Jakie należności przysługują pracownikowi za przyjazd do stałego miejsca pracy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Warunki uznania podróży za podróż służbową. Z tytułu podróży odbywanych do miejsca lub obszarów podanych w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy lub siedziby pracodawcy pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów. Podróże te nie spełniają bowiem przesłanek uznających je za wyjazdy służbowe.

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana (wskazane poniżej warunki muszą wystąpić łącznie):

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Przepisy dotyczące podróży służbowej odnoszą się wyłącznie do zadań nietypowych i okazjonalnych. Ustawodawca określa podróż służbową jako wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Warto więc wskazać w umowie o pracę miasto, gminę, powiat, województwo czy nawet region geograficzny jako obszar wykonywania pracy, gdyż dzięki takiemu sformułowaniu nie będzie wątpliwości, jaki wyjazd będzie uważany za podróż służbową. Dopiero bowiem wyjazd poza obszar wskazany w umowie o pracę będzie delegacją służbową. Zatem w opisanej przez Państwa sytuacji pracownikowi nie przysługują należności z tytułu podroży służbowej. Nadal jego stałym miejscem pracy jest tylko Warszawa. Wykonywanie pracy w trybie zdalnym, poza tym miejscem, nie ma stałego charakteru, lecz jest sytuacją wyjątkową niepowodującą zmiany określonego w umowie miejsca pracy.

Błędne zakwalifikowanie wyjazdu jako służbowego ma konsekwencje w zakresie podatku i składek ZUS. Jeżeli dojdzie do zwrotu kosztów z tytułu podróży niebędącej podróżą służbową, to wypłacone z tego tytułu należności trzeba opodatkować i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na ustawowych warunkach składki na fundusze pozaubezpieczeniowe.

PRZYKŁAD

Pracownik stale wykonuje pracę w siedzibie firmy, która jest oddalona od jego miejsca zamieszkania o 40 km. Jego dzień pracy łącznie z dojazdami trwa 11 godzin. Pracownik zawnioskował do przełożonego o zwrot kosztów podróży. Przełożony odmówił ze względu na to, że czas dojazdu pracownika do pracy nie jest podrożą służbową. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Miejsce wykonywania pracy. Jednym z warunków umowy o pracę jest miejsce wykonywania pracy przez pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Miejscem wykonywania pracy może być konkretny adres, pod którym np. mieści się siedziba albo filia pracodawcy, lub miejscowość, a nawet województwo lub województwa, na terenie których praca jest świadczona. Należy przy tym pamiętać, że wskazanie miejsca pracy powinno być zgodne ze stanem faktycznym. W wyroku z 9 lutego 2010 r. (I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200) Sąd Najwyższy jednoznacznie potępił określenie jako miejsca pracy obszaru całego kraju, a co jest z tym związane i innego większego obszaru, np. kontynentu. Tak szerokie określenie miejsca pracy może naruszać przepisy o czasie pracy, wynagrodzeniu i wypoczynku oraz zwrocie kosztów podróży służbowych, przerzucając koszty takich podróży na pracownika. Określenie terenu całego kraju jako miejsca pracy dopuszcza się jednak w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) strony nie muszą uzgodnić jednego stałego miejsca świadczenia pracy. Nie musi być to lokal lub pomieszczenie albo posesja mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości.

Ponadto w wyroku z 1 kwietnia 1985 r. (I PR 19/85, OSPiKA 1986/3) Sąd Najwyższy uznał, że miejscem pracy jest stały punkt w znaczeniu geograficznym lub pewien obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy. Wskazanie regionu lub kilku miejsc wykonywania pracy jest często stosowane w przypadku tzw. pracowników mobilnych, do których można zaliczyć nie tylko przedstawicieli handlowych, ale również np. osoby wykonujące usługi serwisowe u klientów, czy pracowników zarządzających kilkoma oddziałami.

Praca zdalna. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Polecenie wykonywania pracy zdalnej może dotyczyć pracownika, który ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to jej rodzaj. Praca zdalna może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Pracodawca w każdej chwili może odwołać pracownika z pracy zdalnej i nakazać mu pracę w stałym miejscu wykonywania pracy. To podmiot zatrudniający decyduje m.in. o tym, gdzie praca jest wykonywana. Jeżeli pracodawca wymaga od pracownika obecności w stałym miejscu pracy co do zasady pracownik nie może odmówić wykonania takiego polecenia służbowego.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 29 § 1 pkt 2, art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1370

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 9 lutego 2010 r. (I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200)

• wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36)

• wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r. (I PR 19/85, OSPiKA1986/3)

Magdalena Dereń

specjalista z zakresu kadr i płac