Urlopy wypoczynkowe - planowanie, udzielanie i rozliczanie

Pracownikowi w zależności od stażu pracy przysługuje w ciągu roku kalendarzowego 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca udziela mu tego urlopu zgodnie z planem urlopowym, a jeśli go nie tworzy - po porozumieniu z pracownikiem. Obecnie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi (bez jego zgody), w terminie przez siebie wskazanym i z pominięciem planu urlopów, zaległego urlopu wypoczynkowego w wymiarze do 30 dni.

Urlop wypoczynkowy to przywilej przysługujący tylko pracownikom. Żadne powszechnie obowiązujące przepisy nie gwarantują prawa do niego osobom pracującym w ramach pozapracowniczych form zatrudnienia (np. zleceniobiorcom). Pracownik nie może zrzec się przysługującego mu urlopu wypoczynkowego ani przekazać go innej osobie. Jeżeli w trakcie zatrudnienia nie wykorzystał on należnego urlopu w naturze, to z dniem rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy nabywa prawo do ekwiwalentu za ten urlop. Jego wypłata powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia.

I. Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego

1. Pracownicy podejmujący pracę po raz pierwszy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy).

Należy przyjąć, że miesiąc pracy mija:

• z upływem ostatniego dnia miesiąca, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca;

PRZYKŁAD 1

Pracownik podejmie pierwszą pracę od 1 lipca 2022 r. Okres jednego miesiąca pracy, po upływie którego pracownik nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego (tj. 20 x 1/12 = 1,66), minie mu w tym przypadku 31 lipca 2022 r.

 

Jeśli pracownik podejmuje pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i pozostaje w zatrudnieniu przez wszystkie dni robocze tego miesiąca, prawo do urlopu nabędzie z upływem ostatniego dnia miesiąca.

PRZYKŁAD 2

Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 2 maja 2022 r., czyli w pierwszym dniu roboczym tego miesiąca. Okres jednego miesiąca upłynął w tym przypadku 31 maja 2022 r.

 

z upływem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy, jeżeli do nawiązania stosunku pracy doszło w trakcie miesiąca kalendarzowego;

PRZYKŁAD 3

Pracownik podjął pierwszą pracę 9 maja 2022 r. Nabędzie on prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego 8 czerwca 2022 r.

 

• z upływem 30 dni, jeżeli pracownik u kolejnych pracodawców był zatrudniony krócej niż miesiąc kalendarzowy.

PRZYKŁAD 4

Pracownik podjął pierwszą pracę na czas określony od 19 stycznia do 31 marca 2022 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Następnie rozpoczął kolejną pracę na pełny etat w tym samym roku kalendarzowym u innego pracodawcy - od 5 kwietnia 2022 r. U pierwszego pracodawcy prawo do urlopu pracownik nabył z upływem 18 lutego 2022 r. oraz z upływem 18 marca 2022 r. Praca w okresie od 19 do 31 marca (13 dni) nie uprawniała pracownika do urlopu u pierwszego pracodawcy. Wspomniany 13-dniowy okres zatrudnienia zostanie doliczony do okresu zatrudnienia w kolejnym zakładzie pracy. Zatem już po przepracowaniu 17 dni u kolejnego pracodawcy w kwietniu 2022 r. pracownik nabył prawo do 1,66 lub 2,16 dnia urlopu (jeżeli ma prawo do wyższego wymiaru urlopu).

 

Bez względu na to, ile miesięcy pracownik przepracował w swoim pierwszym roku kalendarzowym pracy zawodowej, w następnym roku kalendarzowym nabywa prawo do kolejnego, pełnego wymiaru urlopu - 20 lub 26 dni (gdy posiada okresy uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu).

PRZYKŁAD 5

Pracownik podjął pierwszą pracę 17 grudnia 2021 r. Nie miał on prawa do urlopu za przepracowane dni grudnia. Natomiast od 1 stycznia 2022 r. pracownik ten nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni za cały 2022 r.

W związku z brakiem ustawowej regulacji nie ma podstaw do zaokrąglenia pierwszego urlopu w górę do pełnego dnia. Zatem w pierwszym roku pracy za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 1,66 dnia urlopu (jeżeli posiada wymiar 20 dni urlopu) lub 2,16 dnia (w przypadku gdy ma prawo do 26 dni urlopu). Pracodawca może z korzyścią dla pracownika zaokrąglić ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub dni.

 

2. Prawo do kolejnych urlopów

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Uprawnienie do kolejnego urlopu pracownik uzyskuje "z góry" 1 stycznia danego roku, pod warunkiem pozostawania w tym dniu w zatrudnieniu (art. 153 § 2 Kodeksu pracy). Jednak może się też zdarzyć, że pracownik nie uzyska prawa do urlopu wypoczynkowego 1 stycznia.

PRZYKŁAD 6

Z powodu likwidacji firmy w maju 2022 r. pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem korzystającym z urlopu bezpłatnego od 1 stycznia 2022 r. do dnia zakończenia zatrudnienia. Pracownikowi temu nie przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy z bieżącego roku, ponieważ w opisanej sytuacji nie nabył do niego prawa. W czasie urlopu bezpłatnego uprawnienia pracownicze są bowiem zawieszone.

 

3. Urlop w informacji o warunkach zatrudnienia

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do informowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (art. 29 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy).

Warunek poinformowania pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu zostanie spełniony, jeżeli pracodawca przekaże mu informację o urlopie, wskazując przepisy prawa pracy, z których wynika prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego.

Tabela 1. Przepisy, na które należy powołać się w informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Czas trwania umowy	Wymiar etatu	Wymiar urlopu	Przepis
Cały rok kalendarzowy	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy
Cały rok kalendarzowy	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy
Część roku kalendarzowego	pełny etat	20 dni	art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy
Część roku kalendarzowego	część etatu	26 dni	art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 Kodeksu pracy, obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 Kodeksu pracy

Pracodawca może również przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia w formie opisowej, wskazując wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki mu przysługuje.

Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu na czas nieokreślony, który ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i podjął pracę od 1 czerwca 2022 r., może otrzymać następującą informację: "w 2022 r. przysługuje Panu 8 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 64 godziny, za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia 2022 r., a od 1 stycznia 2023 r. będzie Pan miał prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego (104 godzin) w każdym kolejnym roku kalendarzowym".

Problem z podaniem informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie urlopu wypoczynkowego często dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umów na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem, kiedy taka umowa się rozwiąże. Dlatego w takim przypadku należy podać wymiar urlopu proporcjonalnego, jaki przysługuje pracownikowi od dnia zawarcia umowy na zastępstwo do końca roku kalendarzowego, w którym ta umowa została zawarta.

 

II. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać nie tylko okres przepracowany w firmie, w której pracownik jest obecnie zatrudniony, lecz również okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na długość przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 1541 § 1 Kodeksu pracy). Wymiar urlopu nie zależy od przebiegu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska czy sposobu zakończenia stosunku pracy. Nawet gdy umowa o pracę została rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracownika, ponieważ naruszył on obowiązki pracownicze, okres przepracowany w tej firmie zostaje wliczony do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik pozostaje jednocześnie w dwóch lub więcej stosunkach pracy, wówczas wliczeniu do stażu pracy, od którego zależą prawo do urlopu i jego wymiar, podlega także okres poprzedniego, niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 1541 § 2 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 7

Pracownik ukończył studia i podjął zatrudnienie w firmie A, w której przepracował rok i 3 miesiące. Następnie zatrudnił się w firmie B w pełnym wymiarze czasu pracy i pracuje w niej już przeszło 3 lata. W październiku 2021 r., kontynuując pracę w firmie B, podjął dodatkową pracę w firmie C na 1/4 etatu. Pracownik legitymuje się ponad 10-letnim stażem pracy (uwzględniając ukończenie studiów). Firma B udzieliła mu więc w 2021 r. 26 dni urlopu wypoczynkowego. Natomiast w firmie C przysługiwały mu za 2021 r. 2 dni urlopu. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą prawo do urlopu i jego wymiar, firma C powinna mu bowiem zaliczyć:

ukończenie studiów,

15 miesięcy pracy w firmie A,

okres zatrudnienia w firmie B do dnia podjęcia pracy w firmie C, czyli ponad 3 lata.

Pracownik jest zatem uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego, a więc:

26 dni × 1/4 etatu = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni,

7 dni × 3/12 (za 3 miesiące pracy w 2021 r.) = 1,75 dnia, po zaokrągleniu 2 dni.

 

Do stażu urlopowego należy wliczyć także udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych w ramach umowy o pracę. Są one zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych.

1. Podstawowe wymiary urlopu

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Pracodawca w umowie o pracę lub w aktach wewnątrzzakładowych może ustalić wyższy wymiar urlopu dla pracowników.

 

2. Urlop pracowników zatrudnionych na niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, przyjmując za podstawę wymiar urlopu określony dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy, wynikający z ogólnego stażu pracy (20 albo 26 dni). Jeśli z obliczeń wyniknie niepełny dzień urlopu, podlega on zaokrągleniu w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 8

Pracodawca zatrudnił pracownika na 3/4 etatu od 1 czerwca 2022 r. Staż pracy tej osoby jest krótszy niż 10 lat. Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego, który jest obniżany proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy urlop wypoczynkowy pracownika wyniesie 15 dni (3/4 × 20 dni). Za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia 2022 r. pracownik nabędzie prawo do 9 dni urlopu (7/12 × 15 dni = 8,75 dnia, po zaokrągleniu 9 dni).

Tabela 2. Wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników niepełnoetatowych

Wymiar etatu	Wymiar urlopu w roku kalendarzowym (po zaokrągleniu)
	staż urlopowy krótszy niż 10 lat	co najmniej 10-letni staż urlopowy
1/2	10 dni (10 × 8 = 80 godz.)	13 dni (13 × 8 = 104 godz.)
1/3	7 dni (7 × 8 = 56 godz.)	9 dni (9 × 8 = 72 godz.)
1/4	5 dni (5 × 8 = 40 godz.)	7 dni (7 × 8 = 56 godz.)
2/3	14 dni (14 × 8 = 112 godz.)	18 dni (18 × 8 = 144 godz.)
3/4	15 dni (15 × 8 = 120 godz.)	20 dni (20 × 8 = 160 godz.)
4/5	16 dni (16 × 8 = 128 godz.)	21 dni (21 × 8 = 168 godz.)

Gdy w trakcie roku kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy danego pracownika (np. z niepełnego na pełny lub odwrotnie), właściwą metodą wyliczenia wymiaru urlopu jest dokonanie dwóch niezależnych wyliczeń odpowiednio dla okresu pracy w danym wymiarze etatu.

PRZYKŁAD 9

Pracownik, który ma staż pracy przekraczający 10 lat, przez 4 miesiące był zatrudniony na 3/4 etatu, a przez pozostałe 8 miesięcy tego roku - na 1/2 etatu. Z tytułu pracy w wyższym wymiarze etatu (3/4) ma prawo do 7 dni urlopu (3/4 × 26 = 20; 20 × 4/12 = 6,67, po zaokrągleniu 7 dni), natomiast z racji zatrudnienia na pół etatu przysługuje mu 9 dni urlopu (1/2 × 26 = 13; 13 × 8/12 = 8,67, po zaokrągleniu 9 dni). W roku kalendarzowym wymiar urlopu pracownika wyniesie 16 dni.

 

Ze zmianą wymiaru czasu pracy mamy niejednokrotnie do czynienia w trakcie danego miesiąca. W przepisach nie znajdziemy wytycznych, jak postępować w takich przypadkach. Wśród ekspertów prawa pracy można spotkać się z dwoma poglądami w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu proporcjonalnego urlopu w miesiącu zmiany etatu:

• przyjmuje się taki wymiar czasu pracy, w którym pracownik przepracuje większość dni, lub
• należy przyjąć wymiar etatu obowiązujący pracownika pierwszego dnia tego miesiąca (pogląd ten opiera się na założeniu, że jednostką czasu, na podstawie której rozlicza się proporcjonalny urlop wypoczynkowy, jest miesiąc kalendarzowy).

Pracodawca powinien zdecydować w takim przypadku, którą metodę zastosuje.

 

3. Zaliczanie okresów nauki do stażu urlopowego

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Pracownicy, którzy uzyskali stopień licencjata, są traktowani pod względem naliczania stażu urlopowego, jakby ukończyli szkołę wyższą - należy im wliczać 8 lat.

Okresy nauki w kolejnych szkołach nie podlegają sumowaniu (art. 155 § 1 Kodeksu pracy). Do wymiaru urlopu zalicza się okres, który wynika z tytułu ukończenia ostatniej szkoły.

Czasami zdarza się, że pracownik w tym samym okresie uczył się i pracował. Wtedy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczać albo okres nauki, albo okres pracy, w zależności od tego, który wariant jest korzystniejszy dla pracownika (art. 155 § 2 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 10

Pracownik, po ukończeniu liceum ogólnokształcącego, 2 października 2017 r. podjął swoje pierwsze zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, które kontynuuje do chwili obecnej. 2 października 2017 r. rozpoczął też 5-letnie studia wyższe. W połowie lipca 2022 r. planuje obronę pracy magisterskiej. W tej sytuacji korzystniejsze dla pracownika jest wliczanie do stażu pracy, wpływającego na wymiar jego urlopu, okresu zatrudnienia, w którym równolegle była pobierana nauka na studiach. Uwzględniając 4 lata szkoły średniej oraz 5 lat zatrudnienia, 1 października 2022 r. pracownik osiągnie ogółem 9-letni staż pracy, a 10-letni (uprawniający do wyższego wymiaru urlopu) - 1 października 2023 r. Wliczając 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej w lipcu 2022 r., pracownik miałby do przepracowania 2 lata, aby osiągnąć 10-letni okres zatrudnienia. Wyższy wymiar urlopu pracownik osiągnąłby wówczas w lipcu 2024 r. W tym przypadku zaliczenie okresu pracy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, jest korzystniejsze od zaliczenia 8 lat nauki.

Okresy nauki należy udokumentować świadectwem lub dyplomem przekazanym przez daną szkołę, ewentualnie duplikatem wydanym zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Oryginał dokumentu pracownik okazuje do wglądu pracodawcy, który przechowuje w jego aktach osobowych kserokopię tego dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.

4. Inne okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Poza okresami zatrudnienia pracowniczego (w tym pracy za granicą) i nauki szkolnej zaliczeniu do stażu urlopowego (na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych) podlegają również m.in. okresy wymienione w poniższej tabeli.

