Czy w systemie równoważnym pracodawca może planować pracę zawsze po 12 godzin

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Konieczność tworzenia harmonogramów występuje wszędzie tam, gdzie nie ma stałych godzin pracy wynikających z przepisów wewnętrznych, umowy o pracę, porozumienia itp., a jednocześnie pracownik nie jest objęty zadaniowym czasem pracy czy też stosuje się do niego ruchomy rozkład czasu pracy albo rozkład indywidualny. Pracownik musi bowiem wiedzieć, w jakich dniach i godzinach ma pracować.

Harmonogram czasu pracy pracownika jest tworzony na okres co najmniej 1-miesięczny (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Plan pracy obejmuje więc w Państwa przypadku cały okres rozliczeniowy, a nie jego wycinek (jak np. przy stosowaniu 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego). Jedną zaś z zasad tworzenia harmonogramów jest w tym przypadku planowanie w nich czasu pracy równego wymiarowi dla danego okresu rozliczeniowego. W wielu przypadkach nie da się tego osiągnąć wskazując w harmonogramie stałe zmiany zawsze po 12 godzin.

W poszczególnych miesiącach 2017 r. czas pracy wynosi od 152 do 184 godzin. Gdyby konsekwentnie były ustalane tylko 12-godzinne dni pracy, w grafikach byłoby do przepracowania:

• przy 152 godz. - 12 lub 13 dni (144 lub 156 godz.),
• przy 160 godz. - 13 lub 14 dni (156 lub 168 godz.),
• przy 168 godz. - 14 dni,
• przy 176 godz. - 14 lub 15 dni (168 lub 180 godz.),
• przy 184 godz. - 15 lub 16 dni (180 lub 192 godz.).

Przy założeniu stosowania w tym roku jedynie 12-godzinnych zmian prawidłowo zaplanowany czas pracy występowałby w tych miesiącach, w których wymiar czasu pracy wynosi 168 godz., czyli w styczniu, maju, czerwcu, lipcu i we wrześniu. W pozostałych miesiącach występowałaby jedna z dwóch sytuacji:

• zaplanowanie niższej liczy godzin niż wynika to z wymiaru czasu pracy,
• zaplanowanie wyższej liczy godzin niż wynikająca z wymiaru czasu pracy.

W pierwszym przypadku dla pracodawcy powstaje obciążenie ekonomiczne związane z koniecznością opłacenia nieprzepracowanego czasu. Pracownik powinien bowiem otrzymać wynagrodzenie adekwatne do wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy o pracę. Na pracodawcy spoczywa obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy (art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy). W jakichkolwiek niezawinionych przez pracownika sytuacjach niedopracowania do pełnego wymiaru ze względu na zaplanowanie w grafiku mniejszej liczby godzin powinna zostać wypłacona pełna pensja. Pomijając sferę budżetową, gdzie takie działanie mogłoby być wątpliwe z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych (m.in. gospodarności wydatkowania środków publicznych), pracodawca nie narusza takim działaniem przepisów.

UWAGA!

Pracodawca musi zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za wymiar czasu pracy wynikający z umowy o pracę, jeżeli nie zapewnia mu pracy w tym ustalonym wymiarze.

Inaczej jednak będzie w drugiej sytuacji, czyli planowania wyższej liczby godzin niż wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego (miesiąca). Będzie to równoznaczne z planowaniem pracy w godzinach nadliczbowych, a takie planowanie jest zabronione. W tym przypadku będziemy mieli do czynienia z przekroczeniem przeciętnej liczby godzin pracy na tydzień, a zatem z nadgodzinami średniotygodniowymi.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

•  konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
•  szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadna z nich nie daje podstaw do stosowania takiej organizacji pracy, która skutkuje sama w sobie koniecznością wykonywania pracy nadliczbowej. 

Ustawodawca dokładnie określił, że dopiero praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy, a także czynności wykonywane ponad przedłużony dobowy wymiar, wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy, stanowią pracę w godzinach nadliczbowych. Co więcej, jest ona dopuszczalna w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2014 r., I PK 249/13).

Organizacja pracy, wygoda czy kwestia rachunku ekonomicznego związanego z nieopłacalnością zatrudnienia kolejnej osoby nie mogą być kwalifikowane jako szczególne potrzeby pracodawcy. Nie mogą być one wynikiem stałych, powtarzalnych sytuacji związanych z organizacją pracy, ale powinny dotyczyć pewnych konkretnych sytuacji uzasadniających zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 26 maja 2000 r., I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662).

Stosując wskazane w pytaniu rozwiązania narażają się Państwo na odpowiedzialność za naruszenie przepisów o czasie pracy. Grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). Rozwiązaniem omawianego problemu może być jednak wydłużenie okresu rozliczeniowego, np. z 1 do 3 miesięcy. Wówczas pracodawca ma większe szanse na uniknięcie planowania pracy nadliczbowej.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 2, art. 129 § 3, art. 135 § 1, art. 151, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

Marek Rotkiewicz,

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji