Jak w 2023 r. pracodawcy powinni rozliczać w kosztach składki na ZUS po zmianach

Od 1 stycznia 2023 r. zmieniły się zasady rozliczania w kosztach podatkowych składek na ZUS finansowanych przez pracodawców. Obecnie o rozliczeniu w kosztach takich składek decyduje ich zapłata w terminie wynikającym z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dzięki wprowadzonej zmianie wielu pracodawców szybciej rozliczy składki w kosztach podatkowych.

Rozliczanie składek od 1 stycznia 2023 r.

Od 1 stycznia 2023 r. koszty składek na ubezpieczenia społeczne ze stosunku pracy w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, a więc z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zmienione zasady rozliczania składek w kosztach podatkowych mają zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2023 r. i składek należnych od tego dnia.

Rozliczanie składek do końca 2022 r.

Do końca 2022 r. ww. składki stanowiły koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te były należne, pod warunkiem że składki zostały opłacone z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu:

1) za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (a więc przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych);

2) następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Przykład 1

30 czerwca 2022 r. podatnik wypłacił wynagrodzenia należne za czerwiec 2022 r. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz na FP, FS i FGŚP opłacił 19 lipca 2022 r. (zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych). Zarówno wynagrodzenia, jak i należne za nie składki stanowiły dla niego koszt podatkowy w czerwcu 2022 r.

Jeżeli do wypłaty wynagrodzeń doszłoby w 2023 r., a więc wynagrodzenia za czerwiec 2023 r. zostałyby wypłacone 30 czerwca 2023 r., a zapłata ww. składek miałaby miejsce 19 lipca 2023 r., to wynagrodzenia te oraz składki stanowiłby również koszt podatkowy w czerwcu 2023 r. W tym przypadku omawiana nowelizacja nic nie zmienia.

Przykład 2

Zgodnie z umową o pracę podatnik wypłaca pracownikom wynagrodzenie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania pracy. 9 lutego 2022 r. wypłacił wynagrodzenia należne za styczeń 2022 r. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz na FP, FS i FGŚP opłacił 17 marca 2022 r. (zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych). Dla podatnika wypłacone wynagrodzenia stanowiły koszt podatkowy w styczniu 2022 r., natomiast należne składki były kosztem podatkowym dopiero w marcu 2022 r. Składki te mogłyby stanowić koszt podatkowy stycznia 2022 r. tylko w przypadku, gdyby zostały zapłacone do 15 lutego 2022 r.

Gdyby do wypłaty wynagrodzeń doszło w 2023 r., a więc wynagrodzenia za styczeń 2023 r. zostałyby wypłacone 9 lutego 2023 r., a składki zostałyby opłacone 17 marca 2023 r., to dzięki omawianej nowelizacji zarówno wynagrodzenia, jak i składki stanowiłyby koszty podatkowe w styczniu 2023 r.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 6bb ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2463

• art. 15 ust. 4h ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2640

• art. 18 ust. 5, art. 19 ustawy z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2022 r. poz. 1265; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180

• art. 20 ust. 2 ustawy z 7 października 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2022 r. poz. 2180

Katarzyna Wojciechowska

prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych i VAT, redaktor "MONITORA księgowego"