Jak dokonać korekty, gdy fakturę otrzymał podmiot, który nie był zleceniodawcą

PROBLEM

W styczniu 2022 r. wystawiliśmy fakturę sprzedaży na niewłaściwego nabywcę. Transakcja z podatnikiem, którego dane były na fakturze, nie miała w rzeczywistości miejsca (niewykonana usługa). W maju otrzymaliśmy od tego nabywcy oświadczenie (odpowiedź na przesłane wezwanie do zapłaty), że nie jest zleceniodawcą usługi. Dlatego dokonaliśmy korekty faktury sprzedaży "do zera" i wystawiliśmy prawidłową fakturę na faktycznego odbiorcę. Jak należy rozliczyć wystawione faktury (korektę i prawidłową) - czy trzeba cofnąć się do stycznia, czy też rozliczyć je zgodnie z posiadaną dokumentacją w maju?

RADA

UZASADNIENIE

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Z przepisów dotyczących korygowania faktur wynika, że dopuszczalne jest korygowanie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Nie uczyniono jednak żadnych zastrzeżeń co do charakteru tych pomyłek. Dlatego można skorygować również błąd co do nabywcy usługi. Sposób korekty zależy od charakteru tego błędu.

Korekta danych kupującego, gdy fakturę otrzymał faktyczny nabywca

Jeżeli nabywca otrzymał fakturę, która zawiera błędy w jego nazwie, to może wystawić notę korygującą. Gdy otrzymał fakturę, na której widnieją dane innej firmy, mimo że to on był faktycznym nabywcą, powinien wystąpić do sprzedawcy o wystawienie korekty. W takiej sytuacji nie może wystawić noty. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK) czytamy:

Jak wyżej wskazano, możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy jedynie pomyłek w elementach danych nabywcy, czyli np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym czy też oznaczeniu towaru lub usługi. Wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do zmiany podmiotu będącego stroną danej transakcji. Jedynym sposobem naprawienia błędu polegającego na błędnym wskazaniu na fakturze nabywcy, jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Korygowanie faktury w tym zakresie należy do obowiązków wystawcy faktury (sprzedawcy), który koryguje fakturę pierwotną wystawiając fakturę korygującą.

Korekta danych kupującego, gdy fakturę otrzymał inny podmiot

Gdy natomiast fakturę otrzymał inny podmiot niż ten, który dokonał zakupu, to należy wystawić fakturę korygującą do zera i następnie fakturę na podmiot, który faktycznie zakupił towar lub usługę. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 28 września 2018 r. (sygn. 0112-KDIL2-3.4012.330.2018.2.WB):

Natomiast rzecz ma się inaczej w sytuacji, gdy wystawioną przez upoważniony do tego podmiot fakturę otrzymał podmiot, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji - nie nabył faktycznie towaru/usługi od wystawcy faktury. W takim bowiem przypadku podmiot, który błędnie wystawił fakturę na rzecz podmiotu, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji, zobowiązany jest do skorygowania błędnie wystawionej faktury "do zera", a następnie wystawienia nowej faktury na właściwego odbiorcę towaru/usługi. Faktura w tym przypadku dokumentuje bowiem transakcję, która nie miała miejsca. Podmiot który ją otrzymał, pomimo że figurują na dokumencie jago dane jako nabywcy, nie był stroną transakcji.

Rozliczenie korekty i ponownie wystawionej faktury

Z konstrukcji VAT wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powołany art. 19a ust. 1 ustawy o VAT formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi. Oznacza to, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów. Jest tak niezależnie od tego, kiedy wystawiono fakturę. Dlatego ponownie wystawiona faktura powinna być rozliczona w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Również fakturę korygującą należy rozliczyć za ten okres. Nie mają tutaj zastosowania regulacje dotyczące rozliczania korekt "in minus", wskazane w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Stosujemy je, gdy dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania z powodu udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen, zwróconych towarów i opakowań, zwróconych zaliczek, gdy nie doszło do sprzedaży. Zasadę stosuje się także w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

W naszym przypadku faktura korygującą "do zera" została wystawiona z tego powodu, że transakcja z nabywcą wykazanym na fakturze nie miała miejsca. Taką fakturę korygującą należy rozliczyć za ten okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona błędna faktura.

Dlatego należy złożyć korektę JPK_V7 za styczeń, w której trzeba:

• skorygować pierwotnie rozliczoną fakturę na podstawie faktury korygującej,
• wykazać ponownie wystawioną fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy.

Podstawa prawna:

art. 19a ust. 1, art. 29a ust. 13, art. 106j, art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561

Tomasz Burchard

doradca podatkowy