Jakie elastyczne rozkłady czasu pracy może stosować pracodawca

Pracodawcy, chcąc pozyskać dobrych pracowników, mogą stosować pozafinansowe systemy motywacji, takie jak np. możliwość pracy w ramach elastycznych rozkładów czasu pracy. Pracownikom, którzy chcą łączyć życie rodzinne z pracą, można zaproponować np. wykonywanie pracy w ramach ruchomej organizacji czasu pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Elastyczny rozkład czasu pracy daje pracownikowi możliwość załatwienia spraw urzędowych bez korzystania z urlopu wypoczynkowego, dopasowanie pracy do swojego rytmu dnia czy godzin przyjazdów/odjazdów transportu publicznego. W przypadku pracodawcy wprowadzenie takiego rozwiązania może wynikać z dużej ilości pracy w określonych godzinach danego dnia. Pracodawca ma też możliwość dostosowania godzin pracy pracowników do rytmu funkcjonowania zakładu pracy. Elastyczny rozkład czasu pracy pozwala także na utrzymanie zakładanego poziomu zatrudnienia przy zmieniających się warunkach gospodarczych.

Ruchoma organizacja czasu pracy

Ruchoma organizacja czasu pracy umożliwia stworzenie takiego rozkładu czasu pracy, w którym:

•  pracownik w dniach będących dla niego dniami pracującymi rozpoczyna swoją pracę w różnych wyznaczonych godzinach,
•  czas rozpoczęcia pracy jest określony jako przedział czasowy np. między 7.00 a 10.00 (art. 140¹ § 1-2 Kodeksu pracy).

Pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia pracy, która mieści się we wskazanym przedziale i poczynając od tej godziny jest zobowiązany przepracować np. 8 godzin (w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy).

Taka organizacja czasu pracy może być narzucona przez pracodawcę, jak również może zostać wprowadzona na wniosek pracownika w indywidualnych przypadkach.

Ruchomy czas pracy z inicjatywy pracodawcy jest ustalany w:

• układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a Kodeksu pracy;
• porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 Kodeku pracy).

Niezależnie od tego, czy w zakładzie pracy będzie obowiązywał ruchomy czas pracy wprowadzony na podstawie porozumienia zawartego z zakładową organizacją związkową czy z przedstawicielstwem pracowników, pracownik może wnioskować o objęcie go takim rozkładem indywidualnie (art. 150 § 5 Kodeksu pracy).

Od 6 czerwca 2018 r. pracodawca musi zaakceptować wniosek o wprowadzenie ruchomej organizacji czasu pracy lub indywidualnego rozkładu czasu pracy, który złożył:

• pracownik-małżonek albo pracownik-rodzic dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
• pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w prenatalnym okresie jego rozwoju lub w czasie porodu,
• pracownik-rodzic:

- dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

- dziecka posiadającego, odpowiednio, opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy - Prawo oświatowe.

W tym przypadku pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku rodzica-dziecka niepełnosprawnego o stosowanie wskazanych form elastycznej organizacji czasu pracy jedynie w przypadku, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wzór wniosku w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy

Tworząc grafiki w ruchomej organizacji czasu pracy należy jednak pamiętać o konieczności przestrzegania odpoczynku dobowego pomiędzy zakończeniem pracy i jej ponownym rozpoczęciem. Z uwagi na wymóg zapewnienia tego odpoczynku dany pracownik, w zależności od liczby godzin przepracowanych w poprzednim dniu, w kolejnym dniu może rozpocząć pracę najwcześniej po wykorzystaniu 11 godzin odpoczynku dobowego (który jest liczony od godziny zakończenia pracy). Pracodawca musi również pamiętać o przestrzeganiu norm dotyczących nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

W ruchomej organizacji pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 Kodeksu pracy). Nie oznacza to jednak, że w tej organizacji czasu pracy godziny nadliczbowe w ogóle nie występują.

