Równoważny system czasu pracy - reguły wprowadzania i stosowania

W równoważnym systemie czasu pracy, dzięki możliwości wydłużenia pracy w dobie pracowniczej do 12 godzin, pracodawcy mogą bardziej elastycznie organizować pracę. Stosowanie tego systemu jest jednak zasadniczo dopuszczalne tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Wymaga również prawidłowego planowania i realizowania z góry ustalonych harmonogramów pracy. Za naruszenie zasad pracy obowiązujących w równoważnym systemie czasu pracy pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

System równoważnego czasu pracy (dalej system równoważny) pozwala pracodawcy wydłużać dobowy wymiar czasu pracy, czyli organizować pracę w taki sposób, aby pracownicy mogli pracować ponad 8 godzin dziennie. Wymaga to jednak równoczesnej rekompensaty za przedłużenie "dniówki" (równoważenie) czasem wolnym, tak aby w rezultacie nie doszło do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym). Równoważenie może przybrać formę krótszego dobowego wymiaru czas pracy w niektóre inne dni albo dni wolnych od pracy. Zastosowanie tej drugiej opcji spowoduje, że łączna liczba dni wolnych dla pracownika będzie wyższa niż pracujących w systemie podstawowym.

1. Kryteria zastosowania systemu równoważnego

Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje równoważnego systemu czasu pracy: standardowy i dwa szczególne, a wprowadzenie każdego z nich jest uzależnione od innych kryteriów.

1.1. Standardowy równoważny system czasu pracy

Pracodawca może zastosować standardowy równoważny system czasu pracy, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Ponieważ przepisy nie zawierają szczegółowych wytycznych co do rodzaju pracy czy jej organizacji, która uzasadnia wprowadzenie systemu równoważnego, pracodawcy mają dużą swobodę przy podjęciu decyzji o zastosowaniu tego systemu czasu pracy. Ma ona jednak granice, np. w postaci trwałości istnienia tych warunków czy charakteru branży, w której pracodawca działa. Zwykle ten system jest wykorzystywany w turystyce, rolnictwie, handlu, hotelarstwie, gastronomii, transporcie czy służbie zdrowia. Nie powinien być natomiast uruchamiany z powodu sezonu urlopowego albo absencji chorobowych pracowników.

Przykład

Pracodawca prowadzący sieć barów fast food zatrudnia 43 osoby. Ponieważ każdy bar jest czynny od 8.00 do 22.00 przez 7 dni w tygodniu, pracodawca zdecydował o zastosowaniu systemu równoważnego w wersji standardowej. Miał do tego prawo z racji charakteru prowadzonej działalności i rodzaju pracy.

Jedynym rodzajem pracy uzasadniającym wprowadzenie standardowego systemu równoważnego, który wprost wskazują przepisy, są prace uzależnione od warunków atmosferycznych lub pory roku (art. 135 § 3 Kodeksu pracy).

1.2. System równoważny przy dozorze urządzeń lub w związku z pozostawaniem w pogotowiu do pracy

Pierwsza szczególna forma systemu równoważnego może być zastosowana przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 § 1 Kodeksu pracy). Dozór urządzeń (np. służących do rozprowadzania energii elektrycznej, gazu czy wody; agregatów i sterowników w procesach produkcyjnych; aparatów nadawczo-odbiorczych) polega na ich obserwowaniu i kontroli funkcjonowania. Nie obejmuje natomiast bieżących napraw, pomiarów czy prób laboratoryjnych. Z kolei pogotowie do pracy to okres oczekiwania na pracę w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, ale nie w razie przestoju czy z powodu niewłaściwej organizacji pracy. Zatem praca częściowo związana z takim pogotowiem to praca, w której oczekiwanie stale przeplata się z faktycznym wykonywaniem zadań, przy czym nie ma ustawowo określonych proporcji między tymi okresami, gdyż są one zmienne. Taką pracę wykonują członkowie m.in. ekip ratunkowych, zespołów remontowo-naprawczych lub załadunkowo-rozładunkowych. Nie świadczą takiej pracy np. sprzedawcy, kasjerzy czy kierowcy, mimo trudnych do przewidzenia okresów oczekiwania na klientów lub pasażerów czy też załadunek.

Przykład

Pracodawca prowadzi serwis infrastruktury energetycznej (instalacje i naprawy). Dla monterów i serwisantów wprowadził równoważny czas pracy na podstawie art. 136 Kodeksu pracy. Ich praca składa się bowiem z oczekiwania na zlecenie, a następnie z jego realizacji. Z uwagi na tryb pracy oraz fakt, że infrastruktura energetyczna wymaga stałego monitoringu i jak najszybszych napraw, możliwe jest wprowadzenie szczególnej formy systemu równoważnego z przedłużonym 16-godzinnym dobowym wymiarem czasu pracy.

