Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego COVID-19 od 1 lipca 2023 r. - skutki w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

W związku z odwołaniem od 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego COVID-19 pracodawców przestały obowiązywać specjalne rozwiązania wprowadzone w związku z epidemią COVID-19. Oznacza to m.in. koniec zawieszenia niektórych obowiązków pracodawców związanych z badaniami lekarskimi i szkoleniami bhp, brak możliwości wypowiadania umów o zakazie konkurencji w trybie ustawy o COVID-19 czy brak obowiązywania przepisów o specjalnym trybie wykorzystania zaległych urlopów.

W Dzienniku Ustaw opublikowano rozporządzenie Ministra Zdrowia z 14 czerwca 2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Polski stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. W związku z tym pracodawcy od 1 lipca 2023 r. nie będą mogli stosować specjalnych rozwiązań w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, wprowadzonych w związku z epidemią COVID-19.

1. Wpływ odwołania stanu zagrożenia epidemicznego na regulacje z zakresu prawa pracy

1.1. Profilaktyczne badania lekarskie 

1.1.1. Okresowe badania lekarskie

Art. 12a ust. 1 ustawy o COVID-19

Na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii został zawieszony obowiązek kierowania pracowników na standardowe okresowe badania lekarskie, a także okresowe badania lekarskie pracowników wykonujących pracę w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami oraz po rozwiązaniu stosunku pracy (o ile taka osoba zawnioskowała o objęcie takimi badaniami).

Zawieszenie obowiązku badania okresowego nie dotyczyło badań kontrolnych pracowników, wykonywanych w przypadku powrotu do pracy po 30 dniach nieobecności spowodowanej chorobą. Te badania należało przeprowadzać na bieżąco.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego pracodawca ma obowiązek podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania tego stanu. Oznacza to, że pracodawcy i pracownicy będą mieli czas do 28 grudnia 2023 r. na wykonanie zaległych badań i uzupełnienie dokumentacji z tych badań w aktach osobowych.

1.1.2. Wstępne badania lekarskie

Art. 12a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o COVID-19

W trakcie obowiązywania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego wydłużono z 30 do 180 dni ważność orzeczenia o zdolności do pracy pracownika w przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy po przerwie na analogicznym stanowisku lub wydanego pracownikowi u poprzedniego pracodawcy na potrzeby zatrudnienia na analogicznym stanowisku. Zaświadczenie takie mogło być podstawą dopuszczenia do pracy na analogicznym stanowisku w nowym miejscu zatrudnienia przez 180 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy. Zasada ta dotyczyła osób zatrudnianych na stanowiskach innych niż administracyjno-biurowe, natomiast nie dotyczyła osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Natomiast w przypadku osób zatrudnianych na stanowiskach administracyjno-biurowych, jeżeli posiadały aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w analogicznych warunkach pracy, takie orzeczenie można było w okresie pandemicznym wykorzystywać bez limitów czasowych. Zatem dla tych osób nie trzeba było przeprowadzać w ogóle wstępnych badań lekarskich. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza w praktyce, że zasada ta mogła być przez pracodawców stosowana jedynie w przypadku zatrudniania wyżej wskazanych osób do 30 czerwca 2023 r. Zatem osoby zatrudniane od 1 lipca 2023 r. podlegają zasadom wykorzystania dotychczasowych orzeczeń o zdolności do pracy określonym w Kodeksie pracy. Oznacza to, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

• przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
• przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (art. 229 § 1¹ Kodeksu pracy).

1.1.3. Wykonanie badań lekarskich przez lekarza innej specjalności

Art. 12a ust. 3 ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego, z uwagi na problemy z dostępnością personelu medycznego, w przypadku braku możliwości ustalenia wizyty u lekarza medycyny pracy, badanie stwierdzające zdolność do pracy mógł przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie inny lekarz.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W przepisach covidowych wskazano okres, przez jaki orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza zachowuje ważność. Zgodnie z ustawą o COVID-19 orzeczenie o zdolności do pracy wydane przez lekarza innego niż specjalista medycyny pracy traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii. Oznacza to, że wydane w tym szczególnym trybie orzeczenia o zdolności do pracy zachowują ważność do 28 grudnia 2023 r. Zatem pracodawcy powinni w przeciągu najbliższych miesięcy zweryfikować przechowywane w aktach osobowych orzeczenia i w przypadku tych wydanych przez innych lekarzy skierować pracowników, których one dotyczą, na ponowne badanie z zakresu medycyny pracy, tym razem wykonane już u specjalisty tej dziedziny. 

 

1.2. Szkolenia bhp

1.2.1. Instruktaże stanowiskowe on-line

Art. 12e ust. 1 ustawy o COVID-19

Przepisy covidowe przewidywały możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wyjątek stanowiły instruktaże stanowiskowe:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym,
• pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,
• pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze lub na stanowisko, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

W przypadku instruktażu dla tych kategorii zatrudnionych nawet w trakcie trwania stanu epidemii czy zagrożenia epidemicznego obowiązywał tradycyjny sposób ich przeprowadzania. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Możliwość szkoleń on-line została wprowadzona na czas obowiązywania stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego. Zatem odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego 1 lipca 2023 r. oznacza, że ostatni instruktaż stanowiskowy w formule on-line pracodawcy mogli przeprowadzić 30 czerwca 2023 r. Zatem od 1 lipca 2023 r. wszystkie instruktaże stanowiskowe dla wszystkich pracowników powinny odbywać się w formule stacjonarnej.

1.2.2. Zawieszenie szkoleń okresowych

Art. 12e ust. 2 ustawy o COVID-19

Przepisy covidowe umożliwiały także przeniesienie szkolenia okresowego bhp na czas po zakończeniu epidemii COVID-19. Takie rozwiązanie było dopuszczalne, jeżeli termin tego szkolenia wypadał w okresie:

• obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
• 30 dni od dnia odwołania ostatniego ze stanów zagrożenia epidemicznego albo epidemii.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Ustawa o COVID-19 wskazuje jednak czas na wykonanie zaległych szkoleń okresowych z zakresu bhp. Szkolenia należy wykonać maksymalnie w przeciągu 60 dni od dnia odwołania ostatniego ze stanów zagrożenia epidemicznego albo epidemii. W praktyce oznacza to, że pracodawcy będą mieli czas do 29 sierpnia 2023 r. na zorganizowanie szkoleń okresowych i uzupełnienie ich dokumentacji w aktach osobowych pracowników. 

1.3. Umowa o zakazie konkurencji

Art. 15gf ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, strona umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy, na rzecz którego ustanowiono zakaz działalności konkurencyjnej, mogła ją wypowiedzieć z zachowaniem terminu 7 dni. Dotyczyło to umów o zakazie konkurencji zawieranych nie tylko z pracownikami, ale także zleceniobiorcami czy wykonawcami umów o dzieło.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że ostatnim dniem, w którym pracodawca (lub odpowiednio zleceniodawca, zamawiający) mógł skorzystać z wyjątkowego trybu wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji, był 30 czerwca 2023 r., czyli ostatnie tak wypowiedziane umowy ulegają rozwiązaniu 7 lipca 2023 r.

 

1.4. Urlop zaległy

Art. 15gc ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii COVID-19 obowiązywały szczególne zasady dotyczące udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z nimi pracodawca mógł udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, zaległego urlopu wypoczynkowego. Zasada ta dotyczyła 30 dni zaległego urlopu.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że ostatnim dniem, w którym pracodawca mógł wysłać pracownika w tym trybie na przymusowy zaległy urlop wypoczynkowy, był 30 czerwca 2023 r. Jednak zakończenie obowiązywania tej regulacji niewiele zmienia w praktyce dla pracodawców, ponieważ po 30 czerwca 2023 r. pracodawca nadal może wysyłać pracownika na zaległy urlop, nawet jeśli ten nie wyraża na to zgody. Inna będzie jedynie podstawa takiego działania pracodawcy, ponieważ obecnie pracodawcy mogą wysyłać pracowników na zaległy urlop na zasadach obowiązujących w Kodeksie pracy, a także korzystając z od lat dominującej w orzecznictwie zasady, zgodnie z którą mają możliwość wysyłania pracowników na urlop wypoczynkowy bez uzyskiwania ich zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354).

 

1.5. Czas pracy u pracodawców należących do infrastruktury krytycznej

Art. 15x ust. 1 ustawy o COVID-19

Zgodnie z ustawą o COVID-19 pracodawca należący do tzw. infrastruktury krytycznej mógł, na czas oznaczony, jednak trwający nie dłużej niż stan epidemii lub zagrożenia epidemicznego:

• zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy,
• polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy,
• zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
• polecić pracownikowi realizowanie prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W związku z zakończeniem stanu epidemii zakończyła się możliwość niestandardowych rozwiązań dla zakładów pracy należących do tzw. infrastruktury krytycznej. Ostatnim dniem, w którym pracodawcy ci mogli korzystać w tego typu rozwiązań, był 30 czerwca 2023 r. 

 

1.6. Specjalne rozwiązania w zakresie czasu pracy i stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia

Art. 15zf ustawy o COVID-19

Na mocy przepisów ustawy o COVID-19 pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca III kwartału 2019 r., mógł:

• wprowadzić ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego pracowników do nie mniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• zawrzeć porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy,
• zawrzeć porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalony w porozumieniu.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W tym przypadku odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego nie wpływa na możliwość stosowania ww. rozwiązań. Przepisy ustawy covidowej w żaden sposób nie odnoszą się w tym zakresie do stanów zagrożenia epidemicznego lub epidemii. Nie zawierają też wyraźnego ograniczenia czasowego dla stosowania wprowadzonych odrębności. Jedynie w przypadku porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia zostało wskazane w przepisach, że rozwiązania te mogę być stosowane w zakresie i przez czas ustalony w porozumieniu. Takie sformułowanie przepisu sugeruje, że mniej korzystne warunki zatrudnienia nie mogę być wprowadzone na czas nieokreślony, a o długości ich stosowania decydują wyłącznie strony porozumienia. Pojawiają się jednak opinie ekspertów, którzy odnosząc się do art. 9¹ § 3 Kodeksu pracy, wskazują, że maksymalny limit czasu, na jaki można zawierać porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, a do takiej kategorii należy także porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia z art. 15zf ust. 1 pkt 3 ustawy o COVID-19, to 3 lata.

 

1.7. Kadencje organów statutowych związków zawodowych oraz społecznego inspektora pracy

Art. 14i ust. 2 ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz do 30 dni po odwołaniu ostatniego z tych stanów obowiązywała zasada wydłużenia kadencji organu statutowego:

• związku zawodowego, 
• związku lub organizacji przedsiębiorców, 
• związków pracodawców, ich federacji i konfederacji,
• społecznego inspektora pracy.

Jeżeli taka kadencja upływała w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, i ze względu na to nie było możliwości przeprowadzenia wyborów, mogła zostać wydłużona do czasu wyboru organu statutowego związku zawodowego, związku lub organizacji przedsiębiorców, związków pracodawców, ich federacji i konfederacji lub społecznego inspektora pracy na nową kadencję..

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Maksymalny okres, na jaki mogła być wydłużona kadencja organu statutowego, określono w ustawie na 90 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. W praktyce oznacza do, że taka wydłużona kadencja musi się zakończyć najpóźniej 28 września 2023 r. Zatem najpóźniej w tym dniu powinny odbyć się wybory, które wyłonią organy statutowe na kolejną kadencję.

 

1.8. Odprawy pieniężne przy zwolnieniach grupowych

Art. 15gd ust. 1 ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że ograniczoną wysokość świadczenia pracodawcy mogą wypłacać do 30 czerwca 2023 r.

 

1.9. Obowiązki socjalne pracodawcy

Art. 15ge ust. 1-3 ustawy o COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy odpowiedniego spadku obrotów gospodarczych w ujęciu ilościowym lub wartościowym albo istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, pracodawca mógł zawiesić obowiązki wynikające z ustawy o zfśs w zakresie:

• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• dokonywania odpisu podstawowego,
• wypłaty świadczeń urlopowych.

W przypadku gdy u pracodawcy działają organizacje związkowe reprezentatywne, zawieszenie wspomnianych obowiązków mogło nastąpić na podstawie zawartego z nimi porozumienia.

Pracodawca, u którego wystąpił odpowiedni spadek obrotów gospodarczych albo istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń i pracodawca ten dowolnie kształtował wysokość odpisu na fundusz, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 mógł nie stosować postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą wysokość odpisu na fundusz oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określone w ustawie o zfśs. W takim przypadku możliwe było ograniczenie wysokości odpisu na fundusz do maksymalnej podstawy określonej w ustawie o zfśs. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że możliwość stosowania w tym okresie innych rozwiązań w zakresie prowadzenia działalności socjalnej istniała do 30 czerwca 2023 r. Po tej dacie pracodawca powinien stosować poprzednio obowiązujące regulacje.

 

1.10. Praca zdalna

Art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 Kodeksu pracy

Obowiązujące od 7 kwietnia 2023 r. przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej wprowadziły możliwość jednostronnego powierzenia przez pracodawcę pracy zdalnej pracownikowi w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji, w której pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tym trybie.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że od tego terminu nie obowiązuje w Polsce żaden ze stanów nadzwyczajnych czy epidemicznych, zatem pracodawcy nie mogą jednostronnie zlecać pracy zdalnej pracownikom. Każdorazowa chęć przejścia na pracę zdalną od 1 lipca 2023 r. wymaga indywidualnego porozumienia obu stron stosunku pracy lub funkcjonowania w zakładzie pracy porozumienia z organizacjami związkowymi bądź przedstawicielami pracowników lub regulaminu pracy. 

 

1.11. Doręczenia korespondencji

Art. 98 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2

Zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej zostały zmienione od 18 kwietnia 2020 r. przez przepisy covidowe. Zgodnie z przepisami obowiązującymi na czas epidemii COVID-19 nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu (art. 98 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2). Przepis przewiduje wyjątki od tej obowiązującej w trakcie epidemii COVID-19 zasady, lecz nie obejmują one korespondencji dotyczącej stosunków pracy.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego oznacza, że z 15 lipca 2023 r. wszystkie przesyłki, które na podstawie przepisów covidowych nie mogły zostać uznane za skutecznie doręczone przez podwójne awizowanie, nabiorą właśnie takiego statusu. Oznacza to, że pracodawcy mogą powrócić do wcześniejszych praktyk wysyłania korespondencji, w tym rozwiązań umów o pracę bez wypowiedzenia czy świadectw pracy za pośrednictwem poczty, nie obawiając się, że przesyłka nie zostanie skutecznie doręczona. 

 

1.12. Odstępstwa od zakazu pracy w handlu w niedziele

Art. 15i ust. 1 ustawy o COVID-19

Na podstawie przepisów covidowych ograniczono czasowo zakaz handlu w niedziele. Konkretniej zakaz ten nie obowiązywał w zakresie wykonywania czynności związanych z handlem polegających na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby oraz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności. Miało do duże znaczenie i powszechne zastosowanie w logistyce.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Przepis wprowadzający ograniczenie w zakazie handlu zawiera wyraźne wskazanie, że wyjątek ten ma zastosowanie wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19 oraz w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu. W praktyce oznacza to możliwość korzystania z tego wyjątku do 30 lipca 2023 r., a ostatni dzień, w którym prace okołohandlowe polegające na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby mogą być powierzane pracownikom, to niedziela 30 lipca 2023 r.

 

1.13. Orzeczenia o niepełnosprawności

Art. 15h ustawy o COVID-19

Ustawa covidowa wydłużyła ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, wydanych na czas określony, na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, których ważność upłynęła w okresie 90 dni, licząc do 7 marca 2020 r. i których ważność upłynęła od 8 marca 2020 r. Są one ważne do upływu 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 852) art. 15h ustawy covidowej, który regulował wydłużenie orzeczenia o niepełnosprawności lub orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, zostanie uchylony 6 sierpnia 2023 r. Jednocześnie określono nowe okresy, do których orzeczenia te zachowują ważność, uzależniając ten okres od ważności posiadanych orzeczeń. 

Orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, którego okres ważności:

• upłynąłby do 31 grudnia 2020 r. - zachowuje ważność do 31 grudnia 2023 r.,
• upłynąłby w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. - zachowuje ważność do 31 marca 2024 r.,
• upłynąłby w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 5 sierpnia 2023 r. - zachowuje ważność do 30 września 2024 r.

- jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego ostatecznego orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Zatem orzeczenia o niepełnosprawności lub jej stopniu, których termin ważności będzie upływał 6 sierpnia 2023 r. lub później, nie będą już wydłużane. Zatem odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego nie wpływa na ważność orzeczeń o niepełnosprawności. Oznacza to, że osoby posiadające orzeczenia z tym terminem ważności muszą wystąpić o wydanie nowych dokumentów potwierdzających niepełnosprawność lub jej stopień. 

 

1.14. Utrata statusu zakładu pracy chronionej i zachowanie funduszu rehabilitacji

Art. 9 pkt 2 ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2

W przypadku utraty przez pracodawcę statusu zakładu pracy chronionej i osiągnięcia stanu zatrudnienia ogółem w wysokości co najmniej 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 18% pracodawca zachowuje fundusz rehabilitacji i niewykorzystane środki tego funduszu. Obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych obowiązuje za okresy od 1 marca 2020 r., nie dłużej jednak niż za okres do upływu drugiego miesiąca od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Od 1 września 2023 r. pracodawca, który utracił status zakładu pracy chronionej, zachowa fundusz rehabilitacji i jego niewykorzystane środki, jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wyniesie przynajmniej 25%. Zatem zostanie przywrócony stan prawny, jaki obowiązywał poprzednio. 

 

1.15. Odstąpienie od opłaty prolongacyjnej z tytułu odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia go na raty 

Art. 15za ustawy o COVID-19

Organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, m.in. może:

• odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć jego zapłatę na raty,
• odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek.

Ustawa covidowa przewiduje, że jeżeli podatnik w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu złożył wniosek o skorzystanie z ww. możliwości, organ podatkowy nie ustala opłaty prolongacyjnej. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Podatnik, który boryka się z problemami finansowymi i chciałby skorzystać z odroczenia płatności podatku, odroczyć lub rozłożyć na raty zaległość podatkową bez ponoszenia dodatkowych kosztów, wniosek w tym zakresie może złożyć jeszcze do 30 lipca 2023 r. Wniosek złożony po tym dniu skutkuje przywróceniem opłaty prolongacyjnej. 

 

1.16. Certyfikat rezydencji

Art. 31ya ustawy o COVID-19

Certyfikat rezydencji dokumentuje miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych. Jeżeli certyfikat nie zawiera okresu ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania. Ustawa covidowa wprowadziła uproszczenia w tym zakresie, których nie przewidują ustawy podatkowe. W przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych 12 miesięcy upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tego stanu oraz przez okres 2 miesięcy po jego odwołaniu. Ponadto w czasie stanu zagrożenia epidemicznego oraz przez okres 2 miesięcy po jego odwołaniu miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii tego dokumentu nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Dodatkowo w tym okresie warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika uważa się za spełniony także w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący 2019 r. lub 2020 r. oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych. 

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie od 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego powoduje, że zasady uwzględniania certyfikatu rezydencji określone w ustawie covidowej można stosować do 31 sierpnia 2023 r. Po tym dniu przestaną one obowiązywać i należy w tym zakresie stosować przepisy ustawy o pdof i ustawy o pdop. 

 

1.17. Zatrudnianie cudzoziemców

Art. 15zzq ustawy o COVID-19

W związku ze stanem epidemii lub zagrożenia epidemicznego przedłużono automatycznie moc obowiązującą m.in. zezwoleń na pracę (w tym na pracę sezonową), których ważność wygasła podczas trwania ww. stanu - do upływu 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego. Co więcej, jeżeli w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wskazany był okres pracy, którego koniec przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, cudzoziemiec mógł legalnie pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę (wykonując pracę określoną w oświadczeniu na rzecz podmiotu, który je złożył) w okresie lub okresach nieobjętych oświadczeniem do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania jednego z tych stanów.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego pracodawcy muszą pamiętać, by wystąpić o dokumenty legalizujące pracę cudzoziemca najpóźniej w okresie 30 dni od daty zniesienia tego stanu, czyli do 30 lipca 2023 r.

