Jak długo pracodawcy powinni przechowywać dokumentację pracowniczą

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia pracownika, a także po zakończeniu stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat. Jednak w niektórych sytuacjach nadal wynosi 50 lat.

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Co do zasady pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od okresu, w którym pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Z tego powodu pracowników można podzielić na trzy grupy:

• zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
• zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,
• zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia

Jak skrócić okres przechowywania

Pracodawca, który planuje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, musi:

Krok 1. Przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W ten sposób pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. O terminie złożenia oświadczenia decyduje pracodawca.

Pracodawca może odwołać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeśli wycofa to oświadczenie, to nie będzie mógł skorzystać ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że musi ją przechowywać przez 50 lat.

Krok 2. Złożyć do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za każdego pracownika zatrudnionego po raz pierwszy od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin złożenia do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracodawca nie wycofał oświadczenia ZUS OSW, wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW, jeżeli zatrudnienie pracownika zakończyło się przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych, jeżeli zatrudnienie pracownika zakończyło się po złożeniu oświadczenia.

Przedłużenie okresu przechowywania

Przepisy przewidują sytuację, gdy konieczne będzie przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to dopuszczalne, jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (przepisy nie precyzją, o jakie postępowanie chodzi, może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju), a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania. W tej sytuacji pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania tej dokumentacji;
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy

- art. 94⁴ Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9b, art. 94⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

• art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

• art. 41a-41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 60

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego",

specjalista w zakresie prawa pracy