Zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej określił zasady prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe pracownika składają się obecnie z czterech części, a nie - jak dotychczas - z trzech, i obejmują:

• w części A - oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
• w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
• w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracodawca, który przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, musi wykorzystywać w tym celu system teleinformatyczny zapewniający integralność przechowywanych dokumentów elektronicznych i metadanych odnoszących się do tych dokumentów, rozpoznawanie użytkowników tego systemu i rejestrację dokonywanych przez nich zmian.

Przepisy rozporządzenia mają w całości zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowo zatrudnionych pracowników. Natomiast dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, które zostały zgromadzone do 31 grudnia 2018 r., pracodawca może prowadzić albo w dotychczasowej formie, albo według nowych zasad.

Wyjątkiem jest ewidencja czasu pracy, która dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. i w tym dniu pozostających w zatrudnieniu, powinna być sporządzana według dotychczasowych przepisów. Natomiast do kolejnych ewidencji tych osób stosujemy nowe przepisy.