Brak terminala płatniczego nie pozbawi prawa do rozliczeń kwartalnych VAT - wyjaśnienia MF

Od 2022 r. podatnik, który jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, ma obowiązek zapewnić klientom możliwość dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Jeśli tego nie zapewni, to nie może korzystać z kwartalnego rozliczenia VAT. Jak potwierdził MF, nie oznacza to obowiązku zakupu terminala płatniczego, który stanowi jedną z form instrumentów płatniczych. Warunek ten będzie również spełniony, gdy udostępnimy klientowi np. swój rachunek bankowy.

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego. Taką możliwość przedsiębiorca musi zapewnić w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność.

W dwóch przypadkach prawo do wyboru formy płatności przez konsumenta będzie jednak ograniczone:

• jeżeli umowa między przedsiębiorcą a konsumentem jednoznacznie wskazuje obowiązek zapłaty w określonej formie (na przykład w formie bezgotówkowej na rachunek przedsiębiorcy) - w takiej sytuacji konsument musi zapłacić w sposób przewidziany w umowie,
• jeżeli wartość transakcji przekracza 20 000 zł - w takiej sytuacji, od stycznia 2023 r., konsument będzie musiał zapłacić w formie bezgotówkowej.

Jeżeli obowiązkowo ewidencjonujemy sprzedaż na kasie fiskalnej i nie zapewnimy klientom możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, nie będziemy mogli skorzystać z kwartalnego rozliczenia VAT.

Ważne

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy:

• zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej,

• dostarczający towary lub usługi osobom prywatnym (konsumentom),

muszą umożliwić tym osobom zapłatę bez użycia gotówki, za pomocą dedykowanego do takiego obrotu instrumentu płatniczego, w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Instrument płatniczy to zindywidualizowane urządzenie lub zbiór procedur uzgodniony przez użytkownika i dostawcę, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego.

Bezgotówkowe instrumenty płatnicze służą do zapłaty za określoną transakcję płatniczą za pomocą rachunku bankowego.

Jak wyjaśniło jednak MF (zob. wyjaśnienia "Jak przedsiębiorcy i konsumenci mogą płacić za transakcje: płatności gotówkowe i bezgotówkowe" na stronie biznes.gov.pl), nie oznacza to konieczności zakupu terminala płatniczego:

Realizacja obowiązku, który polega na umożliwieniu klientowi konsumentowi zapłatę w formie bezgotówkowej, może polegać na:

• udostępnieniu terminala płatniczego,

• integracji firmowego konta bankowego z usługą BLIK,

• udostępnienia firmowego numeru konta bankowego.

Spełnisz obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej, jeśli udostępnisz jedną z możliwych opcji płatności bez użycia gotówki.

Nie oznacza to, że musisz dysponować konkretnym urządzeniem, na przykład terminalem płatniczym. Jeśli jednak zdecydujesz się na terminal płatniczy, sprawdź, czy możesz skorzystać z ulgi na jego zakup.

Podsumowując, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić, że konsument będzie miał do dyspozycji przynajmniej jedną z metod przyjęcia płatności bezgotówkowej. Może się więc zdarzyć sytuacja, że klient będzie przygotowany na zapłatę kartą płatniczą, ale przedsiębiorca nie będzie dysponował terminalem. W takim przypadku przedsiębiorca powinien przedstawić klientowi metody płatności bezgotówkowej dostępne w jego firmie. Nie straci wtedy prawa do rozliczeń kwartalnych.

Gdy jednak zakupimy terminal i ewidencjonujemy obrót na kasie online, to musimy do końca czerwca 2022 r. zapewnić połączenie tych urządzeń. Niewykonanie tego obowiązku grozi karą w wysokości 5000 zł.

Podstawa prawna:

• art. 19a ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105

• art. 99 ust. 3a pkt 4, art. 111 ust. 6kb ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 196

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT