Siła wyższa i poważne względy medyczne jako przesłanki nowych uprawnień pracowniczych

Zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia oraz którego skutkom nie można zapobiec, będzie uznane za wynikające z działania siły wyższej. Natomiast nieuzasadnione jest zakwalifikowanie drobnych dolegliwości zdrowotnych do poważnych względów medycznych. Prawidłowe zdefiniowanie tych pojęć, a następnie analiza, czy dana sytuacja im odpowiada, stanowi podstawę do oceny zasadności skorzystania przez pracownika lub pracodawcę z obowiązujących w Kodeksie pracy nowych uprawnień do zwolnienia z powodu siły wyższej, urlopu opiekuńczego czy polecenia pracy zdalnej.

W wyniku ostatnich zmian w Kodeksie pracy jako przesłanki, od wystąpienia których uzależnione są uprawnienia przysługujące pracownikom albo pracodawcy, pojawiły się nowe pojęcia: siły wyższej oraz poważnych względów medycznych. Z uwagi na fakt, że pojęcia te nie mają legalnej definicji w prawie pracy ani w innych przepisach prawa, ustalanie prawa do skorzystania z tych uprawnień może budzić poważne wątpliwości stron stosunku pracy. 

1. Działanie siły wyższej jako przesłanka polecenia pracy zdalnej 

1.1. Przesłanki zastosowania jednostronnego polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi co do zasady praca zdalna jest świadczona z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika po uzgodnieniu przez strony takiej formy świadczenia pracy. Jednak w ściśle określonych sytuacjach pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi jednostronnie polecenia pracy zdalnej.

Polecenie przez pracodawcę jednostronnie wykonywania pracy zdalnej pracownikowi jest dopuszczalne, jeżeli:

• obowiązuje stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny), stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu

 lub 

• zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. 

W praktyce pracodawcy nie mają trudności z pierwszą sytuacją, ponieważ stan nadzwyczajny czy stan epidemii lub zagrożenia epidemicznego są wprowadzane aktem prawnym publikowanym w dzienniku urzędowym. Data określona w akcie wprowadzającym może więc stanowić pierwszy dzień, w którym pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

W praktyce trudności stwarza druga przesłanka wydania polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę jednostronnie. Składają się na nią: 

• okresowy brak możliwości zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika, 

• działanie siły wyższej jako przyczyna braku tej możliwości. 

1.2. Definicja siły wyższej w przypadku jednostronnego polecenia pracy zdalnej

Przepisy nie definiują pojęcia siły wyższej. W orzecznictwie oraz doktrynie za siłę wyższą uznaje się zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe (lub prawie niemożliwe) do przewidzenia oraz którego skutkom nie można zapobiec. 

SN

Za siłę wyższą uważa się jedynie zdarzenia zewnętrzne w stosunku do uprawnionego, a zarazem nadzwyczajne i w konsekwencji nieuchronne oraz w danym układzie stosunków niemożliwe do przewidzenia, czyli o "przemożnej" mocy oddziaływania, przed którego skutkami nie było żadnej obrony (wyrok SN z 13 maja 2021 r., V CSKP 83/21).

Szczegółowe wskazania, jak interpretować pojęcie siły wyższej, zawarł też w swoim wyroku sąd apelacyjny.

SA

Za siłę wyższą jest uznawane wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się trzema następującymi cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. Za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów. Jako siłę wyższą traktuje się także akty władzy publicznej oraz zjawiska społeczne lub polityczne o skali katastrofalnej (wyrok SA w Lublinie z 19 listopada 2019 r., III APa 15/19).

Pracodawca każdorazowo przed podjęciem decyzji o poleceniu pracownikowi pracy zdalnej powinien ocenić, czy sytuacja spełnia kryteria siły wyższej. 

Tabela 1. Przesłanki uznania okoliczności za siłę wyższą

Ocena sytuacji, w której pracodawca chce zlecić jednostronnie pracę zdalną, zgodnie ze wskazanymi wyżej kryteriami, w praktyce oznacza, że wprowadzenie tego trybu wykonywania zadań przez pracownika, zgodnie z wymaganymi w przepisach przesłankami, nie może być stosowane powszechnie i często.

Tabela 2. Praktyczne sytuacje działania siły wyższej

2. Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., wprowadziła nowy rodzaj zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej (art. 148¹ Kodeksu pracy) w wymiarze 2 dni lub 16 godzin.