Tabela 3. Okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego

Okres	Podstawa prawna
1	2
za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy	art. 361 § 2 Kodeksu pracy
pozostawania bez pracy, za który przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy	art. 51 § 2 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy	art. 1741 § 2 Kodeksu pracy
urlopu wychowawczego	art. 1865 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego młodocianemu w okresie ferii szkolnych	art. 205 § 4 Kodeksu pracy
urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru	art. 25 ust. 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium	art. 79 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
czynnej służby wojskowej z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej oraz służby zastępczej	art. 313 ust. 1-3 i art. 562 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny
prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie	art. 1 ustawy z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy

 

III. Udzielanie urlopów wypoczynkowych

1. Udzielanie urlopów na dni pracy

Urlopu należy udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 1542 § 1 Kodeksu pracy).

Pojęcie "dzień pracy" zostało związane z indywidualnym harmonogramem czasu pracy pracownika. Dniami pracy są np. niedziele i święta, jeśli harmonogram pracy pracownika przewiduje pracę w te dni. Dniami pracy nie są dni wolne od pracy wynikające z rekompensowania wydłużonej pracy w inne dni. Dotyczy to np. pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy.

Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego stosujemy zasadę, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 1542 § 2 Kodeksu pracy). Odnosi się to także do niepełnoetatowców.

W przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (np. norma czasu pracy pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym wynosi 7 godzin), 1 dzień urlopu odpowiada tej normie dobowej. Zatem 1 dzień urlopu takiego pracownika wynosi 7 godzin.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 1542 § 4 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 11

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. W 2022 r. jest uprawniony do urlopu w wymiarze 208 godzin. W tym roku wykorzystał już 204 godziny urlopu. Pracodawca może mu udzielić urlopu w wymiarze 4 godzin na część dnia, w którym zgodnie z harmonogramem pracy miał zaplanowane np. 10 godzin pracy.

 

2. Urlop pracowników pracujących w równoważnym systemie czasu pracy

W systemie równoważnym dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 12 godzin na dobę (przy dozorze urządzeń do 16 godzin, a przy pilnowaniu mienia i ochronie osób nawet do 24 godzin na dobę) i jest rekompensowany udzielaniem większej liczby dni wolnych od pracy. W wyniku tego pracownik dysponuje większą liczbą dni wolnych od pracy niż pracownicy zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, dla których wolne są niedziele, święta oraz dni wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy. Udzielając płatnego urlopu osobom, które wykonują swoje obowiązki w równoważnych normach czasu pracy, z puli urlopowej trzeba zdejmować tyle godzin, ile pracowaliby w danym czasie, zamiast wypoczywać.

Urlopu udziela się również na niedziele i święta, jeśli na te dni pracownikowi zaplanowano pracę w harmonogramie.

 

IV. Urlopy proporcjonalne

W szczególnych okolicznościach, przewidzianych przepisami prawa pracy, urlop wypoczynkowy należy ustalić proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

1. Prawo do urlopu w przypadku zmiany pracodawcy

Pracownik co do zasady nabywa prawo do urlopu w pełnym wymiarze w pierwszym dniu roku kalendarzowego. Gdy umowa o pracę trwa nieprzerwanie przez cały rok, pracownik wykorzystuje należny mu urlop u obecnego pracodawcy. Jeśli jednak w ciągu roku dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracownikowi należy się urlop obliczany proporcjonalnie do czasu przepracowanego w danym roku:

• u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed jego ustaniem pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze;
• u kolejnego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

- pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

- zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym, niż wynikałoby to z proporcji do przepracowanego okresu, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Regulacja ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło rozwiązanie, a następnie nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z przepisów Kodeksu pracy.

PRZYKŁAD 12

Pracownik z 10-letnim stażem urlopowym był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy do 31 maja 2021 r. Następnie przez dłuższy czas pozostawał bez pracy. Kolejne zatrudnienie podjął 1 marca 2022 r. na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony do 31 grudnia 2022 r. U obecnego pracodawcy pracownik nabył w 2022 r. za okres od 1 marca do 31 grudnia prawo do 22 dni urlopu (10/12 × 26 dni = 21,66 dnia, po zaokrągleniu 22 dni).

 

2. Urlop po okresie niewykonywania pracy

Urlop w wymiarze proporcjonalnym nabywa pracownik, który powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie (art. 1552 § 1 Kodeksu pracy):

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego (z zastrzeżeniem, o którym mowa w dalszej części opracowania),
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Należy zwrócić uwagę, że od 23 kwietnia 2022 r. weszła w życie ustawa z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, która zmieniła regulacje dotyczące urlopu proporcjonalnego. Wprowadziła ona rezerwy - tzw. aktywną i pasywną, w których udział wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Aktywną rezerwę tworzą osoby, które zgłosiły chęć pełnienia w niej służby, złożyły przysięgę wojskową i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia. Natomiast pasywną rezerwę stanowią osoby, które mają uregulowany stosunek do służby wojskowej i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej, nie podlegają militaryzacji oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia (art. 131 ust. 2 i 3 ustawy o obronie Ojczyzny).

Jeżeli powyższe okresy niewykonywania pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Okresy nieobecności, podczas których pracownik nie nabywa prawa do urlopu, należy sumować.

PRZYKŁAD 13

Pracownik uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni korzystał z urlopu bezpłatnego od 16 do 31 marca 2022 r., czyli przez 16 dni. Następnie od 1 do 16 maja 2022 r. (16 dni) był tymczasowo aresztowany. W 2022 r. jego wymiar urlopu wypoczynkowego ulegnie zatem obniżeniu o 1/12 wymiaru urlopu. Pracownik będzie miał zatem prawo do 24 dni urlopu.

Zastosowanie zasady proporcjonalności urlopu jest ograniczone wyłącznie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy, z jednym ważnym zastrzeżeniem. Pracodawca nie obniża bowiem proporcjonalnie urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który nabył prawo do tego urlopu w danym roku, a następnie przebywał na urlopie wychowawczym i powrócił do pracy w tym samym roku. Taki pracownik zachowuje prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD 14

Zatrudniona na czas nieokreślony pracownica, mająca prawo w roku do 20 dni urlopu, od 1 maja 2021 r. do 31 marca 2022 r. przebywała na urlopie wychowawczym. W tej sytuacji za 2022 r. ma ona prawo do 15 dni urlopu (9/12 × 20 dni), ponieważ 1 stycznia 2022 r. nie nabyła prawa do urlopu wypoczynkowego. Urlop wychowawczy nie obniżył natomiast wymiaru urlopu wypoczynkowego za 2021 r., gdyż pracownica nabyła w 2021 r. prawo do urlopu wypoczynkowego. Gdyby urlop wychowawczy w opisanych okolicznościach trwał np. od lutego 2022 r. do maja 2022 r., wówczas wymiar urlopu wypoczynkowego za 2022 r. także nie uległby obniżeniu.

PRZYKŁAD 15

Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 1 września 2021 r. do 31 maja 2022 r. 1 czerwca 2022 r. wrócił do pracy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy za okres od 1 września do 31 grudnia 2021 r. Natomiast za okres od 1 stycznia do 31 maja 2022 r. nie przysługuje mu urlop wypoczynkowy.

W przypadku pracownika będącego w pierwszym roku pracy prawo do urlopu w wymiarze 1/12 urlopu za każdy miesiąc pracy należy naliczać z pominięciem ww. okresów niewykonywania pracy. W czasie ich trwania pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego.

 

3. Urlop uzupełniający

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 Kodeksu pracy). Prawo do urlopu w podwyższonym wymiarze w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru, powstaje w dniu, w którym pracownik osiągnął odpowiedni staż pracy uprawniający go do wyższego wymiaru urlopu.

Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu w wyższym wymiarze, ustala się, od razu uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Pracownik nabywa prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego bez względu na to, w jakim miesiącu danego roku nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD 16

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony osiągnie 10-letni staż pracy 30 września 2022 r. W porozumieniu z pracodawcą pracownik zaplanował urlop na lipiec 2022 r. W tej sytuacji pracownik może skorzystać w lipcu 2022 r. z 20 dni urlopu, a po 30 września br. z 6 dni urlopu uzupełniającego.

 

V. Realizacja prawa do urlopu

1. Planowanie urlopów i uzgadnianie terminów ich wykorzystywania

Przystępując do planowania urlopów, należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w danym roku jako jeden nieprzerwany okres. Tylko na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego pracownika powinna trwać nie krócej niż 14 dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Do okresu 14 dni zalicza się niedziele, święta i dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku).

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Planu urlopów nie muszą ustalać także pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów może obejmować tylko część roku kalendarzowego. W planie urlopów należy uwzględnić zarówno urlopy, do których pracownicy już nabyli prawo, jak i te, do których nabędą prawo w trakcie okresu, na który jest sporządzany plan, czyli urlopy:

• zaległe, niewykorzystane w poprzednich latach,
• kolejne, do których pracownicy nabyli prawo 1 stycznia,
• uzupełniające, do których prawo jest nabywane w trakcie roku kalendarzowego,
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń albo pocztą elektroniczną (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika dotyczącym terminu wykorzystania urlopu lub jego podziału na części, jeśli udzielenie urlopu we wnioskowanym terminie spowoduje, zdaniem pracodawcy, zakłócenie normalnego toku pracy. Jednak w celu uwzględnienia interesów pracowników pracodawca powinien zwrócić się do nich o złożenie wniosków urlopowych. Takie działanie pozwoli zaplanować terminy urlopów, rozkładając ich wykorzystanie w czasie tak, by nie zakłócać normalnego toku pracy i jednocześnie uwzględnić potrzeby pracownika.

Plan urlopów podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy jest wiążący dla stron stosunku pracy w zakresie ustalonych w nim terminów.

Mimo ustalenia terminów wykorzystania urlopu w planie urlopów pracownik powinien mieć zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79). Z takim poglądem zgadza się również większość ekspertów zajmujących się prawem pracy. W praktyce w zakładach pracy, mimo obowiązujących planów, stosowane są dodatkowo wnioski o urlop, co ułatwia kontrolę wykorzystywania urlopów.

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP) wyjaśnił, że pracodawca może wyłączyć pewien okres w roku (nawet letni) z dłuższych wypoczynków urlopowych, powołując się na konieczność zagwarantowania normalnego toku pracy. Podmiot zatrudniający podejmujący taką decyzję powinien podać ją do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie (najlepiej na początku danego roku).

2. Przesunięcie terminu urlopu

Tylko w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, może nastąpić przesunięcie terminu urlopu uwzględnionego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem.

Tabela 4. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Przesunięcie terminu na wniosek pracownika

Wniosek musi być umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy), które mogą dotyczyć np. sytuacji osobistej lub rodzinnej pracownika (np. choroba jednego z członków rodziny) albo mieć charakter obiektywny - ustawodawca nie wskazał katalogu przyczyn, które uzasadniają przesunięcie terminu urlopu, i to pracodawca decyduje, czy są one wystarczająco istotne, by uwzględnić wniosek pracownika.

Przesunięcie terminu na polecenie pracodawcy

Konieczne jest tu zaistnienie szczególnych potrzeb pracodawcy i takich okoliczności, w których nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy i które nie były znane pracodawcy w czasie sporządzania planu urlopów (np. kontrola urzędu skarbowego, która wymaga obecności pracownika, czy konieczność usunięcia awarii).

 

Mimo że inicjatywę dotyczącą przesunięcia terminu urlopu może zgłosić zarówno pracodawca, jak i pracownik, ostateczną decyzję w tym zakresie zawsze podejmuje pracodawca. Jeśli występują okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w uzgodnionym z nim terminie.

W niektórych przypadkach przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dotyczy to przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do

pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,

• urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, również inna niż wyżej wymienione, zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu jeszcze nierozpoczętego (art. 165 Kodeksu pracy). Inne przyczyny usprawiedliwiające, powodujące obowiązek przesunięcia nierozpoczętego urlopu, to np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (w okresie, w którym pracownik ma prawo do zasiłku opiekuńczego), tymczasowe aresztowanie pracownika lub odbywanie przez niego kary pozbawienia wolności.

3. Przerwanie urlopu

Urlop wypoczynkowy powinien zostać przerwany z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Wskazane przyczyny stanowią katalog wyczerpujący. Wystąpienie innych przyczyn niż wymienione nie powoduje obowiązku przerwania urlopu, a tym samym nie zobowiązuje pracodawcy do udzielenia niewykorzystanego urlopu w innym terminie (art. 166 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 17

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, wykorzystujący urlop wypoczynkowy w okresie od 6 do 17 maja 2022 r., zachorował i otrzymał zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy obejmujące okres od 13 do 23 maja 2022 r. Z powodu choroby pracownik nie wykorzystał 3 dni, tj. 13, 16 i 17 maja, zaplanowanego urlopu wypoczynkowego. Mimo niewykorzystania urlopu pracownik powinien stawić się do pracy po chorobie, czyli 24 maja 2022 r. Nie następuje tu bowiem automatyczne przesunięcie i wydłużenie urlopu o dni niewykorzystane z powodu choroby.

3.1. Przerwanie lub przesunięcie urlopu z powodu kwarantanny bądź izolacji

Odosobnienie z powodu choroby zakaźnej skutkujące niemożnością wykonywania pracy należy traktować na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby (art. 6 ust. 2 pkt 1a ustawy zasiłkowej). Ponadto Kodeks pracy wśród 4 przyczyn przerwania lub przesunięcia urlopu wymienia także przypadek odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. W konsekwencji objęcie pracownika kwarantanną lub izolacją powoduje przesunięcie bądź przerwanie urlopu wypoczynkowego (art. 165 i 166 Kodeksu pracy).

Tabela 5. Rodzaje odosobnienia z powodu choroby zakaźnej

Rodzaj odosobnienia	Definicja
izolacja	odosobnienie osoby lub grupy osób chorych na chorobę zakaźną albo osoby lub grupy osób podejrzanych o chorobę zakaźną, w celu uniemożliwienia przeniesienia biologicznego czynnika chorobotwórczego na inne osoby
izolacja w warunkach domowych	odosobnienie osoby chorej z przebiegiem choroby zakaźnej niewymagającej bezwzględnej hospitalizacji ze względów medycznych w jej miejscu zamieszkania lub pobytu, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych
kwarantanna	odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych

 

4. Odwołanie z urlopu

Sporządzenie planu urlopów, a nawet uzyskanie zgody pracodawcy na urlop oraz wykupienie wczasów, nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na wypoczynek w ustalonym odpowiednio wcześniej terminie lub skorzysta ze wszystkich zaplanowanych dni urlopowych. Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Chodzi tu np. o: awarię urządzenia, chorobę osoby zastępującej pracownika, kontrolę zewnętrzną, ważne spotkanie z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane. Decyzja pracodawcy o odwołaniu z urlopu jest dla pracownika poleceniem służbowym. Pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji bez względu na własną opinię.

4.1. Zwrot kosztów odwołania z urlopu

Pracownik, któremu z ważnych i uzasadnionych powodów pracodawca przerwał płatny wypoczynek, zazwyczaj ponosi z tego tytułu straty finansowe. Do ich zrekompensowania jest zobowiązany pracodawca. Konsekwencje finansowe, na jakie w związku z odwołaniem pracownika z urlopu może narazić się pracodawca, są niekiedy dotkliwe.

4.1.1. Ponoszone przez pracodawcę koszty odwołania z urlopu

Pracodawca, który odwołuje pracowników z urlopu wypoczynkowego, musi im zwrócić poniesione koszty. Mimo że przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnie, jakie to mają być koszty, nie ulega wątpliwości, że muszą być one bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu.

Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi w szczególności wydatki poniesione na:

• niepodlegającą zwrotowi, dokonaną zapłatę za niewykorzystany w związku z odwołaniem z urlopu pobyt w ośrodku wczasowym, w kwaterze prywatnej, w hotelu,
• wykupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał,
• podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika np. biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

Gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na krótki czas, a potem może kontynuować urlop, pracodawca powinien zwrócić mu koszty podróży z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Zwrot przez pracodawcę bezpośrednich kosztów w związku z odwołaniem pracownika z urlopu dotyczy także części niewykorzystanych świadczeń na rzecz rodziny, jeżeli ta również musiała przerwać odpoczynek.

PRZYKŁAD 18

Pracownik, jego żona i ich 2-letnie oraz 3-letnie dzieci spędzali urlop w górach. Po odwołaniu pracownika z urlopu żona także zdecydowała się na przerwanie wypoczynku, gdyż opieka nad małymi dziećmi wymagała obecności obojga rodziców. Należy przyjąć, że koszty związane z przerwanym wypoczynkiem rodziny pracownika również obciążają pracodawcę.

Wydatki, które zakład pracy musi pokryć w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, powinny być przez niego odpowiednio udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami, pokwitowaniami itp. W razie braku takich dokumentów zwrotu kosztów można dokonać na podstawie oświadczenia pracownika i zgodnie z przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy w zakresie podróży służbowych. W przypadku gdy takie regulacje nie istnieją u pracodawcy, koszty można rozliczyć, posiłkując się przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej. Pracownik ma roszczenie do pracodawcy o zwrot kosztów odwołania z urlopu przez 3 lata.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie ma zatem obowiązku zwracania pracownikowi kosztów zakupu np. sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na urlop. Zatrudniający nie rekompensuje również tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie urlopu (np. zarobków z zawartej w okresie wypoczynku umowy zlecenia).

4.1.2. Zwrot kosztów a przychód pracownika

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z urlopem nie stanowi korzyści majątkowej dla pracownika. Jest tylko rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415-704/09/10-S/WM):

(...) otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Korzystne dla podatników stanowisko zajął również:

• Pierwszy Urząd Skarbowy w Bydgoszczy w interpretacji z 29 września 2006 r. (PD2.2-
  -415-35/06), w której zaznaczył, że pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu na podstawie art. 167 § 2 Kodeksu pracy,
• Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 sierpnia 2020 r. (0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC).

Zwrot bezpośrednich kosztów odwołania z urlopu lub przesunięcia zaplanowanego wypoczynku nie jest przysporzeniem majątkowym pracownika, dlatego nie stanowi podstawy wymiaru ani podatku, ani składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

 

VI. Urlopy o szczególnym charakterze i dla szczególnych grup pracowników

1. Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Pracodawca ma obowiązek udzielenia na wniosek pracownicy należnego jej w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336).

To szczególne uprawnienie przysługuje także ojcu dziecka korzystającemu z urlopu macierzyńskiego. Nawet jeśli pracodawca wie o zamiarze skorzystania przez pracownicę z urlopu wychowawczego po urlopie macierzyńskim, nie stosuje zasady proporcjonalności urlopu wypoczynkowego i musi udzielić go w pełnym należnym wymiarze.

Urlopu wypoczynkowego trzeba również udzielić pracownicy lub pracownikowi bezpośrednio po urlopie ojcowskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopie rodzicielskim.

Z prawa do urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim może też skorzystać pracownik - inny niż ojciec dziecka członek najbliższej rodziny (chodzi tu o osoby objęte stosunkiem pokrewieństwa, powinowactwa, przysposobienia bądź rodzicielstwa zastępczego, np. teściowie, dziadkowie, pełnoletnie rodzeństwo).

 

2. Urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. W okresie wypowiedzenia mogą zostać wykorzystane nie tylko urlopy bieżące (w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym), ale również urlopy zaległe.

Pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia bez wniosku urlopowego, a nawet bez zgody zatrudnionego. Termin, w którym pracodawca uzyskuje uprawnienie do przymusowego wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy, rozpoczyna swój bieg od chwili złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Zatrudniona osoba może więc zostać zobligowana do wykorzystania urlopu już następnego dnia po złożeniu (przez pracodawcę lub niego samego) dokumentu wypowiadającego umowę o pracę (wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., II PK 302/10).

Przepisy nie dają natomiast możliwości skierowania pracownika na urlop w czasie wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Jeśli jednak pracownik odmawia przyjęcia zaproponowanych nowych warunków zatrudnienia, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. W konsekwencji wypowiedzenie zmieniające przekształca się w definitywne i wówczas pracodawca ma prawo wysłać pracownika na przysługujący mu urlop bez jego zgody.

 

3. Urlop w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy

Obecnie pracodawcy mają możliwość zwolnienia pracownika jednostronną decyzją z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Nie ma w tym przypadku znaczenia, kto wypowiada umowę o pracę.

Gdy pracodawca zdecydował się najpierw zwolnić pracownika z konieczności wykonywania obowiązków służbowych w okresie wypowiedzenia, nie może następnie nakazać wykorzystania w tym okresie urlopu wypoczynkowego, chyba że pracownik wyrazi na to zgodę. Jeżeli strony stosunku pracy wcześniej porozumiały się w kwestii zwolnienia pracownika w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy i jednocześnie porozumienie to nie zakładało wykorzystania urlopu wypoczynkowego, to pracodawca nie może w drodze jednostronnej decyzji zmienić takich ustaleń.

 

4. Urlop na żądanie

W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Urlop ten nie jest urlopem dodatkowym, lecz częścią urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi w ramach wymiaru podstawowego, tj. odpowiednio 20 lub 26 dni. Warunkiem skorzystania z tego urlopu jest zgłoszenie pracodawcy żądania jego udzielenia. Sposób poinformowania określa pracodawca, np. w regulaminie pracy (telefonicznie, elektronicznie, przesyłką kurierską, za pośrednictwem innej osoby itp., najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu). Przy czym jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346), zgłoszenie powinno nastąpić przed rozpoczęciem dnia pracy.

Korzystanie z urlopu na żądanie nie wymaga spełnienia żadnych dodatkowych przesłanek, a pracownik nie jest zobowiązany do podawania pracodawcy uzasadnienia potrzeby wykorzystania tego urlopu.

W przypadku niewykorzystania wszystkich lub części dni urlopu na żądanie przysługujących w danym roku kalendarzowym urlop ten w następnym roku przekształca się w zwykły zaległy urlop.

Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym niezależnie od liczby pracodawców, u których był zatrudniony w danym roku. Należy przyjąć, że pracodawca w wyjątkowej sytuacji może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyrokach z 16 września 2008 r. (II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) oraz z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148), w których podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności przemawiające za tym, że jego zasługujący na ochronę istotny interes wymaga obecności pracownika w pracy. Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności, które nie były znane w dniu rozpoczynania urlopu, oraz obecność pracownika w pracy jest konieczna, pracodawca może odwołać go z urlopu na żądanie.

 

5. Urlop pracownika tymczasowego

Pracownik tymczasowy nabywa prawo do 2 dni urlopu za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego (lub więcej niż jednego) pracodawcy użytkownika.

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić wykorzystanie przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego, w całości lub w części, w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz tego pracodawcy użytkownika, ustalając zarazem tryb udzielenia tego urlopu. Obowiązek udzielenia czasu wolnego odpowiadającego wymiarowi urlopu należnego konkretnemu pracownikowi tymczasowemu spoczywa na pracodawcy użytkowniku, jeśli ten pracownik wykonuje dla niego pracę przez co najmniej 6 miesięcy. W takim przypadku wspólnie uzgadniają termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze. W takiej sytuacji pracownikowi tymczasowemu przysługuje prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Pracodawca użytkownik udziela urlopu pracownikowi tymczasowemu w dni, które byłyby dla niego dniami pracy, gdyby nie korzystał z tego urlopu.

 

6. Urlopy nauczycieli

Nauczycielom zatrudnionym w oświatowych placówkach niepublicznych przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, natomiast w placówkach publicznych - w Karcie Nauczyciela, z zastosowaniem reguł kodeksowych w kwestiach nieuregulowanych w tej ustawie.

Uprawnienia urlopowe nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela zależą od sprawowanej funkcji i rodzaju placówki, w której pracują. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w placówkach feryjnych nie ma problemu z ustalaniem, w jakie dni urlop ma być udzielony, ponieważ pokrywa się on z dniami feryjnymi. Jeśli natomiast jego wykorzystanie w całości lub w części nie jest możliwe z powodu choroby, urlopu związanego z rodzicielstwem (macierzyński, adopcyjny, ojcowski, rodzicielski) lub dla poratowania zdrowia, a także ćwiczeń wojskowych oraz krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego, nauczyciel ma prawo maksymalnie do 8 tygodni urlopu uzupełniającego w ciągu roku szkolnego. Nauczyciele z placówek nieferyjnych mają zasadniczo prawo do 35 dni urlopu wypoczynkowego i powinni go wykorzystywać zgodnie z planem urlopów.

 

7. Urlop wypoczynkowy w trakcie kwarantanny lub izolacji

W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii pracownicy i inne osoby zatrudnione poddane obowiązkowej kwarantannie bądź izolacji w warunkach domowych mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, pracować w trybie pracy zdalnej i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie (art. 4h i art. 4ha ustawy o COVID-19).

Taki stan rzeczy prowadzi do wniosku, że nie jest wykluczone skorzystanie przez pracownika poddanego kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych, w okresie, w którym wykonuje on pracę zdalną, z przysługujących mu uprawnień pracowniczych, w tym z urlopu wypoczynkowego (stanowiącego zwolnienie od pracy udzielane w dni będące dla pracownika dniami pracy). Zasadność tego poglądu potwierdziło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w swoich interpretacjach z 28 stycznia i 17 lutego 2021 r. Resort pracy zastrzegł jednak, że korzystanie w opisanych okolicznościach z urlopu nie zwalnia pracownika z obowiązku przestrzegania zasad dotyczących kwarantanny/izolacji, którą jest on objęty, w tym zakazu opuszczania miejsca jej odbywania.

Od 28 marca 2022 r. Ministerstwo Zdrowia zniosło obowiązek kwarantanny i izolacji w związku z pandemią COVID-19. Od 16 maja 2022 r. zniesiony został też stan epidemii, jednak nadal ma obowiązywać w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Nie wiadomo także, czy w przypadku wzrostu zachorowań na COVID-19 nie zostanie przywrócony obowiązek kwarantanny lub izolacji chorych. Pracodawcy powinni zatem śledzić na bieżąco komunikaty rządowe i obowiązujące w tym zakresie regulacje.

 

VII. Skutki niewykorzystania urlopu w ustalonym terminie

1. Udzielanie zaległego urlopu

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy, które nie zostały wykorzystane zgodnie z ustalonym planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, stają się urlopami zaległymi. Na udzielenie pracownikowi zaległych dni urlopowych pracodawca ma czas do 30 września następnego roku przypadającego po roku, w którym pracownik nabył do nich prawo (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu najpóźniej 30 września danego roku kalendarzowego.

PRZYKŁAD 19

Pracownik chorował i nie wykorzystał części urlopu wypoczynkowego za 2021 r. Pracodawca powinien udzielić mu zaległego urlopu najpóźniej do 30 września 2022 r. Nie zostaną naruszone przepisy prawa pracy, jeśli wykorzystywanie zaległych dni urlopowych pracownik rozpocznie 30 września br.

Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na ten urlop w sytuacji, gdy kończy się III kwartał roku, a pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu. Podobny pogląd wyraził Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy we wspominanym już wcześniej stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP), stwierdzając, że jednostronne udzielenie urlopu wypoczynkowego jest możliwe w dwóch przypadkach, tj. w okresie wypowiedzenia oraz w odniesieniu do urlopu zaległego.

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Potwierdził to Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE).

 

1.1. Udzielanie zaległego urlopu w czasie pandemii COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca został uprawniony do udzielenia pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody zatrudnionego, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach kalendarzowych. Urlopu w tym trybie pracodawca udziela w wymiarze do 30 dni, a pracownik jest zobowiązany taki urlop wykorzystać. Decyzję w tym zakresie pracodawca podejmuje jednostronnie z pominięciem ewentualnego planu urlopowego (art. 15gc ustawy o COVID-19).

Ustawa o COVID-19 nie uchyliła jednak art. 168 Kodeksu pracy, mówiącego o tym, że zaległego urlopu należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zatem pracodawca jest nadal zobowiązany do udzielania zaległego urlopu do 30 września danego roku. Ma jednak prawo do wysyłania podwładnych na zaległe urlopy wcześniej nawet bez ich zgody i bez konieczności czekania na koniec III kwartału.

Regulacja ta obowiązuje od 24 czerwca 2020 r. i pozostała aktualna po zniesieniu stanu epidemii, ponieważ jest stosowana również podczas stanu zagrożenia epidemicznego, który obecnie obowiazuje w Polsce.

 

2. Przedawnienie prawa do urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach, dlatego ustalając, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, należy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) Sąd Najwyższy uznał, że:

 

(...) rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 Kodeksu pracy), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego [obecnie z końcem września roku następnego - przyp. red.], jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

PRZYKŁAD 20

Pracodawca udzielił pracownikowi 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za 2018 r. w terminie od 2 lipca do 6 sierpnia 2018 r. Urlop ten został jednak po 5 dniach przerwany z powodu choroby pracownika. Pracownik nie wykorzystał już przerwanego urlopu do końca 2018 r. i w kolejnych latach. W takiej sytuacji urlop wypoczynkowy za 2018 r. ulegnie przedawnieniu z końcem września 2022 r.

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 2931 Kodeksu pracy). W konsekwencji pracownicy, którzy nie skorzystali z należnych im dni urlopu wypoczynkowego przed urlopem wychowawczym, nie tracą do nich prawa nawet po 3 latach.

 

VIII. Wynagrodzenie urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może zostać finansowo poszkodowany.

1. Podstawa wymiaru

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia. Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z jego postanowieniami w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

Tabela 6. Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać:

jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród z zakładowego funduszu nagród

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy wliczać:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy (bez względu na przerwę lub jej brak między kolejnymi umowami o pracę).

2. Pomijanie składników przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej. Takie składniki, jak m.in. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. odpowiednio co 3, 6, 12 miesięcy. Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

3. Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli wynagrodzenie pracownika stanowią wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania tego wynagrodzenia. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

4. Wliczanie zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Uzasadnieniem przyjęcia okresu dłuższego niż 3 miesiące, z którego będzie ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, może też być organizacja pracy pracowników. Dłuższy okres przyjęty do obliczeń tzw. średniej urlopowej powinny jednoznacznie określać przepisy wewnątrzzakładowe, z którymi należy zapoznać pracowników.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10 dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

PRZYKŁAD 21

Właściciel małej firmy tekstylnej wypłaca swoim pracownikom pensję wynikającą ze stawki godzinowej za dany miesiąc 10 dnia następnego miesiąca, a zmienną premię regulaminową do końca ostatniego dnia miesiąca, za który jest należna premia. W czerwcu 2022 r. musi on wypłacić jednemu z pracowników wynagrodzenie za 10 dni majowego urlopu wypoczynkowego. Ustalając wysokość tego wynagrodzenia, należy uwzględnić premię wypłaconą w marcu, kwietniu i maju 2022 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach, mimo że dotyczyło ono odpowiednio: lutego, marca oraz kwietnia 2022 r.

5. Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia według następujących wytycznych:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (wypracowane w dni robocze, niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

PRZYKŁAD 22

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku) jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 4000 zł brutto. W maju 2022 r. korzystał z 4 dni urlopu wypoczynkowego (32 godziny). W okresie od lutego do kwietnia 2022 r. przepracował 18 godzin nadliczbowych (w lutym 7 godzin, w marcu 7 godzin i w kwietniu 4 godziny), za co otrzymał wynagrodzenie w łącznej kwocie 829,29 zł. Ponadto w lutym 2022 r. wykonywał pracę w czasie pełnionego dyżuru przez 6 godzin, za co otrzymał 150 zł. Czas wolny za dyżur pracownik odebrał w maju br. Pracownikowi za maj 2022 r. przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie, które należy zwiększyć o wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennych składników (w tym przypadku z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz za dyżur). Zatem podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (829,29 zł + 150 zł) należy podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. W miesiącach poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu (maj) pracownik przepracował ogółem 528 godzin, z czego:

• w lutym 160 godzin normalnego czasu pracy + 7 godzin nadliczbowych + 6 przepracowanych godzin podczas dyżuru,

• w marcu 184 godziny normalnego czasu pracy + 7 godzin nadliczbowych,

• w kwietniu 160 godzin normalnego czasu pracy + 4 godziny nadliczbowe.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Ustalić wynagrodzenie za 1 godzinę pracy (ze zmiennych składników), dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę przepracowanych godzin:

(829,29 zł + 150 zł) : 528 godz. = 1,85 zł.

Krok 2. Ustalić wynagrodzenie urlopowe pracownika ze zmiennych składników. W tym celu wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu:

1,85 zł × 32 godz. = 59,20 zł.

Krok 3. Ustalić wynagrodzenie pracownika należne za maj 2022 r.:

4000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) + 59,20 zł (wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników) = 4059,20 zł.

6. Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Jeśli natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonano zmiany systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których dotyczyła zmiana.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć, mnożąc stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.

7. Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Uwzględnienie wcześniejszych miesięcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

8. Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru trzeba wyznaczyć z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu jest kontynuowana w następnym miesiącu.

9. Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy wypoczynkowe nauczycieli regulują przepisy ustawy - Karta Nauczyciela. Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 Karty Nauczyciela).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (dalej: rozporządzenie urlopowe nauczycieli).

9.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela wyznacza się według tych samych zasad obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Tabela 7. Składniki wynagrodzenia uwzględniane i pomijane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli

Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli
Uwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia	Nieuwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia
wynagrodzenie zasadnicze; dodatki: - za wysługę lat, - motywacyjny, - funkcyjny, za warunki pracy, - za uciążliwość pracy (dotyczy nauczycieli przeniesionych do innej szkoły na podstawie art. 131 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych przed 1 stycznia 2018 r., i do końca okresu, na jaki zostali przeniesieni); wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw; dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej; odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy; wynagrodzenie za pracę w święto; jednorazowy dodatek uzupełniający	za czas gotowości do pracy oraz niezawinionego przez pracownika przestoju, za czas urlopu wypoczynkowego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną

Pewne odmienności przy naliczaniu wynagrodzenia urlopowego występują w przypadku dodatku funkcyjnego. Jeśli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć, mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał określone zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

Z uwagi na fakt rozpoczynania urlopu przez nauczycieli w placówkach feryjnych w czerwcu, uśredniony dodatek funkcyjny obliczamy przez:

• pomnożenie go przez liczbę miesięcy, za które dodatek był przyznany, a następnie
• podzielenie przez 9 miesięcy (od września do maja).

PRZYKŁAD 23

Pracownicy zatrudnionej na stanowisku nauczycielki języka polskiego w szkole średniej przez 9 miesięcy przysługiwał dodatek funkcyjny. Od września 2021 r. do końca lutego 2022 r. (przez 6 miesięcy) otrzymywała go w wysokości 150 zł, a od marca do końca maja 2022 r. w kwocie 200 zł (przez 3 miesiące). W celu obliczenia przeciętnej wysokości dodatku, podlegającego uwzględnieniu w podstawie urlopowej, należy:

• stawkę otrzymywanego dodatku pomnożyć przez liczbę miesięcy, za które przysługiwał: (6 x 150 zł) + (3 x 200 zł) = 1500 zł,

• otrzymany wynik podzielić przez liczbę miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu: 1500 zł : 9 miesięcy (praca od września do maja) = 166,67 zł.

Jeśli dodatek funkcyjny został przyznany i przysługiwał przez cały rok szkolny, w wynagrodzeniu urlopowym trzeba uwzględnić go w kwocie należnej w miesiącu korzystania przez nauczyciela z urlopu.

W rozporządzeniu urlopowym nauczycieli odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za: pracę w porze nocnej, zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy, pracę wykonywaną w święto oblicza się, sumując wynagrodzenie otrzymane przez nauczyciela w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (§ 3 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela (§ 2 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

9.2. Wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Sposób obliczania kwoty należnej za 1 dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej). Natomiast dla nauczyciela zajmującego m.in. stanowisko dyrektora wynagrodzenie urlopowe należy ustalać tak jak dla nauczyciela zatrudnionego w szkole, w której nie są przewidziane ferie szkolne. Zatem przy obliczaniu wynagrodzenia za 1 dzień urlopu zamiast dzielnika 30 stosuje się dzielnik 21.

Tabela 8. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego nauczyciela w placówce feryjnej i nieferyjnej

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w placówce feryjnej	Obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w placówce nieferyjnej
Krok 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Krok 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 30.	Krok 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Krok 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 21.

 

PRZYKŁAD 24

Pracownik jest nauczycielem w placówce feryjnej, zatrudnionym w wymiarze 18 godzin tygodniowo. Od 6 do 10 czerwca 2022 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Pracownik otrzymuje miesięcznie 3445 zł pensji zasadniczej, 20% dodatku stażowego (689 zł) i 150 zł dodatku motywacyjnego.

