8/2021, data dodania: 12.07.2021 Jakie dane osobowe może pozyskiwać pracodawca podczas rekrutacji pracowników
PROBLEM
Przygotowujemy się do przeprowadzenia rekrutacji pracowników. Jakie dane pozyskane od kandydatów do pracy możemy przetwarzać w procesie rekrutacji? W przeszłości zdarzało się, że kandydaci dostarczali z własnej woli więcej informacji, niż tego wymagaliśmy. Jak mamy postąpić, jeśli taka sytuacja się powtórzy?
RADA
Pracodawca na potrzeby rekrutacji ma prawo wymagać podania tylko tych danych, o których jest mowa w Kodeksie pracy. Wszelkie dodatkowe informacje kandydat przekazuje z własnej woli. Pracodawca nie może bowiem żądać od kandydata do pracy podania danych nadmiarowych, których nie ma prawa przetwarzać. Nie może też zbierać danych na zapas, tj. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i niezbędności do realizacji tego celu.
UZASADNIENIE
Przygotowując się do rekrutacji i dokonania oceny, czy dana osoba spełnia kryteria niezbędne do objęcia stanowiska, o które się ubiega, pracodawca powinien gruntownie przeanalizować, jakie dane będzie mógł pozyskać od kandydata do pracy.
Jakich danych może żądać pracodawca
Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy i od pracownika, określają przepisy Kodeksu pracy. Pracodawca wymaga od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
(art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy).
Podkreślić jednak należy, że pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy).
W niektórych sytuacjach osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi spełnić określone prawem wymogi, np. wymóg niekaralności. Wówczas pracodawca jest uprawniony do pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie do pracy w zakresie wskazanym w konkretnych przepisach, a podstawą uprawniającą go do takiego działania będzie art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą (art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy).
WAŻNE (!)
Katalog danych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacji przez pracodawcę, jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres.
Żeby przetwarzać wymienione powyżej dane, administrator nie musi pozyskiwać zgody. Oznacza to, że praktyka zamieszczenia w CV lub listach motywacyjnych zgody na przetwarzanie takich danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa.
Kiedy potrzebna jest zgoda kandydata na przetwarzanie danych
Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych, może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach. Przykładowo kandydat może zgodzić się na przetwarzanie tych danych, które udostępnia z własnej inicjatywy, np. wizerunku czy informacji o stanie cywilnym. Może też wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas.
W sytuacji gdy osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w Kodeksie pracy, to o ile nie należą one do szczególnej kategorii danych, są przetwarzane przez potencjalnego pracodawcę na podstawie zgody. Może ona polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała. Zatem o ile kandydat sam z własnej woli zechce udostępnić dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie, to wyrażona przez niego zgoda na ich wykorzystanie będzie przesłanką legalizującą przetwarzanie tych danych przez pracodawcę na potrzeby prowadzonego naboru.
WAŻNE (!)
Zgoda osoby na przetwarzanie jej danych oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym ta osoba, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, pozwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Czego pracodawca nie może sugerować kandydatowi
Warto również dodać, że pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które kandydat z własnej woli miałby przekazywać.
Przykładowo, pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o toczących się i niezakończonych postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu. Tego typu informacje nie mieszczą się w katalogu danych, które mogą być przez niego przetwarzane.
Toczące się postępowanie karne nie musi bowiem doprowadzić do prawomocnego skazania danej osoby. Informacji o takich postępowaniach nie zawiera również Krajowy Rejestr Karny, w którym wskazuje się dane m.in. osób prawomocnie skazanych oraz przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne.
PODSTAWA PRAWNA:
art. 22¹ § 1-2 i § 5, art. 22¹a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162
motyw 32, art. 4 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2
Agnieszka Świątek-Druś
główny specjalista w Departamencie Orzecznictwa i Legislacji w UODO