2.1. Przesłanki udzielenia zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej

Zwolnienie pracownika od pracy z powodu działania siły wyższej zgodnie z przepisami jest dopuszczalne w ściśle określonych sytuacjach. Mianowicie zwolnienie to może być udzielone, jeśli:

• natychmiastowa obecność pracownika związana z danym zdarzeniem jest niezbędna,

• dana sytuacja jest spowodowana działaniem siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych związanych z chorobą lub wypadkiem.

2.2. Definicja siły wyższej w przypadku zwolnienia od pracy

W przypadku udzielania zwolnienia od pracy przez siłę wyższą pojęcie tej siły wyższej należałoby rozumieć odmiennie niż w przypadku polecenia pracy zdalnej. Nie ma tutaj konieczności badania, czy była spowodowana czynnikiem zewnętrznym, czy nie dało się jej zapobiec. Z perspektywy pracodawcy, który otrzymał wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, wystarczająca jest ocena, czy zdarzenie faktycznie jest istotne dla pracownika, związane z chorobą lub wypadkiem i czy rzeczywiście wymaga jego natychmiastowej obecności. Zatem w tym przypadku przesłanką wystarczającą do udzielenia takiego zwolnienia od pracy jest zaistnienie zdarzenia w życiu prywatnym pracownika, związanego z chorobą lub wypadkiem.

Należy zwrócić uwagę, że wypadek nie musi wiązać się z konsekwencjami zdrowotnymi pracownika czy jego bliskich. 

Także choroba członka rodziny, jeśli powoduje konieczność natychmiastowej obecności pracownika, sama w sobie będzie właśnie taką siłą wyższą. 

Kluczowym kryterium podlegającym ocenie przez pracodawcę przy udzielaniu zwolnienia od pracy będzie zaskoczenie pracownika daną sytuacją i konieczność pilnej reakcji, która wymaga natychmiastowej osobistej obecności pracownika. Oznacza to, że z uwagi na charakter spraw rodzinnych spowodowanych chorobą albo wypadkiem nie jest możliwe odłożenie w czasie ich załatwienia.

Pracodawca nie ma możliwości odrzucenia wniosku pracownika, jeżeli faktycznie uzasadnieniem wniosku będą pilne sprawy rodzinne spowodowane wypadkiem lub chorobą. Przepisy nie przewidują przy tym możliwości żądania udokumentowania okoliczności potwierdzających zasadność wniosku. Pracownik powinien jednak wskazać przyczynę wystąpienia z wnioskiem o udzielenie tego rodzaju zwolnienia. 

Przepisy prawa pracy nie określają także wzoru wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy "z powodu siły wyższej", nie wskazują też, jakie informacje i dane powinny być w nim zawarte. Z tego względu należy uznać, że pracodawca nie powinien wymagać od pracownika szczegółowego określania przyczyny zwolnienia od pracy. Może jednak wymagać, aby pracownik podał, czy zwolnienie od pracy jest konieczne ze względu na chorobę czy wypadek (rodzaj siły wyższej) oraz którego członka rodziny dotyczy. Może także wymagać oświadczenia (w treści wniosku), że natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna.

2.3. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej po wykorzystaniu wymiaru przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym

Wątpliwość powstaje również w sytuacji, gdy pracownik wykorzystał w danym roku 2 dni zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, a dochodzi do kolejnego zdarzenia, które kwalifikuje go do skorzystania z takiego zwolnienia. 

Należy zauważyć, że przed 26 kwietnia 2023 r. w prawie pracy nie funkcjonowało zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, istniały natomiast inne podstawy umożliwiające zwolnienie z pracy w takich okolicznościach, a nowelizacja ich nie zlikwidowała. Sposób usprawiedliwiania takich nieobecności określa rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, które nadal ma zastosowanie.

Wymienione w tym rozporządzeniu jako usprawiedliwiające nieobecność w pracy "inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę" obejmują także nieobecności spowodowane siłą wyższą. Pracodawca niezmiennie w takich sytuacjach może udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy z zachowaniem lub bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Ponadto w takich nagłych, nadzwyczajnych sytuacjach możliwe jest także, na wniosek pracownika, udzielenie mu zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, które pracownik powinien odpracować. Czas takiego odpracowania nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy).

3. Urlop opiekuńczy

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownicy mogą skorzystać także z nowego rodzaju urlopu, tj. urlopu opiekuńczego, w wymiarze 5 dni (wykorzystanych jednorazowo lub w częściach), w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. 

3.1. Przesłanki skorzystania z urlopu opiekuńczego

Przepis reguluje, że udzielenie urlopu opiekuńczego jest możliwe w przypadku, gdy:

• ma on być udzielony w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, 

• osoba ta wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. 

3.2. Definicje członka rodziny i poważnych względów medycznych

Ustawodawca w przepisie wyraźnie zdefiniował, jakich członków rodziny zalicza do osób, których objęcie opieką przez pracownika uprawnia do skorzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ § 2 Kodeksu pracy). Są to: 

• syn, córka, 

• matka, ojciec,

• małżonek.

Co istotne, jest to katalog zamknięty. Oznacza to więc, że nie ma możliwości, aby pracownik wnioskował o tego rodzaju urlop na osobę z rodziny niewskazaną w przepisie, np. siostrę lub brata.

Jedyny wyjątek stanowi sytuacja, gdy osoba ta zamieszkuje w tym samym gospodarstwie domowym. W tym przypadku nie ma konieczności nawet istnienia powiazań rodzinnych. Wystarczy sam fakt wspólnego zamieszkania (art. 173¹ § 1 Kodeksu pracy).

Przepisy nie dookreślają natomiast tego, czym są "poważne względy medyczne". Bez wątpienia dotyczą one sytuacji zdrowotnej, przy czym mogą mieć związek wprost z chorobą, wypadkiem, ale również planowanym zabiegiem medycznym czy niepełnosprawnością. Warunkiem jest, aby sytuacja medyczna była poważna, a za taką nie można uznać drobnych dolegliwości zdrowotnych.

Urlop opiekuńczy jest udzielany w celu opieki lub wsparcia. Także te pojęcia nie zostały sprecyzowane w Kodeksie pracy, a są dosyć obszerne. Należy przyjąć, że urlop może być więc udzielony zarówno w celu typowej opieki osobistej nad osobą chorą, jak i w celu pomocy w codziennych sprawach (np. zakupy), zawiezienie do lekarza, odbiór ze szpitala po zabiegu medycznym itp.

Warto także zauważyć, że prawo do urlopu opiekuńczego nie zależy od spełnienia przez pracownika jakichkolwiek dodatkowych warunków, np. tego, czy wymagana opieka lub wsparcie mogą być zapewnione członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej z pracownikiem przez inną osobę.

Przepis określa, jakie informacje powinny znaleźć się we wniosku o urlop opiekuńczy. 

Tabela 3. Informacje, które powinny znaleźć się we wniosku o urlop opiekuńczy

W odniesieniu do członków rodziny nie jest konieczne wypełnienie żadnego dodatkowego warunku, w szczególności wspólnego zamieszkiwania zarówno stale, jak w trakcie samego korzystania z tego urlopu. W przypadku zaś drugiej grupy osób nie jest istotny z kolei żaden związek pomiędzy pracownikiem a tą osobą (pokrewieństwo, powinowactwo, partnerstwo życiowe), ważny jest jedynie fakt wspólnego zamieszkiwania, stąd konieczność wskazania adresu. 

Pracownik, podając przyczynę, dla której wnioskuje o urlop, nie będzie mógł się ograniczyć do powtórzenia użytego w przepisach określenia "poważne względy medyczne", ale będzie musiał w ogólny sposób scharakteryzować tę sytuację. We wniosku pracownik nie powinien jednak podawać szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby, której zapewnia osobistą opiekę, lecz jedynie wskazać przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia. Przepisy nie wprowadzają prawa do żądania od pracownika zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego potrzebę zapewnienia przez pracownika osobistej opieki lub wsparcia. Pracodawca ma obowiązek udzielić tego urlopu na podstawie samego wniosku pracownika.

3.3. Konieczność sprawowania opieki nad osobą bliską po wykorzystaniu urlopu opiekuńczego 

Oprócz prawa do urlopu opiekuńczego pracownik może, tak jak dotychczas, korzystać także z innych uprawnień związanych z koniecznością zapewnienia opieki członkowi rodziny, spowodowaną przyczynami medycznymi. W pierwszej kolejności należy w tym kontekście wymienić prawo do zasiłku opiekuńczego przysługującego pracownikowi zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad:

• dzieckiem zdrowym w wieku do ukończenia 8 lat,

• chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat,

• zdrowym lub chorym dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji do ukończenia 18 lat lub

• innym chorym członkiem rodziny.

Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki