2/2023, data dodania: 18.01.2023 Od 1 marca 2023 r. rozpocznie się automatyczny zapis do pracowniczych planów kapitałowych
Firmy, które wdrożyły PPK, zostały objęte dodatkowymi obowiązkami związanymi z autozapisem do tego programu. W związku z tym będą musiały powiadomić osoby które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK, że ponownie zostaną one automatycznie zapisane do programu, chyba że po raz kolejny złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK. Dotychczas złożone deklaracje stracą bowiem ważność 28 lutego 2023 r. Kolejnym obowiązkiem będzie zawarcie w imieniu nowych uczestników umów o prowadzenie PPK, a następnie pobieranie, rozliczanie i przekazywanie do instytucji finansowej wpłat na PPK.
Pracownicze plany kapitałowe to program, który jest podzielony na kilka etapów:
- tworzenie, czyli wykreowanie, relacji prawnych z udziałem podmiotu zatrudniającego (np. pracodawcy), uczestnika (np. pracownika) oraz instytucji finansowej,
- akumulacja środków i zarządzanie nimi, czyli okres, w którym m.in. pracodawca i pracownik dokonują wpłat (po spełnieniu warunków uzyskiwane są również na rzecz uczestnika PPK środki publiczne, tzw. wpłata powitalna i dopłata roczna), w tym czasie możliwe są również wypłaty transferowe i zwrot środków,
- dystrybucja środków - co do zasady po uzyskaniu przez pracownika 60 roku życia.
PPK mają charakter cywilnoprawny, lecz zakładają jednocześnie powszechność zastosowania. Pracodawca nie jest zobligowany do pozyskania zgody pracownika, żeby zapisać go do PPK. Osoba zatrudniona, która nie zrezygnuje z uczestnictwa w programie, zostanie zapisana do niego automatycznie. Jednak po tym fakcie może zrezygnować z udziału w programie, gdyż ma on charakter dobrowolny. Deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK można w każdej chwili "odwołać" i ponownie przystąpić do programu. W takim przypadku pracownik składa pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK.
Automatyczny zapis do PPK
Od 1 stycznia 2023 r. weszły w życie przepisy regulujące zasady tzw. autozapisu do programu PPK. Co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który zadeklarował rezygnację z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu za niego wpłat od 1 kwietnia. Po raz pierwszy autozapis do PPK rozpocznie się 1 marca 2023 r. i obejmie osoby, które wcześniej zrezygnowały z udziału w programie - niezależnie od tego czy nie przystąpiły do PPK w ogóle, czy złożyły rezygnację w trakcie oszczędzania. Dotychczasowe deklaracje o rezygnacji z PPK tracą bowiem ważność z końcem lutego 2023 r. (bez znaczenia pozostaje, kiedy zostały złożone).
Zarówno podmioty zatrudniające (np. pracodawcy czy zleceniodawcy), jak i osoby zatrudnione (m.in. pracownicy i zleceniobiorcy) powinny pamiętać, że autozapis do PPK będzie ponawiany co 4 lata. Kolejne terminy autozapisu i wznowienia wpłat do PPK wypadną w 2027 r., 2031 r. itd., o ile ustawodawca nie zmieni tej regulacji.
PRZYKŁAD
Pracownik skutecznie złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (forma pisemna). Deklaracja zawierała dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK, że zna on konsekwencje jej złożenia. Do 28 lutego 2023 r. pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o ponownym dokonywaniu za niego wpłat do PPK od 1 kwietnia 2023 r. Pracownik, który w dalszym ciągu nie chce skorzystać z możliwości udziału w PPK, powinien ponownie złożyć deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (będzie miał taką możliwość od 1 marca 2023 r.). Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca będzie zobowiązany, zgodnie z mechanizmem autozapisu, przekazywać za niego wpłaty do PPK. Skuteczne złożenie przez pracownika deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK zablokuje ten mechanizm.
PRZYKŁAD
Pracownik otrzymał od pracodawcy informację, zgodnie z którą od 1 kwietnia 2023 r. zacznie on przekazywać za pracownika wpłaty do PPK. Pracownik, który chce uczestniczyć w tym programie, nie musi podejmować żadnych kroków. Pracodawca zawrze w jego imieniu z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK. Od wynagrodzenia uzyskanego w marcu 2023 r. potrąci wpłaty na PPK, a od 1 kwietnia 2023 r. zacznie przekazywać za tego pracownika wpłaty do instytucji zarządzającej PPK w firmie.
Automatyczny zapis do PPK obejmie osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK, które ukończyły 18 rok życia, ale nie ukończyły 55 roku życia. Będą to osoby, zatrudnione:
- niebędące uczestnikami PPK, bo przed zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK złożyły pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
- które już są uczestnikami PPK ale w czasie oszczędzania w tym programie zrezygnowały z dokonywania wpłat do PPK.
Autozapis do PPK nie obejmie osób w wieku od 55 do 70 lat. Mogą one zostać objęte zapisem do PPK na swój wniosek. Do programu PPK nie zostaną również zapisane automatycznie osoby, które mają ukończone 70 lat - ten wiek w ogóle eliminuje możliwość zapisu do PPK.
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK może zostać złożona najwcześniej 1 marca 2023 r., ponieważ poprzednio złożona deklaracja zachowuje ważność do 28 lutego 2023 r. Jeśli osoba zatrudniona złoży ją w marcu 2023 r. (przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w tym miesiącu), to uniknie potrącenia z wynagrodzenia i dokonania przez podmiot zatrudniający wpłaty do PPK.
Wzór "Deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK" jest dostępny na stronie e-wydania naszego czasopisma - www.inforlex.pl/ewydania w zakładce "Formularze, wzory i umowy".
| Obowiązki pracodawcy związane z autozapisem do PPK w 2023 r. - procedura krok po kroku
Krok 1. Do 28 lutego 2023 r. podmiot zatrudniający (dalej: pracodawca) ma obowiązek poinformowania o autozapisie osoby zatrudnione, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Krok 2. Od 1 do 31 marca 2023 r. należy zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych niebędących dotychczas uczestnikami PPK umowę o prowadzenie PPK, a następnie rozpocząć naliczanie i pobranie wpłat do PPK (po raz pierwszy od wynagrodzeń wypłacanych w marcu 2023 r.), o ile osoby te nie złożą ponownie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Krok 3. Do 17 kwietnia 2023 r. (15 kwietnia przypada w sobotę) pracodawca dokonuje wpłat do PPK za osoby objęte autozapisem do PPK, o ile do tego czasu nie złożą one deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Krok 4. Pracodawca ma obowiązek powiadomienia instytucji finansowej zarządzającej PPK o złożeniu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przez dotychczasowego uczestnika PPK. Ma na to 7 dni od wpływu takiej deklaracji do pracodawcy. Obowiązek ten nie znajdzie zastosowania w odniesieniu do osób, które:
|
Forma dokumentów związanych z automatycznym zapisem do PPK
Ustawa o PPK nie wskazuje formy, w jakiej pracodawca powinien przekazać osobom zatrudnionym informację o ponownym autozapisie do PPK. Należy mieć jednak na uwadze, że pracodawca powinien zrobić to w taki sposób, aby w razie sporu mógł udowodnić, że faktycznie wywiązał się z obowiązku, jaki nakłada na niego ustawa o PPK. Należy więc wziąć pod uwagę, że nie wszyscy pracownicy mają dostęp np. do służbowej poczty elektronicznej. W takiej sytuacji najbezpieczniejszym dla pracodawcy rozwiązaniem będzie przyjęcie oświadczenia od pracownika, z którego będzie wynikało wypełnienie obowiązku pracodawcy. Poniżej prezentujemy wzór takiej informacji.
Wzór. Wypełniona informacja o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK
| ABC Spółka Akcyjna ………………………………….. (nazwa podmiotu zatrudniającego) 05-075 Warszawa, ul. Wesoła 5 ……………………………………………….. (adres firmy) Agnieszka Laskowska ……………………………………. (imię i nazwisko osoby zatrudnionej) ……………..…………………………………. (nr PESEL)
Informacja o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK
W związku ze złożeniem przez Panią deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK informuję, że od 1 kwietnia 2023 r. będą dokonywane wpłaty do PPK na Pani rachunek PPK, chyba że ponownie złoży Pani deklarację o rezygnacji z ich dokonywania. Jeżeli przed 1 kwietnia 2023 r. ukończy Pani 55 rok życia, wpłaty do PPK będą dokonywane na Pani rachunek PPK od 1 kwietnia 2023 r. wyłącznie na Pani wniosek złożony do ostatniego dnia lutego*.
17 lutego 2023 r. Anna Kowalska ……………………………………………… (data i podpis podmiotu zatrudniającego) Potwierdzenie otrzymania:
………………………………………………… (data i podpis uczestnika PPK)
* Co 4 lata (w 2023 r., w 2027 r. itd.), od 1 marca, przestają obowiązywać deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK złożone zarówno przez uczestników PPK, jak i przez osoby zatrudnione, w imieniu których - na skutek złożenia tej deklaracji - nie została zawarta umowa o prowadzenie PPK. Jeżeli uczestnicy PPK nie ponowią deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, od wypłacanego im wynagrodzenia będą obliczane i pobierane wpłaty do PPK. Wpłaty do PPK obliczone i pobrane z wynagrodzenia wypłaconego w marcu zostaną dokonane na rachunek instytucji finansowej od 1 kwietnia. Dotyczy to także osób zatrudnionych, które do końca lutego nie stały się uczestnikami PPK. W ich przypadku, jeżeli w marcu nie złożą deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, obliczanie, pobieranie i dokonywanie wpłat do PPK będzie poprzedzone zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (art. 16 ust. 1 zdanie drugie, art. 23 ust. 6 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający nie dokona wpłat za uczestnika PPK, jeżeli uczestnik PPK po złożeniu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a przed 1 kwietnia, ukończył 70 rok życia (art. 23 ust. 8 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający będzie dokonywał wpłat za uczestnika PPK, który po złożeniu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a przed 1 kwietnia, ukończył 55 rok życia, wyłącznie na wniosek tego uczestnika PPK złożony do ostatniego dnia lutego (art. 23 ust. 9 ustawy o PPK). W przypadku złożenia wniosku o dokonywanie wpłat do PPK w marcu lub później wniosek ten zostanie uwzględniony na zasadach ogólnych.
|
Ustawa o PPK wskazuje natomiast pisemną formę deklaracji pracownika o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej (rezygnacji z PPK) potrzebne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (deklaracji). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, jeżeli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 § 1 i art. 781 Kodeksu cywilnego).
Nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK
Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega grzywnie w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.
Nie ulega wątpliwości, że rezygnacja z uczestnictwa w PPK nie jest bezprawna. Intencją ustawodawcy było jednak, aby co do zasady każda osoba uczestniczyła w PPK. Świadczy o tym omawiany, przewidziany w programie PPK cykliczny autozapis oraz wymóg złożenia pisemnej rezygnacji.
Karalność nakłaniania do rezygnacji z oszczędzania w PPK przez pracodawcę chroni zatem prawo osoby zatrudnionej do wyrażenia świadomej, swobodnej decyzji co do tego, czy chce uczestniczyć w PPK, czy nie. Pracodawca nie może więc wywierać jakiejkolwiek presji na osobę zatrudnioną (uczestnika PPK) w celu złożenia takiej rezygnacji. Ściganie tego rodzaju wykroczeń oraz udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego należy m.in. do zadań Państwowej Inspekcji Pracy.
PODSTAWA PRAWNA:
art. 16 ust. 1, art. 23, art. 108 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 46
art. 78 § 1, art. 781 § 1-2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339
art. 10 ust. 1 pkt 14b ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1614
§ 2-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2357
Michał Daszczyński
aplikant radcowski, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