Przykład

Regulamin pracy przewiduje, że pracownicy zatrudnieni na stanowisku księgowego wykonują pracę w wymiarze 8 godzin, przy czym mogą rozpoczynać pracę w godz. 8.00-10.00 i kończyć odpowiednio w godz. 16.00-18.00. Pracownik A w poniedziałek rozpoczął pracę o godz. 9.00 i wykonywał ją do godz. 17.00. Natomiast we wtorek przyszedł do pracy na godz. 8.00 i pracował do 16.00. Jedna godzina pracy przypadającej we wtorek między godz. 8.00 a 9.00 jest pracą z poniedziałkowej doby pracowniczej. Poniedziałkowa doba obejmuje bowiem 24 godziny. Rozpoczęła się w poniedziałek o godz. 9.00 i zakończyła we wtorek o godz. 9.00. Taki układ godzin pracy jest jednak spowodowany decyzją pracownika o skorzystaniu z ruchomej organizacji czasu pracy i nie powoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Ze względu na absencję innych pracowników pracownik A został wezwany do pracy w środę na godz. 7.00. Pracownik w środę pracował w godzinach nadliczbowych między 7.00 a 8.00, ponieważ poprzednia doba pracownicza kończy się w środę o godzinie 8.00. Jeżeli taka praca zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie, który jest objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Przerwa niewliczana do czasu pracy

Pracownik, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, ma prawo do 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy (art. 134 Kodeksu pracy). Pracodawca może ponadto wprowadzić w zakładzie pracy jedną przerwę niewliczaną do czasu pracy (art. 141 Kodeksu pracy). Taka przerwa może trwać maksymalnie 60 minut, a jej przeznaczeniem jest zjedzenie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Informacja o przerwie niewliczanej do czasu pracy powinna być umieszczona w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w umowie o pracę, jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy. Należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma możliwości w tym przypadku wprowadzenia np. dwóch przerw po 30 minut. Pracodawca może dowolnie ustalić długość tej przerwy, pod warunkiem że nie będzie ona przekraczała 60 minut, oraz moment jej wykorzystania. Pracownik nie ma wpływu na godziny wykorzystania przerwy. Jeśli wcześniej opuści stanowisko pracy, motywując to faktem niewykorzystania przerwy, naraża się nie tylko na karę porządkową, ale przede wszystkim na zwolnienie z pracy, i to w trybie dyscyplinarnym.

Przykład

Regulamin pracy w przedsiębiorstwie przewiduje, że pracownicy pracują w godz. od 8.00 do 17.00. Przysługuje im godzinna przerwa niewliczana do czasu pracy w przedziale od godz. 13.00 do godz. 14.00. Na polecenie pracodawcy pracownicy w czasie regulaminowej godzinnej przerwy byli na spotkaniu służbowym. Pracownicy za pracę w czasie przerwy wprowadzonej przez pracodawcę powinni otrzymać wynagrodzenie. Jeżeli spowoduje to dodatkowo pracę w godzinach nadliczbowych, trzeba ją będzie zrekompensować pracownikowi czasem wolnym lub dodatkiem do wynagrodzenia.

Indywidualny rozkład czasu pracy

Indywidualny rozkład czasu pracy to kolejne rozwiązanie będące ułatwieniem dla pracownika. W tym przypadku również pracownik składa wniosek o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy. Wniosek pracownika może dotyczyć modyfikacji rozkładu czasu pracy, jednak jedynie w ramach systemu czasu pracy, jaki obowiązuje u pracodawcy.

W ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy możliwe jest wprowadzenie innych niż w przypadku pozostałych pracowników godzin rozpoczynania i kończenia pracy przez pracownika lub/i innej liczby godzin pracy w poszczególnych dniach i tygodniach (w ramach obowiązujących norm czasu pracy). Przy czym zmiany rozkładu czasu pracy muszą być tak ustalone, aby nie naruszały zasad wynikających z systemu, którym pracownik jest objęty, oraz ustawowych okresów odpoczynku.

Indywidualny rozkład czasu pracy może dotyczyć:

• godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczby godzin w poszczególnych dniach,
• rozkładu dni wolnych,
• sposobu wykorzystania przerw w pracy.

Zgoda na indywidualny rozkład czasu pracy jest jednak uzależniona od dobrej woli pracodawcy, nie jest zatem jego obowiązkiem. Wyjątek dotyczy jedynie pracowników opiekujących się dziećmi niepełnosprawnymi, o czym piszemy powyżej.

Przykład

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy chce rozpocząć studia zaoczne. Zajęcia odbywają się w piątki (od godz. 14.00) soboty i niedziele. Pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o objęcie go indywidualnym rozkładem czasu pracy w następujący sposób:

• poniedziałek - od godz. 8.00 do godz. 17.00,

• wtorek - od godz. 8.00 do godz. 17.00,

• środa - od godz. 8.00 do godz. 16.00,

• czwartek - od godz. 8.00 do godz. 17.00,

• piątek - od godz. 8.00 do godz. 13.00.

Pracodawca nie może wyrazić zgody na taki rozkład czasu pracy. Praca w systemie podstawowym nie może bowiem przekraczać 8 godzin na dobę.

Wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie wymaga zapisów w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Uzależnione jest ono od wniosku złożonego przez pracownika. Strony stosunku pracy wprowadzają indywidualny system czasu pracy na wniosek pracownika. Jeżeli indywidualny rozkład czasu pracy jest już zapisany w umowie o pracę i na wniosek pracownika zostaje on ponownie zmieniony, należy zmienić umowę o pracę w tym zakresie.

Wzór wniosku w sprawie wprowadzenia indywidualnego rozkładu czasu pracy

System skróconego tygodnia pracy

System skróconego tygodnia pracy stosuje się na pisemny wniosek pracownika (art. 143 Kodeksu pracy). W tym systemie dopuszczalne jest wykonywanie przez pracownika pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia. Jednocześnie w tym systemie obowiązuje pracownika okres rozliczeniowy nieprzekraczający 1 miesiąca. Skrócenie tygodnia pracy polega na jednoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, maksymalnie do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

Przykład

Pracownik wystąpił z wnioskiem o skrócenie 5-dniowego tygodnia pracy o 1 dzień, w związku z rozpoczęciem zajęć na studiach podyplomowych. Pracodawca po analizie sytuacji w przedsiębiorstwie wyraził zgodę na takie rozwiązanie. Strony zawarły porozumienie w formie aneksu do umowy o pracę, z którego wynika, że pracownik będzie pracował w poniedziałki i wtorki po 8 godzin, a w środy i czwartki po 12 godzin. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

UWAGA!

W systemie skróconego tygodnia pracy liczba dni pracy w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego musi być mniejsza niż pięć.

Pracując po 4 dni w tygodniu w systemie skróconego tygodnia pracy, należy jednak zachować przeciętną 40-godzinną normę czasu pracy. Dlatego pracownikowi, który wykonuje pracę w całym okresie rozliczeniowym 4 dni w tygodniu po 12 godzin, przysługuje roszczenie o wypłatę 100% dodatku za przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej.

Jeżeli rozkład czasu pracy pracownika w systemie skróconego tygodnia będzie zmienny, wówczas konieczne będzie sporządzanie harmonogramu czasu pracy na każdy miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik powinien otrzymać rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, na który został on sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy).

Samo wnioskowanie pracownika o zastosowanie wobec niego skróconego tygodnia pracy nie może być jednocześnie uznane za zgodę na ograniczenie jego wymiaru czasu pracy. System skróconego tygodnia pracy - w przeciwieństwie np. do systemu pracy weekendowej - umożliwia bowiem zatrudnienie na pełnym etacie.

Wzór wniosku w sprawie wprowadzenia skróconego tygodnia pracy

Podstawa prawna:

art. 129 § 3, art. 134, art. 140¹-143, art. 150 § 3, § 5, art. 241^25a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629

Anna Żuber,

specjalista z zakresu prawa pracy i wynagrodzeń, praktyk z długoletnim doświadczeniem zawodowym w działach kadrowo-płacowych