Jaki zakres informacji o warunkach zatrudnienia powinien przekazać pracodawca pracownikowi przy zawieraniu kolejnej umowy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty pracownik.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, przekazuje pracownikowi dodatkowo informacje o: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Jest to minimalny zakres informacji, jakie pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby rozszerzył on zakres danych, jakie przekazuje zatrudnionym.

PRZYKŁAD

Pracownik, któremu 10 października 2022 r. kończy się umowa o pracę na czas określony, umówił się z pracodawcą na 30 września 2022 r. w centrali spółki, która znajduje się w innej miejscowości niż stałe miejsce pracy pracownika, w celu podpisania nowej umowy na czas nieokreślony. Dział kadr na 30 września 2022 r. przygotował dla niego nową umowę o pracę oraz szeroką informację o warunkach zatrudnienia. Zwiera ona dodatkowe informacje, m.in. o prawie pracownika do szkoleń i ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, oraz nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia pracownika. Jest to dozwolona praktyka pracodawcy.

Podobnie nie ma przeciwskazań, aby informację o zmianie warunków zatrudnienia ustalonych na podstawie nowej umowy przekazać jeszcze przed zakończeniem poprzedniej umowy o pracę. Tym bardziej że przepis wskazuje, iż informacja ta powinna zostać przekazana nie później niż 7 dni od dnia zawarcia umowy, a nie dnia rozpoczęcia pracy na jej podstawie. Zatem jeśli nowa umowa jest podpisywana wcześniej, jeszcze w trakcie poprzedniej, termin 7-dniowy na przekazanie informacji będzie liczony od dnia podpisania nowej umowy. Nie ma tu znaczenia fakt, że trwa poprzednia umowa. Natomiast w informacji warto wskazać, że opisane w niej warunki zatrudnienia obowiązują od konkretnej daty, ponieważ data podpisania umowy nie musi być taka sama jak data rozpoczęcia pracy.

PRZYKŁAD

Pracownikowi 31 października 2022 r. skończy się umowa o pracę na czas określony. Od 1 listopada 2022 r. pracodawca chce zatrudnić tę osobę na czas nieokreślony. Ponieważ 1 listopada 2022 r. (wtorek) przypada święto, pracodawca planuje udzielić pracownikom dodatkowego dnia wolnego 31 października 2022 r., aby mieli tzw. długi weekend. Z uwagi na zaplanowany od 24 października 2022 r. urlop kadrowej umowa została przygotowana do podpisu 21 października 2022 r. Wskazano w niej, że dzień rozpoczęcia stosunku pracy to 1 listopada 2022 r., a dzień stawienia się do pracy to 2 listopada 2022 r. Jest to dozwolona praktyka. Jednak w takim przypadku trzeba pamiętać, że do 28 października 2022 r. (7 dni od zawarcia umowy, czyli od 21 października 2022 r.) należy przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia. Warto w niej zaznaczyć, że dotyczy ona okresu od zatrudnienia 1 listopada 2022 r.

Projektowane zmiany przepisów Kodeksu pracy w zakresie obowiązków informacyjnych. Obecnie jest procedowana nowelizacja przepisów Kodeksu pracy, która ma na celu wdrożenie m.in. postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.

Zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw proponuje się, aby po zmianach przepisów pracodawca informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

6) w przypadku pracy zmianowej ‒ zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy ‒ zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

8) innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje ‒ nazwach takich organów lub instytucji,

13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy ‒ terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej, przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto proponuje się, aby pracodawca informował, w formie papierowej lub elektronicznej, pracownika, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o nazwach instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego).

Natomiast informacja o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę będzie podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej.

W przypadku informacji o składnikach wynagrodzenia będzie ona dotyczyła tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy.

Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu będzie odnosiła się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego, urlopu na żądanie.

Powyższe informacje mają być przekazywane przez pracodawcę nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Mogą być one także przekazywane wcześniej, przed nawiązaniem stosunku pracy (dotyczy to w szczególności informacji w zakresie przerw w pracy, zasad dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę czy przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności ‒ jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy). Informacje te dotyczą czasu pracy, a zatem pracodawca, który dopuści pracownika do pracy bez poinformowania go o tych warunkach zatrudnienia, będzie musiał wziąć na siebie ryzyko jego niezastosowania się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a pracownik nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast długość urlopu wypoczynkowego od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym, jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca będzie informował go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu. Jeżeli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi ww. informacji, pracodawca będzie informował go o sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.

Zgodnie z projektem nowelizowanej ustawy pracodawca będzie przekazywał informacje na temat zapewnianej przez niego ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. W związku z tym, jeżeli pracodawca zapewni np. dodatkowe ubezpieczenie emerytalne, to taka informacja zostanie przekazana pracownikowi.

WAŻNE

Obecnie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która znacząco rozszerza zakres obowiązków informacyjnych pracodawcy wobec pracowników.

Przekazanie informacji w formie elektronicznej. W opisanym projekcie Kodeksu pracy przewiduje się możliwość przekazania pracownikowi informacji o warunkach jego zatrudnienia, jak również o ich zmianie, w formie elektronicznej, jeżeli będzie dostępna dla pracownika, z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Okres przejściowy. Projektowane przepisy Kodeksu pracy, które rozszerzają obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników mają, zgodnie z projektem, wejść w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Z uwagi na fakt, że projekt ten dopiero po rozpatrzeniu przez właściwe komitety (obecnie jest rozpatrywany przez Komitet Ekonomiczny Rady Ministrów) i Radę Ministrów zostanie przekazany do dalszych prac w parlamencie, nie jest jasne, kiedy dokładnie zaczną obowiązywać nowe przepisy.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami każdy pracodawca, u którego pracownik będzie podejmował zatrudnienie od dnia wejścia w życie nowych przepisów, będzie miał obowiązek przekazywania mu nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia.

Natomiast przepisy przejściowe zawarte w projekcie na obecnym etapie przewidują, że w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy pracodawca, na wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie 3 miesięcy od dnia jego złożenia będzie miał obowiązek uzupełnienia informacji, którą pracownik otrzymał wcześniej, na podstawie obecnych regulacji, o nowe informacje wprowadzone tą nowelizacją.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 29 § 1 i § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa