11/2020, data dodania: 14.10.2020 Czy ekwiwalenty wypłacane pracownikom wykonującym pracę zdalną są ich przychodem ze stosunku pracy
PROBLEM
Z powodu pandemii koronawirusa poleciłem większości moich pracowników pracę zdalną. Część z nich podczas wykonywania pracy korzysta z prywatnego sprzętu (komputer i drukarka). Inni ze sprzętu, który im udostępniłem. U wszystkich pracowników w związku z pracą w domu doszło do zwiększenia zużycia wody i prądu. W związku z tym zdecydowałem, że moi pracownicy będą otrzymywali co miesiąc ekwiwalent pieniężny. W przypadku pracowników, którzy korzystają ze sprzętu firmowego, ekwiwalent wynosi 60 zł i stanowi zryczałtowany zwrot kosztów z tytułu zwiększonego zużycia wody i prądu. W przypadku pracowników, którzy używają podczas pracy zdalnej własny sprzęt, ekwiwalent wynosi 90 zł (60 zł z tytułu zwiększonego zużycia wody i prądu + 30 zł z tytułu używania prywatnego sprzętu). Czy wypłacane ekwiwalenty stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy?
RADA
Nie, pracownicy, którym wypłaca Pan wskazane w pytaniu ekwiwalenty, nie osiągają z tego tytułu przychodu ze stosunku pracy. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
W okresie pandemii coraz większa liczba pracodawców decyduje się polecać swoim pracownikom wykonywanie pracy zdalnej. Pozwala na to art. 3 ust. 1 ustawy o COVID-19. Jednocześnie z art. 3 ust. 4 i ust. 5 tej ustawy wynika, że:
§
4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
"Zapewnienie" pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej może przybrać formę:
- samodzielnego wyposażenia przez pracodawcę stanowiska pracy w takie narzędzia i materiały albo
- wypłaty ekwiwalentów za używanie własnych materiałów i narzędzi przez pracownika.
Z odpowiedzi udzielonej przez MF "Dziennikowi Gazecie Prawnej", opublikowanej 29 września 2020 r., wynika, że zdaniem resortu obie te formy są dopuszczalne. Jednocześnie MF potwierdziło, że wypłacane przez pracodawców ekwiwalenty mogą obejmować nie tylko zwrot kosztów z tytułu korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu, ale również z tytułu podwyższonego zużycia prądu i wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu.
W kontekście zaprezentowanego stanowiska MF przyjęte przez Pana zasady zwrotu pracownikowi kosztów pracy zdalnej są prawidłowe. Może Pan wypłacać swoim pracownikom ekwiwalenty opisane w pytaniu. Nie stanowią one przy tym przychodu pracownika ze stosunku pracy. Jest tak ponieważ:
- pracownicy nie wykonują pracy zdalnej z własnej woli, ale na Pana polecenie,
- to w Pana interesie jest tego rodzaju praca, gdyż zmniejsza ona szanse zarażenia się przez pracowników koronawirusem, a co za tym idzie ryzyko konieczności ograniczenia zakresu prowadzonej przez Pana działalności albo w ogóle jej czasowego zawieszenia,
- wypłacane pracownikom ekwiwalenty są bezpośrednio związane z podjętą przez Pana decyzją o poleceniu im wykonywania pracy zdalnej i stanowią wypełnienie przez Pana obowiązków nałożonych przepisami o tego rodzaju pracy.
Takie stanowisko w omawianej sprawie zajęło również MF w przywołanej wcześniej odpowiedzi udzielonej "Dziennikowi Gazecie Prawnej". Należy podkreślić, że odpowiedź ta jest spójna z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13.
Podstawa prawna:
-
art. 3 ust. 1, 4 i 5 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm.Dz.U. z 2020 r. poz. 1639
Katarzyna Wojciechowska
prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych, redaktor "MONITORA księgowego"
