Dokumenty wymagane w procesie zatrudnienia obywatela Ukrainy na podstawie specustawy

Od 24 lutego 2022 r. proces zatrudnienia obywatela Ukrainy został w Polsce odformalizowany i ogranicza się do złożenia elektronicznego powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi. Nadal jednak Ukrainiec zatrudniany przez polskich pracodawców podlega rygorowi polskiego prawa pracy, co oznacza konieczność przedstawienia pracodawcy określonych dokumentów, takich jak dokumenty potwierdzające staż pracy, dowody tożsamości czy dokumenty pobytowe.

Obecnie pracodawcy planujący zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie specustawy już nie muszą martwić się o załatwienie licznych formalności, które w dotychczas obowiązujących trybach zatrudnienia takich osób były czasochłonne i wymagały znajomości procedur działania właściwych dla urzędów pracy czy urzędów wojewódzkich.

Obecnie procedura legalizacji pobytu oraz zatrudnienia cudzoziemców z Ukrainy, którzy od 24 lutego 2022 r. przybyli do Polski, jest maksymalnie uproszczona. Mimo to nie brakuje pytań oraz wątpliwości podczas zatrudnienia tych osób. Wynika to m.in. także z faktu, że często nie posiadają oni żadnych dokumentów związanych z poprzednim zatrudnieniem, a czasem także dokumentów tożsamości. Poniżej omawiamy najważniejsze regulacje w zakresie dokumentów niezbędnych w procesie zatrudnienia obywatela Ukrainy, w tym: dokumentów tożsamości, pobytu, a także związanych z zatrudnieniem.

Elektroniczne powiadomienie PUP

Począwszy od 24 lutego 2022 r., zatrudnienie obywatela Ukrainy jest możliwe na podstawie nowego, "uproszczonego" trybu "za powiadomieniem PUP", w przypadku gdy obywatel Ukrainy:

• przybył legalnie na terytorium Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w przepisach wydanych na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (jego pobyt na terytorium naszego kraju uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy, licząc od 24 lutego 2022 r.),
• deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

Dotyczy to także małżonka Ukraińca, jeśli nie posiada obywatelstwa ukraińskiego lub polskiego, o ile przybył do Polski z Ukrainy w związku z toczącą się tam wojną.

WAŻNE (!)

Od 24 lutego 2022 r. obowiązuje nowy, uproszczony tryb zatrudniania obywateli Ukraińskich "za powiadomieniem PUP", którego należy dokonać w formie elektronicznej w terminie 14 dni od rozpoczęcia wykonywania pracy.

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy posiadający zezwolenie na pobyt czasowy oraz wykonujący pracę na rzecz polskiego pracodawcy w trakcie 2021 r. na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy w Polsce wyjechał do Kijowa z powodów rodzinnych w grudniu 2021 r. Zezwolenie na pobyt czasowy utraciło swą ważność z dniem 31 stycznia 2022 r., podobnie jak oświadczenie, na podstawie którego była wykonywana praca. W związku z wybuchem wojny osoba ta przyjechała do Polski 26 lutego 2022 r. W jej paszporcie Straż Graniczna wbiła pieczęć potwierdzającą wjazd. Osoba ta chce podjąć zatrudnienie w polskiej firmie produkcyjnej. Polski pracodawca może zatrudnić tę osobę, gdyż jej pobyt na terenie naszego kraju jest legalny w związku z art. 2 ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Pracodawca po zatrudnieniu takiej osoby musi w terminie 14 dni powiadomić urząd pracy właściwy ze względu na swoją siedzibę.

Odformalizowana procedura zatrudnienia Ukraińców przewiduje, że pracodawca może zatrudnić taką osobę do pracy bez jakiegokolwiek zezwolenia czy zarejestrowanego oświadczenia. Jedynym warunkiem legalnego wykonywania pracy przez obywatela Ukrainy jest powiadomienie powiatowego urzędu pracy (PUP) właściwego dla siedziby bądź dla swojego miejsca zamieszkania o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi. Powiadomienia dokonuje się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego www.praca.gov.pl. Należy dopełnić tej formalności w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy. Przy czym obowiązek powiadomienia nie dotyczy przypadku, w którym obywatel Ukrainy wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie dotychczas obowiązujących trybów legalnego zatrudnienia.

WAŻNE

Specjalny tryb powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy Ukraińcowi nie dotyczy obywateli tego państwa, którzy już pracują w Polsce na podstawie innych trybów legalizacji zatrudnienia.

W elektronicznym dokumencie powiadomienia PUP pracodawca jest zobowiązany podać:

• swoje dane: nazwę, adres siedziby lub miejsca zamieszkania, numer telefonu lub adres służbowej poczty elektronicznej, NIP i REGON w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej albo PESEL osoby fizycznej, ewentualnie numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą Ukraińca,
• dane pracownika-obywatela Ukrainy: imię/imiona i nazwisko, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego, stwierdzającego bądź pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo wydające dokument, PESEL - o ile został nadany,
• rodzaj zawartej między stronami umowy (np. umowa o pracę, zlecenia, o dzieło),
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce świadczenia pracy.

W praktyce już przy wypełnianiu tego dokumentu mogą pojawić się wątpliwości, jakie dokumenty tożsamości czy podróży mogą być podane w powiadomieniu, szczególnie w sytuacji gdy osoba, którą chcemy zatrudnić, nie posiada żadnych dokumentów lub gdy są one nieaktualne.

Dokumenty tożsamości

Jak wskazaliśmy powyżej obowiązująca od 24 lutego 2022 r. uproszczona procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy, wymagająca jedynie powiadomienia PUP o powierzeniu wykonywania pracy tej osobie, nakłada na polskiego pracodawcę obowiązek przekazania w elektronicznym dokumencie danych zatrudnianego Ukraińca. Między innymi są to dane dotyczące dokumentów tożsamości zatrudnianej osoby, w tym: rodzaj, numer i seria dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument (art. 22 ust. 3 pkt 2 lit. e ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy).

Należy zwrócić uwagę, że przepisy te dopuszczają, iż potwierdzenie tożsamości może nastąpić również na podstawie dokumentu unieważnionego, jeżeli umożliwia on ustalenie tożsamości osoby (art. 4 ust. 12 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy). Zatem możliwe jest wskazanie w powiadomieniu do PUP danych unieważnionych dokumentów.

WAŻNE

Potwierdzenie tożsamości zatrudnianego obywatela Ukrainy może nastąpić również na podstawie dokumentu unieważnionego, jeżeli umożliwia on ustalenie tożsamości osoby.

Natomiast jeżeli obywatel Ukrainy nie posiada żadnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość, to powinien zgłosić się do placówki konsularnej swojego kraju w Polsce w celu uzyskania takiego dokumentu.

Placówki konsularne Ukrainy wystawiają zaświadczenia ze zdjęciem, które potwierdzają tożsamość i obywatelstwo ukraińskie osób niemających paszportu zagranicznego ani żadnego innego dokumentu tożsamości. Zaświadczenie jest wystawiane w celu identyfikacji obywatela Ukrainy w polskich urzędach, m.in. w celu zameldowania, uzyskania numeru PESEL. Ponadto urzędy konsularne przedłużają terminy ważności paszportów zagranicznych obywateli Ukrainy na okres 5 lat, a także wpisują do paszportów zagranicznych obywateli Ukrainy dane osobowe ich dzieci, które nie ukończyły 18 lat; wówczas w paszporcie jest umieszczane również zdjęcie dziecka.

PRZYKŁAD

Pani Irina Tymczenko wraz z 17-letnim synem Bohdanem uciekała z Ukrainy na skutek wojny. Miała przy sobie tylko swój wewnętrzny paszport (odpowiednik polskiego dowodu osobistego). Natomiast wszystkie dokumenty syna zostały zniszczone wraz z budynkiem, w którym mieszkali. Na granicy do wewnętrznego paszportu pani Iriny wbito pieczęć potwierdzającą legalne przekroczenie przez nią granicy oraz zarejestrowano w systemie wjazd do Polski jej syna. Po 2 tygodniach pobytu w Polsce syn, chcąc wesprzeć finansowo matkę, która nie znalazła jeszcze pracy, udał się do sieciowej restauracji szybkiej obsługi, gdzie zaproponowano mu zatrudnienie przy pracach lekkich. Wymagano jednak danych z dokumentu tożsamości. Pani Irina stawiła się w placówce konsularnej w Polsce, która dokonała wpisu syna do jej paszportu wewnętrznego. Pracodawca może zatem powiadomić PUP o potwierdzeniu wykonywania pracy przez Bohdana Tymczenko na podstawie paszportu wewnętrznego jego matki, do którego został wpisany wraz ze zdjęciem.

