Jak ustalić podstawę wymiaru świadczenia chorobowego z dwóch umów o pracę zawartych z tym samym pracownikiem

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Każda z zawartych umów o pracę powoduje obowiązek ubezpieczeń społecznych, w tym ubezpieczenia chorobowego. W razie niezdolności do pracy z powodu choroby lub macierzyństwa objęcie ubezpieczeniem chorobowym oznacza dla pracownika prawo do zasiłku z każdej z zawartych umów odrębnie. Zasada ta ma zastosowanie również do wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi ze środków własnych pracodawcy. Należy dodać, że w razie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę u dwóch różnych pracodawców pracownik także ma prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego z obu tytułów.

Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków pracodawca ustala z uwzględnieniem przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających powstanie niezdolności do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu, podstawę wymiaru należy ustalać w oparciu o wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Podstawa wymiaru należnych pracownikowi świadczeń związanych z jego niezdolnością do pracy lub macierzyństwem jest ustalana z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika u pracodawcy w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy. Mniej wątpliwości dotyczących ustalania podstawy zasiłkowej występuje w sytuacji, gdy pracodawca zawarł z pracownikiem więcej niż jedną umowę o pracę i obie są wykonywane w tych samych okresach. Wtedy w razie choroby podstawę wymiaru świadczenia można ustalić na podstawie zsumowanego wynagrodzenia z każdej z tych umów. Jeżeli jednak te umowy są wykonywane w różnych okresach lub gdy jedna z nich zakończy się w trakcie niezdolności do pracy, ustaloną podstawę należy przeliczyć, wyłączając z niej wynagrodzenie z tytułu umowy, która została rozwiązana.

Dlatego najlepiej przyjąć zasadę, że dla każdej z zawartych umów o pracę podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków jest ustalana oddzielnie, choć wypłaty tych świadczeń można dokonać łącznie, na podstawie jednego przelewu.

PRZYKŁAD

Pracownik od 3 lat jest zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie dwóch umów o pracę w wymiarze odpowiednio 0,5 i 0,25 etatu. W październiku 2022 r. pracownik chorował przez 21 dni i ma prawo do wynagrodzenia chorobowego (jest to jego pierwsza niezdolność do pracy z powodu choroby w tym roku kalendarzowym). Z tytułu umowy wykonywanej w wymiarze 0,5 etatu pracownik osiąga miesięczny przychód w kwocie 1600 zł, a z tytułu umowy na 0,25 etatu - 800 zł. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od października 2021 r. do września 2022 r.

Wariant I. Wysokość wynagrodzenia chorobowego ustalana dla każdej umowy o pracę odrębnie:

• z tytułu zatrudnienia na 0,5 etatu:

- podstawa wymiaru: 1380,64 zł (1600 zł x 13,71% = 219,36 zł; 1600 zł - 219,36 zł = 1380,64 zł),

- wynagrodzenie chorobowe: 773,14 zł (1380,64 zł : 30 = 46,02 zł; 46,02 zł x 21 dni niezdolności do pracy = 966,42 zł; 966,42 zł x 80% = 773,14 zł);

• z tytułu zatrudnienia na 0,25 etatu:

- podstawa wymiaru: 690,32 zł (800 zł x 13,71% = 109,68 zł; 800 zł - 109,68 zł = 690,32 zł),

- wynagrodzenie chorobowe: 386,57 zł (690,32 zł : 30 = 23,01 zł; 23,01 zł x 21 dni = 483,21 zł; 483,21 zł x 80% = 386,57 zł).

Łączna kwota wynagrodzenia za czas choroby z tytułu dwóch umów o pracę wynosi 1159,71 zł (773,14 zł + 386,57 zł).

