Jak ewidencjonować w pkpir faktury kosztowe otrzymane w opóźnieniem

Jeden z klientów mojego biura rachunkowego dostarczył mi pod koniec kwietnia 2023 r. fakturę za najem, która została wystawiona 2 marca 2023 r. Czy mogę ją zaewidencjonować w kosztach w kwietniu i nie cofać się do marca? W przypadku rocznej numeracji księgi kłopotliwym będzie zaksięgowanie tej faktury w marcu.

Tak, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów zaprezentowanym w interpretacji ogólnej wydanej w sprawie księgowania w pkpir faktur otrzymanych z opóźnieniem może Pani fakturę z 2 marca 2023 r. ująć w kwietniu 2023 r. Szczegóły - w uzasadnieniu. 

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 updof). Z art. 22 ust. 6b updof wynika natomiast, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących pkpir uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. 

Często zdarza się, że podatnik otrzymuje dowód potwierdzający poniesienie wydatku z opóźnieniem albo ze zwłoką przekazuje go do biura rachunkowego. Podatnicy mają wtedy wątpliwość, czy powinni się cofać z ewidencją takiego kosztu w pkpir. Z uwagi na te wątpliwości 23 lutego 2023 r. MF zdecydował się wydać interpretację ogólną w tej sprawie. Stwierdził w niej, że:

MF (…) dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony. Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT. Jednocześnie, w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 "Uwagi", można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

• interpretacja ogólna MF z 23 lutego 2023 r. w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów, sygn. DD2.8202.3.2022 - Dz.Urz. MF z 2 marca 2023 r. poz. 21

Monika M. Brzostowska 

doradca podatkowy