W poprzednich miesiącach liczba jego godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw wyniosła:

wrzesień 2021 r. - 9 godzin,

październik 2021 r. - 6 godzin,

listopad 2021 r. - 7 godzin,

grudzień 2021 r. - 8 godzin,

styczeń 2022 r. - 7 godzin,

luty 2022 r. - 5 godzin,

marzec 2022 r. - 8 godzin,

kwiecień 2022 r. - 9 godzin,

maj 2022 r. - 4 godziny.

Aby obliczyć stawkę za 1 dzień urlopu ze składników zmiennych, trzeba skalkulować średnie miesięczne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe, tj.:

Krok 1. Ustalić przeciętną miesięczną liczbę godzin ponadwymiarowych z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego:

63 godz. (9 godz. + 6 godz. + 7 godz. + 8 godz. + 7 godz. + 5 godz. + 8 godz. + 9 godz. + 4 godz.) : 9 miesięcy = 7 godzin.

Krok 2. Określić godzinową stawkę wynagrodzenia.

W tym celu należy ustalić liczbę godzin do przepracowania w czerwcu 2022 r. Liczbę godzin do przepracowania wylicza się przez pomnożenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin pracy nauczyciela przez 4,16, a następnie zaokrąglenie wyniku tego działania do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godziny pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się jako pełną godzinę (§ 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 3 kwietnia 2009 r. w sprawie dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez organy administracji rządowej):

18 godz. x 4,16 = 74,88 godz.; po zaokrągleniu 75 godzin,

4284 zł (3445 zł + 689 zł + 150 zł) : 75 godz. = 57,12 zł.

Krok 3. Ustalić wysokość wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego: 7 godz. x 57,12 zł = 399,84 zł.

Krok 4. Obliczyć stawkę wynagrodzenia za 1 dzień urlopu: 399,84 zł : 30 dni = 13,33 zł.

Wynagrodzenie za 7 dni urlopu ze składników zmiennych wynosi 93,31 zł, zgodnie z wyliczeniem:

13,33 zł x 7 dni (nauczyciele placówek feryjnych otrzymują urlop w tygodniach, tj. od poniedziałku do niedzieli) = 93,31 zł.

 

IX. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

1. Zasady wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia ani tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, by pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

2. Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych wytycznych, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 9. Różnice w zakresie obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe	Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pomijamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc	Uwzględniamy składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc
Nie uzupełniamy podstawy wymiaru	Uzupełniamy podstawę wymiaru, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu
Do jego ustalania nie stosujemy współczynnika urlopowego	Przy obliczaniu stosujemy tzw. współczynnik urlopowy
Wypłata powinna nastąpić łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego	Wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

Krok 1. Ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli poniżej.

Tabela 10. Ustalanie średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Rodzaj składnika	Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego
1	2
Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej	Składniki te uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu
Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, wynagrodzenie akordowe i prowizyjne)	Składniki te uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują). Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne - przy ustalaniu tej podstawy należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało
Składniki płacy za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne)	Składniki te przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na okres, za jaki te składniki przysługują)

Jeżeli pracownik nie przepracował okresu 3 lub 12 miesięcy, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na:

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia w okresie 3 lub 12 miesięcy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało,
• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Krok 2. Ustalić stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2022 r. dla pracownika pełnoetatowego współczynnik wynosi co do zasady 20,92).

Krok 3. Otrzymaną stawkę podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (zasadniczo 8 godzin, ale np. 7 godzin w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności).

Krok 4. Otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD 25

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem stosunek pracy 31 maja 2022 r. Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (w podstawowym systemie czasu pracy - praca od poniedziałku do piątku) i otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 5000 zł brutto oraz przewidziane w regulaminie wynagradzania premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających maj 2022 r., czyli od maja 2021 r. do kwietnia 2022 r., premie wypłacono w następujących kwotach:

za II kwartał 2021 r.: 1900 zł (wypłata w czerwcu 2021 r.),

za III kwartał 2021 r.: 1750 zł (wypłata we wrześniu 2021 r.),

za IV kwartał 2021 r.: 2100 zł (wypłata w grudniu 2021 r.),

za I kwartał 2022 r.: 1850 zł (wypłata w marcu 2022 r.).

Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Uwzględniając fakt, że pracownik w II, III i IV kwartale 2021 r. oraz I kwartale 2022 r. faktycznie przepracował 235 dni zamiast 252 dni, przysługujący mu ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

Wyliczenie poszczególnych składników	Sposób wyliczenia
Krok 1. Dopełnić premie kwartalne	7600 zł (1900 zł + 1750 zł + 2100 zł + 1850 zł) : 235 dni pracy w II, III i IV kwartale 2021 r. oraz w I kwartale 2022 r. = 32,34 zł 32,34 zł × 252 dni nominalnie do przepracowania w II, III i IV kwartale 2021 r. oraz w I kwartale 2022 r. = 8149,68 zł
Krok 2. Obliczyć średnią podstawę ekwiwalentu	5000 zł (płaca zasadnicza) + 679,14 zł (8149,68 zł : 12) = 5679,14 zł
Krok 3. Wyliczyć stawkę godzinową ekwiwalentu	5679,14 zł : 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy dla pełnego etatu) = 271,47 zł 271,47 zł : 8 godz. = 33,93 zł
Krok 4. Wyliczyć kwotę należnego ekwiwalentu	33,93 zł × 120 godz. niewykorzystanego urlopu = 4071,60 zł

 

3. Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przy ustalaniu współczynnika urlopowego na 2022 r. należało rozstrzygnąć wątpliwość, ile razy pracodawca powinien uwzględnić świąteczne niedziele (czyli święta wypadające w niedzielę) - dwa razy - jako święto i niedzielę, czy tylko raz. Przepisy nie wyjaśniają, jak należy postąpić w tej sytuacji. Jednak wśród ekspertów prawa pracy przeważa opinia, że przy kalkulowaniu współczynnika w liczbie dni świątecznych trzeba uwzględniać wyłącznie te dni, które nie wypadały w niedzielę. Przyjęcie odmiennego założenia powoduje, że święto przypadające w niedzielę podwyższa zarówno liczbę niedziel, jak i świąt, a w konsekwencji zawsze skutkuje niższym współczynnikiem. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje o takim sposobie ustalania współczynnika, jego postępowanie też będzie prawidłowe.

Tabela 11. Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego na 2022 r.

Obliczanie wskaźnika ekwiwalentowego

W przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat obliczenie współczynnika w 2022 r. powinno przebiegać następująco: Krok 1. Od liczby dni w roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Krok 2. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12. [365 dni - (52 niedziele + 9 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 53 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy)] : 12 = 20,92.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Zatem współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika niepełnoetatowego wynosi np.:

• 15,69 przy zatrudnieniu na 3/4 etatu (3/4 × 20,92),
• 10,46 przy zatrudnieniu na 1/2 etatu (1/2 × 20,92).

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

4. Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również wtedy, gdy urlop wypoczynkowy przypada na przełomie dwóch miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się odrębnie za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie jest wypłacane 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 152-173, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• art. 4h i art. 4ha, art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 830

• art. 2 pkt 11, pkt 11a i pkt 12 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2069; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 974

• art. 64, art. 66, art. 91c ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 935

• art. 17 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1563

• art. 6 ust. 2 pkt 1a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 872

• art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009

• art. 313 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny - Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• § 2-3, § 5-12, § 14-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

• § 1-4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1455

• § 2 ust. 1 pkt 20-21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

 

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od ponad 20 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej