Rozliczanie krajowych podróży służbowych po zmianie wysokości diety

Od 28 lipca 2022 r. zmieniła się wysokość diety w krajowej podróży służbowej. Wzrosła ona do kwoty 38 zł za dobę podróży, czyli jest wyższa o 8 zł w stosunku do diety dotychczas obowiązującej. Wraz z podwyższeniem diety wzrosły także inne należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej, których wartość jest uzależniona od wysokości diety.

Zmiana diety z tytułu podróży służbowej nastąpiła na podstawie rozporządzenia z 30 czerwca 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które weszło w życie 28 lipca 2022 r.

 

1. Zakres stosowania rozporządzenia o podróżach służbowych

Rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych) wraz z rozporządzeniem je zmieniającym z 30 czerwca 2022 r. (dalej: rozporządzenie zmieniające) określa wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu delegacji przez innych pracodawców określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawcy ci nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży w wysokości niższej niż dieta określona w rozporządzeniu o podróżach służbowych (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących warunków wypłacania należności z tytułu podróży, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży odpowiednio według przepisów określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Zatem jeżeli pracodawca niebędący państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej nie ureguluje tych kwestii w swoich postanowieniach zakładowych lub umowie o pracę, w każdym takim przypadku do rozliczenia podróży służbowych pracowników zastosowanie będą miały zasady ustalania należności oraz ich wysokość wynikające z rozporządzenia o podróżach służbowych (art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy). Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego (uchwała SN z 12 czerwca 2014 r., II PZP 1/14, OSNP 2014/12/164):

 

SN

Zgodnie z art. 77⁵ § 3 k.p., warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Według art. 77⁵ § 4 k.p., postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2. Można zauważyć, że przepis ten ustala minimalny standard świadczenia, ale odnosi się tylko do diety, a nie do zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Jednakże - zgodnie z art. 77⁵ § 5 k.p. - w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3 (czyli nie zawiera uregulowań dotyczących warunków wypłacania wszystkich należności z tytułu podróży służbowej), pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2. Oznacza to, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 k.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze.

Zatem rozporządzenie o podróżach służbowych, w tym wprowadzona rozporządzeniem zmieniającym zmiana wysokości diety, dotyczy:

1) pracodawców będących państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej,

2) pracodawców innych niż wymienieni w pkt 1, którzy nie ustalili warunków wypłaty należności za delegację,

3) pracodawców innych niż wymienieni w pkt 1, którzy ustalili warunki wypłaty świadczeń z tytułu delegacji w swoich przepisach zakładowych lub umowach o pracę, gdyż rozporządzenie o podróżach służbowych ustala minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika, a jeśli nie są, to należy stosować ww. rozporządzenie.

 

2. Zasady ustalania diety z tytułu podróży krajowej

Z tytułu delegacji na terenie kraju pracownikowi, poza zwrotem m.in. kosztów przejazdów z miejsca delegowania do miejsca wykonywania zadania służbowego, przysługują diety.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i od 28 lipca 2022 r. wynosi 38 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, przy czym miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej, podobnie jak środek transportu, określa pracodawca w poleceniu podróży służbowej wydanym pracownikowi.

Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży nie tylko siedzibę pracodawcy lub miejsce stałego wykonywania pracy przez pracownika, ale także miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika, w związku z tym nie musi być to bezwzględnie stałe lub inne miejsce wykonywania pracy przez pracownika.

Sposób ustalania diety jest uzależniony od tego, czy krajowa podróż służbowa trwa 1 dobę czy dłużej.

Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż 1 dobę i jej czas wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta pracownikowi nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - pracownikowi przysługuje 50% diety, tj. 19,00 zł (od 28 lipca 2022 r.),

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości - 38,00 zł (od 28 lipca 2022 r.).

 

PRZYKŁAD

Pracownik 25 lipca 2022 r. przebywał w podróży służbowej 11 godzin, a 28 lipca 2022 r. - 14 godzin. Następnie 1 sierpnia 2022 r. złożył rozliczenie z tytułu podróży odbytej we wskazanych dniach.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

• 25 lipca 2022 r. - 11 godzin - 50% diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 15,00 zł:

50% x 30,00 zł = 15,00 zł

• 28 lipca 2022 r. - 14 godzin - 100% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 38,00 zł:

100% x 38,00 zł = 38,00 zł

Łącznie pracownikowi przysługują 53,00 zł z tytułu diet.

 

Jeżeli natomiast krajowa delegacja trwa dłużej niż 1 dobę, to pracownikowi przysługuje:

a) za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości - 38,00 zł (od 28 lipca 2022 r.),

b) a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - 50% diety, tj. 19,00 zł (od 28 lipca 2022 r.),
• ponad 8 godzin - pełna dieta, tj. 38,00 zł (od 28 lipca 2022 r.).

 

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 23.00. Następnie 1 sierpnia 2022 r. złożył rozliczenie kosztów podróży odbytej we wskazanym okresie.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

Podróż od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 23.00, tj. 4 pełne doby i 15 godzin:

• za 2 pierwsze doby od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 27 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 60,00 zł:

2 x 30,00 zł = 60,00 zł

• za 2 kolejne doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 76,00 zł:

2 x 38,00 zł = 76,00 zł

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin 29 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 23.00. - 15 godzin - przysługuje 100% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 38,00 zł:

100% x 38,00 zł = 38,00 zł

Łącznie pracownikowi przysługują 174,00 zł z tytułu diet (60,00 zł + 76,00 zł + 38,00 zł).

 

Dieta pracownikowi jednak nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,

2) za dzień wolny w okresie objętym delegacją, jeżeli pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni pracodawca zwrócił koszty przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,

3) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

 

Z uwagi na to, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, w przypadku zapewnionego bezpłatnego wyżywienia jej kwotę zmniejsza się o koszt tego wyżywienia, przyjmując w sposób zryczałtowany, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

■ śniadanie - 25% diety, tj. 9,50 zł (od 28 lipca 2022 r.),

■ obiad - 50% diety, tj. 19,00 zł (od 28 lipca 2022 r.),

■ kolacja - 25% diety, tj. 9,50 zł (od 28 lipca 2022 r.).

 

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 15.00. i przez 4 pierwsze dni miał zapewniony przez pracodawcę obiad. Następnie 1 sierpnia 2022 r. złożył rozliczenie kosztów podróży odbytej we wskazanym okresie, w tym również rachunek za 4 obiady na koszt pracodawcy.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

Podróż od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 15.00, tj. 4 pełne doby i 7 godzin:

• za 2 pierwsze doby od 25 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 27 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli po 30,00 zł, pomniejszone o 50% z tytułu obiadu, tj. o 15,00 zł:

30,00 - 15,00 zł = 15,00 zł

2 x 15,00 zł = 30,00 zł

• za 2 kolejne doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli po 38,00 zł, pomniejszone o 50% z tytułu obiadu, tj. o 19,00 zł:

38,00 zł - 19,00 zł = 19,00 zł

2 x 19,00 zł = 38,00 zł

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin 29 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 15.00. - 7 godzin - przysługuje 50% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 19,00 zł:

50% x 38,00 zł = 19,00 zł

Łącznie pracownikowi przysługuje 87,00 zł z tytułu diet (30,00 zł + 38,00 zł + 19,00 zł).

 

PRZYKŁAD

Pracownica przebywała 27 lipca 2022 r. w podróży służbowej 10 godzin i miała zapewniony przez pracodawcę obiad. Następnie 1 sierpnia 2022 r. złożyła rozliczenie kosztów odbytej podróży.

Rozliczenie podróży służbowej pracownicy powinno wyglądać następująco:

27 lipca 2022 r. - 10 godzin - przysługuje 50% diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 15,00 zł, pomniejszone o 50% diety z tytułu obiadu, czyli o 15,00 zł:

50% x 30,00 zł = 15,00 zł

(50% x 30,00 zł) - 15,00 = 00,00 zł

Oznacza to, że pracownicy nie przysługuje dieta z uwagi na zapewniony przez pracodawcę obiad w podróży służbowej.

 

Przedstawione zasady, dotyczące pomniejszania diety o zryczałtowany koszt zapewnionego przez pracodawcę posiłku, stosuje się odpowiednio także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

 

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 15.00. Pracodawca zapewnił mu noclegi w hotelu ze śniadaniem, a także bezpłatne obiady w kantynie na terenie filii pracodawcy. Następnie 1 sierpnia 2022 r. pracownik złożył rozliczenie kosztów odbytej podróży.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

Podróż od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 15.00, tj. 2 pełne doby i 7 godzin:

• za 2 doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli po 38,00 zł, pomniejszone o 2 obiady (po 50%, tj. o 19,00 zł) oraz o 2 śniadania (po 25%, tj. o 9,50 zł):

38,00 zł - 19,00 zł - 9,50 zł = 9,50 zł

2 x 9,50 zł = 19,00 zł

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin 29 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 15.00. - 7 godzin - przysługuje 50% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 19,00 zł, pomniejszone o 1 obiad 29 lipca br., czyli o 50% diety, tj. o 19,00 zł:

50% x 38,00 zł = 19,00 zł

(50% x 38,00 zł) - 19,00 zł = 00,00 zł

Łącznie pracownikowi przysługuje 19,00 zł z tytułu diet.

 

Kwotę, o którą trzeba pomniejszyć dietę krajową, należy obliczyć, przyjmując za podstawę pełną dietę, czyli obecnie 38 zł. Takie niezmienne stanowisko od lat prezentuje resort pracy, pomimo że można się spotkać również z innymi, bardziej korzystnymi dla pracownika stanowiskami w tym zakresie, np. sądów administracyjnych.

MRiPS

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. W przypadku, jeśli podróż krajowa trwała np. od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu (odpowiedź Ministra Rodziny i Polityki Społecznej na interpelację nr 27906 w sprawie wysokości diety z tytułu podróży służbowej z 23 listopada 2021 r.).

 

3. Zasady ustalania innych należności z tytułu delegacji

Z tytułu delegacji na terenie kraju pracownikowi poza zwrotem m.in. kosztów przejazdów i dietą przysługuje także zwrot kosztów:

1) dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz

2) noclegów.

Jednocześnie zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, czyli np. jeśli pracownik podróżował w godzinach nocnych, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

3.1. Limit za nocleg w hotelu

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za 1 dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety. W związku z tym limit ten do 27 lipca 2022 r. wynosił 600,00 zł, natomiast od 28 lipca 2022 r. zwiększył się do kwoty 760,00 zł, tj. 20 x 38,00 zł.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę także na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.

PRZYKŁAD

Pracownica przebywała w podróży służbowej od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00. Pracodawca nie zapewnił jej noclegu i pracownica skorzystała z noclegu w hotelu, gdzie cena za dobę hotelową ze śniadaniem wynosiła 800,00 zł (pracodawca nie wyraził zgody na kwotę przekraczajacą limit). Następnie 1 sierpnia 2022 r. pracownica złożyła rozliczenie kosztów odbytej podróży, przedstawiając także swoje rachunki za nocleg w hotelu obejmujący 3 doby hotelowe ze śniadaniem, po 800,00 zł za dobę.

Rozliczenie podróży służbowej pracownicy powinno wyglądać następująco:

Podróż od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00, tj. 3 pełne doby i 10 godzin:

• za pierwszą dobę od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 27 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługuje 1 dieta w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 30,00 zł, pomniejszona o śniadanie (po 25%, tj. o 7,50 zł):

25% x 30,00 zł = 7,50 zł

30,00 zł - 7,50 zł = 22,50 zł

Niezależnie od diety za tę dobę pracownicy przysługuje zwrot kosztów za nocleg w hotelu do limitu 20-krotności diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., zatem:

20 x 30,00 zł = 600,00 zł (200,00 zł nie podlega zwrotowi, mimo że pracownica zapłaciła 800 zł za dobę)

• za 2 doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli po 38,00 zł, pomniejszone o 2 śniadania (po 25%, tj. o 9,50 zł):

25% x 38,00 zł = 9,50 zł

38,00 zł - 9,50 zł = 28,50 zł

2 x 28,50 zł = 57,00 zł

Niezależnie od diety za te 2 doby pracownicy przysługuje zwrot kosztów za nocleg w hotelu do limitu 20-krotności diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., zatem:

20 x 38,00 zł = 760,00 zł

2 x 760,00 zł = 1520,00 zł (80,00 zł nie podlega zwrotowi, mimo że pracownica zapłaciła 2 x 800,00 zł, tj. 1600 zł za 2 doby)

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin 29 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 18.00. - 10 godzin - przysługuje 100% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 38,00 zł:

100% x 38,00 zł = 38,00 zł

Łącznie pracownicy przysługuje 2237,50 zł zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, w tym 117,50 zł z tytułu diet i 2120,00 zł z tytułu zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu w hotelu.

3.2. Ryczałt za nocleg

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu (np. we wcześniej zarezerwowanym i opłaconym hotelu) i który także nie przedłożył rachunku potwierdzającego poniesione koszty za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Oznacza to, że również ryczałt za nocleg wzrósł od 28 lipca 2022 r. z 45,00 zł do kwoty 57,00 zł.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu. Następnie 1 sierpnia 2022 r. pracownik złożył rozliczenie kosztów odbytej podróży i nie przedstawił żadnych rachunków za nocleg.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

Podróż od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00, tj. 3 pełne doby i 10 godzin:

• za pierwszą dobę od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 27 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługuje 1 dieta w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 30,00 zł:

1 x 30,00 zł = 30,00 zł

Niezależnie od diety za tę dobę pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., zatem:

150% x 30,00 zł = 45,00 zł

• za 2 doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli po 38,00 zł:

2 x 38,00 zł = 76,00 zł

Niezależnie od diety za te 2 doby pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, obowiązującej od 28 lipca 2022 r., zatem:

150% x 38,00 zł = 57,00 zł

2 x 57,00 zł = 114,00 zł

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin 29 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 18.00. - 10 godzin - przysługuje 100% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 38,00 zł:

100% x 38,00 zł = 38,00 zł

Łącznie pracownikowi przysługuje 303,00 zł z tytułu kosztów podróży, w tym 144,00 zł z tytułu diet i 159,00 zł z tytułu ryczałtu za nocleg.

Istotne jest także, że ryczałt za nocleg przysługuje tylko wtedy, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00.

 

3.3. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej

Pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 7,60 zł za dobę od 28 lipca 2022 r., a więc zwiększonej w stosunku do dotychczas obowiązującej kwoty 6,00 zł.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu. Pracownik codziennie przemieszczał się komunikacją miejską pomiędzy sklepami firmy w miejscowości, do której został delegowany. Następnie 1 sierpnia 2022 r. pracownik złożył rozliczenie kosztów odbytej podróży i nie udokumentował kosztów tych miejscowych przejazdów.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika powinno wyglądać następująco:

Podróż od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 29 lipca 2022 r. do godziny 18.00, tj. 3 pełne doby i 10 godzin:

• za pierwszą dobę od 26 lipca 2022 r. od godziny 8.00 do 27 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługuje 1 dieta w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., czyli 30,00 zł:

1 x 30,00 zł = 30,00 zł

Niezależnie od diety za tę dobę pracownikowi przysługuje:

- ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety w wysokości obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., zatem:

150% x 30,00 zł = 45,00 zł

- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej w wysokości 20% diety, obowiązującej przed 28 lipca 2022 r., zatem:

20% x 30,00 zł = 6,00 zł

• za 2 doby od 27 lipca 2022 r. od godziny 8.00 (kończącej się już 28 lipca 2022 r., czyli po zmianie przepisów) do 29 lipca 2022 r. do godziny 8.00 - przysługują 2 diety w wysokości obowiązujące od 28 lipca 2022 r., czyli po 38,00 zł:

2 x 38,00 zł = 76,00 zł

Niezależnie od diety za te 2 doby pracownikowi przysługuje:

- ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, obowiązującej od 28 lipca 2022 r., zatem:

150% x 38,00 zł = 57,00 zł

2 x 57,00 zł = 114,00 zł

- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej w wysokości 20% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., zatem:

20% x 38,00 zł = 7,60 zł

2 x 7,60 zł = 15,20 zł

• za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin 29 lipca 2022 r od 8.00 do 18.00. - 10 godzin - 100% diety w wysokości obowiązującej od 28 lipca 2022 r., czyli 38,00 zł:

100% x 38,00 zł = 38,00 zł

Niezależnie od diety za tę rozpoczętą dobę pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej w wysokości 20% diety, obowiązującej od 28 lipca 2022 r., zatem:

20% x 38,00 zł = 7,60 zł

Łącznie pracownikowi przysługuje 331,80 zł z tytułu kosztów podróży, w tym 144,00 zł z tytułu diet, 159,00 zł z tytułu ryczałtu za nocleg oraz 28,80 zł z tytułu ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej.

Przy rozliczaniu delegacji należy jednak pamiętać, że ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów nie przysługuje, jeżeli pracownik ich nie ponosi, to znaczy np. nie ma konieczności poruszania się po miejscowości, do której został delegowany, lub porusza się samochodem służbowym, którego koszty przejazdu ponosi pracodawca, lub samochodem prywatnym i otrzymuje z tego tytułu zwrot kosztów za każdy przejechany kilometr na podstawie odrębnie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ryczałtu nie wypłaca się także, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, np. w postaci biletów za przejazd.

4. Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika

Na wniosek pracownika pracodawca jest zobowiązany przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety, potwierdzające poszczególne wydatki, poza dietami oraz wydatkami objętymi ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, a w uzasadnionych przypadkach także o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

W kontekście zmiany od 28 lipca 2022 r. wysokości diety oraz innych należności ustalanych w oparciu o jej wartość należy podkreślić, że o wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie decyduje data dokonania rozliczenia przez pracownika, lecz data rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Przy rozliczeniu należności trzeba przyjąć generalną zasadę, że za okres podróży trwający do 27 lipca 2022 r. wartość należności przysługujących pracownikowi należy ustalać przy zastosowaniu wysokości diety obowiązującej do tego dnia, tj. 30,00 zł, a za okres trwający od 28 lipca 2022 r. - w nowej wysokości, tj. 38,00 zł, w sposób omówiony powyżej w przykładach. Bezpiecznym rozwiązaniem dla pracodawcy będzie też przyjęcie, że w przypadku gdy podróż rozpoczęła się 27 lipca br., a skończyła 28 lipca 2022 r. przyjmujemy dietę w wyższej wysokości tj. 38 zł. Rozporządzenie zmieniające nie zawiera bowiem żadnych przepisów przejściowych.

 

Tabela. Należności z tytułu krajowej podróży służbowej

Należności z tytułu krajowej podróży służbowej
	od 28 lipca 2022 r.	do 27 lipca 2022 r.
Dieta   1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje b) od 8 do 12 godzin - 50% diety c) ponad 12 godzin - 100% diety 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje 100% diety, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin - 50% diety b) ponad 8 godzin - 100% diety	38,00 zł/dobę podróży         -   19,00 zł 38,00 zł   38,00 zł/pełną dobę     19,00 zł 38,00 zł	30,00 zł/dobę podróży       -     15,00 zł 30,00 zł     30,00 zł/pełną dobę       15,00 zł   30,00 zł
Pomniejszenia diety o koszt bezpłatnego wyżywienia: 1) śniadanie - 25% diety 2) obiad - 50% diety 3)  kolacja - 25% diety 4) pełne wyżywienie - dieta nie przysługuje	9,50 zł 19,00 zł 9,50 zł   -	7,50 zł 15,00 zł 7,50 zł -
Ryczałt za nocleg	57,00 zł/nocleg	45,00 zł/nocleg
Limit za nocleg w hotelu	760,00 zł/dobę hotelową	600,00 zł/dobę hotelową
Ryczałt na koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej	7,60 zł/dobę podróży	6,00 zł/dobę podróży

 

Podsumowanie:

1. 1. Od 28 lipca 2022 r. dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 38 zł.
   2. Z tytułu podróży krajowej pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
   3. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
   4. Pracodawca może żądać od pracownika oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów oraz na zwrot innych kosztów podróży lub na ich wysokość.
   5. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej.

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510

• § 1-11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

• rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2022 r. poz. 1481

 

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR, prowadzi własną firmę doradczą