przyjęcia od podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi oferty pracy, informowania podmiotu składającego ofertę pracy o liczbie kandydatów spełniających wymagania określone w ofercie pracy, w tym o liczbie obywateli polskich i cudzoziemców; kierowania do podmiotu składającego ofertę pracy kandydatów zainteresowanych ofertą pracy i spełniających określone w niej wymagania; dokonywania analizy wysokości proponowanego wynagrodzenia w odniesieniu do wysokości wynagrodzenia w takim samym lub porównywalnym zawodzie lub rodzaju pracy), w sytuacji gdy:

- pracodawca zawarł w ofercie pracy wymagania, które naruszają zasadę równego traktowania w zatrudnieniu i mogą dyskryminować kandydatów do pracy,

- pracodawca w okresie 365 dni przed dniem zgłoszenia oferty pracy został ukarany lub skazany prawomocnym wyrokiem za naruszenie przepisów prawa pracy albo jest objęty postępowaniem dotyczącym naruszenia przepisów prawa pracy.

Nowe rozwiązania wprowadzono także w zakresie dokumentów, jakie są wymagane w trakcie danego postępowania (§ 9 rozporządzenia). Są to m.in.:

• rezygnacja z obowiązku dołączenia do wniosku kopii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracodawcy w związku z wprowadzeniem ogólnej regulacji dotyczącej weryfikacji tożsamości podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
• doprecyzowanie, że informacja starosty o określonym numerze identyfikacyjnym może zostać dołączona tylko do jednego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową;
• uwzględnienie w opisie dowodu wpłaty danych osobowych cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, dzięki czemu nie będzie możliwe wielokrotne wykorzystanie dowodu wpłaty dokonanej w związku z jednym wnioskiem do złożenia wielu wniosków (§ 9 ust. 1 pkt 14, § 9 ust. 2 pkt 3 oraz § 11 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia). Przy czym nie wyklucza to możliwości dokonania wpłat w związku z wieloma wnioskami za pomocą jednego przelewu bankowego w wysokości odpowiadającej liczbie składanych wniosków i dołączenia do każdego z nich potwierdzenia przelewu, zawierającego dane osobowe m.in. tego cudzoziemca, którego dotyczy wniosek. Rozwiązanie to ma uniemożliwiać posługiwanie się dowodem wpłaty w wysokości wymaganej w związku z jednym wnioskiem do złożenia wielu wniosków;
• usunięcie możliwości złożenia jednego egzemplarza niektórych dokumentów w przypadku, gdy podmiot jednocześnie składa wnioski dla więcej niż jednego cudzoziemca. Natomiast utrzymano wymóg dołączenia do wniosku kopii stron ważnego dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, a w przypadku gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania - kopii innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.

1.2. Zmiany od 29 lipca 2022 r. w postępowaniu o wpis do ewidencji oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

W nowej wersji rozporządzenia, analogicznie jak w poprzedniej, określono sposób składania oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ich ewidencji. Także w tym przypadku do rozporządzenia dołączono zaktualizowane wzory oświadczeń, których złożenie jest niezbędne w procedurze wpisywania do rejestru oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Tak jak dotychczas wskazano także, że oświadczenie to ma być złożone pisemnie, w formie papierowej lub elektronicznej.

Podobnie jak w przypadku zezwoleń na pracę także oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składane są w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 8 ustawy o promocji zatrudnienia), w sposób potwierdzający pochodzenie i integralność danych, działającego pod adresem www.praca.gov.pl. Oznacza to w praktyce wymóg korzystania z systemu stworzonego do obsługi tego typu oświadczeń, co pozwoli na szybszą i bezpieczniejszą rejestrację oświadczeń.

WAŻNE

Od 29 lipca 2022 r. wprowadzono wymóg składania oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Analogicznie jak w przypadku zezwoleń na pracę, przy okazji składania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi należy osobno złożyć oświadczenie o niekaralności podmiotu zatrudniającego (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 19 do rozporządzenia). Również w tym przypadku wprowadzono okres ważności tego typu oświadczeń i wymaganie, aby składane oświadczenie było zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed dniem jego złożenia.

Ponadto nowe rozporządzenie w zakresie trybu postępowania w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń wprowadza wymóg dołączenia do niego:

• kopii wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie, zawierających dane osobowe, a w przypadku gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania - kopii innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość (w poprzednim stanie prawnym należało załączyć ważny dowód osobisty lub dokument podróży albo, jeżeli cudzoziemiec nie posiadał takiego dokumentu i nie można go było uzyskać, inny ważny dokument potwierdzający tożsamość - gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi była osoba fizyczna; kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczyło oświadczenie, a w przypadku gdy cudzoziemiec nie posiadał ważnego dokumentu podróży i nie miał możliwości jego uzyskania - kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość; natomiast jeżeli cudzoziemiec nie przebywał na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca);
• kopii dowodu wpłaty z oświadczenia określającego cudzoziemca, którego dotyczy wniosek (jest to rozwiązanie analogiczne do wprowadzonego w przypadku opłaty za zezwolenie na pracę, przy której w przelewie koniecznie należy umieścić dane osobowe cudzoziemca, którego wniosek został opłacony; w poprzedniej wersji była mowa wyłącznie o dowodzie wpłaty).

2. Podstawa do wymagania dodatkowych dokumentów potrzebnych organowi do wyjaśnienia konkretnej sprawy

Podobnie jak w przepisach poprzedniego rozporządzenia także w nowym akcie prawnym przewidziano podstawę do wymagania dokumentów potrzebnych organowi do wyjaśnienia konkretnej sprawy w postępowaniu administracyjnym (§ 11 ust. 8 oraz § 10 ust. 3 rozporządzenia). Przy czym zakres dokumentów został określony poprzez odniesienie się do ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (konkretnie art. 88h ust. 1, art. 88j ust. 2b, art. 88z ust. 6 tej ustawy).

Tabela. Dodatkowe dokumenty, których może żądać organ w trakcie postępowań legalizujących zatrudnienie cudzoziemców

Zmiana ustępów regulujących ten obowiązek polegała na przeredagowaniu ich treści i umiejscowieniu ich odpowiednio w paragrafach rozporządzenia poświęconych określonym rodzajom postępowań.

3. Tłumaczenia dokumentów będących dowodami w toku postępowania

Nowe rozporządzenie podtrzymuje obowiązek, aby w toku postępowań (zarówno tych dotyczących zezwoleń, jak i tych związanych z oświadczeniami o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) dokumenty będące dowodami w tych postępowaniach, a sporządzone w języku obcym, składać wraz z ich tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Jednak od 29 lipca 2022 r. musi on być wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

WAŻNE

Od 29 lipca 2022 r. dokumenty sporządzone w języku obcym, będące dowodami w postępowaniach dotyczących zezwoleń oraz oświadczeń, należy składać w tłumaczeniu sporządzonym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

4. Przepisy przejściowe

Należy zwrócić uwagę, że w rozporządzeniu znajdują się także przepisy przejściowe. Zgodnie z nimi:

• postępowania dotyczące zezwoleń na pracę i oświadczeń wszczęte przed wejściem w życie nowego rozporządzenia, tj. 29 lipca 2022 r., będą prowadzone na podstawie dotychczasowych przepisów,
• do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową będzie można dołączyć informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi wydaną na podstawie dotychczasowych przepisów nie wcześniej niż w terminie określonym w dotychczasowych przepisach.

5. Nowe formularze wniosków i oświadczeń obowiązujące od 29 lipca 2022 r.

W związku z wprowadzeniem obowiązku składania wniosków i oświadczeń w postępowaniach dotyczących zezwoleń na pracę czy uzyskania wpisu do ewidencji oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi za pośrednictwem systemu dostępnego na www.praca.gov.pl, a także z uwagi na zmiany w wymaganiach dokumentowych w trakcie postępowań zmodyfikowano także wzory formularzy, którymi należy posługiwać się w trakcie postępowań. Zaktualizowane wzory znajdują się w załącznikach od 1 do 19 do nowego rozporządzenia. Są one także dostępne w systemie teleinformatycznym, za pośrednictwem którego będą przesyłane.

WAŻNE

Od 29 lipca 2022 r. obowiązują zaktualizowane formularze w postępowaniach dotyczących zezwoleń oraz oświadczeń, dostępne i składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na www.praca.gov.pl.

PODSTAWA PRAWNA:

• § 1-18 oraz załączniki 1-19 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - Dz.U. z 2022 r. poz. 1558

• art. 88c, art. 88h ust. 1, art. 88j ust. 2b, art. 88z ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy