Jak zaewidencjonować w pkpir przyjęcie towaru handlowego przed otrzymaniem faktury

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Podatnicy powinni ewidencjonować w pkpir zakup towarów handlowych niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir). W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej zdarzają się jednak sytuacje, w których podatnicy otrzymują sam towar handlowy, a faktura za jego zakup dociera w terminie późniejszym. Sposób, w jaki należy wtedy postępować, jest uzależniony od tego, czy podatnik otrzyma towar handlowy oraz fakturę w różnych miesiącach czy też nastąpi to w tym samym miesiącu. Poniżej prezentujemy rozwiązanie obu tych przypadków.

Podatnik otrzymuje towar handlowy oraz fakturę za jego zakup w różnych miesiącach

Z § 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir wynika, że jeżeli towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony przed otrzymaniem faktury, podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru handlowego. Opis ten powinien zawierać przede wszystkim:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
• ilość i rodzaj oraz
• cenę jednostkową i wartość towaru handlowego.

Na podstawie takiego opisu podatnik powinien wpisać nabyty towar handlowy do pkpir. Fakturę otrzymaną w późniejszym terminie, tj. w innym miesiącu niż miesiąc otrzymania towaru, należy dołączyć do sporządzonego opisu.

Podatnik może nie sporządzać opisu tylko w przypadku, gdy wraz z dostawą towaru otrzyma jego specyfikację, a specyfikacja ta spełnia wymogi określone dla opisu otrzymanego towaru. W takim przypadku podatnik ma prawo dokonać wpisu do pkpir na podstawie specyfikacji.

Jeżeli kwota wynikająca z opisu różnić się będzie od wartości wyrażonej na otrzymanej fakturze, podatnik powinien skorygować tę różnicę poprzez dokonanie zapisu w kolumnie 10 pkpir w dacie otrzymania faktury.

Przykład

Pan Andrzej prowadzi działalność gospodarczą. Jej przedmiotem jest handel artykułami dla dzieci. 5 września 2021 r. pan Andrzej złożył zamówienie w hurtowni zabawek. Kompletowanie towaru zajęło dwa tygodnie. 21 września 2021 r. pan Andrzej otrzymał towar handlowy, ale faktura dotarła do niego dopiero 1 października 2021 r. Powinien ująć towar handlowy w pkpir w dacie jego otrzymania, czyli 21 września 2021 r., na podstawie sporządzonego przez siebie opisu. Pan Andrzej wycenił nabyty towar na 10 000 zł. Otrzymana faktura opiewała na kwotę 11 000 zł. W tym przypadku 1 października 2021 r. powinien wpisać do pkpir różnicę między wartością z opisu towaru a wartością z faktury.

Przykładowy wzór opisu towaru

Wpis do pkpir

Podatnik otrzymuje towar handlowy oraz fakturę za jego zakup w tym samym miesiącu

W przypadku gdy podatnik najpierw otrzymuje towar handlowy, a nieco później, ale w tym samym miesiącu fakturę za jego zakup, powinien również sporządzić opis otrzymanego towaru handlowego. Wpisu do pkpir dokona jednak nie na podstawie sporządzonego opisu, ale na podstawie otrzymanej faktury, do której powinien dołączyć sporządzony przez siebie opis albo specyfikację towaru, jeżeli taką otrzymał (§ 15 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

Przykład

Pani Anna prowadzi kwiaciarnię. W związku z rozpoczynającym się okresem jesiennym złożyła zamówienie na 100 sztuk wrzosów o wartości 2000 zł. Zamówienie dotarło do niej 1 października 2021 r., zaś faktura za towar handlowy przyszła pocztą 15 października 2021 r. Pani Anna dokonuje wpisu w pkpir na podstawie otrzymanej faktury. Niemniej jednak powinna sporządzić opis otrzymanego towaru handlowego i dopiąć go do faktury.

Wpis do pkpir

Podstawa prawna:

• § 15 ust. 2, 3 i 4, § 16 ust. 1 rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2019 r. poz. 2544

Monika M. Brzostowska

doradca podatkowy