Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, pracodawca jest zobligowany do kontynuowania prowadzenia teczki osobowej oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Taką zasadę stosujemy w przypadku zatrudnienia tego pracownika w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie (art. 94⁵ Kodeksu pracy). Odnosi się to również do dokumentacji dotyczącej m.in. ewidencjonowania czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia.

WAŻNE(!)

Ponowne zatrudnienie pracownika, który podjął pracę po 31 grudnia 2018 r. po raz pierwszy u danego pracodawcy, w ciągu 10 lat od zakończenia umowy o pracę pozwala na kontynuowanie jego akt osobowych.

Kontynuowanie prowadzenia teczki pracowniczej z poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie zawsze jest możliwe. W niektórych przypadkach pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe. Kryteriami określającymi, czy pracodawca powinien założyć nową teczkę osobową dla pracownika, który odszedł z pracy i ponownie został zatrudniony, są terminy, z jakimi zostały nawiązane stosunki pracy, oraz okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakończenie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r. i ponowne podjęcie pracy po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników ponownie zatrudnionych u tego samego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., których poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 2019 r., pracodawca powinien założyć nowe teczki osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Teczka pracownicza dla osoby zatrudnionej przed 1 stycznia 2019 r. powinna być przechowywana przez okres 50 lat, od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kontynuowanie prowadzenia poprzednich akt pracowniczych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy do zatrudnienia doszło po wprowadzeniu reformy emerytalnej, czyli po 31 grudnia 1998 r., i pracodawca spełni kilka obowiązków. Jednym z nich jest złożenie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW oraz przekazanie za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportów informacyjnych ZUS RIA. Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA jest równoważne ze skróceniem okresu przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA za pracownika. Po przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który poprzednią umowę o pracę zawarł przed 1 stycznia 2019 r., może kontynuować prowadzenie jego akt osobowych.

Zatrudnienie pracownika przed 1 stycznia 1999 r. i ponowne podjęcie pracy u tego samego pracodawcy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt osobowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika pracodawca zakłada i prowadzi dla niego nową teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Zatrudnienie pracownika po 31 grudnia 2018 r. i ponownie przyjęcie do pracy po 10 latach. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., którzy kolejny raz, po przerwie trwającej dłużej niż 10 lat nawiążą stosunek pracy z tym samym pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą. Teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Po upływie tego okresu, w przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego podmiotu zatrudniającego, nawet gdy dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca ma obowiązek założyć nową teczkę osobową.

Przykład

Pracodawca z uwagi na wzmożoną liczbę pacjentów odwiedzających aptekę od 1 września 2020 r. postanowił zatrudnić nowych pracowników:

• magistra farmacji w pełnym wymiarze czasu pracy, który poprzednio pracował u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2019 r.,
• technika farmaceutycznego w niepełnym wymiarze czasu pracy, poprzednio zatrudnionego na czas nieokreślony od 17 marca 2015 r. Umowa z technikiem została rozwiązana na mocy porozumienia stron 31 stycznia 2020 r.,
• pomoc apteczną w niepełnym wymiarze czasu pracy, z którą poprzednio zawarł stosunek pracy od 12 grudnia 1997 r. na czas nieokreślony. Umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który upłynął 31 sierpnia 2017 r.

Pracodawca nie złożył do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW. Prowadzenie akt osobowych z poprzedniego zatrudnienia może być kontynuowane tylko w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku magistra farmacji, ponieważ poprzedni stosunek pracy został zawarty po 31 grudnia 2018 r. W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku technika farmaceutycznego pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a pracodawca nie zdecydował się na przekazanie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA za pracownika. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej osoby wynosi 50 lat, a zatem pracodawca musi założyć jej nowe akta osobowe. W przypadku pracownika zatrudnionego jako pomoc apteczna nie byłoby możliwości złożenia raportu informacyjnego, ponieważ stosunek pracy został nawiązany przed 1 styczna 1999 r. i okres przechowywania teczki osobowej z poprzedniego okresu zatrudnienia obligatoryjnie wynosi 50 lat. Zatem pracodawca musi założyć nowe akta pracownicze.

Kontynuowanie prowadzenia akt osobowych oznacza w praktyce, że dokładane przy ponownym zawarciu stosunku pracy z byłym pracownikiem pracownik nie musi przedkładać dokumentów, które już dostarczył pracodawcy, np. świadectw szkolnych czy świadectw pracy. Dokumenty są do teczki osobowej z zachowaniem numeracji w poszczególnych częściach.

Przykład

Pracodawca 10 sierpnia 2020 r. ponownie zatrudnił pracownika. Jego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał od 5 lipca do 4 września 2019 r. W aktach osobowych w części B ostatni dokument został opisany z numerem 19. Zatem wypełniony nowy kwestionariusz dla pracownika oraz umowa o pracę powinny zostać opisane odpowiednio numerami 20 i 21.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 7, art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Anna Frączek,

specjalista ds. kadr i płac, praktyk z zakresu prawa pracy

Czytaj także: "Jak prowadzić akta osobowe po zmianach od 1 stycznia 2019 r." - na www.inforlex.pl/ewydania