Zmienią się diety i inne należności z tytułu podróży służbowej - projekt kolejnej zmiany rozporządzenia

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej pracuje nad projektem rozporządzenia zmieniającego przepisy regulujące wysokość diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej. Proponowana wysokość diety z tytułu podróży krajowej to 45 zł. Zmienią się także diety i limity na nocleg przysługujące w podróżach zagranicznych.

Od 28 lipca 2022 r. dieta przysługująca pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wzrosła do 38,00 zł. Tego dnia weszła w życie zmiana rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jednak resort pracy na tym nie poprzestaje. Trwają bowiem prace nad następnym projektem rozporządzenia zmieniającego wspomniane wyżej rozporządzenie. Tym razem, oprócz kolejnej podwyżki diet należnych z tytułu podróży służbowej w kraju, zmieni się także załącznik do rozporządzenia, określający wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach.

Zmiana wysokości diety w krajowej podróży służbowej

Projekt rozporządzenia zmieniającego zakłada, że dieta w czasie podróży krajowej, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, wzrośnie o 7,00 zł do kwoty 45,00 zł za dobę podróży.

Jeżeli projektowane rozporządzenie wejdzie w życie, to przy nowej wysokości diety, jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę, pracownikowi będzie przysługiwać:

• za podróż trwającą mniej niż 8 godzin - 0,00 zł,
• za podróż trwającą od 8 do 12 godzin - 22,50 zł (obecnie 19,00 zł),
• za podróż trwającą powyżej 12 godzin - 45,00 zł (obecnie 38,00 zł).

Jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, pracownikowi będzie przysługiwać:

• za każdą dobę - 45,00 zł (obecnie 38,00 zł),
• za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin - 22,50 zł (obecnie 19,00 zł).

Kwotę diety trzeba będzie zmniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety, czyli 11,25 zł (obecnie 9,50 zł),
• obiad - 50% diety, czyli 22,50 zł (obecnie 19,00 zł),
• kolacja - 25% diety, czyli 11,25 zł (obecnie 9,50 zł).

Ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety, wyniesie 67,50 zł (obecnie jest to 57 zł). Natomiast zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. do 900 zł (obecnie 760 zł).

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 9,00 zł (20% diety). Obecnie jest to 7,60 zł.

Projekt rozporządzenia zmieniającego przewiduje, że wyższa stawka diety z tytułu krajowej podróży służbowej wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia tego rozporządzenia w Dzienniku Ustaw.

Zmiana wysokości diet za dobę podróży zagranicznej i kwot limitów na nocleg

Projekt rozporządzenia zmieniającego przewiduje również zmianę załącznika określającego wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach. W konsekwencji podwyższeniu ulegną kwoty diet za dobę podróży zagranicznej dla 31 państw oraz kwoty limitów na nocleg dla 42 państw. I tak np. dla Niemiec kwota limitu na nocleg wzrośnie do 170 euro (obecnie 150 euro), ale dieta za dobę podróży nie ulegnie zmianie. Z kolei dla Danii dieta wyniesie 446 koron (obecnie 406 koron), a limit na nocleg wyniesie 1430 koron (obecnie 1300 koron).

Skutkiem wyższych stawek diet zagranicznych będzie odpowiedni wzrost ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (przysługującego w wysokości jednej diety lub 50% diety, lub 10% diety). Ponadto podwyższone limity noclegowe będą skutkować wyższym ryczałtem noclegowym przysługującym w wysokości 25% limitu.

Projekt ustala także kwotę diety i limitu na nocleg dla Watykanu. Ponadto przewidziane zostały kwoty diet oraz limitów na nocleg dla państw takich jak: Andora, Liechtenstein, Luksemburg, Monako, Palestyńska Władza Narodowa, San Marino - bez odwoływania się do innych państw.

Według projektu rozporządzenia nowe kwoty diet za dobę podróży zagranicznej i limitów na nocleg wejdą w życie 1 stycznia 2023 r.

Skutki zmiany wysokości należności z tytułu podróży służbowych

Zmiana wysokości należności z tytułu podróży służbowej wiąże się ze zwolnieniami podatkowymi. Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof).

Do wysokości należności określonych przepisami tego rozporządzenia odnoszą się także inne zwolnienia od podatku dochodowego, w tym:

• diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o pdof),
• dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof),
• część przychodów osób posiadających nieograniczony obowiązek podatkowy przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody z pracy lub dochody z tytułu stypendiów (art. 21 ust. 1 pkt 20 i pkt 23a lit. a ustawy o pdof).

Wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom nie stanowią dla nich kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof).

Z wysokością diet i innych należności z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej powiązane są również wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w nowelizowanych przepisach,
• część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w nowelizowanych przepisach, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju

- § 2 ust. 1 pkt 15, 16 i 18 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa prawna:

• projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - opublikowany 3 sierpnia 2022 r. na www.legislacja.gov.pl

• § 1, § 2, § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481

• art. 21 ust. 1, art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561

• § 2 ust. 1 pkt 15, 16 i 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy