W jaki sposób pracodawca może skorygować brak powiadomienia PUP o zatrudnieniu Ukraińca

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski w przypadku gdy:

• przebywa legalnie na terytorium naszego kraju,
• przybył do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. i deklaruje zamiar pozostania na terytorium naszego kraju (jego pobyt w Polsce na tej podstawie uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy, licząc od 24 lutego 2022 r., zgodnie ze stanowiskiem MSWiA).

Jednak praca takiego obywatela Ukrainy w Polsce jest legalna pod warunkiem, że podmiot, który powierza wykonywanie pracy, w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiadomi o tym powiatowy urząd pracy (PUP) właściwy ze względu na jego siedzibę lub miejsce zamieszkania (art. 22 ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy).

WAŻNE

Warunkiem legalizacji zatrudnienia obywatela Ukrainy jest elektroniczne powiadomienie PUP o powierzeniu wykonywania mu pracy.

Powiadomienie PUP o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienie PUP następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na portalu www.praca.gov.pl. Podmiot zatrudniający ma na to 14 dni, licząc od momentu podjęcia pracy przez Ukraińca. Powiadomienie to jest warunkiem legalnego zatrudnienia cudzoziemca.

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy 1 marca 2022 r. przybył do Polski z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa. Udało mu się znaleźć pracę i podpisał umowę o pracę na okres próbny. Do pracy powinien stawić się 7 czerwca 2022 r. Ukrainiec rozpoczął pracę zgodnie z ustaleniami. Pracodawca ma 14 dni na powiadomienie PUP o powierzeniu wykonywania pracy tej osobie, licząc od 7 czerwca 2022 r. Zatem ostatni dzień na dokonanie elektronicznego powiadomienia za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl to 21 czerwca 2022 r.

Nielegalne zatrudnienie. Brak dopełnienia opisanej procedury powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy przez obywatela Ukrainy powoduje nielegalność takiego zatrudnienia. Jednak z jednym zastrzeżeniem. Mianowicie w przypadku gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie dopełnił obowiązku powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy w ciągu 14 dni od podjęcia przez niego pracy, nie mają zastosowania przepisy o ukaraniu grzywną z tytułu nielegalnego zatrudnienia także cudzoziemca (art. 22 ust. 5c ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z art. 120 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Przepisy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy wyłączają w tym szczególnym przypadku możliwość nałożenia grzywny na Ukraińca. Zatem w praktyce oznacza to, że nie podlega on tej karze.

Jednocześnie ustawodawca nie wyłącza sankcji grzywny w przypadku niedopełnienia obowiązków legalizacyjnych w zakresie pracy zatrudnionego cudzoziemca wobec podmiotów zatrudniających. Zatem zatrudniający, który powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy, w tym przypadku nie dopełniając obowiązku powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy przez obywatela Ukrainy, podlega grzywnie od 1000 do 30 000 zł.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniał na podstawie umowy na czas określony obywatela Ukrainy, począwszy od 1 marca 2022 r. W tym samym dniu Ukrainiec rozpoczął pracę. Pracodawca nie powiadomił o tym fakcie PUP. W czerwcu 2022 r. okoliczność ta została ujawniona w trakcie kontroli. Organ kontrolny nałożył na pracodawcę 1000 zł grzywny, jednak nie zastosował takiej kary wobec zatrudnionego Ukraińca. Jest to prawidłowe działanie organu kontrolnego.

Biorąc pod uwagę, że odpowiedzialność wykroczeniowa jest powiązana z winą, można uznać, że niewielkie przekroczenie terminu z przyczyn usprawiedliwionych będzie uzasadniało odstąpienie przez organ kontrolny od nałożenia grzywny, co nie oznacza, że zatrudnienie to zostanie w ten sposób zalegalizowane.

Uzupełnienie obowiązku powiadomienia PUP przez podmiot zatrudniający. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku braku powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy Ukraińcowi należy uzupełnić ten obowiązek.

Nie jest możliwe powiadomienie z datą wsteczną, ponieważ system www.praca.gov.pl nie daje takiej możliwości. Nie ma też w tym przypadku możliwości dokonania korekty terminu rejestracji. Oznacza to, że zalegalizowanie wsteczne takiego niezgłoszonego zatrudnienia w praktyce nie jest możliwe. W tej sytuacji pracodawca może jedynie dokonać aktualnego zgłoszenia powierzenia wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy z datą maksymalnie 14 dni wstecz. Należy jednak pamiętać, aby wraz ze zgłoszeniem zadbać o spójność pozostałej dokumentacji zatrudnieniowej. Możliwe jest uporządkowanie tego m.in. w ramach następujących działań:

WARIANT 1

Krok 1.

Rozwiązanie dotychczas obowiązującej umowy o pracę w trybie za porozumieniem stron z aktualną datą.

Krok 2.

Nawiązanie nowej umowy o pracę z aktualną datą.

Krok 3.

Dokonanie wszelkich określonych prawem zgłoszeń i rejestracji, np. do ZUS aktualnej umowy (w celu ujednolicenia dat zatrudnienia i zgłoszenia pracy Ukraińca w PUP).

Krok 4.

Powiadomienie PUP o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zgodnie z ustawowym terminem (maksymalnie 14 dni od podjęcia pracy przez Ukraińca).

Zawarcie nowej umowy pozwala na legalne zatrudnienie obywatela Ukrainy z aktualną datą. Spowoduje to także, że aktualna umowa o pracę będzie w różnych rejestrach figurowała z właściwą datą. Natomiast nie doprowadzi to w żaden sposób do zalegalizowania zatrudnienia w trakcie poprzedniej, niezgłoszonej do PUP umowy.

WARIANT 2

Krok 1.

Niezwłoczne powiadomienie PUP o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z datą dopuszczalną przez system (maksymalnie 14 dni wstecz), mimo że faktyczna data zawarcia umowy jest wcześniejsza.

Krok 2.

Przygotowanie i wysłanie listem poleconym do właściwego miejscowo urzędu pracy pisma, w którym wyjaśniamy przyczynę braku powiadomienia w ustawowym terminie, i wskazanie w nim faktu naprawienia błędu poprzez przesłanie powiadomienia w systemie z inną datą niż data zawarcia umowy. Zaznaczenia wymaga jednak to, że przepisy nie przewidują żadnego trybu czynnego żalu czy też legalizacji w ten sposób niezgłoszonego w terminie zatrudnienia. Przygotowanie takiego pisma do urzędu pracy to wyłącznie dobra praktyka zatrudniającego, która może być pomocna w trakcie ewentualnego postępowania kontrolnego.

Krok 3.

W przypadku postępowania kontrolnego należy wskazać na uzupełnienie obowiązku powiadomienia PUP oraz na fakt przesłania pisma wyjaśniającego. Zawarty w piśmie do urzędu pracy czynny żal być może pozwoli na zmniejszenie wymiaru kary dla podmiotu zatrudniającego.

Żaden ze wskazanych trybów nie legalizuje zatrudnienia w okresie, który nie podlegał powiadomieniu PUP, jednak są to sposoby na zminimalizowanie konsekwencji wcześniejszego błędu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 - 2, art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa - Dz.U. z 2022 r. poz. 583; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1002

• art. 120 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 830

Małgorzata Mędrala

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych