Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie wprowadzenia pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracowników

Szczegółowe regulacje przewidujące możliwość pracy zdalnej, która zastąpi dotychczasowe przepisy o telepracy, oraz umożliwienie pracodawcom prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników to zmiany, jakie wprowadza uchwalona przez Sejm nowelizacja Kodeksu pracy.

Sejm uchwalił ustawę z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Reguluje ona w Kodeksie pracy dwa nowe zagadnienia, tj. pracę zdalną i badanie trzeźwości zatrudnionych. Uchyla natomiast przepisy o telepracy. Rozpatrujący ustawę 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł do niej 4 poprawki.

1. Kontrola trzeźwości zatrudnionych

Nowelizacja Kodeksu pracy ustala dla pracodawców podstawy do wprowadzenia i przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników, a także określa szczegółowo zasady i procedury obowiązujące podczas takich kontroli.

Kontrola trzeźwości będzie mogła być wprowadzona w ściśle określonych przypadkach. Mianowicie jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób oraz zabezpieczenia mienia.

Prewencyjne kontrole trzeźwości pracowników będą obejmowały zawartość w organizmie badanego alkoholu oraz środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków, dopalaczy).

Jest to duża zmiana w stosunku do obowiązujących przepisów. Obecnie nie ma przepisów, które dawałyby możliwość badania zawartości w organizmie innych substancji niż alkohol, np. narkotyków. Zatem dotychczas nie było podstaw do wykonania takiego badania, czy to na żądanie pracodawcy czy też samego pracownika.

Nowe przepisy o kontroli trzeźwości pracowników wprowadzają możliwość skontrolowania:

• pracowników,
• osób zatrudnionych u pracodawców, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy (umowy zlecenia, umowy o dzieło),
• osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez pracodawców (B2B).

Nowe przepisy wprost wskazują, że podczas kontrolowania trzeźwości pracodawca nie może naruszać godności i jakichkolwiek innych dóbr osobistych zatrudnionych. Ponadto w trakcie kontroli zatrudniający powinien uszanować intymność kontrolowanej osoby.

1.1. Określenie zasad i obowiązujących procedur kontroli w regulacjach wewnątrzzakładowych

Kontrola trzeźwości zatrudnionych będzie musiała przebiegać zgodnie z zasadami ustalonymi w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, a jeśli w zakładzie pracy nie ma obowiązku ustalania żadnego z tych dokumentów - w obwieszczeniu.

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca będzie musiał poinformować pracowników (w sposób u niego przyjęty) nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Nowo zatrudnionym pracownikom trzeba będzie wręczyć informację o kontroli trzeźwości, w formie papierowej lub elektronicznej, przed dopuszczeniem ich do pracy.

Minimalny zakres informacji, jaki powinien znaleźć się w wewnątrzzakładowych dokumentach, to:

• zawiadomienie o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
• określenie grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
• określenie sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
• wyznaczenie czasu i częstotliwości przeprowadzania kontroli.

Zgodnie z nowymi przepisami kontrola trzeźwości będzie obejmowała badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Ponadto musi być przeprowadzona za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

1.2. Niedopuszczenie pracownika do wykonywania pracy

Nowe przepisy wyraźnie regulują, w jakiej sytuacji pracodawca może podjąć decyzję o niedopuszczeniu pracownika do pracy. Będzie to możliwe, jeżeli:

• kontrola trzeźwości wykaże w organizmie pracownika obecność alkoholu wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości (w rozumieniu ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi),
• kontrola trzeźwości wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu,
• zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy,
• zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu lub zażywał taki środek w czasie pracy.

Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi do wiadomości.

Co istotne, w przypadku gdy wynik badania nie wskaże na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika czy na zawartość środków działających podobnie jak alkohol, okres niedopuszczenia pracownika do pracy będzie traktowany jak okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

1.3. Możliwość badania stanu trzeźwości przez organy powołane do ochrony porządku publicznego

Nowe przepisy wprowadzają możliwość, aby na żądanie pracodawcy lub niedopuszczonego do pracy zatrudnionego dokonać weryfikacji stanu trzeźwości tej osoby (zarówno pod kątem alkoholu, jak i substancji działających podobnie do alkoholu) przez organ powołany do ochrony porządku publicznego, czyli np. policję.

Organ ten w pierwszej kolejności będzie przeprowadzał badanie stanu trzeźwości pracownika przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Możliwe będzie także przeprowadzenie badania krwi (a w przypadku środków innych niż alkohol - także badania moczu), jeżeli:

• nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą nielaboratoryjną,
• pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą nielaboratoryjną,
• pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi pomimo wykonania badania metodą nielaboratoryjną,
• stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą nielaboratoryjną,
• nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Organ przeprowadzający badanie przekaże pracodawcy i pracownikowi niedopuszczonemu do pracy informację w formie pisemnej o wynikach badania.

Zabiegu pobrania krwi będzie mogła dokonać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Natomiast czynności związane z pobraniem moczu do badania będą się odbywały w obecności osoby tej samej płci, posiadającej odpowiednie kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania badania moczu.

1.4. Przepisy przejściowe

Nowelizacja zakłada także przepisy przejściowe dla regulacji dotyczących kontroli trzeźwości pracowników. Zgodnie z nimi do badań krwi w celu ustalenia zawartości alkoholu w organizmie pracownika, których wyniku nie uzyskano przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.

2. Praca zdalna

Uchwalone w ustawie regulacje dotyczące pracy zdalnej zastąpią funkcjonującą dotychczas telepracę. Zatem z Kodeksu pracy w dziale drugim zostanie wykreślony rozdział IIb, który reguluje telepracę. Natomiast włączone do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej wprowadzą ten tryb wykonywania zadań na stałe.

Nowelizacja wprowadza do Kodeksu pracy przede wszystkim definicję pracy zdalnej.

2.1. Kto i kiedy ma możliwość wprowadzenia pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia.

W drugim przypadku do zmiany umowy o pracę - w zakresie miejsca wykonywania pracy - może dojść:

• z inicjatywy pracodawcy albo
• na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Możliwe będzie także jednostronne polecenie przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej, ale tylko w ściśle określonych w Kodeksie pracy przypadkach, a mianowicie:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej,

a także pod warunkiem uzyskania bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę od pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie (w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik musi poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę, a pracodawca - niezwłocznie wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej).

Nowe przepisy określają również, w jakiej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Będą to przypadki:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia (Senat zaproponował wydłużenie tego wieku do 10 roku życia dziecka),
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem",
• pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wówczas, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Ponadto nowe przepisy przewidują katalog prac, których nie będzie można zlecać pracownikowi w trybie zdalnym. Zakaz ten wynika z zasad bhp.

Tabela 1. Katalog prac zakazanych w trybie zdalnym

2.2. Możliwości rezygnacji z pracy zdalnej

Nowelizacja reguluje szczegółowo nie tylko przypadki, kiedy pracę zdalną można wdrożyć, ale wskazuje także możliwości rezygnacji z wykonywania pracy w tym trybie.

Tabela 2. Rezygnacja z pracy zdalnej

2.3. Określenie zasad pracy zdalnej w przepisach wewnątrzzakładowych

Uchwalona przez Sejm nowelizacja wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (regulamin byłby wówczas ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Nowe przepisy zawierają katalog zagadnień, które powinny zostać uregulowane w aktach wewnątrzzakładowych poświęconych pracy zdalnej.

Tabela 3. Elementy regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia z organizacjami związkowymi w tym zakresie

Możliwie będzie także wykonywanie pracy zdalnej na wniosek pracownika w przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie utworzony regulamin pracy zdalnej. Pracodawca będzie musiał wówczas określić zasady wykonywania pracy w tym trybie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem.

2.4. Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego

Nowelizacja wprowadza także szereg obowiązków, które pracodawca musi wypełnić wobec pracownika wykonującego pracę zdalną.

Tabela 4. Obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego w trybie zdalnym

Nowelizacja szczegółowo ustala także sposób ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu pokrywającego wydatki pracownika ponoszone w związku z pracą zdalną. Zgodnie z nimi pracodawca będzie musiał brać pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• udokumentowane ceny rynkowe tych norm,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Co istotne, na poziomie Kodeksu pracy ustalono że, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią dla pracownika przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof.

2.5. Kontrola pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy wprowadzają też szczegółowe regulacje dotyczące możliwości przeprowadzania kontroli pracownika pracującego w trybie zdalnym.

Tabela 5. Zakres kontroli pracy zdalnej

Kontrole te będą musiały być organizowane zgodnie z góry określonymi w przepisach zasadami, w tym mają:

• być przeprowadzane w porozumieniu z pracownikiem,
• odbywać się miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• być przeprowadzane w godzinach pracy pracownika zdalnego,
• nie naruszać prywatności pracownika i innych osób,
• nie utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych pracownika,
• szczegółowe jej zasady zostać określone w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub pracownikiem albo w regulaminie pracy zdalnej.

Pracodawca, w przypadku stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu wymogów bhp lub bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie mógł zobowiązać pracownika do usunięcia tych uchybień albo cofnąć zgodę na wykonywanie przez niego pracy zdalnej.

2.6. Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną

Wprowadzone do Kodeksu pracy nowe przepisy o pracy zdalnej zawierają szereg regulacji antydyskryminacyjnych, które mają zapewnić równe traktowanie pracowników pracujących w tym trybie.

Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę nie będą mogły stanowić m.in. następujące okoliczności:

• odmowa pracownika przejścia na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia lub zaprzestanie wykonywania pracy w tym trybie i powrót do pracy w trybie stacjonarnym,
• wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej, który pracodawca ma obowiązek uwzględnić (np. pracownica w ciąży czy pracownik wychowujący dziecko do 4 roku życia).

Ponadto zgodnie z nowymi przepisami pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Ponadto nikt nie będzie mógł być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy świadczenia takiej pracy.

2.7. Zasady bhp przy pracy zdalnej

Zasadniczo pracodawca będzie musiał realizować w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalnie obowiązki przewidziane w przepisach dotyczących bhp. Od tej reguły nowe przepisy przewidują wyłączenia.

Tabela 6. Wyłączenia obowiązków bhp przy pracy zdalnej

Nowelizacja przewiduje odstępstwa także w zakresie szkoleń bhp. W przypadku nowo zatrudnianych pracowników, którzy od początku będą pracowali zdalnie, szkolenie wstępne bhp na stanowisko administracyjno-biurowe będzie można przeprowadzać w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (pracownik będzie musiał tylko potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej, ukończenie szkolenia).

Nowe przepisy odnoszą się także do kwestii oceny ryzyka zawodowego. Pracodawca będzie miał obowiązek przygotować oceny ryzyka także dla stanowisk zdalnych, przy czym nowelizacja dopuszcza sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Tabela 7. Czynniki ryzyka przy pracy w trybie zdalnym, które należy uwzględnić w karcie oceny ryzyka zawodowego

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca będzie musiał opracować także informację o ryzyku zawodowym, w której należy uwzględnić wszystkie elementy wymagane w nowych przepisach o pracy zdalnej.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie musiał złożyć oświadczenia (w formie papierowej lub elektronicznej) o:

• zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego,
• zapoznaniu się z informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
• zapewnieniu mu na stanowisku pracy zdalnej bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że nowe przepisy wprowadzają zasadę, iż to pracownik będzie odpowiedzialny za zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej uwzględniającego wymagania ergonomii.

Natomiast w razie wypadku przy pracy zdalnej procedury działania będą identyczne jak w przypadku pracy stacjonarnej. Jedyne odstępstwo dotyczy oględzin miejsca wypadku. Będą one mogły być przeprowadzone w terminie uzgodnionym przez członków zespołu powypadkowego i pracownika albo jego domownika (w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie będzie w stanie sam uzgodnić terminu). W sytuacji gdy okoliczności wypadku nie wzbudzą wątpliwości, zespół powypadkowy będzie mógł zupełnie zrezygnować z oględzin.

2.8. Okazjonalna praca zdalna

Kolejną nowością wprowadzoną przez omawianą nowelizację będzie okazjonalna praca zdalna, do której z uwagi na jej szczególny charakter nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące standardowej pracy zdalnej, w tym np. obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu na pokrycie kosztów pracy w tej formie, a także zasady kontroli, które zostaną ustalone indywidualnie z pracownikiem.

Nowe przepisyustaliły limit dni okazjonalnej pracy zdalnej na 24 dni (Senat zaproponował wydłużenie tego wymiaru do 30 dni) w roku kalendarzowym.

2.9. Przepisy przejściowe

Ustawa nowelizująca Kodeks pracy zawiera także przepisy przejściowe dotyczące telepracy. Zgodnie z nimi stosowanie telepracy i porozumień o jej wykonywaniu będzie możliwe nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji.

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy ma wejść w życie w zakresie kontroli trzeźwości po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, natomiast nowe przepisy dotyczące

pracy zdalnej zaczną obowiązywać po upływie 2 miesięcy (zgodnie z propozycją Senatu termin ten może zostać zmieniony na 3 miesiące, jeżeli poprawka uzyska akceptację Sejmu) od dnia ich ogłoszenia.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 1, art. 13, art. 16-17, art. 20-21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na ponowne rozpatrzenie przez Sejm

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, certyfikowany inspektor ochrony danych osobowych, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy