Jednym z kluczowych elementów umowy o pracę jest wskazanie miejsca, w którym pracownik będzie świadczył pracę. Określenie miejsca pracy dla pracownika, który pracuje zdalnie, jest szczególnie ważne w kontekście ustalenia, czy w sytuacji wezwania pracownika przez pracodawcę do siedziby pracodawcy doszło do delegacji służbowej.

Zgodnie z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Praca może być wykonywana w ten sposób w tym miejscu przez cały czas lub przez określone dni (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy). Oznacza to, że dopuszczalne jest ustalenie pracy zdalnej łączonej z pracą w trybie stacjonarnym, a w konsekwencji ustalenie więcej niż jednego miejsca świadczenia pracy. To, na jakie rozwiązanie zdecyduje się pracodawca przy zawarciu umowy lub porozumienia z pracownikiem mającym pracować zdalnie, będzie wpływało na ocenę, czy podróż między siedzibą a miejscem świadczenia pracy zdalnie będzie delegacją.

Definicja podróży służbowej. W delegacji służbowej przebywa pracownik, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). 

W przypadku opisanym w pytaniu stałym (w pełnym wymiarze czasu pracy) miejscem pracy pracownika, określonym w umowie, jest jego miejsce zamieszkania w Krakowie. Ponadto pracodawca polecił wykonanie zadania (obecność na zebraniu) poza stałym miejscem pracy, którym jest właśnie Kraków. Zatem polecenie przyjazdu do Poznania w celu uczestnictwa w zebraniu należy zakwalifikować jako delegację. Kluczowe znaczenie ma tutaj oznaczenie w umowie o pracę jako miejsca świadczenia pracy w pełnym wymiarze miejsca zamieszkania pracownika w Krakowie.

Należy zaznaczyć, że wpisanie w umowie o pracę lub porozumieniu o pracy zdalnej drugiego miejsca pracy poza miejscem zamieszkania pracownika, gdzie faktycznie pracuje, w sytuacji gdy praca zdalna jest świadczona w pełnym wymiarze czasu pracy w miejscu zamieszkania pracownika, jest wątpliwe i może być potraktowane w razie kontroli jako próba obejścia przepisów o delegacjach służbowych. 

Natomiast inaczej należałoby ocenić sytuację, gdyby w umowie o pracę (lub porozumieniu o pracy zdalnej albo regulaminie pracy zdalnej) wskazano, że pracownik ma świadczyć pracę w trybie zdalnym hybrydowo - w miejscu zamieszkania i w siedzibie pracodawcy. 

Możliwość odmowy uczestnictwa w delegacji. Zasadniczo odbycie podróży służbowej nie jest uzależnione od zgody pracownika. Tylko wąska grupa zatrudnionych może odmówić takiego wyjazdu. Między innymi pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno bez jego zgody delegować poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy). Do 25 kwietnia 2023 r. taki przywilej dotyczył pracowników opiekujących się dziećmi do lat 4, jednak w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, tzw. work-life balance, wiek ten został podniesiony do lat 8.

Oznacza to, że pracownik opiekujący się 3-letnim dzieckiem, którego jedynym miejscem pracy zdalnej ustalonym w umowie w pełnym wymiarze czasu pracy jest miejsce zamieszkania w Krakowie, może odmówić wyjazdu do biura w Poznaniu, ponieważ konieczna jest jego zgoda na delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Obowiązek poinformowania o zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. Rozpatrując kwestię zakwalifikowania podróży między stałym miejscem świadczenia pracy i siedzibą pracodawcy, warto pamiętać o art. 29 § 3 pkt 1 lit. g Kodeksu pracy znowelizowanym od 26 kwietnia 2023 r. Zobowiązuje on pracodawcę do poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. Treść tego przepisu może sugerować, że także w sytuacji gdy praca zdalna jest świadczona poza siedzibą, a nawet miejscowością pracodawcy, a w niektóre dni w siedzibie pracodawcy, wskazane jest określenie obu miejsc jako miejsca pracy, a także konieczne jest ustalenie zasad przemieszczania się między tymi miejscami.

Anna Frączek

specjalista ds. kadr i płac, praktyk z zakresu prawa pracy