Ponadto obywatel Ukrainy ma możliwość zwrócenia się do urzędu gminy z wnioskiem o nadanie mu numeru PESEL, co także umożliwia identyfikowanie jego tożsamości. Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy organ gminy potwierdza tożsamość na podstawie dokumentu podróży, Karty Polaka lub innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości, z kolei w przypadku braku dokumentów, o których mowa powyżej, potwierdzenie tożsamości następuje na podstawie oświadczenia uchodźcy.

Dokumenty pobytu po 24 lutego 2022 r.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy mimo odformalizowania nadal wymaga jednak legalnego pobytu w Polsce.

Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy pobyt tych z nich, którzy przybyli na terytorium Polski od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium ich kraju, uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy (licząc od 24 lutego 2022 r., tj. zgodnie ze stanowiskiem MSWiA, do 23 sierpnia 2023 r.), jeżeli osoby te wjechały legalnie i deklarują zamiar pozostania w Polsce. Oznacza to, że zatrudniany Ukrainiec musi mieć jakiś dokument potwierdzający legalny wjazd do kraju. Najczęściej jest to pieczęć Straży Granicznej w paszporcie zewnętrznym lub innym dokumencie tożsamości. Możliwe jest także w terminie 90 dni od wjazdu do Polski zarejestrowanie w systemie informatycznym Straży Granicznej faktu legalnego przekroczenia granicy. Odbywa się to na wniosek Ukraińca, jeśli z jakiegoś powodu nie dokonano tej formalności w dniu przekroczenia granicy (art. 3 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy).

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy reguluje również szczególne zasady przedłużania okresów legalnego pobytu obywateli Ukrainy oraz wydanych im przez organy polskie dokumentów dotyczących uprawnień w zakresie wjazdu i pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jeżeli ostatni dzień okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy krajowej przypada w okresie od 24 lutego 2022 r., to okres pobytu na podstawie tej wizy oraz okres jej ważności ulegają przedłużeniu z mocy prawa do 31 grudnia 2022 r. (art. 42 ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy).

Obecnie również, w przypadku gdy ostatni dzień okresu ważności zezwolenia na pobyt czasowy udzielonego obywatelowi Ukrainy przypada w okresie od 24 lutego 2022 r., okres ważności tego zezwolenia ulega przedłużeniu z mocy prawa do 31 grudnia 2022 r.

Ponadto ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy przedłuża ważność samych dokumentów obywateli Ukrainy, jeżeli ostatni dzień okresu ważności:

• kart pobytu,
• polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca,
• dokumentów "zgoda na pobyt tolerowany"

wydanych obywatelom Ukrainy przypada od 24 lutego 2022 r. Dokumenty te są przedłużane z mocy prawa o 18 miesięcy.

Również ważność innych tytułów pobytowych ulega przedłużeniu o 18 miesięcy, jeżeli ostatni dzień dopuszczalnego okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przypada w okresie od 24 lutego 2022 r., a pobyt ten rozpoczął się przed tym dniem. Dotyczy to tytułów pobytowych na podstawie:

• wizy Schengen wydanej przez organ polski,
• wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen,
• dokumentu pobytowego, o którym mowa w art. 1 ust. 2 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającego jednolity wzór dokumentów pobytowych dla obywateli państw trzecich (Dz.Urz. UE L 157 z 15.06.2002, str. 1, z późn. zm.), wydanego przez właściwy organ innego państwa obszaru Schengen, albo innego dokumentu pobytowego wydanego przez organ tego państwa, uprawniającego do podróży po terytorium innych państw tego obszaru,
• ruchu bezwizowego.

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy przebywa w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy. Wykonuje pracę w polskiej spółce, pracuje w magazynie. Zatrudnienie odbywa się na podstawie zezwolenia na pracę typu A, które jest ważne do 31 grudnia 2022 r. Jednak zezwolenie na pobyt czasowy traci swą ważność 30 czerwca 2022 r. W tym przypadku pracodawca może nadal legalnie zatrudniać tę osobę. Pracodawca oraz obywatel Ukrainy nie muszą dokonywać żadnych dodatkowych formalności, by zatrudnienie było legalne, ponieważ przedłużenie wizy następuje z mocy prawa.

Dokumenty potwierdzające dotychczasowy przebieg zatrudnienia

Jako osobną kategorię dokumentów, jakie powinien posiadać Ukrainiec przy zatrudnieniu, traktuje się dokumenty potwierdzające jego wykształcenie, staż pracy, a także inne dokumenty wskazujące na posiadane kompetencje.

W przypadku zawarcia umowy o pracę z Ukraińcem, także korzystając z trybu ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, pracodawca jest zobowiązany do stosowania przepisów polskiego Kodeksu pracy. W tym zakresie pracodawcę obowiązują te same obowiązki wobec pracownika-obywatela Ukrainy co w stosunku do obywatela polskiego. Niemniej jednak w związku z tym, że w obliczu wojny obywatele Ukrainy uciekali ze swoich miejsc zamieszkania, często nie mogąc zabrać żadnych dokumentów, są trudności z ustaleniem przysługującego im zakresu uprawnień pracowniczych. Wobec tego pojawiają się wątpliwości, jak udzielać uprawnień pracowniczych osobom, które nie posiadają żadnych dokumentów związanych z poprzednim zatrudnieniem w Ukrainie.

Przepisy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy nie wyjaśniają tych kwestii. Oznacza to, że należy odnieść się do ogólnych regulacji obowiązujących w tym zakresie. Zgodnie z nimi udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych (art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Na zaliczanie okresów pracy u pracodawców zagranicznych nie ma wpływu obywatelstwo pracownika oraz to, czy wykonywał pracę w kraju ojczystym czy innym. Jednak należy zaznaczyć, że istnieje w tym przypadku możliwość zaliczenia jedynie udokumentowanych okresów zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego do pracowniczego stażu pracy w Polsce.

WAŻNE

Okresy stażu pracy w Ukrainie lub innym kraju powinny być udokumentowane.

Dokument wystawiony przez pracodawcę zagranicznego potwierdzający zatrudnienie powinien spełniać kilka warunków, aby można było uznać go za wiarygodny oraz potwierdzający fakt zatrudnienia. Powinien on zawierać:

• oznaczenie pracodawcy wraz z adresem siedziby w danym państwie,
• oznaczenie dokładnego okresu zatrudnienia pracownika ze wskazaniem precyzyjnych dat dziennych,
• oznaczenie wystawcy dokumentu (kto go sporządził).

Obywatel ukraiński powinien przedstawić pracodawcy taki dokument w języku polskim, gdyż w tym zakresie ma zastosowanie art. 7 ust. 1 oraz art. 8 ustawy o języku polskim. W przypadku sporządzenia dokumentu w innym języku pracownik powinien przedstawić tłumaczenie na język polski.

Obywatele Ukrainy, starając się o zatrudnienie, nie będą z pewnością w wielu przypadkach posiadali takich dokumentów, co więcej - nie będą mieli możliwości, aby zwrócić się do swojego byłego pracodawcy z prośbą o wystawienie takiego dokumentu. Pracownik z Ukrainy na dowód wykonywania pracy za granicą może wówczas przedstawić również inne dokumenty, które potwierdzą jego zatrudnienie, w tym także wystawione przez inne podmioty. Poza tym mogą to być też inne dokumenty zawierające oznaczenie zagranicznego pracodawcy, w których jednoznacznie jest określony dokładny okres zatrudnienia. Warunkiem jest, aby wynikało z nich, że dana osoba była pracownikiem.

Często stosowanym w praktyce dokumentem są ukraińskie dokumenty ubezpieczeniowe, z których wynika, że składki na ubezpieczenia społeczne były opłacane w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę przez konkretny podmiot.

Dodatkowo dowodem służącym potwierdzeniu zatrudnienia mogą być też różnego rodzaju referencje, opinie itp. dokumenty wystawiane przez pracodawców, z których będzie wynikało, przez jaki okres obywatel Ukrainy był zatrudniony u danego pracodawcy. Podobnie jest, jeśli chodzi o okresy nauki w Ukrainie, które mogą być zaliczone do stażu pracy, od którego zależy ustalenie uprawnienia urlopowego. W tym zakresie obywatel Ukrainy powinien przedstawić dyplomy ukończenia szkół czy uczelni wyższych.

PRZYKŁAD

Obywatelka Ukrainy wraz z dziećmi przybyła do Polski 25 lutego 2022 r. Na Ukrainie była zatrudniona jako księgowa w biurze rachunkowym. Polski pracodawca chce zatrudnić tę osobę, jednak pojawiły się wątpliwości, jak ustalić jej staż pracy, by wskazać liczbę dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik dysponuje jedynie potwierdzeniami opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez pracodawcę ukraińskiego. Ponieważ wynika z nich wyraźnie, w jakim okresie ta osoba pracowała dla danego pracodawcy, możliwe jest uznanie wskazanych tam okresów do stażu zatrudnienia i wyliczenie na tej podstawie wymiaru urlopu.

Opisane powyżej zasady mają zastosowanie również do dokumentów związanych z zatrudnieniem obywateli Ukrainy, którzy przebywali na terenie naszego kraju przed 24 lutego 2022 r. Dotyczą one także zatrudnienia za granicą u zagranicznego pracodawcy (nie tylko ukraińskiego, ale np. okresów pracy w Niemczech, Francji).

Udokumentowany zagraniczny staż pracy będzie miał wpływ m.in. na: wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, prawo do urlopu wychowawczego, do dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej.

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy pracował jako informatyk dla niemieckiej spółki mającej swój oddział na Ukrainie. Posiada świadectwo pracy dokumentujące 5 lat pracy w tej firmie, jak również dyplom ukończenia studiów wyższych w Kijowie. W styczniu 2022 r. został zatrudniony w amerykańskiej spółce informatycznej mającej siedzibę w Warszawie. Pracodawca na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy powinien mu zaliczyć okres poprzedniego zatrudnienia, jak również naukę w szkole wyższej, do jego uprawnienia urlopowego w Polsce, które na podstawie art. 154 § 1 Kodeksu pracy wynosi 26 dni.

Analizując kwestię dokumentów pozwalających na ustalenie praw pracowniczych zatrudnianego Ukraińca, należy pamiętać, że również obywateli Ukrainy, jak i wszystkich Polaków oraz obcokrajowców pracujących w naszym kraju, obowiązuje zasada pozwalająca pracodawcy zastosować korzystniejsze warunki zatrudnienia niż minimum określone przez Kodeks pracy. Zatem jeśli pracodawca, opierając się na zaufaniu czy obserwacji pracy pracownika, będzie chciał uznać oświadczenie zatrudnionego o jego dotychczasowej ścieżce zawodowej, wykształceniu czy stażu pracy, ma taką możliwość.

PRZYKŁAD

Obywatel Ukrainy podczas rozmowy kwalifikacyjnej przekazał, że wyjeżdżając z Kijowa pierwszego dnia wojny, tj. 24 lutego 2022 r., w panice nie zabrał żadnych dokumentów. Jednak zadeklarował, że ma wyższe wykształcenie informatyczne i 5 lat stażu pracy na stanowisku programisty w firmie Ukrinform. Ponadto na portalu społecznościowym o tematyce kariery - LinkedIn istnieje jego profil wskazujący na takie właśnie okresy ukończenia uczelni i zatrudnienia, a także są tam zamieszczone liczne komentarze klientów i współpracowników z pozytywnymi referencjami. Pracodawca w ramach postępowania rekrutacyjnego zlecił kandydatowi zadanie, które potwierdziło wysoki stopień jego kompetencji programistycznych. Pracodawca zatrudnił kandydata mimo braku dokumentów potwierdzających wykształcenie i staż oraz zdecydował o naliczeniu 26 dni urlopu wypoczynkowego (zaliczając 8 lat z tytułu ukończenia studiów wyższych oraz 5 lat stażu pracy). Takie działanie pracodawcy jest dopuszczalne.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1, art. 2, art. 4, art. 22, art. 42 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa - Dz.U. z 2022 r. poz. 583; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1002

• art. 86 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 830

• art. 7 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim. - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 672

• art. 94, art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

dr Paulina Sołtys

radca prawny, trener, szkoleniowiec, specjalista z zakresu prawa pracy