Wariant II. Wysokość wynagrodzenia chorobowego ustalana na podstawie sumy wynagrodzeń z dwóch umów o pracę:

• podstawa wymiaru: 2070,96 zł (1600 zł + 800 zł = 2400 zł; 2400 zł x 13,71% = 329,04 zł; 2400 zł - 329,04 zł = 2070,96 zł),

• wynagrodzenie chorobowe: 1159,70 zł (2070,96 zł : 30 = 69,03 zł; 69,03 zł x 21 dni = 1449,63 zł; 1449,63 zł x 80% = 1159,70 zł).

Obliczenia w obu wariantach dają tę samą kwotę wynagrodzenia chorobowego. Zatem można przyjąć, że oba są możliwe do zastosowania. Należy jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku umowy o pracę były wykonywane w tym samym okresie stanowiącym podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby. Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy umowy o pracę są zawarte na różne okresy.

Dwie umowy o pracę zawarte na różne okresy. W razie zawarcia kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, ustalenie podstawy wymiaru świadczenia chorobowego z uwzględnieniem zsumowanego wynagrodzenia z tytułu tych umów byłoby nieprawidłowe. Uśrednienie tego wynagrodzenia z 12 miesięcy (gdy jedna umowa trwa krócej) spowodowałoby zaniżenie należnego świadczenia.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie dwóch umów o pracę. Od 3 lat pracuje w wymiarze 0,5 etatu, a od 1 stycznia 2022 r. - 0,25 etatu. W październiku 2022 r. pracownik chorował przez 21 dni i za cały ten okres zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego. Z tytułu umowy wykonywanej w wymiarze 0,5 etatu pracownik osiąga miesięczny przychód w kwocie 1600 zł, a z tytułu umowy na 0,25 etatu - 800 zł. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od października 2021 r. do września 2022 r.:

Wariant I. Wysokość wynagrodzenia chorobowego ustalana dla każdej umowy o pracę odrębnie:

• z tytułu zatrudnienia na 0,5 etatu:

- podstawa wymiaru: 1380,64 zł (1600 zł x 13,71% = 219,36 zł; 1600 zł - 219,36 zł = 1380,64 zł; 1380,64 zł x 12 miesięcy : 12 miesięcy = 1380,64 zł),

- wynagrodzenie chorobowe: 773,14 zł (1380,64 zł : 30 = 46,02 zł; 46,02 zł x 21 dni niezdolności do pracy = 966,42 zł; 966,42 zł x 80% = 773,14 zł);

• z tytułu zatrudnienia na 0,25 etatu:

- podstawa wymiaru: 690,32 zł (800 zł x 13,71% = 109,68 zł; 800 zł - 109,68 zł = 690,32 zł; 690,32 zł x 9 miesięcy : 9 miesięcy = 690,32 zł),

- wynagrodzenie chorobowe: 386,57 zł (690,32 zł : 30 = 23,01 zł; 23,01 zł x 21 dni = 483,21 zł; 483,21 zł x 80% = 386,57 zł).

Łączna kwota wynagrodzenia za czas choroby z tytułu dwóch umów o pracę wynosi 1159,71 zł.

Wariant II. Wysokość wynagrodzenia chorobowego ustalana na podstawie sumy wynagrodzeń z dwóch umów o pracę:

• podstawa wymiaru: 1600 zł x 12 miesięcy = 19 200 zł; 800 zł x 9 miesięcy = 7200 zł; 19 200 zł + 7200 zł = 26 400 zł; 26 400 zł : 12 miesięcy = 2200 zł; 2200 zł x 13,71% = 301,62 zł; 2200 zł - 301,62 zł = 1898,38 zł; 1898,38 zł : 30 = 63,28 zł; 63,28 zł x 21 = 1328,88 zł; 1328,88 zł x 80% = 1063,10 zł.

Zsumowanie wynagrodzeń z dwóch umów o pracę, z których jedna trwa krócej niż 12 miesięcy poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, powoduje zaniżenie świadczenia z tytułu choroby do wypłaty prawie o 100 zł (1159,71 zł - 1063,10 zł). Taka praktyka jest nieprawidłowa.

Dwie umowy o pracę, z których jedna została rozwiązana w trakcie pobierania zasiłku. W przypadku zatrudnienia u tego samego pracodawcy na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę rozwiązanie jednej z nich nie powoduje, że pracownik traci uprawnienia do zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy przypadającej po ustaniu zatrudnienia. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy zachorował w czasie zatrudnienia, czy po jego ustaniu. Pracownik podlega ubezpieczeniu chorobowemu, ponieważ nadal bez przerwy ma do niego tytuł, jakim jest trwająca umowa o pracę (pkt 34 Komentarza do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - wybrane zagadnienia, ZUS, kwiecień 2022).

Przyjęcie zasady, że w przypadku zatrudnienia przez pracodawcę tego samego pracownika na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę podstawę wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa ustala się odrębnie dla każdej z tych umów, ma swoje uzasadnienie również w sytuacji, gdy jedna z tych umów zostaje rozwiązana (bez względu na przyczynę) lub wygasa w trakcie niezdolności do pracy, i za okres po ustaniu zatrudnienia dalszej wypłaty świadczenia dokonuje ZUS. Jest to właściwe choćby ze względów praktycznych. Pracodawca nie musi bowiem ponownie ustalać podstawy wymiaru świadczenia przysługującego tylko z tytułu trwającego zatrudnienia poprzez wyłączenie z niej wynagrodzenia z umowy, która została rozwiązana. Przekazując do ZUS wypłatę świadczenia za okres po ustaniu zatrudnienia, tj. zasiłku chorobowego, w zaświadczeniu płatnika składek Z-3 pracodawca wykaże wyłącznie wynagrodzenie za pracę z zakończonej umowy o pracę. Pracownik otrzyma łączne świadczenie z tytułu choroby wypłacane przez pracodawcę z tytułu trwającej umowy o pracę oraz z ZUS za okres po ustaniu zatrudnienia, w tej samej wysokości, w jakiej otrzymywał je dotychczas i bez ograniczenia podstawy wymiaru do 100% przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału (powołany pkt 34 komentarza ZUS). Z taką sytuacją mamy do czynienia, jeżeli prawo do zasiłku za okres po ustaniu zatrudnienia przysługuje tylko z tytułu ustania jednego stosunku pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony u tego samego pracodawcy od 3 lat na podstawie dwóch umów o pracę na 0,5 etatu i na 0,25 etatu. Umowa o pracę na 0,25 etatu została rozwiązana 7 października 2022 r. Pracownik chorował w okresie od 1 do 21 października 2022 r. i zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby, ponieważ jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w tym roku kalendarzowym. Z tytułu umowy wykonywanej w wymiarze 0,5 etatu pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe za cały okres, tj. od 1 do 21 października 2022 r., a z tytułu umowy zawartej na 0,25 etatu tylko za okres od 1 do 7 października 2022 r., tj. do końca jej obowiązywania. Po zakończeniu jednego ze stosunków pracy pracodawca przekazał do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3 w celu wypłaty zasiłku chorobowego. W czasie trwania zatrudnienia pracownika pracodawca ustalał podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego odrębnie z tytułu każdej z zawartych umów. Zatem w zaświadczeniu Z-3 wykazał tylko wynagrodzenie z umowy o pracę, która uległa zakończeniu.

Zsumowanie wynagrodzenia z dwóch umów o pracę, z których jedna po pewnym czasie zostaje rozwiązana, powoduje, że pracodawca musi przeliczyć podstawę wymiaru poprzez wyłączenie z niej wynagrodzenia z umowy, która uległa rozwiązaniu. Zatem prostszym sposobem jest od początku ustalanie podstawy wymiaru świadczenia chorobowego odrębnie z tytułu każdej zawartej umowy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 36, art. 38 ust. 1, art. 43, art 46 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700

Renata Tonder

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych