Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić

Nieprawidłowości w umowach o pracę mogą wynikać z różnych przyczyn, z których najczęstszymi są nieznajomość przepisów prawa pracy i omyłki pisarskie. Takie sytuacje mogą powodować określone konsekwencje finansowe dla pracodawcy. Mogą też pozostać bez wpływu na uprawnienia pracownika i będą co najwyżej wymagały modyfikacji w drodze aneksu do umowy albo tylko omówienia pomyłki w dokumencie umowy.

Każda umowa o pracę musi określać jej strony, rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, obejmujące w szczególności: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy (art. 29 Kodeksu pracy).

Błędy w umowie o pracę mogą się pojawić już w zakresie wyżej wskazanych jej elementów obligatoryjnych. Jeśli błędy dotyczą kwestii oczywistych i wynikają z omyłki pisarskiej, można je usunąć przez poprawienie zapisu w dokumencie.

Błąd dotyczący wysokości wynagrodzenia za pracę

Pomyłka dotycząca warunków pracy, a szczególnie uzgodnionego przez strony wynagrodzenia, może okazać się dla pracodawcy bardziej kosztowna. Co do zasady strony mogą swobodnie kształtować warunki umowy o pracę. Błąd dotyczący wynagrodzenia musi być wręcz oczywisty, aby z powołaniem się na niego można było wycofać się z obowiązku zapłaty pracownikowi kwoty wskazanej w umowie. Należy zaznaczyć, że drobne błędy wynikające z niewielkich pomyłek z reguły nie są tego rodzaju błędami, które dawałyby możliwość naprawienia ich za pomocą oświadczenia. Jednak w niektórych sytuacjach ten tryb prostowania błędów będzie właściwy.

PRZYKŁAD

Aby uzyskać zatrudnienie, kandydat na pracownika świadomie wprowadził w błąd swojego przyszłego pracodawcę, przedstawiając mu kilka fałszywych zaświadczeń o posiadanych kwalifikacjach. Na tej podstawie pracodawca zawarł z kandydatem umowę o pracę na stanowisku specjalisty i zaoferował wynagrodzenie kilkukrotnie wyższe niż dla pracownika nieposiadającego takich kwalifikacji. Po kilku dniach okazało się, że pracownik nie ma żadnych predyspozycji do wykonywania pracy na stanowisku specjalisty. Pracownik przyznał się do oszustwa. Zawarcie umowy o pracę nastąpiło w wyniku podstępu, jakiego użył pracownik, aby dostać pracę na stanowisku dobrze wynagradzanym. Taka sytuacja umożliwia pracodawcy uchylenie się od skutków swojego oświadczenia woli. Podstawą jest w tym przypadku art. 86 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli błąd wywołała podstępnie druga strona, uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu może nastąpić także wtedy, gdy błąd nie był istotny, jak również wtedy, gdy nie dotyczył treści czynności prawnej. Zatem w tych okolicznościach pracodawca może wycofać się z zawarcia całej umowy, a nie tylko części dotyczącej wynagrodzenia. Ponadto w tym przypadku pracownik może ponieść odpowiedzialność karną za fałszowanie dokumentów.

Jeśli pracodawca w wyniku omyłki wskaże w umowie o pracę wynagrodzenie pracownika, które nie będzie w sposób znaczący odbiegało od siatki płac w firmie, naprawienie tego błędu będzie bardzo trudne. Zwykle jedynym sposobem jest złożenie pracownikowi wypowiedzenia warunków płacy.

PRZYKŁAD

W niewielkiej spółce pracownicy zatrudnieni w dziale produkcyjnym zarabiają w granicach między 4000 zł a 5500 brutto. O wysokości pensji decydują różne czynniki, które podlegają ocenie pracodawcy. Prezes wynegocjował z jednym z pracowników wynagrodzenie w wysokości 4000 zł, a z drugim - 5500 zł. Pracownik kadr źle zrozumiał przekazaną mu informację dotyczącą zatrudnienia tych dwóch pracowników i pomylił ich pensje. Pierwszy, który miał zarabiać mniej, podpisał już umowę i rozpoczął świadczenie pracy, a drugi, podpisując umowę po tygodniu, od razu wychwycił błąd i poprosił o korektę kwoty 4000 zł na 5500 zł. Pracownik, któremu omyłkowo wpisano do umowy kwotę 5500 zł, nie zgadza się na żadne modyfikacje tego dokumentu. Jedynym wyjściem dla pracodawcy jest wypowiedzenie temu pracownikowi warunków umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia.

Błąd w określaniu benefitów w umowie o pracę

Podobnie należy postąpić w odniesieniu do wszystkich innych benefitów przysługujących pracownikowi. Najczęściej błędy w umowie o pracę będą wynikały z tworzenia umowy na podstawie umowy zawieranej z innym pracownikiem czy niedokonania zmian w szablonie umowy. Jeśli pracownik zgodzi się na aneksowanie lub poprawienie umowy, błąd można łatwo naprawić. W przeciwnym razie taka sytuacja będzie zwykle powodowała powstanie roszczeń po stronie pracownika, z których pracodawcy trudno się będzie wycofać bez wypowiedzenia warunków umowy.

PRZYKŁAD

Pracownikom jednego z działów pracodawca przyznaje premie kwartalne w stałej kwocie 500 zł. Nie jest to jednak określone w wewnętrznych regulacjach płacowych, tylko w umowach o pracę. Przez pomyłkę taki zapis znalazł się w umowie z 2019 r. pracownika z innego działu. Pracownik ten, jeśli powstanie spór w tym zakresie, może w zasadzie do czasu przedawnienia roszczenia z tytułu prawa do premii kwartalnych domagać się od pracodawcy ich zapłaty. Nieco łatwiejsza sytuacja byłaby wtedy, gdyby kwestie te zostały uregulowane dodatkowo poza umowami o pracę. Wówczas pracodawcy łatwiej byłoby wykazywać, że takie świadczenie nie przysługiwało pracownikowi i było wynikiem ewidentnej pomyłki. Mimo to wygranie takiego sporu nie jest w dalszym ciągu pewne.

Oczywistość błędu

Nieco inaczej może być w przypadku, gdy błąd jest oczywisty i w razie sporu sądowego pracodawca będzie mógł z łatwością to wykazać. W takiej sytuacji należy uchylić się od skutków prawnych oświadczenia woli pod wpływem błędu na podstawie art. 84 Kodeksu cywilnego. W praktyce pracodawca powinien niezwłocznie po dostrzeżeniu błędu przygotować pismo, w którym uchyli się od skutków prawnych oświadczenia woli zawartego w umowie o pracę w zakresie np. zawyżonego wynagrodzenia lub innych bezpodstawnie przyznanych świadczeń. Koniecznie należy zadbać o to, żeby dysponować potwierdzeniem odbioru takiego pisma przez pracownika. Jeżeli pracownik także ma świadomość, że błąd był oczywisty, najprostszym sposobem dokonania korekty jest poprawienie umowy lub podpisanie dodatkowego pisma zawierającego oświadczenie stron co do tego, że ich wolą było zawarcie umowy od dnia jej obowiązywania np. z niższym wynagrodzeniem.

PRZYKŁAD

Maksymalna wysokość wynagrodzenia kadry kierowniczej w spółce z o.o. wynosi 15 000 zł. Tymczasem w umowie o pracę pracownika niższego szczebla zamiast 3000 zł przez pomyłkę wpisano 30 000 zł. Należy albo wyjaśnić tę kwestię z pracownikiem i nanieść poprawkę na dokumencie umowy, albo sporządzić oświadczenie wyjaśniające, jaka była rzeczywista wysokość uzgodnionego wynagrodzenia. Jeśli pracownik nie wyrazi na to zgody, pracodawca powinien uchylić się od skutków swojego oświadczenia woli.

Pojawia się przy tym pytanie, dlaczego ten sam sposób postępowania może okazać się bezskuteczny w przypadku omawianych wcześniej drobnych pomyłek w umowie o pracę? Chodzi szczególnie o te przyznające świadczenie lub wyższą pensję, które pracownik teoretycznie mógłby uzyskać, a w praktyce tylko od decyzji pracodawcy zależy, czy zamieści on je w umowie o pracę. Otóż skuteczność uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli o zawarciu umowy o pracę po pierwsze wymaga, aby błąd był istotny, czyli taki, że pracodawca, wiedząc o błędzie, w ogóle nie zawarłby umowy (art. 84 § 2 Kodeksu cywilnego). Po drugie, w przypadku zawarcia umowy o pracę, która jest czynnością prawną dwustronną, konieczne jest wykazanie, że pracownik wiedział o błędzie lub z łatwością mógł błąd zauważyć (art. 84 § 1 Kodeksu cywilnego). Wykazanie tego przy drobnych błędach jest niezmiernie trudne. Można oczywiście podjąć próbę uchylenia się od złożonego oświadczenia woli, ale należy liczyć się z tym, że w przypadku braku porozumienia może okazać się, iż konieczne będzie wypłacenie zawyżonych świadczeń za cały sporny okres. W tej sytuacji natychmiastowe wypowiedzenie warunków pracy, mimo że potwierdzi uprawnienia pracownika do świadczeń od dnia zawarcia umowy do upływu okresu wypowiedzenia, daje gwarancję, że pracodawca nie będzie musiał wypłacać błędnie określonych w umowie świadczeń w przyszłości. W zależności od stopnia skomplikowania danej sytuacji pracodawca może wybrać tylko jedno z omówionych rozwiązań.

PRZYKŁAD

Pracodawca zauważył, że pomylił się, wpisując do umowy o pracę prawo pracownika do premii rocznej w wysokości trzech jego pensji. Po tygodniu doręczył pracownikowi pismo z oświadczeniem, że ten benefit został pracownikowi przyznany pod wpływem błędu i pracodawca uchyla się od złożonego oświadczenia woli w tym zakresie. Pracownik krótko odpisał, że nie zgadza się z tym pismem. Po 3 latach pracownik rozwiązał umowę o pracę i złożył pozew o zapłatę premii w wysokości 9 pensji. Stwierdził, że część pracowników miała identyczne zapisy w umowach o pracę i osoby te otrzymywały premie, zatem błąd, na który powołał się pracodawca, nie był ani istotny, ani nie mógł łatwo go wykryć, podpisując umowę. Istnieją duże szanse, że sąd uwzględni żądanie pracownika. Gdyby pracodawca od razu wypowiedział warunki pracy w tym zakresie, a pracownik nie odwołał się do sądu, pracownik miałby pewność, że takie świadczenie mu nie przysługuje.

W wyniku błędu warunki zatrudnienia pracownika mogą się okazać mniej korzystne od tych wynegocjowanych. Oczywiste jest, że jeśli błąd zostanie dostrzeżony i pracownik żąda wprowadzenia do umowy wynegocjowanych warunków, pracodawca powinien zmienić umowę. W przeciwnym wypadku pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę.

Błędy eliminowane przez przepisy prawa

Niektóre błędy w umowie o pracę, niezależnie od warunków ich powstania (tj. czy wynikały z omyłki, niewiedzy czy celowego działania), nawet bez ingerencji stron umowy zostaną wyeliminowane przez same przepisy prawa pracy (art. 9 i 18 Kodeksu pracy). Przykładowo, błędne wskazanie w umowie o pracę zawartej w 2021 r. minimalnego wynagrodzenia za pracę z roku 2020 nie da pracodawcy prawa powoływania się na zapisy umowy o pracę i odmowy wypłaty wynagrodzenia w aktualnej wysokości minimalnej, nawet jeśli umowa nigdy nie została aneksowana. Podobnie stanie się wtedy, gdy w wyniku błędu wysokość pensji pracownika lub innych dodatkowych świadczeń określonych w umowie zostanie podana w wysokości niższej, niż przewidują to wewnętrzne regulacje z zakresu prawa pracy. Zaniżone należne świadczenia zawsze będą zastąpione przez przepisy prawa pracy, i to także przez postanowienia wewnętrzne obowiązujące w danej firmie. Dotyczy to tych przypadków, gdy określone świadczenia zostały wskazane w umowach o pracę, mimo że przewidują je wewnętrzne postanowienia płacowe. Pracownik będzie miał do nich prawo również w sytuacji, gdy w jego umowie o pracę ich nie wpisano. Co do zasady błędem jest powielanie w umowach o pracę zapisów wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących czy obowiązujących tylko u danego pracodawcy.

Podobna sytuacja będzie miała miejsce wtedy, gdy treść umowy w jakimkolwiek innym zakresie będzie sprzeczna z przepisami prawa pracy. Jeśli przepisy te, przykładowo w zakresie urlopu wypoczynkowego, uprawnień pracowników młodocianych czy właściwego określenia okresu obowiązywania umowy terminowej, są korzystniejsze dla pracownika, zastępują błędne zapisy umowy. Natomiast postanowienia, które są w ogóle niedopuszczalne, zostaną z niej wyeliminowane jako nieważne, bez potrzeby wprowadzania do umowy jakichkolwiek aneksów czy poprawek.

PRZYKŁAD

Pracodawca na wzorze umowy zlecenia skonstruował umowę o pracę. Zawarte w niej były kary umowne dla pracownika. Nawet jeśli umowa ta nigdy nie zostanie aneksowana, to i tak nie będzie możliwości jej realizacji w zakresie kar, ponieważ te postanowienia są nieważne.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 9, art. 18, art. 29 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

• art. 84, art. 86 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu