Czy pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów, jeżeli wykonuje pracę zdalną

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracownicy mają prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych, jeżeli:

• ich miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy oraz
• nie otrzymują dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

Podwyższone koszty wynoszą 300 zł miesięcznie i 3600 zł rocznie.

Z pytania wynika, że do końca lutego 2021 r. stosowali Państwo podwyższone koszty pracownicze u jednego z pracowników, który zamieszkuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy. Od marca pracownik ten podjął pracę zdalną. Zmiana faktycznego miejsca wykonywania pracy nie pozbawiła tego pracownika prawa do podwyższonych kosztów pracowniczych. Potwierdza to MF. Jego zdaniem, jeżeli w okresie stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca powierzy pracę zdalną pracownikowi, który ma miejsce stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to taki pracownik nie traci prawa do podwyższonych kosztów pracowniczych (zob. odpowiedź MF opublikowaną w Dzienniku Gazeta Prawna nr 229/2020 z 23 listopada 2020 r.). Kierując się stanowiskiem MF, należy uznać, że prawo do podwyższonych kosztów przysługuje pracownikowi zarówno wtedy, gdy przez cały miesiąc wykonuje pracę zdalną i w ogóle nie pojawia się w siedzibie pracodawcy, jak również wtedy, gdy pojawia się w firmie sporadycznie.

Stanowisko prezentowane przez MF jest dla pracowników bardzo korzystne. Należy jednak podkreślić, że dotyczy ono świadczenia pracy zdalnej w okresie epidemii COVID-19. Nie wiadomo, czy MF podtrzyma swoje stanowisko po jej ustaniu. Jest to o tyle istotne, że przed epidemią organy podatkowe przyznawały prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych, jeżeli pracownik w danym miesiącu przepracował chociaż jeden dzień w siedzibie pracodawcy (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 grudnia 2015 r., sygn. ITPB1/4511-611/15-2/MH). To może oznaczać, że po ustaniu epidemii pracownik, który przez cały miesiąc będzie wykonywał pracę zdalną i nie pojawi się chociaż raz w siedzibie pracodawcy, utraci prawo do podwyższonych kosztów. Z tego powodu wskazane byłoby doprecyzowanie przepisów updof albo wydanie objaśnień podatkowych w omawianej kwestii.

Oświadczenie pracownika warunkiem stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych

Pracodawca musi pamiętać, że warunkiem stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do ich stosowania. Takie oświadczenie jest dla pracodawcy wiążące do momentu, w którym pracownik powiadomi go o zmianie stanu faktycznego. To oznacza, że pracownik nie musi składać takiego oświadczenia dla każdego roku podatkowego. Oświadczenie złożone w danym roku podatkowym ma zastosowanie również do poboru zaliczek w kolejnych latach, jeżeli stan faktyczny wynikający ze złożonego oświadczenia nie uległ zmianie.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 2 i art. 32 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 grudnia 2015 r. (sygn. ITPB1/4511-611/15-2/MH)

Katarzyna Wojciechowska

prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych, redaktor "MONITORA księgowego