Wypowiedzenie zmieniające - jak je prawidłowo sporządzić

Wypowiedzenie zmieniające pozwala pracodawcy na jednostronną zmianę warunków zatrudnienia pracownika. Należy je sporządzić na piśmie i określić w jego treści nowe, proponowane warunki pracy i płacy. W przypadku pracowników pracujących na czas nieokreślony pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia zmieniającego.

Jeżeli pracownik nie godzi się na zmianę warunków pracy i płacy na zasadzie porozumienia stron, pracodawca, aby zmienić mu warunki zatrudnienia, powinien złożyć tzw. wypowiedzenie zmieniające, czyli wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Do wypowiedzenia zmieniającego stosujemy przepisy dotyczące wypowiedzenia definitywnego umowy o pracę (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że wypowiadając pracownikowi warunki pracy i płacy, trzeba to zrobić na piśmie, a w przypadku osób zatrudnionych na czas nieokreślony należy dodatkowo podać przyczynę tego wypowiedzenia.

Wypowiedzenie pracownikowi warunków umowy o pracę jest dokonane w momencie, gdy doszło do niego w sposób pozwalający zapoznać się z treścią oświadczenia pracodawcy, choćby pracownik odmówił zapoznania się z nim.

Wzór wypowiedzenia warunków umowy o pracę

Komentarz 1. Warunki pracy i płacy do zmiany

W tym miejscu wypowiedzenia zmieniającego pracodawca wskazuje, jakie warunki zatrudnienia pracownika ulegają zmianie. Należy je podać w piśmie wypowiadającym. Zmianie w formie wypowiedzenia zmieniającego podlegają jedynie te warunki zatrudnienia, które są ustalone w umowie o pracę, lub te, które mają istotne znaczenie dla stosunku pracy. Najczęściej w praktyce będzie to zmiana wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy czy rodzaju pracy. Mniejsze zmiany, np. zmiana nazwy stanowiska pracy, która nie wpływa na warunki zatrudnienia, nie wymagają wypowiedzenia zmieniającego.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawcę wypowiadającego pracownikowi warunki pracy i płacy jest wypowiedzenie rodzaju umowy o pracę polegające na zmianie umowy na czas nieokreślony na umowę terminową, np. na czas określony. Taka zmiana jest w tej formie niedopuszczalna. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z 28 kwietnia 1994 r. (I PZP 52/93, OSNP 1994/11/169). Zmiana rodzaju umowy o pracę będzie natomiast dozwolona na zasadzie porozumienia stron.

WAŻNE!

Zmiana rodzaju umowy o pracę w formie wypowiedzenia zmieniającego jest niedozwolona.

Można też spotkać się z poglądem, że zagadnienia o charakterze porządkowym dotyczące funkcjonowania pracodawcy, takie jak np. termin i czas wypłaty wynagrodzenia czy wspólne dla ogółu pracowników godziny pracy pokrywające się z godzinami funkcjonowania zakładu pracy, nie wymagają, co do zasady, porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego. Pogląd ten opiera się na tym, że zagadnienia o charakterze porządkowym nie mają, co do zasady, indywidualnego charakteru.

Wątpliwości dotyczące konieczności stosowania wypowiedzenia zmieniającego mogą wystąpić w przypadku wydłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy. Wydłużenie okresu rozliczeniowego może być uznane zarówno za bardziej, jak i mniej korzystne dla pracowników. Dłuższy okres rozliczeniowy powoduje możliwość bardziej elastycznego zarządzania przez pracodawcę czasem pracy pracowników, a tym samym np. możliwość późniejszego rekompensowania pracownikom dłuższej pracy w początkowych miesiącach tego okresu. Takie rozwiązanie będzie zatem z reguły dla pracowników mniej korzystne i wymagające zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Komentarz 2. Okres wypowiedzenia

Okresy wypowiedzenia w przypadku wypowiedzenia zmieniającego są takie same jak przy zwykłych wypowiedzeniach. Od chwili wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego biegnie termin wypowiedzenia liczony odpowiednio w dniach, tygodniach lub miesiącach. Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Przykład

Pracodawca 5 marca 2020 r. wręczył pracownicy 3-miesięczne wypowiedzenie zmieniające. Jego bieg zacznie się 1 kwietnia 2020 r. Połowa okresu wypowiedzenia upłynie 15 maja 2020 r. Należy bowiem uznać, że 15 danego miesiąca upłynie również połowa okresu wypowiedzenia w przypadku miesięcy liczących 31 dni. Okres wypowiedzenia zmieniającego zakończy się więc 30 czerwca 2020 r.

Przykład

Pracodawca złożył wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony. Pracownika obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Umowa została wypowiedziana w poniedziałek 2 marca 2020 r. W takim przypadku okres wypowiedzenia rozpocznie bieg w pierwszą niedzielę po złożeniu wypowiedzenia, czyli 8 marca 2020 r., a upłynie ostatecznie w sobotę 21 marca 2020 r.

Tabela. Okresy wypowiedzenia umów o pracę

Także tym samym grupom pracowników (np. kobietom w ciąży, chronionym członkom związków zawodowych, pracownikom w wieku przedemerytalnym), którym nie można wręczać wypowiedzeń definitywnych, nie można dokonywać wypowiedzeń zmieniających. Jednak w przypadku wypowiedzeń zmieniających przepisy wprowadzają od tej zasady wyjątki, np. gdy w zakładzie dochodzi do zwolnień grupowych, można wręczyć wypowiedzenie zmieniające pracownicom w ciąży. Można także złożyć wypowiedzenie zmieniające pracownikom w okresie ochrony przedemerytalnej. Jest to dopuszczalne, gdy wypowiedzenie stało się konieczne ze względu na:

1) wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której należy pracownik;

2) stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

W razie dokonywania wypowiedzeń zmieniających należy przeprowadzać konsultację ze związkami zawodowymi. Pracodawca powinien w takiej sytuacji zaprezentować organizacji związkowej nowe warunki zatrudnienia, jakie zamierza przedstawić pracownikowi.

Komentarz 3. Przyczyna wypowiedzenia zmieniającego

Przyczyna wypowiedzenia zmieniającego nie może być ogólnikowa, nie może też stanowić powielenia przepisów prawa pracy. Przyczyna wypowiedzenia zmieniającego musi być konkretna i prawdziwa.

Wystarczające będzie podanie przynajmniej jednej konkretnej przyczyny uzasadniającej dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Gdy z okoliczności danego przypadku wynika, że przyczyn jest więcej, wówczas pracodawca ma wybór - albo podać jedną kluczową i decydującą przyczynę wypowiedzenia zmieniającego, albo podać wszystkie przyczyny, jakie złożyły się na decyzję pracodawcy.

Przyczynami, które uzasadniają dokonanie wypowiedzenia zmieniającego, mogą być m.in.:

• likwidacja stanowiska pracy,
• zmiany organizacyjne (wyrok SN z 5 września 2001 r., I PKN 613/00, OSNP 2003/15/351),
• długotrwała, usprawiedliwiona chorobą nieobecność w pracy (wyrok SN z 16 maja 2001 r., I PKN 608/00, Pr. Pracy 2001/11/35),
• utrata uprawnień do wykonywania zawodu (wyrok SN z 6 października 1998 r., I PKN 368/98, OSNP 1999/21/685).

Składając wypowiedzenie zmieniające pracownikom zatrudnionym na podstawie umów terminowych, w ogóle nie trzeba podawać przyczyny wypowiedzenia.

Komentarz 4. Nowe warunki zatrudnienia

Wypowiadając warunki zatrudnienia, należy pracownikowi zaproponować na piśmie nowe warunki pracy i płacy. Zdaniem Sądu Najwyższego złożone pracownikowi pismo z nowymi warunkami pracy, ale nie zawierające wypowiedzenia dotychczasowych warunków zatrudnienia, nie może być uważane za wypowiedzenie zmieniające (wyrok z 7 stycznia 1997 r., I PKN 51/96, OSNP 1997/16/288).

Proponując nowe warunki zatrudnienia, można określić, że będą one obowiązywały tylko przez pewien czas. W wypowiedzeniu zmieniającym można więc podać, że np. obniżone wynagrodzenie będzie obowiązywać od 1 marca do 31 maja 2020 r., a później pracownik powróci do poprzednich warunków wynagrodzenia. Wówczas pracownik automatycznie, bez konieczności dokonywania zmiany umowy o pracę, od 1 czerwca 2020 r. będzie otrzymywał dotychczasowe wynagrodzenie. Można również w inny sposób ustalić okres obowiązywania zmienionych warunków płacy.

Przykład

W wypowiedzeniu zmieniającym pracodawca podał pracownikowi, że obniżone wynagrodzenie będzie obowiązywało do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym firma osiągnie zysk w wysokości 50 000 zł. Po tym okresie, jeżeli pracownik przyjmie nowe warunki płacy, powróci do poprzednio obowiązujących go warunków wynagrodzenia. Takie ustalenie czasowej zmiany wynagrodzenia w wypowiedzeniu zmieniającym jest dopuszczalne.

Komentarz 5. Informacja o uprawnieniach pracownika

Pracodawca, wypowiadając warunki zatrudnienia, powinien pouczyć pracownika w wypowiedzeniu zmieniającym o możliwości i terminie złożenia oświadczenia o nieprzyjęciu nowych warunków. Pracownik ma czas na podjęcie decyzji o odrzuceniu zaproponowanych warunków do połowy obowiązującego go okresu wypowiedzenia, jeżeli zostanie o tym pouczony. Jeśli pracodawca nie poda mu informacji w piśmie wypowiadającym warunki pracy i płacy o możliwości odrzucenia nowych warunków do połowy okresu wypowiedzenia, pracownik ma na to czas do końca wypowiedzenia. Jeżeli pracownik odrzuci nowe warunki zatrudnienia, umowa o pracę rozwiąże się po zakończeniu okresu wypowiedzenia. Natomiast gdy pracownik przyjmie nowe warunki pracy i płacy, zaczną go one obowiązywać po okresie wypowiedzenia.

Oświadczenie woli pracownika o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków może być wyrażone w dowolnej formie.

WAŻNE!

Tylko wyraźne oświadczenie pracownika, że nie wyraża zgody na nowe warunki pracy lub płacy, złożone przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, prowadzi do rozwiązania z nim umowy o pracę z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia.

Komentarz 6. Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy

W przypadku wypowiedzeń zmieniających należy także pouczyć pracowników o przysługującym im prawie do odwołania od tego wypowiedzenia do sądu pracy w terminie 21 dni.

Pracodawcy nie muszą podawać w wypowiedzeniu zmieniającym dokładnego adresu sądu pracy, do którego mają prawo odwołać się pracownicy. Wystarczy ogólnie wskazać, do jakiego sądu i w jakiej miejscowości mogą odwołać się od otrzymanego wypowiedzenia i w jakim terminie muszą złożyć pozew. Nie ma jednak przeszkód, żeby pracodawca wskazał dokładny adres sądu pracy, do którego pracownik może się odwołać.

Pracodawca lub pracownik mogą zasadniczo wytoczyć powództwo ze stosunku pracy przed sądem pracy:

• właściwości ogólnej (ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę pozwanego),
• w którego okręgu praca jest, była lub miała być wykonywana.

Oznacza to, że wnosząca pozew strona stosunku pracy może wybrać sąd pracy, przed którym chce wytoczyć powództwo. Od 7 listopada 2019 r. zlikwidowano możliwość, która pozwalała rozpoznawać sprawy w sądzie pracy w okręgu, gdzie znajduje się zakład pracy.

Podstawa prawna:

• art. 30, art. 39, art. 42-43, art. 177 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art. 1, art. 5-6 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969

• art. 461 ustawy z 17 listopada 2964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2217

Marek Skałkowski

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie