Czas pracy pracowników instytucji kultury - odrębności w zakresie stosowania przepisów

Do pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury stosujemy szczególne rozwiązania w zakresie czasu pracy. W ich przypadku 12-miesięczny okres rozliczeniowy może być wprowadzony w każdym systemie czasu pracy. Ponadto dopuszczalne jest łączenie systemu przerywanego czasu pracy z systemem równoważnym.

Z uwagi na specyfikę organizacji pracy w instytucjach kultury ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) wprowadza rozwiązania pozwalające na elastyczną i dostosowaną do specyfiki działalności danej placówki organizację pracy.

Ustawa o działalności kulturalnej wprowadza następujące główne odrębności w zakresie czasu pracy pracowników kultury:

• dłuższy okres rozliczeniowy - maksymalnie 12 miesięcy bez względu na system czasu pracy,
• ustalanie rozkładu czasu pracy na minimum 2 tygodnie - zamiast na 1 miesiąc,
• możliwość stosowania przerywanego systemu czasu pracy oraz łączenia go z równoważnym systemem czasu pracy,
• udzielanie dnia wolnego od pracy wynikającego z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy łącznie z urlopem wypoczynkowym.

W zakresie nieuregulowanym w przepisach ustawy o działalności kulturalnej do czasu pracy pracowników instytucji kultury, bez względu na to, czy są to jednostki państwowe czy samorządowe, zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy. Pracownicy instytucji kultury utworzonej przez jednostkę samorządową nie posiadają bowiem statusu pracowników samorządowych (uzasadnienie do wyroku NSA w Warszawie z 17 marca 2010 r., II OSK 23/10). Zatem w stosunku do pracowników instytucji kultury nie znajdują zastosowania odrębne od Kodeksu pracy zasady rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych zawarte w ustawie o pracownikach samorządowych.

WAŻNE

Do pracowników instytucji kultury nie stosujemy ustawy o pracownikach samorządowych.

Instytucje kultury działają w wielu różniących się od siebie formach. Formami organizacyjnymi działalności kulturalnej są w szczególności: teatry, opery, operetki, filharmonie, orkiestry, instytucje filmowe, kina, muzea, biblioteki, domy kultury, ogniska artystyczne, galerie sztuki oraz ośrodki badań i dokumentacji w różnych dziedzinach kultury (art. 2 ustawy o działalności kulturalnej). Specyfika prowadzonej działalności kulturalnej wpływa na organizację czasu pracy poszczególnych jednostek. Ustawa o działalności kulturalnej zawiera regulacje, które mają na celu ułatwić dostosowanie czasu pracy pracowników instytucji kultury do prowadzonej przez nie działalności.

Możliwość wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego w instytucjach kultury

Do pracowników instytucji kultury stosujemy ogólne normy dotyczące czasu pracy, w tym w zakresie okresów rozliczeniowych, zawarte w Kodeksie pracy. Niezależnie od tego ustawa o działalności kulturalnej przewiduje wprost możliwość wprowadzenia w instytucjach kultury maksymalnie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Wprowadzenie takiego okresu rozliczeniowego czasu pracy w instytucji kultury jest możliwe z uzasadnionych przyczyn dotyczących organizacji pracy oraz pod warunkiem przestrzegania ogólnych zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników (art. 26b ustawy o działalności kulturalnej).

WAŻNE

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy jest dopuszczalne w instytucjach kultury w każdym systemie czasu pracy.

Wskazany 12-miesięczny okres rozliczeniowy jest okresem maksymalnym. Oznacza to, że w instytucjach kultury dopuszczalne jest przedłużanie okresu rozliczeniowego ponad ten wynikający z ogólnych norm prawa pracy, ale krócej niż do 12 miesięcy.

Ustawa o działalności kulturalnej nie wyłącza stosowania względem pracowników instytucji kultury ogólnych norm dotyczących okresów rozliczeniowych, w tym przewidujących możliwość ich przedłużania, które są zawarte w Kodeksie pracy.

Ustalenie przedłużonego okresu rozliczeniowego w instytucjach kultury następuje na podstawie:

• układu zbiorowego pracy, jeżeli został zawarty w danej instytucji kultury, albo
• porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą i pracownikami, w trybie przyjętym u danego pracodawcy, po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.

Co istotne, 12-miesięczny okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Może być ustalany na sezon artystyczny, który rozpoczyna się 1 września, a kończy 31 sierpnia następnego roku (art. 11a ustawy o działalności kulturalnej).

Ustawa o działalności kulturalnej nie wprowadza żadnych ograniczeń w zakresie rodzaju instytucji kultury, w której może być stosowany 12-miesięczny okres rozliczeniowy, ani rodzaju prac dopuszczających taką organizację czasu pracy. Dla wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego muszą występować jednak przyczyny uzasadnione organizacją pracy. Wydłużenie okresu rozliczeniowego pozwala na bardziej elastyczne gospodarowanie czasem pracy pracowników, w zależności od zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach. W okresach wytężonej pracy możliwe jest stosowanie 6-dniowych lub 7-dniowych tygodni pracy, które będą bilansowane krótszą pracą i dniami wolnymi w innych okresach, tak by zachowany został obowiązujący pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy.

PRZYKŁAD

W teatrze ze względu na związane ze specyfiką działalności tej instytucji wahania w zapotrzebowaniu na pracę w ciągu roku (w lipcu oraz sierpniu teatr nie wystawia spektakli) wprowadzono w układzie zbiorowym okres rozliczeniowy czasu pracy obejmujący 12 miesięcy. Okres rozliczeniowy rozpoczyna się 1 września danego roku, a kończy 31 sierpnia następnego roku. Takie ustalenie będzie prawidłowe, gdyż jest uzasadnione przyczynami organizacyjnymi.

Długość okresu rozliczeniowego nie musi być jednakowa dla wszystkich pracowników instytucji. Możliwe jest jej zróżnicowanie dla poszczególnych grup zawodowych w zależności od występujących potrzeb organizacyjnych, a nawet zróżnicowanie okresowe dla tych samych pracowników, np. w związku z sezonową zmianą systemu organizacji czasu pracy.

Przedłużenie podstawowego okresu rozliczeniowego w instytucji kultury może nastąpić jedynie wówczas, gdy z charakteru działalności prowadzonej przez instytucję kultury wynikają znaczące wahania w zapotrzebowaniu na pracę w ciągu roku. Decyzję o tym, czy w danym przypadku zostały spełnione wymienione przesłanki, podejmują strony wprowadzające przedłużenie okresu rozliczeniowego, czyli pracodawca i zakładowa organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników, jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

PRZYKŁAD

Biblioteka publiczna jest czynna przez cały rok od poniedziałku do piątku w godzinach od 10.00 do 18.00. Charakter prowadzonej działalności nie uzasadnia wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego. W bibliotece powinien więc obowiązywać, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, maksymalnie 4-miesięczny okres rozliczeniowy.

Rozkłady czasu pracy pracowników instytucji kultury

Rozkład czasu pracy określa plan pracy pracowników lub grupy pracowników w konkretnych dniach i godzinach. Natomiast harmonogram pracy jest już zindywidualizowanym planem pracy dla danego pracownika.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Rozkłady czasu pracy są tworzone na okresy co najmniej miesięczne. Inaczej jest w przypadku pracowników instytucji kultury. Rozkłady czasu pracy (harmonogramy czasu pracy) dla tych pracowników są ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie (art. 26b ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej).

Okres 2-tygodniowy, na który mogą być tworzone rozkłady czasu pracy, jest okresem minimalnym. Jeśli więc organizacja pracy jest możliwa z większym wyprzedzeniem i w dłuższej perspektywie czasowej, pracodawca może tworzyć rozkłady czasu pracy np. na okresy miesięczne lub całe okresy rozliczeniowe.

Harmonogramy 2-tygodniowe mogą być tworzone dla pracowników zatrudnionych w każdym systemie czasu pracy i niezależnie od obowiązującego w danej jednostce okresu rozliczeniowego.

PRZYKŁAD

Pracownik instytucji kultury jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Rozkłady czasu pracy są tworzone na okresy 2-tygodniowe. Przygotowując plan pracy na pierwsze 2 tygodnie września 2022 r., pracodawca zaplanował pracownikowi w pierwszym tygodniu 48 godzin pracy, a w drugim - 40 godzin pracy. Taki rozkład czasu pracy jest prawidłowy. W harmonogramie tworzonym tylko na część okresu rozliczeniowego można go zaplanować w zależności od potrzeb w wymiarze dłuższym lub krótszym niż 40 godzin. Czas pracy rozliczany jest bowiem zawsze na przestrzeni całego okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Przerywany czas pracy dla pracowników instytucji kultury

Pracownicy instytucji kultury mogą wykonywać pracę w systemach czasu pracy wskazanych w Kodeksie pracy (podstawowy, równoważny, zadaniowy, weekendowy, skróconego tygodnia pracy), przy spełnieniu warunków wynikających z poszczególnych przepisów dotyczących tych systemów. Ustawa o działalności kulturalnej przewiduje jednak pewne modyfikacje w tym zakresie, a mianowicie dopuszcza możliwość stosowania przerywanego systemu czasu pracy oraz łączenie go z równoważnymi normami czasu pracy.

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, do pracowników instytucji kultury może być stosowany przerywany czas pracy, według z góry ustalonego rozkładu, przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. W takim przypadku przerwa nie jest wliczana do czasu pracy (art. 26c ustawy o działalności kulturalnej).

Wskazana regulacja dopuszcza w stosunku do pracowników instytucji kultury stosowanie przerywanego systemu czasu pracy, pomijając kwestię prawa do wynagrodzenia za czas przerwy. W sprawach nieuregulowanych w ustawie o działalności kulturalnej stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Wobec tego, że ustawa szczególna, jaką jest ustawa o działalności kulturalnej, nie wyłączyła prawa pracowników do wynagrodzenia za czas przerwy, należy zatem w tym zakresie stosować art. 139 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy. Pracownikowi instytucji kultury za czas przerwy przysługuje więc prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Należy jednak podkreślić, że wśród ekspertów prawa pracy prezentowane jest też stanowisko, iż w związku z tym, że art. 26c ustawy o działalności kulturalnej nie przewiduje prawa do wynagrodzenia za czas przerwy w pracy, pracownikowi instytucji kultury nie przysługuje wynagrodzenie za czas tej przerwy.

W instytucjach kultury wprowadzenie przerywanego czasu pracy odbywa się na zasadach ogólnych, czyli poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub obwieszczenie, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik teatru jest zatrudniony w systemie przerywanego czasu pracy. Zgodnie z rozkładem czasu pracy rozpoczyna pracę o godz. 10.00 i pracuje do godz. 14.00. Następnie ma 4 godziny przerwy i pracuje ponownie od godz. 18.00 do godz. 22.00. Tak ustalony rozkład czasu pracy jest zgodny z przepisami Kodeksu pracy oraz z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Czasu przerwy w przerywanym czasie pracy nie zalicza się do okresu minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Łączenie systemów czasu pracy w instytucjach kultury

Ustawa o działalności kulturalnej dopuszcza, w uzasadnionych przypadkach, stosowanie do pracowników instytucji kultury zatrudnionych w systemie przerywanego czasu pracy równocześnie równoważnego systemu czasu pracy (art. 26c ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej). W praktyce oznacza to, że ww. przepisy szczególne dopuszczają możliwość planowania przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin przy jednoczesnym wyłączeniu z czasu pracy jednej przerwy w dobie.

Jest to regulacja odmienna od zasad określonych w Kodeksie pracy. Przepisy Kodeksu pracy wykluczają bowiem możliwość łączenia systemu przerywanego czasu pracy z równoważnym czasem pracy. Na podstawie Kodeksu pracy dopuszczalne jest planowanie w ramach systemu przerywanego wyłącznie 8-godzinnego dnia pracy, z wykluczeniem jednocześnie przedłużania dobowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE

W instytucjach kultury dopuszczalne jest łączenie systemu przerywanego czasu pracy z systemem równoważnym.

Co do zasady równoważny system czasu pracy (art. 135 Kodeksu pracy) dopuszcza wydłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę przy odpowiednim skróceniu czasu pracy w innych dniach lub dodatkowych dniach wolnych od pracy, z zachowaniem przeciętnie 40 godzin pracy przy stosowaniu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Warunkiem dopuszczalności zastosowania równoważnego czasu pracy jest wymagający tego rodzaj pracy lub jej organizacja. O tym, czy w danym przypadku rodzaj pracy lub jej organizacja uzasadniają wprowadzenie systemu równoważnego czasu pracy, będą decydowały strony układu zbiorowego, pracodawca i zakładowa organizacja związkowa przy wprowadzaniu regulaminu pracy albo sam pracodawca, jeśli jednostronnie wprowadza regulamin lub wydaje obowiązkowe obwieszczenie (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w systemie przerywanego czasu pracy łączonego z systemem równoważnego czasu pracy. Pracuje w niektóre dni 12 godzin na dobę. W dni, w których jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi 12 godzin, z uwagi na obowiązek zapewnienia minimalnego 11-godzinnego odpoczynku dobowego, przerwa w pracy może trwać maksymalnie 1 godzinę.

Dni wolne udzielane pracownikom instytucji kultury poza okresem rozliczeniowym

Istotne odrębności w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników instytucji kultury wynikają z art. 26d ustawy o działalności kulturalnej. Zgodnie z tym przepisem pracownikom instytucji kultury mogą być udzielane dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy, łącznie z urlopem wypoczynkowym. Pracodawca nie ma zatem obowiązku rozliczenia dni wolnych wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy do końca okresu rozliczeniowego, w którym to uprawnienie powstało, tak jak ma to miejsce na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

WAŻNE

Dni wolne mogą być udzielane pracownikom instytucji kultury poza okresem rozliczeniowym, jeżeli są połączone z należnym pracownikowi urlopem wypoczynkowym.

Praca w niedziele w instytucjach kultury

W odniesieniu do pracowników instytucji kultury nie stosuje się art. 151¹² Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy. Rozkład czasu pracy pracownika instytucji kultury może zatem przewidywać pracę nawet w każdą niedzielę (art. 26e ustawy o działalności kulturalnej).

PRZYKŁAD

Zgodnie z repertuarem teatru przedstawienie jest wystawiane przez 6 kolejnych sobót i niedziel. W związku z tym harmonogram czasu pracy aktorów i pracowników technicznych realizujących ten spektakl przewiduje pracę w 6 kolejno następujących po sobie niedziel. Z uwagi na wyłączenie stosowania do pracowników instytucji kultury art. 151¹² zdanie pierwsze Kodeksu pracy przyjęcie takiego harmonogramu czasu pracy jest prawidłowe.

W pozostałym zakresie w odniesieniu do pracy w niedziele pracowników instytucji kultury zastosowanie znajdują zasady kodeksowe, a zatem:

• za pracę w niedzielę uznaje się pracę przypadającą pomiędzy godziną 6.00 tego dnia kalendarzowego a 6.00 dnia następnego, o ile pracodawca nie wprowadził w wewnętrznych przepisach innych godzin granicznych;
• pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli jest to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego, natomiast gdy to również nie będzie możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2, art. 3, art. 11a, art. 26a-26e ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 194

• art. 129, art. 132, art. 133, art. 151, art. 151¹, art. 151¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510

Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki