3/2023, data dodania: 21.02.2023 Kiedy nowo zatrudniony pracownik podlega procedurze autozapisu do PPK w 2023 r.
PROBLEM
Od 2021 r. prowadzimy pracowniczy plan kapitałowy. Do PPK zapisujemy pracowników po 14 dniach zatrudnienia. 1 lutego 2023 r. zatrudniliśmy na umowę o pracę 34-letniego pracownika, który tydzień później złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Czy złożona deklaracja również przestaje obowiązywać 1 marca? Czy ten pracownik wraz z pozostałymi podlega autozapisowi do PPK w marcu 2023 r.?
RADA
Tak, nowo zatrudniony pracownik będzie podlegał procedurze autozapisu do PPK w 2023 r., bo złożona przez niego deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK zachowuje ważność tylko do 28 lutego 2023 r. Pracownik spełnia kryterium wieku i okresu zatrudnienia w Państwa firmie (tj. 14 dni). Zrezygnował z oszczędzania w PPK przed 1 marca 2023 r., dlatego do końca lutego br. powinniście byli Państwo poinformować tego pracownika o zapisie do PPK i o dokonywaniu za niego wpłat do PPK od 1 kwietnia 2023 r. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (dalej: deklaracja o rezygnacji z PPK) były skuteczne tylko do 28 lutego 2023 r. Zatem każda deklaracja, która została złożona do tego dnia (bez znaczenia, czy składającym była osoba nowo zatrudniona czy pracownik z dłuższym stażem), 28 lutego 2023 r. straciła ważność (art. 23 ust. 5 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych).
Sytuacja osób nowo zatrudnionych w tzw. autozapisie do PPK nie jest jednorodna. Jakkolwiek każda deklaracja o rezygnacji z PPK złożona przed 28 lutego 2023 r. przez osobę nowo zatrudnioną była ważna do końca lutego 2023 r., tak jednak skutek, jaki wynika z faktu utraty jej ważności w stosunku do nowo zatrudnionych, uzależniony jest od:
- wieku osoby nowo zatrudnionej, tj.:
- jeśli jest w przedziale wieku 18-54 lata - wówczas spełnia przesłanki do autozapisu z mocy prawa,
- jeśli jest w przedziale wieku 55-69 lat - wówczas może być włączona do PPK w ramach autozapisu - jeśli złoży pracodawcy wniosek o oszczędzanie w PPK
- osoby, które osiągnęły wiek 70 lat nie mogą zostać zapisane do PPK - autozapis nie zmienia tych zasad;
- spełnienia w lutym 2023 r. kryterium okresu zatrudnienia uprawniającego do oszczędzania w PPK w danym podmiocie zatrudniającym. Osoba zatrudniona jest zapisywana do PPK najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym, ale nie później niż do 10 dnia po upływie 3 miesięcy zatrudnienia przy uwzględnieniu okresu zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK);
- kontynuacji zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym.
A to oznacza, że tylko w sytuacji gdy w lutym 2023 r. nowo zatrudniony, który spełniał kryterium wieku i okresu zatrudnienia i do 28 lutego 2023 r. złożył deklarację o rezygnacji z PPK, będzie podlegał procedurze autozapisu do PPK. Aby zrezygnować z uczestnictwa w PPK, ponownie musi w marcu 2023 r. złożyć deklarację o rezygnacji z PPK. Oczywiście jeśli przed zapisem do PPK miałoby ustać zatrudnienie w danym podmiocie zatrudniającym (np. z uwagi na upływ czasu, na jaki została zawarta umowa o pracę na okres próbny), wówczas nie dokonuje się automatycznego zapisu takiej osoby do PPK.
Przykład
MED. sp. z o.o. prowadzi pracowniczy plan kapitałowy i zapisuje osoby zatrudnione do PPK po upływie 14 dni zatrudnienia. 14 lutego 2023 r. spółka zatrudniła 29-letniego Jana K., który tego samego dnia złożył deklarację o rezygnacji z PPK. Zatem Jan K. podlega procedurze autozapisu do PPK. W marcu 2023 r. spółka zawiera w jego imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK, a następnie od wynagrodzenia wypłacanego w marcu nalicza i pobiera pierwsze wpłaty do PPK, które przekazuje do instytucji finansowej w okresie 1-17 kwietnia 2023 r. (15 i 16 kwietnia to dni wolne od pracy).
Przykład
6 lutego 2023 r. 53-letnia Jadwiga Z. została zatrudniona na stanowisku sprzedawcy na okres próbny 2 tygodni. Pracodawca poinformował ją, że prowadzi PPK i że zawiera umowy na rzecz nowo zatrudnionych po 14 dniach okresu zatrudnienia. Jadwiga Z. po tygodniu pracy złożyła deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Po okresie próbnym strony nie zawarły kolejnej umowy o pracę. Jadwiga Z. wprawdzie spełnia kryterium wieku do autozapisu do PPK, osiągnęła w lutym wymagany okres zatrudnienia (14 dni), ale jest wyłączona z autozapisu, skoro strony nie kontynuują zatrudnienia.
Jeśli zaś nowo zatrudniony jest wprawdzie osobą, która z uwagi na wiek mogłaby oszczędzać w PPK, ale nie posiada odpowiedniego okresu zatrudnienia uprawniającego do oszczędzania w PPK - wówczas nie podlega procedurze autozapisu. Dopiero po osiągnięciu odpowiedniego okresu zatrudnienia (np. 3 miesiące - jeśli po osiągnięciu takiego okresu podmiot zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych umowy o prowadzenie PPK) - jest zapisywany do PPK na ogólnych zasadach (czyli poza procedurą autozapisu).
Przykład
43-letni Krystian W. został zatrudniony w przedsiębiorstwie produkcyjnym 16 stycznia 2023 r. Pracodawca prowadzi pracowniczy plan kapitałowy i zapisuje do niego w ostatnim możliwym terminie, tj. do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3-miesięczny okres zatrudnienia. 31 stycznia 2023 r. Krystian W. złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Wprawdzie ta deklaracja jest ważna tylko do końca lutego 2023 r., ale pracodawca nie zapisze Krystiana W. do PPK w marcu oraz nie naliczy i nie pobierze wpłat od wynagrodzenia wypłaconego w tym miesiącu. Krystian W. zostanie zapisany do PPK do 10 maja (wymagany w tym przedsiębiorstwie okres zatrudnienia na potrzeby PPK to 3 miesiące - i upłynie on w połowie kwietnia). Zapis do PPK odbywał się będzie zatem na ogólnych zasadach, a więc poza procedurą autozapisu.
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
- art. 16, art. 23 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 46
- rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2357
dr Aneta Olędzka
radca prawny, doktor nauk prawnych, ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego
