Jak postąpić w razie niezłożenia w terminie formularza RUD

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło w ZUS. Płatnik składek jest zobowiązany zgłosić do ZUS umowy o dzieło zawarte 1 stycznia 2021 r. lub później. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło (nawet jeśli umowy o dzieło zawarte są z tym samym wykonawcą, termin 7 dni biegnie odrębnie dla każdej z nich). Jeśli ostatni dzień 7-dniowego terminu przypada na dzień wolny od pracy, wówczas pierwszy roboczy dzień po dniu (dniach) wolnym od pracy jest ostatnim dniem na wykonanie obowiązku złożenia formularza RUD.

Obowiązek zgłoszenia nie obejmuje umów o dzieło zawartych z osobą, która pozostaje z płatnikiem w stosunku pracy lub jeśli w ramach umowy o dzieło zawartej z innym podmiotem pracownik wykonuje dzieło na rzecz swojego pracodawcy. Jeśli zatem byli Państwo zobowiązani zgłosić umowę o dzieło, a upłynął już termin 7 dni od dnia zawarcia umowy - należy niezwłocznie zgłosić taką umowę do ZUS, podając w formularzu RUD wymagane dane. Nie ma przy tym znaczenia, czy wykonawca nadal wykonuje umowę o dzieło, czy też umowa została już wykonana.

PRZYKŁAD

24 marca 2021 r. spółka będąca płatnikiem składek zawarła umowę o dzieło z Mateuszem K. na wykonanie na jednej ze ścian budynku spółki graffiti z logo spółki (Mateusz K. jest amatorem, nie zajmuje się zawodowo świadczeniem takich usług, nie jest pracownikiem spółki). Mateusz K. miał zrobić (i zrobił) graffiti w sobotę 27 marca. Zostało ono wykonane zgodnie z umową i 29 marca 2021 r. spółka wypłaciła Mateuszowi K. wynagrodzenie. Pomimo że umowa została zrealizowana przed upływem terminu na złożenie formularza RUD, należało go złożyć najpóźniej 31 marca 2021 r. Jeśli spółka tego nie zrobiła, powinna niezwłocznie zgłosić umowę o dzieło do ZUS.

Niezgłoszenie umowy zagrożone grzywną. Ustawodawca, wprowadzając obowiązek raportowania do ZUS o umowach o dzieło, nie ustanowił odrębnej sankcji za naruszenie tego obowiązku. Artykuł 98 ustawy systemowej, regulujący odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy, nie został wówczas znowelizowany. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy w związku z nowym obowiązkiem wobec ZUS wynika z art. 98 ust. 2 pkt 2 ustawy systemowej, zgodnie z którym:

§

 Kto jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika (…) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, (…) podlega karze grzywny do 5000 złotych.

Z powyższego wynika, że mimo iż obowiązek zgłaszania do ZUS informacji o umowach o dzieło spoczywa zarówno na płatnikach składek, jak i na osobach fizycznych zamawiających dzieło, jednak sankcje z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mogą zostać nałożone wyłącznie na płatników składek (art. 98 nakłada sankcje wyłącznie na "płatników składek" oraz na "osoby obowiązane do działania w imieniu płatnika składek").

Z treści przywołanego przepisu wywnioskować też można, że sankcje wobec płatnika składek mogą być nałożone wyłącznie wtedy, gdy płatnik ten (osoba zobowiązana do działania w imieniu płatnika) w ogóle nie złoży formularza RUD, a nie wtedy, gdy płatnik składek złoży go po terminie. Zauważyć należy, że ustawa systemowa w innych przepisach (np. w art. 98 ust. 1 w pkt 1a, w pkt 6) sankcje za niektóre naruszenia (np. niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, niedopełnienie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych) wiąże z opóźnieniem w dokonaniu określonej czynności. Zatem skoro w odniesieniu do niezgłaszania wymaganych ustawą danych o umowach o dzieło ustawodawca nie przewidział sankcji za uchybienie terminowi na złożenie formularza RUD, należy przyjąć, że płatnik składek popełnia wykroczenie, o którym mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej, tylko wtedy, gdy w ogóle nie złoży formularza, a nie wtedy, gdy złoży go z uchybieniem terminowi.

PRZYKŁAD

Spółka (płatnik składek) zawarła w pierwszym kwartale 2021 r. dwie umowy o dzieło z osobami fizycznymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami spółki: pierwszą - 4 stycznia, drugą - 1 marca 2021 r. Formularze RUD powinny być złożone odpowiednio - do 11 stycznia i do 8 marca 2021 r. Spółka zgłosiła do ZUS tylko drugą umowę o dzieło i dopiero 23 marca 2021 r. Zatem ewentualną grzywnę, na mocy art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej, płatnik może ponieść tylko z uwagi na niezgłoszenie do ZUS umowy o dzieło zawartej w styczniu 2021 r.

Weryfikacja umów o dzieło przez ZUS. Biorąc pod uwagę cel, dla którego zostały wprowadzone przepisy o raportowaniu do ZUS o umowach o dzieło, tj. umożliwienie zakładowi weryfikowania istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy nazwane umowami o dzieło, należy stwierdzić, że opóźnienie w złożeniu formularza RUD nie wpływa na możliwość dokonania takiej weryfikacji. Stosowanie restrykcji wobec płatników składek (grzywna) w razie opóźnienia w przekazaniu formularza RUD nie byłoby uzasadnione.

Należy przy tym dodać, że ZUS nie jest uprawniony do nakładania grzywny na płatników składek. Grzywna może być wymierzona przez sąd - na wniosek ZUS, zgodnie z przepisami ustawy - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Sąd może nałożyć grzywnę w wysokości od 20 zł do 5000 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 36 ust. 17, art. 66 ust. 4, art. 98 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619

• art. 17 § 3 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 457

• załącznik nr 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2020 r. poz. 2366

dr Aneta Olędzka

radca prawny, doktor nauk prawnych, ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego