Zmiana papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną - obowiązki pracodawcy

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może podjąć decyzję o digitalizacji dokumentacji pracowniczej, czyli o zmianie formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną. Proces ten obejmuje wykonanie odwzorowania cyfrowego dotychczasowych papierowych egzemplarzy dokumentów, opatrzenie ich wymaganymi podpisami lub pieczęciami elektronicznymi oraz umieszczenie w specjalnie przygotowanym do tego systemie informatycznym. Ważnym elementem procesu digitalizacji jest powiadomienie pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przekazanie im jej papierowej wersji. Jeśli jest to niemożliwe, należy ją zniszczyć.

W przypadku podjęcia decyzji o zastąpieniu papierowej formy dokumentacji pracowniczej formą elektroniczną trzeba pamiętać o spełnieniu wymagań dla systemów informatycznych przeznaczonych do przechowywania e-dokumentacji pracowniczej. Muszą one umożliwiać zamieszczenie w nich wszystkich wymaganych prawem dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w sposób w pełni bezpieczny.

Wymagania dla systemu informatycznego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie wskazują, jakie wymagania powinien spełniać system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zatem pracodawca przed podjęciem decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej powinien zweryfikować, czy system informatyczny, którym dysponuje lub w który planuje się zaopatrzyć, spełnia kryteria przewidziane w przepisach prawa pracy.

Pracodawca musi więc zweryfikować, czy jego system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu takiego systemu, podczas którego zostanie sprawdzona każda ze wskazanych w przepisach funkcjonalności.

Proces audytu systemu informatycznego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 7 krokach:

Krok 1. Zabezpieczenie dokumentacji

Na tym etapie należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty przechowywane w systemie są odpowiednio zabezpieczone przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem (więcej na temat zabezpieczenia dokumentacji w dalszej części publikacji).

Krok 2. Integralność treści dokumentacji i metadanych

Na tym etapie należy zweryfikować, czy system zapewnia integralność treści dokumentacji (czyli wszystkich plików przechowywanych w dowolnej formie w systemie) i metadanych (czyli znajdujących się w systemie informacji pozwalających zidentyfikować dane zamieszczone w systemie, np. data i sposób utworzenia dokumentu, typ dokumentu, jego tytuł, autor dokumentu). Przede wszystkim należy sprawdzić, czy system posiada odpowiednie zabezpieczenie przed wprowadzaniem nieustalonych i niewynikających z udokumentowanych procedur zmian.

Krok 3. Dostęp dla osób upoważnionych

Należy zweryfikować, czy system umożliwia stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, a zatem posiadającym upoważnienie do przetwarzania tego rodzaju danych w imieniu pracodawcy.

Krok 4. Identyfikacja użytkowników systemu

Należy zweryfikować, czy system posiada funkcjonalność identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji oraz czy są w nimrejestrowane dokonywane przez te osoby zmiany w dokumentacji i metadanych.

Krok 5. Wyszukiwanie danych

Ważną funkcjonalnością takiego systemu, którą należy przetestować, jest skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych. Przepisy precyzują, jakiego rodzaju metadane muszą się znajdować w systemie (§ 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zatem należy zweryfikować, czy na pewno wszystkie ze wskazanych w przepisach metadanych znajdują odzwierciedlenie.

Metadane, które obowiązkowo muszą się znaleźć w systemie do prowadzenia dokumentacji elektronicznej, to:

• identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem odróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
• identyfikator dokumentacji - będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
• rodzaj dokumentu - będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej przez pracodawcę zgodnie z RODO - w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

Co istotne, taki zestaw metadanych musi być zapisany w odrębnym pliku XML. Zatem należy również zweryfikować, czy na pewno system zapisuje metadane w formacie XML.

Krok 6. Wydawanie dokumentów pracownikom i innym osobom uprawnionym

Należy zweryfikować sposób wydawania, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji. Musi się on odbywać w sposób określony w przepisach rozporządzenia dotyczących przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami. Przewidują one, że przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.

Krok 7. Wydruk dokumentacji pracowniczej przechowywanej w systemie

Należy zweryfikować funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Audyt funkcjonalności systemu przeznaczonego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przeprowadzony według wyżej wskazanych kroków, pozwoli na ocenę, czy system ten spełnia wymagania prawne. Pozytywna ocena każdej z funkcjonalności pozwala na bezpieczne podjęcie decyzji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Istotne jest, że pracodawca może prowadzić w formie elektronicznej całość dokumentacji pracowniczej albo tylko jej część. Ważne jest jednak, aby w jednolitej formie prowadzić części stanowiące integralną całość. Taką możliwość potwierdza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 7 lutego 2019 r., a także Główny Inspektorat Pracy w swoim piśmie z 17 stycznia 2019 r. (pismo znak: GIP-GPP.081.6.2019.2):

(...) możliwe jest prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej). Natomiast dokumentację pracowniczą, która stanowi integralną całość, np. akta osobowe pracowników, należy prowadzić jednolicie, tzn. w jednej postaci: papierowej albo elektronicznej.

Przepisy prawa pracy nie nakazują ujednolicenia formy prowadzenia dokumentacji dla wszystkich pracowników. Dzięki temu pracodawca może dygitalizować dokumentację pracowniczą stopniowo.

Przykład

Pracodawca posiada trzy fabryki. Dwie z nich znajdują się w Poznaniu, a jedna w Szczecinie. W związku z tym, że również centrala firmy znajduje się w Poznaniu, pracodawca podjął decyzję o digitalizacji akt osobowych i dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych w fabryce w Szczecinie. Dokumentacja w pozostałych dwóch fabrykach z racji lokalizacji w pobliżu centrali i działu kadr pozostanie w formie papierowej. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej dla jednej grupy pracowników, a dla pozostałej w formie papierowej w takiej sytuacji jest uzasadnione i dopuszczalne.

Pracodawca może zmieniać formę, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, nawet wielokrotnie. Zmiana formy papierowej dokumentacji na formę elektroniczną zawsze musi obejmować 5 kroków.

Proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej w 5 krokach:

Krok 1. Sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego.

Odwzorowania cyfrowe (np. skan, zdjęcie) należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Przepisy prawa pracy wyraźnie określają minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (załącznik do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Tabela. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Krok 2. Opatrzenie odwzorowania cyfrowego podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Każdy z odwzorowanych cyfrowo (zeskanowanych) dokumentów musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, ewentualnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Czynność ta ma na celu potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

WAŻNE!

Tylko odwzorowania cyfrowe opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną są równoznaczne z dokumentem w formie papierowej.

Krok 3. Umieszczenie dokumentu w systemie do prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, po dokonaniu czynności określonych powyżej, powinni umieścić tak sporządzony dokument w dokumentacji elektronicznej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Do każdego dokumentu przyporządkowuje się także zestaw metadanych, ułatwiających skuteczne wyszukiwanie dokumentacji oraz zarzadzanie nią, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi (wymagania dla metadanych zostały opisane w części poświęconej wymaganiom dla systemów informatycznych).

Krok 4. Obowiązek informacyjny wobec pracowników

W przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej zaraz po zakończeniu zmiany całości lub jej części na postać elektroniczną pracodawca musi poinformować pracowników w sposób przyjęty u niego w firmie o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Taki obowiązek pracodawca ma również wobec byłych pracowników, jeżeli zmiana formy prowadzenia dokumentacji ich dotyczy. W takim przypadku pracodawca powinien zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania mu tego zawiadomienia.

Informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej pracodawca doręcza pracownikowi lub byłemu pracownikowi za pokwitowaniem osobiście lub za pośrednictwem:

• operatora pocztowego,
• osoby upoważnionej przez pracodawcę,
• środków komunikacji elektronicznej (np. e-mail, SMS), ale pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli nie ma możliwości doręczenia informacji lub zawiadomienia, operator pocztowy (listonosz) pozostawia awizo o możliwości odebrania przesyłki w terminie 7 dni. W przypadku nieodebrania przesyłki w tym terminie operator pozostawia awizo powtórne o możliwości odbioru przesyłki w ciągu 14 dni od pierwszego powiadomienia. Informację lub zawiadomienie pracodawca może uznać za doręczone z upływem ostatniego, 14 dnia od pierwszego zawiadomienia. W takim przypadku informację lub zawiadomienie należy włączyć odpowiednio do części B (jeśli dotyczy pracownika) albo C (jeśli dotyczy byłego pracownika) akt osobowych pracownika, najlepiej dołączając do nich zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego (tzw. zwrotkę) z zawartą odpowiednią adnotacją (§ 15 ust. 3 - 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Krok. 5. Wydanie lub zniszczenie poprzedniej formy dokumentu

Dokumentację pracowniczą prowadzoną w formie papierowej należy wydać w formie, w jakiej była przechowywania przez pracodawcę, osobiście i za pokwitowaniem:

• pracownikowi lub byłemu pracownikowi,
• osobie upoważnionej przez pracownika.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze, oraz osobom przysposabiającym;
• osobie upoważnionej przez osoby wskazane powyżej.

Osoby te są zobowiązane uprzednio udokumentować uprawnienie do odbioru dokumentacji.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji (art. 94¹⁰ Kodeksu pracy).

Analogiczne czynności należy wykonać w celu dołączenia dokumentu w formie papierowej do dokumentacji elektronicznej. W przypadku dołączania dokumentu w formie papierowej do już istniejącej dokumentacji elektronicznej pracownik ma prawo odebrać dokument papierowy w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Należy pamiętać, że decyzja o zmianie postaci przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną nigdy nie jest ostateczna. W każdej chwili jest możliwa zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Następuje ona przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Wydawanie e-dokumentacji na wniosek pracownika

Pracodawca jest zobowiązany wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na każdy wniosek złożony w formie papierowej lub elektronicznej:

• pracownika lub byłego pracownika albo
• w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, na wniosek:

- dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,

- przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

- małżonka (wdowy i wdowca),

- rodziców, w tym ojczyma i macochy, oraz osób przysposabiających.

Dokumenty mogą jednak zostać wydane tylko po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru dokumentacji.

W przypadku gdy pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, powinien wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej,
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
• w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami opisanymi powyżej (patrz tabela z minimalnymi wymaganiami technicznymi dla odwzorowań cyfrowych), zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Dokumentacja powinna zostać wydana w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku, a wniosek powinien zostać załączony odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Zabezpieczenie e-dokumentacji

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca powinien stosować odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Zatem aby uznać e-dokumentację za zabezpieczoną, muszą być spełnione w sposób ciągły, łącznie następujące warunki:

• dostęp do e-dokumentacji (systemu informatycznego przeznaczonego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej) mają wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w imieniu pracodawcy,
• e-dokumentacja jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej wymaga wdrożenia i realizacji ciągłego procesu polegającego na nieustannej weryfikacji efektywności zabezpieczeń.

Proces kontroli zabezpieczeń e-dokumentacji w 4 krokach:

Krok 1. Dokonywanie analizy zagrożeń i zastosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń

Analiza ta pozwala ustalić, jakie środki należy zastosować w celu ochrony danych, np. rodzaj oprogramowania antywirusowego. Analizy tej należy dokonywać systematycznie (np. raz w roku), a także w każdej sytuacji, w której pracodawca zostaje narażony na nowe, wcześniej nieznane zagrożenia dla bezpieczeństwa e-dokumentacji.

Krok 2. Opracowanie i stosowanie procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania

Pracodawca powinien opracować np. procedury dostępu, procedury tworzenia kopii zapasowych, procedury przechowywania dokumentacji.

Krok 3. Bieżące kontrolowanie zabezpieczeń

Pracodawca powinien sprawdzać funkcjonowanie wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej. Warto w tym celu przeprowadzać okresowe oceny skuteczności tych sposobów (testy).

Krok 4. Przygotowanie i realizacja planów przechowywania dokumentacji w długim czasie

W planach tych należy ująć m.in. przenoszenie e-dokumentacji na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

PODSTAWA PRAWNA:

· art. 94⁸ - 94¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

· § 9 - 18 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego oraz powiązanych zagadnień prawa podatkowego i administracyjnego, posiada ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR bezpośrednio w wewnętrznych strukturach przedsiębiorców oraz w kancelarii prawnej, prowadzi własną firmę doradczą

Czytaj także: "Jakie zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych wprowadza nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej" - na www.inforlex.pl/ewydania