Trzeba również pamiętać, że:

• odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego jest równoznaczne z tym, że wszystkie dokumenty pobytowe, które utraciły ważność po 14 marca 2020 r. i zostały przedłużone na mocy ustawy o COVID-19, muszą zostać odnowione,
• aktualnie, w związku z wojną za naszą wschodnią granicą, obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 23 lutego 2023 r., korzystają z ochrony czasowej UE i w ich przypadku obowiązują prostsze zasady zatrudniania.

Więcej na ten temat piszemy w bieżącym numerze MPPiU w artykule "Zatrudnianie cudzoziemców po ostatnich zmianach przepisów".

 

2. Wpływ odwołania stanu zagrożenia epidemicznego na regulacje z zakresu ubezpieczeń społecznych 

2.1. Brak opłaty prolongacyjnej z tytułu odroczenia terminu płatności składek ZUS lub zawarcia układu ratalnego

Art. 15zb ustawy o COVID-19

Płatnik składek, który znajduje się w trudnej sytuacji finansowej i nie jest w stanie opłacać należnych składek m.in. na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, może wnioskować do ZUS o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie ich na raty. W razie udzielenia takiej ulgi ZUS nalicza opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy w tym zakresie.

W przypadku należności z tytułu składek należnych za okres od 1 stycznia 2020 r. płatnik składek nie będzie ponosił wspomnianej opłaty, jeżeli wniosek o udzielenie ww. ulgi zostanie złożony w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub w terminie 30 dni po jego odwołaniu.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Zwolnienie z opłaty prolongacyjnej w przypadku odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty składek ZUS za okres od 1 stycznia 2020 r. dotyczy wniosków złożonych w stanie zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 30 dni od daty jego odwołania, czyli do 30 lipca 2023 r. Oznacza to, że po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku wniosków o udzielenie ww. ulgi złożonych po 30 lipca 2023 r., będzie naliczana opłata prolongacyjna.

 

2.2. Przedłużenie ważności orzeczeń o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczeń w zakresie ustalenia uprawnień do świadczenia rehabilitacyjnego

Art. 15zc ust. 1-3 ustawy o COVID-19

Orzeczenia o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczenia o okolicznościach uzasadniających ustalenie uprawnień do świadczenia rehabilitacyjnego są wydawane na czas określony.

Jeżeli ważność tych orzeczeń upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu, zachowują one ważność przez okres kolejnych 3 miesięcy od dnia upływu terminu ważności.

W przypadku orzeczenia lekarskiego, na podstawie którego zostało przyznane świadczenie rehabilitacyjne, przedłużony okres ważności nie może być jednak dłuższy niż maksymalny okres 12-miesięcy, przez który można pobierać świadczenie rehabilitacyjne.

Przedłużenie ważności orzeczenia na powyższych warunkach wymaga złożenia wniosku o ustalenie uprawnień do danego świadczenia na dalszy okres przed upływem terminu ważności tego orzeczenia.

Prawo do świadczeń uzależnionych od stwierdzenia niezdolności do pracy lub niezdolności do samodzielnej egzystencji, tj. świadczeń rentowych, ulega wydłużeniu do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upłynie wydłużony termin ważności tego orzeczenia. W tym zakresie nie jest konieczne wydanie decyzji przez ZUS.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie od 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego oznacza, że przedłużenie ważności o kolejne 3 miesiące obejmie orzeczenia, które tracą ważność w okresie stanu zagrożenia epidemicznego (do 30 czerwca 2023 r.) albo w terminie 30 dni od jego odwołania (czyli do 30 lipca 2023 r.). Warunkiem jest złożenie wniosku o ustalenie uprawnień do danego świadczenia na dalszy okres przed upływem terminu ważności orzeczenia lekarskiego.

Jeżeli wymienione orzeczenia tracą ważność po upływie 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. po 30 lipca 2023 r., ich ważność nie zostanie przedłużona. 

 

2.3. Zachowanie terminu na złożenie wniosku o przyznanie świadczenia przedemerytalnego

Art. 31zy⁷ ustawy o COVID-19

Wniosek o przyznanie świadczenia przedemerytalnego powinien być złożony w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia wydania przez powiatowy urząd pracy dokumentu poświadczającego 180-dniowy okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych. 

Jeżeli upływ tego terminu przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego, wskazany termin uważa się za zachowany w razie złożenia ww. wniosku w ciągu 30 dni od dnia ustania obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. oznacza, że w celu zachowania terminu na złożenie wniosku o przyznanie świadczenia przedemerytalnego we wskazanym przypadku wniosek należy zgłosić najpóźniej do 30 lipca 2023 r. (tj. w terminie 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego). W razie złożenia go po 30 lipca 2023 r. zostanie on rozpatrzony negatywnie. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach ZUS, na wniosek osoby zainteresowanej, może przywrócić termin złożenia tego wniosku.

 

2.4. Odstąpienie przez ZUS od pobierania odsetek za zwłokę

Art. 31zy¹⁰ ust. 1 i 2 ustawy o COVID-19

Jeżeli płatnik składek opłaca należne składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne itd. po terminie, co do zasady naliczane są odsetki za zwłokę.

Ze względów gospodarczych związanych z wystąpieniem COVID-19 ZUS może na wniosek dłużnika odstąpić od pobierania odsetek za zwłokę od należności z tytułu składek należnych za okres przypadający po 31 grudnia 2019 r. Wniosek ten może być złożony do ZUS w terminie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego dłużnik będzie mógł wystąpić do ZUS z wnioskiem o odstąpienie od naliczania odsetek za zwłokę także w okresie 30 dni po jego odwołaniu, tj. do 30 lipca 2023 r., o ile występują przyczyny gospodarcze związane z COVID-19. Jeżeli wniosek zostanie złożony po tym terminie, ZUS rozpatrzy go odmownie. Tym samym dłużnik będzie zobowiązany opłacić odsetki za zwłokę.

 

2.5. Elektroniczne wezwanie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS)

Art. 31zy¹⁵ ustawy o COVID-19

Podmiot zatrudniający ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK) nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej był zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej należy zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Nie dotyczy to sytuacji, w której osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.

ZUS udostępnia PFR informacje dotyczące podmiotów zatrudniających (opłacających składki za zatrudnione osoby). Jeżeli w wyniku weryfikacji dokonanej przez PFR okaże się, że podmiot zatrudniający nie zawarł umowy o zarządzanie PPK we wskazanym terminie, PFR wzywa go, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, do zawarcia takiej umowy. 

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie roku od jego odwołania PFR może wysłać to wezwanie za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS. PFR przekazuje do ZUS dane dotyczące podmiotu zatrudniającego, tj. jego nazwę i NIP, a następnie ZUS umieszcza wezwanie na profilu informacyjnym PUE ZUS nie wcześniej niż w terminie 14 dni od otrzymania tych danych.

Wezwanie uznaje się za skuteczne:

• w momencie jego odbioru przez podmiot zatrudniający, na profilu informacyjnym PUE ZUS,
• po upływie 14 dni od dnia jego umieszczenia na profilu informacyjnym PUE ZUS - jeśli nie zostanie odebrane w tym terminie.

Skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego

W okresie roku od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (czyli do 30 czerwca 2024 r.) PFR będzie wysyłał do podmiotu zatrudniającego wezwanie o zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową drogą elektroniczną za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS. 

Po upływie tego terminu, tj. od 1 lipca 2024 r., PFR będzie kierował to wezwanie do podmiotu zatrudniającego w formie pisemnej. Wezwanie uznaje się za skuteczne w momencie zwrotnego potwierdzenia jego odbioru lub nadania go przesyłką poleconą po bezskutecznej dwukrotnej próbie dostarczenia pisma za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

 

Tabela. Okresy obowiązywania rozwiązań epidemicznych w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

 

Szczególna regulacja covidowa	Opis wprowadzonego rozwiązania covidowego z zakresu prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych	Termin, do którego obowiązują rozwiązania covidowe
Okresowe badania lekarskie (art. 12a ust. 1 ustawy o COVID-19)	Zawiesza się obowiązek kierowania pracowników na okresowe badania lekarskie.	Do 28 grudnia 2023 r.   Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, należy podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu.
Wstępne badania lekarskie (art. 12a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o COVID-19)	Zawieszenie obowiązku wykonania wstępnych badań lekarskich osób zatrudnianych: na stanowiskach innych niż administracyjno-biurowe, jeżeli te osoby są przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na analogiczne stanowisko w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy lub są przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w analogicznych warunkach pracy (nie dotyczy to osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych); na stanowiskach administracyjno-biurowych, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w analogicznych warunkach pracy.	Do 30 czerwca 2023 r.  Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, zawieszenie obowiązku wykonywania wstępnych badań lekarskich nie obowiązuje.
Wykonanie badania medycyny pracy u lekarza innej specjalności (art. 12a ust. 3 ustawy o COVID-19)	W przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego medycyny pracy, takie badanie może przeprowadzić, i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie, inny lekarz.	Do 28 grudnia 2023 r. Konieczność uzupełnienia badania u lekarza medycyny pracy w terminie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii COVID-19.
Szkolenia wstępne bhp (art. 12e ust. 1 ustawy o COVID-19)	Możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego: pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym; pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych; pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze lub na stanowisko, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych; ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką,	Do 30 czerwca 2023 r. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie obowiązuje.
Okresowe szkolenia bhp (art. 12e ust. 2 ustawy o COVID-19)	Jeżeli termin szkolenia okresowego bhp wypada: w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii, możliwe jest przeniesienie go na czas po zakończeniu epidemii.	Do 30 sierpnia 2023 r. Szkolenia należy wykonać maksymalnie w przeciągu 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii COVID-19.
Upływ kadencji organów statutowych związków zawodowych i sip (art. 14i ust. 2 ustawy o COVID-19)	Możliwość wydłużenia kadencji: organu statutowego związku zawodowego lub społecznego inspektora pracy, jeżeli w związku z obowiązywaniem stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego nie ma możliwości przeprowadzenia wyborów.	Do 30 lipca 2023 r.   W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19 lub do 30 dni po odwołaniu danego stanu.
Urlop zaległy wypoczynkowy (art. 15gc ustawy o COVID-19)	Pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.	Do 30 czerwca 2023 r. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii COVID-19.
Świadczenia wypłacane w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 15gd ust. 1 ustawy o COVID-19)	W przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.	Do 30 czerwca 2023 r.   W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19.
Obowiązki socjalne pracodawcy (art. 15ge ust. 1 i 3 ustawy o COVID-19)	W razie wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, pracodawca może zawiesić obowiązki: tworzenia lub funkcjonowania zfśs, dokonywania odpisu podstawowego, wypłaty świadczeń urlopowych, o których mowa w ustawie o zfśs, oraz nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, wprowadzonych na podstawie ustawy o zfśs, ustalających wyższą wysokość odpisu na zfśs oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym, niż określa ta ustawa. W takim przypadku stosuje się wysokość odpisu na ten fundusz określoną w ustawie o zfśs.	Do 30 czerwca 2023 r.   W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19.
Orzeczenia o niepełnosprawności (art. 15h ustawy o COVID-19)	Ustawa covidowa wydłużyła ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, wydanych na czas określony, na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, których ważność upłynęła w okresie 90 dni, licząc do 7 marca 2020 r. i tych, których ważność upłynęła najwcześniej 8 marca 2020 r. Są one ważne do upływu 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, przy czym obowiązują 3 okresy ważności tych orzeczeń.	Do 5 sierpnia 2023 r.  Orzeczenia o niepełnosprawności lub jej stopniu, których termin ważności będzie upływał 6 sierpnia 2023 r. lub później, nie będą już wydłużane.
Wypowiedzenie zakazu konkurencji (art. 15gf ustawy o COVID-19)	W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, strony umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy, na rzecz którego ustanowiono zakaz działalności konkurencyjnej, mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem terminu 7 dni.	Do 30 czerwca 2023 r. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19.
Odstępstwa od zakazu pracy w handlu w niedziele (art. 15i ust. 1 ustawy o COVID-19)	Zakaz wykonywania czynności związanych z handlem nie obowiązuje w niedziele w zakresie wykonywania czynności związanych z handlem, polegających na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby, oraz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności.	Do 30 lipca 2023 r. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19 oraz w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu.
Utrata statusu zakładu pracy chronionej i zachowanie funduszu rehabilitacji (art. 9 pkt 2 ustawy osłonowej)	W przypadku utraty przez pracodawcę statusu zakładu pracy chronionej i osiągania stanu zatrudnienia ogółem w wysokości co najmniej 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 18%, pracodawca zachowuje fundusz rehabilitacji i niewykorzystane środki tego funduszu. Obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych obowiązuje za okresy od 1 marca 2020 r.	Do 31 sierpnia 2023 r.  Nie dłużej niż za okres do upływu drugiego miesiąca od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.
Odstąpienie od opłaty prolongacyjnej z tytułu odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia go na raty  (art. 15za ustawy o COVID-19)	Organ podatkowy, na wniosek podatnika w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, m.in. może: odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty, odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek - nie pobierając opłaty prolongacyjnej.	Do 30 lipca 2023 r.   W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu.
Certyfikat rezydencji (art. 31ya ustawy o COVID-19)	W przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych 12 miesięcy upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tego stanu oraz przez okres 2 miesięcy po jego odwołaniu. Ponadto w czasie stanu zagrożenia epidemicznego oraz przez okres 2 miesięcy po jego odwołaniu miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii tego dokumentu nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Dodatkowo w tym okresie warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika uważa się za spełniony także w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący 2019 r. lub 2020 r. oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych.	Do 31 sierpnia 2023 r. Przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz przez okres 2 miesięcy po jego odwołaniu.
Zatrudnianie cudzoziemców (art. 15zzq ustawy o COVID-19)	W związku ze stanem epidemii lub zagrożenia epidemicznego przedłużono automatycznie moc obowiązującą m.in. zezwoleń na pracę (w tym na pracę sezonową), których ważność wygasła podczas trwania jednego z tych stanów - do upływu 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego.  Ponadto jeżeli w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wskazany był okres pracy, którego koniec przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, cudzoziemiec mógł legalnie pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę (wykonując pracę określoną w oświadczeniu na rzecz podmiotu, który je złożył) w okresie lub okresach nieobjętych oświadczeniem do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania jednego z tych stanów.	Do 30 lipca 2023 r.  Pracodawcy muszą zadbać o wystąpienie o dokumenty legalizujące pracę cudzoziemca najpóźniej w okresie 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego.
Czas pracy (art. 15x ust. 1 ustawy o COVID-19)	Pracodawca należący do tzw. infrastruktury krytycznej może, na czas oznaczony: zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji, polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji, zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, polecić pracownikowi realizowanie prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.	Do 30 czerwca 2023 r. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii COVID-19.
Praca zdalna (art. 6719 § 3 Kodeksu pracy)	Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.	Do 30 września 2023 r. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Brak opłaty prolongacyjnej z tytułu odroczenia terminu płatności składek ZUS lub zawarcia układu ratalnego   (art. 15zb ustawy o COVID-19)	W przypadku odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty należności z tytułu składek m.in. na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, należnych za okres od 1 stycznia 2020 r., na podstawie wniosku złożonego w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu, nie nalicza się opłaty prolongacyjnej.	Do 30 lipca 2023 r.   W przypadku wniosków o udzielenie tej ulgi złożonych po upływie 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego ZUS naliczy opłatę prolongacyjną.
Przedłużenie ważności orzeczeń o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczeń w zakresie ustalenia uprawnień do świadczenia rehabilitacyjnego   (art. 15zc ust. 1-3 ustawy o COVID-19)	Jeżeli ważność wskazanych orzeczeń upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu, zachowują one ważność przez okres kolejnych 3 miesięcy od dnia upływu terminu ważności.   W przypadku orzeczenia lekarskiego, na podstawie którego zostało przyznane świadczenie rehabilitacyjne, przedłużony okres ważności nie może być jednak dłuższy niż maksymalny okres 12-miesięcy, przez który można pobierać świadczenie rehabilitacyjne.   Warunkiem przedłużenia ważności ww. orzeczeń jest złożenie wniosku o ustalenie uprawnień do danego świadczenia na dalszy okres, przed upływem terminu ważności tego orzeczenia.   Prawo do świadczeń uzależnionych od stwierdzenia niezdolności do pracy lub niezdolności do samodzielnej egzystencji, tj. świadczeń rentowych, ulega wydłużeniu do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upłynie wydłużony termin ważności tego orzeczenia. W tym zakresie nie jest konieczne wydanie decyzji przez ZUS.	Do 30 lipca 2023 r.  Przedłużenie ważności (o kolejne 3 miesiące) dotyczy tylko tych orzeczeń, których ważność upływa w okresie stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do 30 czerwca 2023 r., lub w okresie 30 dni po jego odwołaniu (tj. do 30 lipca 2023 r.). Będzie to możliwe pod warunkiem złożenia wniosku o ustalenie prawa do danego świadczenia na dalszy okres przed upływem terminu ważności tego orzeczenia.    Ważność pozostałych orzeczeń nie zostanie przedłużona na podstawie ww. przepisu.
Zachowanie terminu na złożenie wniosku o przyznanie świadczenia przedemerytalnego   (art. 31zy7 ustawy o COVID-19)	Jeżeli termin złożenia wniosku o przyznanie świadczenia przedemerytalnego (tj. w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia wydania przez powiatowy urząd pracy dokumentu poświadczającego 180-dniowy okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych) upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, termin ten uważa się za zachowany, w razie zgłoszenia ww. wniosku w ciągu 30 dni od dnia ustania obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego.	Do 30 lipca 2023 r.    Wskazany wniosek o przyznanie świadczenia przedemerytalnego powinien być złożony najpóźniej 30 lipca 2023 r. W tym dniu upływa okres 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.  Przyjmuje się wówczas, że termin na złożenie wniosku o przyznanie świadczenia przedemerytalnego został zachowany.
Odstąpienie przez ZUS od pobierania odsetek za zwłokę   (art. 31zy10 ust. 1 i 2 ustawy o COVID-19)	Ze względów gospodarczych związanych z wystąpieniem COVID-19 ZUS może na wniosek dłużnika odstąpić od pobierania odsetek za zwłokę od należności z tytułu składek należnych za okres przypadający po 31 grudnia 2019 r.    Wniosek ten może być złożony do ZUS w terminie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni następujących po jego odwołaniu.	Dłużnik spełniający ww. warunki może wystąpić do ZUS z wnioskiem o odstąpienie od naliczania odsetek za zwłokę w okresie 30 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do 30 lipca 2023 r. W razie złożenia ww. wniosku po tym terminie należy się liczyć z odmową. Wówczas zaległe składki trzeba opłacić wraz z odsetkami za zwłokę.
Elektroniczne wezwanie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS)   (art. 31zy15 ustawy o COVID-19)	Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, PFR wzywa go, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie roku od jego odwołania, PFR może wysłać to wezwanie za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS.    PFR przekazuje do ZUS dane dotyczące podmiotu zatrudniającego, tj. jego nazwę i NIP, a ZUS umieszcza wezwanie na profilu informacyjnym PUE ZUS nie wcześniej niż w terminie 14 dni od otrzymania tych danych. Wezwanie uznaje się za skuteczne: w momencie odbioru tego wezwania przez podmiot zatrudniający, na profilu informacyjnym PUE ZUS, po upływie 14 dni od dnia umieszczenia tego wezwania na profilu informacyjnym PUE ZUS - jeśli nie zostanie odebrane w tym terminie.	Do 30 czerwca 2024 r.    W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie roku od jego odwołania (do 30 czerwca 2024 r.) PFR może wysłać do podmiotu zatrudniającego wezwanie o zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową drogą elektroniczną za pomocą profilu informacyjnego PUE ZUS.  Po upływie tego terminu, tj. od 1 lipca 2024 r., PFR będzie kierował do podmiotu zatrudniającego ww. wezwanie w formie pisemnej. Wezwanie uznaje się za skuteczne w momencie zwrotnego potwierdzenia jego odbioru lub nadania przesyłki poleconej po bezskutecznej dwukrotnej próbie dostarczenia pisma za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

 

 

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

 

Bożena Goliszewska-Chojdak

prawnik, ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym

 

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych