Zatrudnianie pracowników - procedura krok po kroku
Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem.
Procedura zatrudnienia pracownika przebiega następująco:
Krok 1. Rekrutacja pracownika i sporządzenie kwestionariusza kandydata do pracy
W trakcie rekrutacji pracodawca może żądać od kandydata do pracy ograniczonego katalogu danych osobowych.
Dane osobowe, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy
| Lp. | Dane kandydata | Uwagi |
| 1. | ● imię (imiona) i nazwisko; ● data urodzenia; ● dane kontaktowe wskazane przez taką osobę | Pracodawca może żądać tych danych osobowych od każdego kandydata do pracy |
| 2. | ● wykształcenie; ● kwalifikacje zawodowe; ● przebieg dotychczasowego zatrudnienia | Pracodawca może żądać tych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku |
| 3. | ● inne dane osobowe | Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa |
UWAGA!
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych osobowych.
Krok 2. Wstępne badania lekarskie
Osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Koszt takiego badania obciąża pracodawcę.
Osoby niepodlegające wstępnym badaniom lekarskim
| Lp. | Osoby | Uwagi |
| 1. | Przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy | Jeżeli przyjmowane są na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z danym pracodawcą |
| 2. | przyjmowane do pracy u nowego pracodawcy | Jeżeli przyjęcie do pracy u nowego pracodawcy następuje w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy |
| 3. | przyjmowane do pracy u nowego pracodawcy | Jeżeli pracownik przedstawi nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i nowy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy |
| 4. | przyjmowane do pracy, pozostające jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą | Jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i przyjmujący pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy |
Krok 3. Zawarcie umowy o pracę
Umowę o pracę zawiera się na piśmie na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Treść umowy o pracę
| Lp. | Elementy umowy o pracę | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Strony umowy | dane pracodawcy (nazwa i adres firmy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby - adres jego zamieszkania) oraz dane pracownika (imię i nazwisko, ewentualnie datę urodzenia) |
| 2. | Rodzaj umowy | na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony |
| 3. | Data zawarcia | jeżeli nie określono dnia rozpoczęcia pracy, stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy |
| 4. | Rodzaj pracy | nazwa stanowiska pracy, na którym będzie zatrudniony pracownik |
| 5. | Miejsce lub miejsca wykonywania pracy | siedziba pracodawcy, określone miasto, powiat, województwo, region |
| 6. | Wynagrodzenie za pracę | odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia |
| 7. | Wymiar czasu pracy | w razie zatrudnienia na część etatu strony uzgadniają dopuszczalny limit godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, którego przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych |
| 8. | Dzień rozpoczęcia pracy | w tym dniu nawiązuje się stosunek pracy |
| 9. | W przypadku umowy o pracę na okres próbny | ● czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności (art. 25 § 21 Kodeksu pracy), ● okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony po okresie próbnym (art. 25 § 22 Kodeksu pracy), a także postanowienie o wydłużeniu umowy o miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy (art. 25 § 23 Kodeksu pracy) |
| 10. | W przypadku zawarcia umowy na czas określony | czas jej trwania lub dzień jej zakończenia |
| 11. | Przyczyny uzasadniające zawarcie umowy | informacja o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy na czas określony nie objętej limitem 3 takich umów i 33 miesięcy zatrudnienia na ich podstawie |
Krok 4. Sporządzenie kwestionariusza osobowego pracownika
Zatrudniając nowego pracownika, pracodawca dysponuje już niektórymi jego danymi osobowymi, które uzyskał od kandydata do pracy. Od pracownika pracodawca może żądać podania dodatkowych danych osobowych.
Dodatkowe dane osobowe, których pracodawca może żądać od pracownika
| Lp. | Dane pracownika | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | ● adres zamieszkania; ● numer PESEL, a w razie jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; ● inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; ● wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; ● numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych | Pracodawca może żądać tych danych osobowych od każdego pracownika |
| 2. | ● inne dane osobowe | Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa |
Krok 5. Założenie dokumentacji pracowniczej
Zatrudniając pracownika, pracodawca musi dla niego założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Dzieli się ona na akta osobowe oraz dokumentację w sprawach ze stosunku pracy.
Podział i zawartość akt osobowych
| Część | Zawartość |
| A | Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie pracownika |
| B | 1. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy (w tym dotyczące pracy zdalnej) 2. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika |
| C | Dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia |
| D | Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu |
| E | Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu |
Podobnie jak akta osobowe, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Podział i zawartość dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
| Lp. | Elementy dokumentacji | Przykładowa zawartość |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy | ● ewidencja czasu pracy; ● wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ● dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy oraz ● dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy) |
| 2. | dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego | ● wnioski urlopowe; ● odwołanie z urlopu |
| 3. | karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych | ● imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą |
| 4. | karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację | ● karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej |
Krok 6. Wstępne szkolenie bhp
Pracodawca powinien zapewnić przeszkolenie nowego pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy. Szkolenie należy przeprowadzić w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Wstępne szkolenie bhp
| Lp. | Szkolenie | Zakres szkolenia |
| 1. | Szkolenie wstępne - ogólne (instruktaż ogólny) | Zapoznanie się z podstawowymi przepisami bhp zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy. Pracownicy poznają także zasady udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. |
| 2. | Szkolenie wstępne przeprowadzane na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) | Zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na stanowisku pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach. |
UWAGA!
Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Krok 7. Poinformowanie pracownika o warunkach jego zatrudnienia
W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca na piśmie informuje pracownika o warunkach jego zatrudnienia.
Obowiązki informacyjne pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę
| Lp. | Termin i sposób przekazania informacji | Zakres informacji |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Pracodawca zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy przekazuje informację o warunkach zatrudnienia w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy | Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o: ● obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, ● obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, ● przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, ● przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku, ● zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, ● w przypadku pracy zmianowej - zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę, ● w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, ● innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, ● wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania, ● obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia, ● prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, ● układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji. Pracodawca niezobowiązany do ustalenia regulaminu pracy dodatkowo informuje pracownika o: ● porze nocnej, ● miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, ● przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. |
| 2. | Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca informuje pracownika w formie papierowej lub elektronicznej | o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. |
Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej również o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby - adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu, a także o zmianie warunków zatrudnienia oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym, niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Ponadto pracodawca informuje pracownika m.in. o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Zapoznaje pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami oraz zasadami bhp i zakresem informacji objętych tajemnicą określoną dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.
Krok 8. Zgłoszenie pracownika do ZUS
Pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy. Należy o tym pamiętać, gdyż często zdarza się, że pracownik jest wcześniej zgłaszany do ubezpieczenia społecznego, niż dochodzi do nawiązania z nim stosunku pracy.
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 22-221, art. 25, art. 29, art. 229, art. 2373 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
● § 3, § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 r. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879
● art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 497