1.3. System równoważny przy pilnowaniu mienia i ochronie osób oraz w zakładowych służbach ratowniczych

Druga szczególna forma systemu równoważnego jest zastrzeżona wyłącznie dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych (art. 137 Kodeksu pracy). O zakwalifikowaniu pracownika do pierwszej grupy powinny rozstrzygać realizowane przez niego zadania. Należy pamiętać, że ochrona osób i mienia może być wykonywana w formie bezpośredniej ochrony fizycznej: stałej lub doraźnej, polegającej na stałym dozorze sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych albo na konwojowaniu wartości pieniężnych oraz innych przedmiotów wartościowych lub niebezpiecznych (art. 3 pkt 1 ustawy o ochronie osób i mienia). Trzeba także zwracać uwagę na przepisy szczególne.

Przykład

Pracodawca działający w służbie zdrowia (prowadzenie szpitala) zastosował równoważny czas pracy na podstawie art. 137 Kodeksu pracy dla portierów. Uznał, że jest to uzasadnione, ponieważ do ich obowiązków należy m.in. zabezpieczenie i ochrona mienia szpitala, udzielanie informacji (także telefonicznych) na temat lokalizacji oddziałów, godzin odwiedzin pacjentów, nadzór nad kluczami do pomieszczeń. Jego działanie było jednak nieprawidłowe. Do portierów zatrudnionych w zakładach leczniczych stosuje się bowiem art. 93 ust. 2 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, a nie art. 137 Kodeksu pracy. Należą oni do grupy pracowników gospodarczych i obsługi, dla których czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (wyrok SN z 22 lutego 2018 r., II PK 354/16, OSNP 2018/10/135).

Tabela 1. Możliwość zastosowania równoważnego czasu pracy

Zastosowanie równoważnego systemu czasu pracy w sytuacji, gdy nie ma on uzasadnienia, czyli niewynikającej z żadnych opisanych wyżej okoliczności, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Nieuzasadnione wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy jest wykroczeniem, za które pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

2. Zasady pracy obowiązujące w systemach równoważnych

Najistotniejszą cechą równoważnego czasu pracy jest możliwość wydłużenia dobowej normy czasu pracy powyżej 8 godzin. W każdym z trzech rodzajów systemu równoważnego obowiązuje inny maksymalny limit przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy oraz ten sam podstawowy okres rozliczeniowy.

W tych systemach w różnych sytuacjach dopuszczalne jest też wydłużenie okresu rozliczeniowego, ze standardowego dla systemu równoważnego 1-miesięcznego okresu do 3-, także 4-miesięcznego, a nawet 12-miesięcznego.

Warianty wydłużenia dobowej normy czasu pracy i okresów rozliczeniowych przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Dobowe normy czasu pracy i okresy rozliczeniowe w systemach równoważnych

Poza wskazanymi w tabeli 2 różnicami wszystkie rodzaje równoważnych systemów czasu pracy mają również cechy wspólne. W każdym z nich:

• dopuszczalna jest praca zmianowa (art. 146 Kodeksu pracy), choć przy formach szczególnych jest to utrudnione lub w ogóle wykluczone z racji długości "dniówki",
• zakazane jest łączenie ich z przerywanym czasem pracy (art. 139 § 2 Kodeksu pracy),
• konieczne jest, jeżeli rozkład czasu pracy przewiduje pracę także w niedziele i święta, zapewnienie pracownikom łącznej liczby dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającej co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie (art. 147 Kodeksu pracy),
• niezbędne jest zachowanie średniotygodniowej normy wynoszącej 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• traktuje się jako pracę w godzinach nadliczbowych pracę ponad normę dobową wynikającą z harmonogramu pracy, a także w czasie przekraczającym przeciętną normę tygodniową (wyrok SN z 10 marca 2005 r., II PK 241/04, OSNP 2005/24/393),
• zabronione jest zatrudnianie pracowników, dla których maksymalna norma dobowa nie może być przedłużana (patrz tabela poniżej).

Tabela 3. Pracownicy, którzy nie mogą pracować w równoważnym systemie czasu pracy z uwagi na ograniczenie możliwości wydłużenia dla nich dobowej normy czasu prac

3. Wprowadzenie u pracodawcy równoważnego systemu czasu pracy

Pracodawca, u którego są spełnione warunki do zastosowania systemu równoważnego, wprowadza (zmienia) go:

• układem zbiorowym pracy,
• regulaminem pracy - jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy,
• obwieszczeniem - jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku posiadania regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

W tych dokumentach pracodawca określa także rozkłady czasu pracy (sposób zagospodarowania wymiaru czasu pracy, wskazujący godziny pracy pracowników w ciągu doby, tygodnia, miesiąca, okresu rozliczeniowego) i okresy rozliczeniowe.

Obwieszczenie jest najmniej sformalizowaną formą. Pracodawca samodzielnie przygotowuje jego treść, ale musi ją podać do wiadomości pracowników w sposób u niego przyjęty (np. wywieszenie na tablicy informacyjnej lub zamieszczenie w intranecie). Od daty ogłoszenia liczony jest 2-tygodniowy termin wejścia w życie obwieszczenia. Z jego treścią ma być również zapoznany każdy nowo przyjęty pracownik.

Wdrożenie (zmiana) systemu równoważnego w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy wymaga uzgodnienia treści tych regulacji ze związkami zawodowymi. W przypadku regulaminu pracy możliwe jest, że pracodawca podejmie decyzję samodzielnie, gdy w ustawowym 30-dniowym lub ustalonym z organizacjami związkowymi terminie nie uda się dokonać żadnych ustaleń albo w firmie nie ma związku zawodowego. Taki wariant jest wykluczony przy układzie zbiorowym - tutaj musi dojść do ustaleń, a ich brak to brak równoważnego systemu czasu pracy u pracodawcy. Postanowienia regulaminu pracy o równoważnym systemie czasu pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. W przypadku układu zbiorowego następuje to w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania (art. 241¹² § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca musi:

• zawiadomić pracowników o wejściu (zmianie) tych postanowień w życie,
• dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy układu z tymi postanowieniami,
• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst tych postanowień i wyjaśnić ich treść.

Przykładowe postanowienia aktu wewnątrzzakładowego dotyczące równoważnego systemu czasu pracy

4. Hermonogramy czasu pracy

4.1. Przygotowanie grafików

Rozkład pracy w dokumentach wdrażających system równoważny będzie miał zazwyczaj jedynie charakter ramowy dla wszystkich pracowników lub ich konkretnych grup, choć niewykluczona jest organizacja pracy w sposób stały (stałe dni, stałe godziny pracy, stały okres rozliczeniowy). Dalsza indywidualizacja nastąpi natomiast w harmonogramach czasu pracy dla poszczególnych osób (tzw. grafiki). Pracodawca jest zobowiązany je sporządzać - pisemnie lub elektronicznie - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc, a także przekazać pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który dany grafik został sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy).

Pracodawca stosujący system równoważny może jednak nie przygotowywać harmonogramów czasu pracy, gdy rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę, czyli gdy przewiduje świadczenie pracy w tych samych dniach i godzinach.

Przy sporządzaniu grafików pracodawca musi pamiętać o:

• zastosowaniu wymiaru czasu pracy, jaki obowiązuje w okresie rozliczeniowym,
• zachowaniu minimalnej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym,
• maksymalnych wymiarach "dniówek" (odpowiednio 12, 16 lub 24 godziny),
• zachowaniu doby pracowniczej,
• normach odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 132-133 Kodeksu pracy),
• zachowaniu przynajmniej 1 niedzieli wolnej na 4 niedziele (w miejscach, gdzie praca w niedziele i święta jest dozwolona i wykonywana).

Przepisy prawa pracy nie zawierają oficjalnego wzoru harmonogramu, w związku z tym pracodawca tworzy go sam.

Przykład

Pracodawca stosuje standardowy system równoważny z 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Rozkład czasu pracy obejmuje niedziele i święta. W marcu 2020 r. pracownik pełnoetatowy ma do przepracowania 176 godzin. Powinien otrzymać 9 dni wolnych od pracy (liczba odpowiadająca 5 niedzielom i 4 dniom z uwagi na zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), a z racji równoważenia przedłużonych dniówek będzie miał 15 takich dni. Jego harmonogram pracy przedstawia się następująco:

Tabela 4. Przykładowy harmonogram czasu pracy na marzec 2020 r.

W - dzień wolny od pracy.

W5 - dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

4.2. Możliwość wprowadzania zmian do harmonogramu czasu pracy

Równoważny system czasu pracy daje możliwość elastycznego planowania pracy. Żeby spełniał swoją funkcję, warto jednak pamiętać o ujęciu w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, obwieszczeniu) możliwości wprowadzania zmian w harmonogramach czasu pracy. Należy w ich treści wskazać, w jakich sytuacjach i z jakim wyprzedzeniem czasowym pracodawca może dokonać takich modyfikacji. Na takim stanowisku stoi Państwowa Inspekcja Pracy:

PIP

(...) zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 151³ i art. 151¹¹). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r., nr pisma GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

Również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wypowiedziało się w zakresie możliwości dokonywania bieżących zmian w harmonogramach. W jego opinii są one możliwe ze względów obiektywnych. Resort wskazuje przy tym na konieczność określenia w wewnątrzzakładowych regulacjach, z jakim wyprzedzeniem zmiany takie mogą być dokonywane:

MRPiPS

(...) należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r.).

Podstawa prawna:

• art. 104², art. 104³, art. 128, art. 129 § 2-4, art. 132-133, art. 135-137, art. 139 § 2, art. 146-150, art. 241⁹ § 1, art. 241¹², art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art. 3 pkt 1 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2142; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art. 15 ust. 1-2, art. 16 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1172; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2473

• art. 93 ust. 2 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2190; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2020

Jadwiga Sztabińska 

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej