Praca zdalna. Twoje idealne miejsce pracy

Pracownicy pracujący zdalnie powinni mieć stanowisko pracy zorganizowane zgodnie z przepisami bhp. W sytuacji gdy praca zdalna ma polegać na wykonywaniu pracy biurowej, wówczas należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest zorganizowanie stanowiska pracy na takich samych zasadach jak w przypadku telepracy. Zatem właściwe wyposażenie stanowiska pracy pracownika pracującego zdalnie powinno więc uwzględniać przepisy rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Epidemia COVID-19 wymusiła możliwość wykonywania pracy zdalnej. Podstawą prawną jest ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dalej ustawa o COVID-19 (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.).

Na podstawie tej ustawy w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ustawy o COVID-19).

Z definicji pracy zdalnej wynika, iż jest nią praca określona w umowie o pracę. Nie ma możliwości powierzenia w ramach pracy zdalnej innej pracy. Pracodawca nie może więc np. pracownika zatrudnionego na stanowisku grafika komputerowego przenieść do pracy zdalnej polegającej na składaniu długopisów.

 

Skierowanie pracownika do pracy zdalnej - procedura krok po kroku

 

Żeby skierować pracownika do pracy zdalnej pracodawca powinien: Krok 1. Ustalić stanowiska pracy (rodzaje prac), które mogą być wykonywane zgodnie z przepisami o pracy zdalnej.   Krok 2. Skonsultować z pracownikami lub komisją bhp kwestie technicznego bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej.   Krok 3. Ocenić możliwości techniczne oraz lokalowe wykonywania pracy zdalnej przez poszczególnych pracowników (w ramach indywidualnych konsultacji z pracownikami).   Krok 4. Rozważyć skierowanie pracownika na wstępne profilaktyczne badania lekarskie - w przypadku gdy praca zdalna będzie wiązała się ze zwiększoną liczbą obowiązków wykonywanych przed monitorem ekranowym (możliwe zalecenie pracy w okularach korekcyjnych).   Krok 5. Wydać polecenia wykonywania pracy zdalnej ze wskazaniem terminu jej rozpoczęcia oraz zakończenia.   Krok 6. Zorganizować stanowisko pracy pracownika zdalnego - z uwzględnieniem zasady, że narzędzia i materiały oraz obsługa logistyczna pracy zdalnej zapewniana jest przez pracodawcę.   Krok 7. Dokonać oceny komputerowego stanowiska pracy, czy jest zorganizowane zgodnie z kryteriami o których mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.   Krok 8. Przeszkolić pracownika w zakresie wykonywania pracy zdalnej (w przypadku zmian w dotychczasowych narzędziach pracy). Krok 9. Dopuścić pracownika do pracy zdalnej.

 

 

1. Organizacja miejsca pracy pracownika pracującego zdalnie

 

Praca zdalna musi być wykonywana w warunkach, zgodnych z przepisami bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona zdrowia i życia pracowników. Obowiązek ten należy realizować m.in. przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki (art. 207 Kodeksu pracy). Należy zauważyć, że taka regulacja dotyczy obowiązków bhp (w tym w zakresie organizacji stanowiska pracy) niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

 

WAŻNE(!)

Pracodawca jest odpowiedzialny za stworzenie pracownikowi zdalnemu właściwych warunków do pracy w miejscu, gdzie praca zdalna ma być wykonywana.

 

Pracodawca nie może przyjąć, iż organizacja stanowiska pracy pracownika zdalnego jest jego prywatną sprawą - także, gdy jest wykonywana w domu lub mieszkaniu pracownika.

Z przepisów o pracy zdalnej wynika, że jej wykonywanie może zostać polecone, jeżeli:

■ pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy,

■ pozwala na to rodzaj pracy.

 

Praca zdalna - może zostać polecona, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

 

Wydanie polecenia pracy zdalnej musi zostać więc poprzedzone uzgodnieniami z pracownikiem w zakresie możliwości wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy. Uzgodnienia takie będą zbędne w sytuacji gdy praca zdalna będzie realizowana nie w domu czy mieszkaniu pracownika, a w innym miejscu np. w wynajętym przez pracodawcę biurze. Warto bowiem pamiętać, że definicja pracy zdalnej nie wskazuje w sposób bezpośredni, że miejscem wykonywania pracy zdalnej może być wyłącznie mieszkanie lub dom pracownika. Praca zdalna może być więc zorganizowana w każdym miejscu. Musi oczywiście uwzględniać jej cel - przeciwdziałanie COVID-19.

 

Przykład

Pracodawca w celu wykonywania pracy zdalnej wynajął pracownikom dodatkowe biuro poza zakładem pracy. Do pracy zdalnej pracownicy używają laptopów z dostępem do Internetu. Ponieważ w wynajętym biurze nie można umieścić wszystkich pracowników zdalnych, pracodawca postanowił, że w poszczególnych dniach jedni pracownicy wykonują pracę w wynajętym biurze, pozostali na terenie galerii handlowej lub w innym miejscu w którym mogą usiąść i postawić przed sobą laptop. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Nie ma przeciwwskazań, aby praca zdalna była organizowana w wynajętym biurze. Jednak wykonywanie pracy w miejscu ogólnie dostępnym takim jak galeria handlowa, dworzec czy w jakimkolwiek budynku użyteczności publicznej jest sprzeczne z przepisami o pracy zdalnej oraz przepisami bhp.

 

Z przepisów o pracy zdalnej wynika, iż narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Pojęcia "narzędzia i materiały" należy rozumieć w tym przypadku szeroko - jako ogół przedmiotów niezbędnych nie tylko do bezpośredniego wykonywania obowiązków, ale również wyposażenie mające na celu zapewnienie pracy bezpiecznej oraz ergonomicznej.

Wyposażenie pomocnicze stanowiska pracy, np. biurko i krzesło, mieści się w użytych przez ustawodawcę zwrotach: "możliwości techniczne", "możliwości lokalowe", czy " narzędzia" pracy. Pracodawca powinien ustalić, czy pracownik posiada odpowiednie wyposażenie. Jeżeli nie -powinien zapewnić je i dostarczyć do miejsca wykonywania pracy zdalnej. Na pracodawcy spoczywa obowiązek obsługi logistycznej pracy zdalnej. Pracodawcy dotyczy ogólna zasada ponoszenia kosztów/ryzyka prowadzonej działalności gospodarczej, w ramach której zatrudnia pracownika. Nie ma jednak przeszkód żeby pracownik korzystał z własnego stołu, czy krzesła podczas pracy zdalnej.

Przykład

Pracownik skierowany do pracy zdalnej zgłosił pracodawcy, że potrzebuje odpowiedniego biurka i krzesła do pracy zdalnej w domu. Pracodawca powinien je zapewnić na czas wykonywania pracy zdalnej. Ma również obowiązek zorganizować transport tych mebli na swój koszt do miejsca świadczenia pracy zdalnej przez pracownika.

 

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Jest to dopuszczalne pod warunkiem, że taka praca umożliwia poszanowanie i ochronę:

■ informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także

■ informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

 

Takim narzędziem, które nie musi być obligatoryjnie zapewnione przez pracodawcę będzie np. komputer czy telefon należycie zabezpieczony przed "wyciekiem" danych.  Pracownik może więc korzystać ze swojego komputera lub telefonu. Jeśli nie chce tego robić lub nie ma takiej możliwości sprzęty te powinien mu zapewnić pracodawca. Przepisy nie regulują kwestii rozliczeń między pracodawcą, a pracownikiem. W przypadku gdy praca zdalna jest wykonywana na sprzęcie pracownika, należy przyjąć, iż pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tego tytułu (ekwiwalent). Wobec braku szczegółowych i bezpośrednich zasad, ustalając wysokość ekwiwalentu, należy kierować się normami zużycia sprzętu oraz jego udokumentowaną ceną rynkową. Ustalenia w tym zakresie warto zawrzeć w dodatkowej umowie o używaniu prywatnego sprzętu do celów służbowych.

 

WAŻNE!

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny za używanie sprzętu lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

 

Obok narzędzi i materiałów pracodawca zapewnia obsługę logistyczną pracownikowi zdalnemu. W tym przypadku chodzi o kwestie związane z instalowaniem sprzętu, jego kontrolą oraz serwisowaniem.

Uwzględniając fakt, iż przeważająca część pracy zdalnej realizowana jest z wykorzystaniem infrastruktury informatycznej wobec braku szczególnych przeciwwskazań można stosować wybrane postanowienia dotyczące telepracy. W sytuacji gdy praca zdalna będzie realizowana z wykorzystaniem komputerów wyposażonych w monitory ekranowe niezbędne będzie stosowanie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973) - dalej zwane rozporządzenie w sprawie bhp. Przywołane rozporządzenie określa wymagania bhp oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, jak również wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Wskazane rozporządzenie w sprawie bhp odnosi się w zasadzie wyłącznie do komputerów stacjonarnych wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy organizujący stanowisko pracy zdalnej mogą więc mieć wątpliwość, czy mogą je stosować do wykorzystywanych komputerów przenośnych.

Laptop (notebook) to również komputer - tyle, że przenośny w ramach którego ekran, klawiatura i komputer stanowi integralną całość.

Nie ma więc podstaw do odstąpienia od stosowania przepisów rozporządzenia w sprawie bhp do komputerów przenośnych.

W sytuacji gdy laptop stanowi część wyposażenia pracownika zdalnego - należy przyjąć, że niezbędne będzie dostosowanie stanowiska pracy do wymagań bhp oraz ergonomii wynikających z rozporządzenia w sprawie bhp. Nie można bowiem przyjąć, że pracownik zdalny, wykorzystujący laptop w zakresie wymogów ergonomii jest traktowany gorzej. Taka forma wykonywania pracy ma bowiem bezpośrednie przełożenie na obciążenie narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego.

 

Podstawowe narzędzia, które powinien zapewnić pracodawca podczas pracy zdalnej

 

 

Podstawowe narzędzia, zapewniane przez pracodawcę do pracy zdalnej:

 

Komputer i internet (pracownik może korzystać ze swojego sprzętu, jeśli jest on odpowiednio zabezpieczony przed "wyciekiem danych"),

Telefon (pracownik może korzystać ze swojego sprzętu, jeśli jest on odpowiednio zabezpieczony przed "wyciekiem danych"),

Meble (pracownik może korzystać ze swojego sprzętu).

 

 

 

2. Wyposażenie stanowiska pracy

Zasadą jest, że stanowiska pracy powinny być urządzone stosownie do rodzaju wykonywanych na nich czynności oraz psychofizycznych predyspozycji pracowników. Wymiary wolnej (niezajętej przez urządzenia) powierzchni stanowiska pracy powinny zapewnić pracownikom swobodę ruchu wystarczającą do wykonywania pracy w sposób bezpieczny, z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Właściwa organizacja komputerowego stanowiska pracy wymaga znajomości kilku kluczowych pojęć zdefiniowanych na potrzeby zapewnienia pracownikowi właściwych warunków bhp oraz ergonomii.

 

Stanowisko pracy - należy przez to rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym: - wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek, - wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball, - wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek,   System komputerowy - należy przez to rozumieć urządzenia wchodzące w skład wyposażenia podstawowego i dodatkowego stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem,   Monitor ekranowy - należy przez to rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

 

Pracodawca jest zobowiązany organizować stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Powyższa zasada dotyczy również sytuacji w której wyposażeniem pracownika jest komputer przenośny. Przeciwny pogląd narusza zasadę równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa pracownika do stanowiska pracy urządzonego zgodnie z przepisami bhp oraz zasadami ergonomii.

 

2.1 Komputer stacjonarny czy mobilny

Na rynku dostępne są dwie kategorie komputerów wykorzystywanych w procesach pracy - komputery stacjonarne oraz komputery przenośne. Każda kategoria ma swoje wady i zalety. Z punktu widzenia wymagań ekonomii komputer stacjonarny jest rozwiązaniem optymalnym. Istnieje możliwość rozbudowy komputera stacjonarnego i wymiany strategicznych podzespołów. Z drugiej strony komputer taki nie pozwala na łatwe przenoszenie z miejsca na miejsce. Przeważnie wymaga też większej przestrzeni na stanowisku pracy.

Laptopy są przenośnie i przeważnie zużywają mniej energii. Z drugiej jednak strony możliwości ich modernizacji są bardzo ograniczone. Pracodawca, który zdecyduje się wyposażyć pracownika zdalnego w laptop powinien zapewnić mu stosowną podstawkę. Dzięki niej ekran laptopa będzie usytuowany wyżej. Ma to kluczowe znaczenie dla komfortu pracy.

 

2.1.1 Monitor ekranowy

Monitor ekranowy powinien spełniać następujące wymagania:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
• obraz na ekranie powinien być stabilny, bez tętnienia lub innych form niestabilności,
• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu co najmniej 20° do tyłu i 5° do przodu oraz obrót wokół własnej osi co najmniej o 120° - po 60° w obu kierunkach,
• ekran monitora powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr.

 

W razie potrzeby wynikającej z indywidualnych cech antropometrycznych pracownika, powinna być użyta oddzielna podstawa monitora lub regulowany stół. Ustawienie ekranu monitora względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła. Odległość oczu od monitora również została uregulowana. Powinna wynosić 400 - 750 mm.

Obowiązująca definicja monitora ekranowego nakazuje przyjąć, że wcześniej wskazane cechy monitora w zakresie regulacji oraz charakterystyki obrazu obowiązują - niezależnie od rodzaju monitora. Stosujemy je więc niezależnie od tego, czy w ramach pracy zdalnej ma być używany monitor starego typu - CRT czy nowsze konstrukcje bazujące na panelach LCD.

Przepisy dotyczące ergonomii pracy przy komputerze zawarte w rozporządzeniu w sprawie bhp nie odnoszą się zupełnie do kwestii wielkości monitora, rozdzielczości oraz oferowanego odwzorowania barw czy odświeżania ekranu. Nie jest to kwestia bez znaczenia. Monitor powinien być bowiem dobrany uwzględniając zakres czynności pracownika. Monitor o podstawowych parametrach może być zastosowany w przypadku gdy praca polega np. na wprowadzaniu danych tekstowych. Wielkość monitora ma znaczenie przykładowo w sytuacji gdy pracownik korzysta z wielu otwartych okien wykorzystując dane z różnych źródeł: otwartych stron internetowych, arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów elektronicznych. Monitor o dużej przekątnej jest również niezbędny gdy pracownik zdalny wykonuje czynności związane z obróbką obrazu. W takiej sytuacji niezbędne jest zapewnienie monitora nie tylko o odpowiednio dużej przekątnej, ale również o wyższej rozdzielczości, o bardzo dobrych parametrach w zakresie odwzorowania barw. Spełnienie tych warunków jest konieczne w celu uniknięcia nieporozumień między pracownikiem, a pracodawcą przy ostatecznej ocenie efektów pracy. W przypadku gdy pracownik zajmuje się obróbką obrazu wideo, lub tworzy animacje komputerowe, obok powyższych kryteriów monitor powinien zapewniać odpowiednio krótki czas reakcji matrycy i właściwą częstotliwość odświeżania obrazu.

 

Przykład

Pracownik zatrudniony jest na stanowisku grafika komputerowego w firmie reklamowej. Pracując w siedzibie pracodawcy wykorzystywał bardzo skomplikowany i zoptymalizowany pod kątem obróbki obrazu monitor. Pracownik został skierowany do pracy zdalnej. W ramach tej pracy pracodawca zapewnił mu zapasowy monitor o gorszych parametrach w zakresie odwzorowania obrazu. Pracodawca nie ma prawa oczekiwać od pracownika identycznych efektów pracy jak w przypadku korzystania z wcześniejszego, specjalnie dobranego monitora. Pracownik nie ma natomiast roszczenia do pracodawcy o zapewnienie mu w miejscu wykonywania pracy zdalnej monitora, użytkowanego w biurze. Powinien jednak uprzedzić pracodawcę, że osiągnięcie wcześniejszego poziomu pracy będzie niemożliwe.

 

Organizując komputerowe stanowisko pracy pracownikowi zdalnemu zalecane jest przedstawienie osobie przygotowującej sprzęt komputerowy zakresu podstawowych czynności, jakie pracownik zdalny będzie wykonywał. Pozwoli to na dobranie optymalnego monitora dostosowanego do rodzaju pracy.

 

Przepisy nie regulują kwestii koloru obudowy monitora. Może być więc dowolny. Nie ma również obostrzenia aby powierzchnia obudowy monitora czy ramki wokół niego były matowe. Wykluczone są jednak monitory z błyszczącą powierzchnią ekranu - chyba, że zostanie zastosowany filtr przeciwodblaskowy. Ponieważ w ramach pracy zdalnej może dochodzić do przetwarzania danych prawnie chronionych, pracodawca może zakupić filtr prywatyzujący.

 

Tradycyjny monitor komputerowy ma płaski ekran. W ostatnich latach pojawiły się jednak monitory z zakrzywionym (wklęsłym) ekranem. Warto rozstrzygnąć czy taki monitor może być częścią pracowniczego stanowiska pracy. W sytuacji gdy monitor spełnia wymagania ergonomii w zakresie regulacji oraz charakterystyki obrazu - a jedyna jego odmienność w stosunku do standardowych (płaskich) ekranów polega na tym, że jest wklęsły - jak najbardziej może być częścią prawidłowo zorganizowanego komputerowego stanowiska pracy. Zaletą wklęsłego ekranu jest to, że poszczególne jego fragmenty są usytuowane prawie w identycznej odległości od oczu. Tego nie można powiedzieć o monitorach płaskich oraz wypukłych.

 

2.1.2 Klawiatura

Na rynku występuje bardzo duże zróżnicowanie klawiatur pod względem kształtów, kolorów czy technologii. Niezależnie od konstrukcji oraz mechanizmu klawiszy każda komputerowa klawiatura powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy.

 

Klawiatura powinna posiadać w szczególności: możliwość regulacji kąta nachylenia w zakresie 0 -15°, odpowiednią wysokość - przy spełnieniu warunku, aby wysokość środkowego rzędu klawiszy alfanumerycznych z literami A, S..., licząc od płaszczyzny stołu, nie przekraczała 30 mm dla przynajmniej jednej pozycji pochylenia klawiatury.

 

Powierzchnia klawiatury powinna być matowa. Znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne. Wyposażenie pracownika w klawiaturę, której powierzchnia jest lakierowana na wysoki połysk nie jest postępowaniem prawidłowym. Klawiatura może być przewodowa lub bezprzewodowa, podświetlana lub bez podświetlenia. Warto pamiętać , że część klawiatur z podświetleniem przy świetle dziennym (z wyłączonym podświetleniem) ma stosunkowo mało kontrastowe znaki na klawiszach.

 

W praktyce spotykane są klawiatury membranowe oraz mechaniczne. Najczęściej używane są klawiatury membranowe oraz z mechanizmem nożycowym (klawiatury w laptopach gdzie klawisze mają niski skok). Są one najtańszym i podstawowym rozwiązaniem. W przypadku pracowników wprowadzających dużo tekstu do komputera warto jednak rozważyć zakup dobrej klawiatury mechanicznej. Pozwala ona na sprawniejszą pracę, a żywotnością znacznie przekracza tradycyjne klawiatury membranowe. Optymalnym rozwiązaniem jest klawiatura mechaniczna z tzw. brązowymi przełącznikami.

 

Przykład

Pracodawca zamierza powierzyć pracownikowi wprowadzającemu dużo tekstów do komputera pracę zdalną. Zwrócił się więc do pracownika, aby ten wybrał sobie optymalną klawiaturę. Zostanie ona zakupiona ze środków pracodawcy. Pracownik znalazł w internecie informację, że optymalne do pisania są klawiatury na przełącznikach mechanicznych - niebieskich. Pracodawca powinien kwestię zakupu takiej klawiatury skonsultować z personelem sklepu sprzedającego akcesoria komputerowe. Wprawdzie klawiatury mechaniczne na niebieskich przełącznikach są optymalne do pisania, jednak wydają najgłośniejszy dźwięk podczas pracy, porównywalny z częścią klawiatur mechanicznych z lat 80 ubiegłego wieku. Użytkowanie takiej klawiatury może być uciążliwe, a jej późniejsze wykorzystanie w zakładzie pracy, w pomieszczeniu z innymi pracownikami może być niemożliwe z uwagi na natężenie hałasu podczas pisania.

 

Przepisy nie regulują kwestii układu klawiatury oraz liczby klawiszy. W przypadku gdy praca zdalna wiąże się z wprowadzaniem tekstu wystarczająca może okazać się klawiatura pozbawiona bloku numerycznego. Jednak w przypadku gdy praca wiąże się z koniecznością wprowadzania danych liczbowych zdecydowanie zalecana jest klawiatura numeryczna.

 

2.1.3. Mysz i trackball

Obok klawiatury do sterowania komputerem w skład wyposażenia dodatkowego wchodzi mysz lub trackball.

Oferta myszy komputerowych jest niezwykle zróżnicowana. Są proste, ale niestety mało wydajne, nieprecyzyjne i zupełnie nieergonomiczne. Są także kosztujące kilkaset złotych urządzenia zapewniające niezrównaną precyzję działania oraz ergonomię w zakresie ułożenia dłoni. Takie myszy komputerowe pozwalają na wielogodzinną pracę. Ma to istotne znaczenie w przypadku takich dolegliwości jak np. zespół cieśni nadgarstka.

Przepisy rozporządzenia w sprawie bhp nie wskazują precyzyjnych wymogów jakie powinna spełniać mysz komputerowa - w zakresie np. koloru, faktury powierzchni, technologii w jakiej wykonany jest sensor myszy czy liczby przycisków. Formalnie może być to urządzenie dowolne.  Mysz komputerowa, jak każde narzędzie pracy, powinno spełniać wymagania ergonomii. Prawidłowym postępowaniem będzie więc zapewnienie pracownikowi do pracy zdalnej myszki ergonomicznej. Nie musi być ona konstrukcją bezprzewodową, choć jest to rozwiązanie bardziej wygodne. Kluczową kwestią jest natomiast kształt (profil) myszy. W myszkach ergonomicznych jest on specjalnie dobrany, aby zmniejszyć zmęczenie dłoni.

 

Trackball jest urządzeniem znacznie rzadziej spotykanym niż mysz. Jest to urządzenie wskazujące o takiej samej funkcjonalności co mysz. Jest jednak o innej konstrukcji opierającej się na kuli, której ruch powoduje poruszanie się wskaźnika na ekranie.

 

Jeżeli pracownik został wyposażony w mysz nie ma uzasadnienia do zapewnienia mu trackballa. Chyba, że jest to dogodniejsze ze względów ergonomicznych.

 

2.2. Właściwy stół

Stanowisko pracy zdalnej w skład którego wchodzi zestaw komputerowy powinno być tak urządzone, aby wykonywane w ramach jego czynności nie powodowały nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego. Niezbędne jest więc zapewnienie właściwego stołu. Nie ma bowiem możliwości, aby pracownik pracował np. z komputerem przenośnym na kolanach.

Zasadą jest, że konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury.

 

Szerokość i głębokość stołu powinna zapewniać: wystarczającą powierzchnię do łatwego posługiwania się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywania czynności związanych z rodzajem pracy, ustawienie klawiatury z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu, ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, to jest w zasięgu jego kończyn górnych, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

 

Powierzchnia blatu stołu powinna być matowa, najlepiej barwy jasnej. Barwa jasna nie jest obligatoryjna. Pracodawca powinien jednak unikać wyposażenia pracownika zdalnego w stół o przesadnie jaskrawych kolorach, które mają działanie rozpraszające. Stół obowiązkowo powinien być matowy. Ostatecznie można zastosować właściwą, dodatkową, matową okleinę blatu.

Im więcej elementów wchodzi w skład komputerowego stanowiska pracy tym stół powinien być większy. Inna będzie właściwa powierzchnia stołu w przypadku pracownika wykonującego pracę wyłącznie w oparciu o dane wyświetlane na ekranie komputera, a inna w przypadku gdy pracownik dodatkowo będzie korzystał z licznych papierowych dokumentów.

Stół powinien dawać możliwość ustawienia klawiatury w odległości nie mniejszej niż 10 cm między brzegiem stołu, a początkiem klawiatury. Wykluczone jest stosowanie małych stołów, które naruszają powyższą zasadę lub zmuszają pracownika do trzymania klawiatury na kolanach.

 

2.3. Krzesło do pracy

Praca zdalna z wykorzystaniem komputerowego stanowiska pracy wykonywana jest w pozycji siedzącej. Oznacza to, iż niezbędnym wymogiem jest zapewnienie właściwego krzesła. Zgodnie z zasadami ergonomii w tym przypadku nie jest prawidłowe, wykorzystanie zwykłego krzesła od stołu przy którym spożywa się posiłki. Krzesło do pracy przy komputerze powinno bowiem r spełniać określone kryteria w ramach ergonomii. Powinno posiadać:

• dostateczną stabilność, przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
• wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
• regulację wysokości siedziska w zakresie 400 do 500 mm, licząc od podłogi,
• regulację wysokości oparcia oraz regulację pochylenia oparcia w zakresie: 5^o do przodu i 30^o do tyłu,
• wyprofilowanie płyty siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i odcinka udowego kończyn dolnych,
• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360^o,
• podłokietniki.

 

 

Mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze. Powinny być także tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.

Uwzględniając powyższe kryteria krzesła wchodzącego w skład komputerowego stanowiska pracy należy podkreślić, że nie każde krzesło, nawet z pozoru wyglądające na biurowe, może być prawidłowe do wykonywania pracy zdalnej. Warto zauważyć, że zgodnie z wymaganiami ergonomii krzesło do pracy zdalnej powinno posiadać podłokietniki. Nie ma jednak bezpośredniego wymogu, żeby była możliwość ich regulowania (góra-dół, przód - tył).

Między stołem, a krzesłem powinny istnieć precyzyjnie określone zależności. Wysokość stołu oraz siedziska krzesła powinna być taka, aby zapewniała:

• naturalne położenie kończyn górnych przy obsłudze klawiatury, z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
• odpowiedni kąt obserwacji ekranu monitora w zakresie 20° do 50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu), przy czym górna krawędź ekranu monitora nie powinna znajdować się powyżej oczu pracownika,
• odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu.

 

2.4. Uchwyt na dokumenty

Jeśli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokumenty. Powinien on posiadać regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.

Uchwyt na dokumenty powinien znajdować się przed pracownikiem, między ekranem monitora i klawiaturą, - lub w innym miejscu w pozycji minimalizującej uciążliwe ruchy głowy i oczu.

Zapewnienie uchwytu na dokumenty nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia stołu o właściwej, odpowiednio większej powierzchni(w zależności od ilości dokumentów). Jeżeli korzystanie z dokumentów jest incydentalne lub regularne, jednak są to pojedyncze dokumenty - należy uznać, że zapewnienie uchwytu będzie wystarczające. Jeżeli dokumentów jest więcej, zapewnienie większego stołu będzie ze względów ergonomicznych niezbędne.

 

2.5 Podnóżek

Nie każdy pracownik zdalny musi być takiego wzrostu aby jego stopy, uwzględniając regulację siedziska, spoczywały płasko na podłodze. Sytuacja, w której pracownik przyjmując ergonomiczną pozycję, w tym wysokość siedziska w stosunku do stołu, ma stopy w powietrzu nie jest prawidłowa. W takim przypadku należy pracownikowi zapewnić podnóżek. Powinien on być również zapewniony na życzenie pracownika. Nawet w sytuacji gdy jego wzrost umożliwia płaskie ułożenie stóp na podłodze, uwzględniając wysokość siedziska.

Podnóżek będący częścią komputerowego stanowiska pracy nie może być konstrukcją dowolną. Podnóżek powinien mieć kąt pochylenia w zakresie 0^o do 15^o. Jego wysokość powinna być dostosowana do potrzeb wynikających z cech antropometrycznych pracownika. Powierzchnia podnóżka nie powinna być śliska. Sam podnóżek nie powinien przesuwać się po podłodze podczas używania.

 

2.6. Oprogramowanie komputerowe

Wykonywanie pracy zdalnej z wykorzystaniem komputera wiąże się z zapewnieniem właściwego oprogramowania. Bez niego komputer, zarówno stacjonarny, jak i przenośny nie może być narzędziem pracy używanym zgodnie z przeznaczeniem. Przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien uwzględniać w szczególności następujące wymagania:

• oprogramowanie powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania,
• oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu oraz dostosowane do poziomu wiedzy i (lub) doświadczenia pracownika,
• systemy komputerowe muszą zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu,
• systemy komputerowe muszą gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika,
• bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy,
• przy tworzeniu oprogramowania i przetwarzaniu danych powinny być stosowane zasady ergonomii,
• oprogramowanie powinno zapewniać ochronę danych osobowych.

 

3. Usytuowanie stanowiska pracy

 

Komputerowe stanowisko pracy powinno być tak usytuowane, aby pracownik miał do niego swobodny dostęp. Wyposażenie pomieszczenia pracy nie powinno powodować trudności w poruszaniu się skutkującymi koniecznością przeciskania się czy przeskakiwania nad elementami wyposażenia. W przeciwnym razie nietrudno o wypadek przy pracy. Nie bez znaczenia jest również kwestia odległości między sąsiednimi monitorami. Powinny one wynosić co najmniej 0,6 m, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora - co najmniej 0,8 m. Odległości te obowiązują nadal mimo zastąpienia monitorów typu kineskopowego monitorami LCD, które zajmują znacznie mniej miejsca.

 

1. 3.1 Oświetlenie

W typowych przypadkach oświetlenie komputerowego stanowiska pracy powinno zapewniać komfort pracy. W szczególności należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian, jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz odbiciowe od ekranu monitora. Należy to zrobić przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie żaluzji lub zasłon w oknach. Poziom natężenia oświetlenia powinien spełniać wymagania określone w Polskich Normach.

Czy w przypadku pracy zdalnej, która w typowych sytuacjach realizowana jest w prywatnych mieszkaniach czy domach pracowników niezbędne jest stosowanie w sposób kompleksowy przepisów dotyczących zapewnienia właściwego oświetlenia - na analogicznym poziomie jak w przypadku komputerowych stanowisk pracy usytuowanych w zakładzie pracy?.

Wobec braku jakichkolwiek wskazań w tym zakresie należy uznać, że można skorzystać w tym przypadku z regulacji dotyczących telepracy. Wynika z nich, że jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale Dziesiątym Kodeksu pracy (dział ten dotyczy przepisów BHP), z wyłączeniem obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (art. 67¹⁷ Kodeksu pracy). Wyłączenie dotyczy również obowiązków pracodawcy o których mowa w rozdziale III działu Dziesiątego Kodeksu pracy. Przepisy tego rozdziału nakazują aby obiekt budowlany, w którym znajdują się pomieszczenia pracy spełniał wymagania dotyczące bhp. Uwzględniając te regulacje należy przyjąć, że pracodawca nie ma obowiązku organizowania pomieszczenia pracy zdalnej usytuowanego w mieszkaniu czy domu, w zakresie oświetlenia na takich samych zasadach jak w przypadku komputerowych stanowisk pracy usytuowanych w zakładzie.

 

WAŻNE(!)

Pracodawca nie musi zapewniać oświetlenia w pomieszczeniu pracy zdalnej wykonywanym w mieszkaniu czy domu, na takich samych zasadach jak w przypadku komputerowych stanowisk pracy usytuowanych w zakładzie pracy.

 

Tabela. Zestawienie wymogów bhp praz ergonomii jakie powinny spełniać poszczególne elementy stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe

 

Rodzaj wyposażenia	Wymagania
Monitor ekranowy	znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne, obraz na ekranie powinien być stabilny, bez tętnienia lub innych form niestabilności, jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy, regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu co najmniej 20° do tyłu i 5° do przodu oraz obrót wokół własnej osi co najmniej o 120° - po 60° w obu kierunkach, ekran monitora powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr.
Klawiatura	możliwość regulacji kąta nachylenia w zakresie 0 -15°, odpowiednią wysokość - przy spełnieniu warunku, aby wysokość środkowego rzędu klawiszy alfanumerycznych z literami A, S..., licząc od płaszczyzny stołu, nie przekraczała 30 mm dla przynajmniej jednej pozycji pochylenia klawiatury. klawiatura powinna stanowić osobny element wyposażenia podstawowego stanowiska pracy, powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne.
Stół	Szerokość i głębokość stołu powinna zapewniać: wystarczającą powierzchnię do łatwego posługiwania się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywania czynności związanych z rodzajem pracy, ustawienie klawiatury z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu, ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, to jest w zasięgu jego kończyn górnych, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.   Konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury.
Krzesło	Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać: dostateczną stabilność, przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi, wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów, regulację wysokości siedziska w zakresie 400 do 500 mm, licząc od podłogi, regulację wysokości oparcia oraz regulację pochylenia oparcia w zakresie: 5o do przodu i 30o do tyłu, wyprofilowanie płyty siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i odcinka udowego kończyn dolnych, możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360o, podłokietniki, mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.
Zależności między stołem a krzesłem	Wysokość stołu oraz siedziska krzesła powinna być taka, aby zapewniała: naturalne położenie kończyn górnych przy obsłudze klawiatury, z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem, odpowiedni kąt obserwacji ekranu monitora w zakresie 20° do 50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu), przy czym górna krawędź ekranu monitora nie powinna znajdować się powyżej oczu pracownika, odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu.
Uchwyt na dokument	Uchwyt na dokument powinien posiadać regulację ustawienia:  wysokości, pochylenia, odległości od pracownika
Podnóżek	Podnóżek: powinien mieć kąt pochylenia w zakresie 0o do 15o, jego wysokość powinna być dostosowana do potrzeb wynikających z cech antropometrycznych pracownika, powierzchnia podnóżka nie powinna być śliska, a sam podnóżek nie powinien przesuwać się po podłodze podczas używania.
Oprogramowanie i system komputerowy	oprogramowanie powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania, oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu oraz dostosowane do poziomu wiedzy i (lub) doświadczenia pracownika, systemy komputerowe muszą zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu, systemy komputerowe muszą gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika, bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy, przy tworzeniu oprogramowania i przetwarzaniu danych powinny być stosowane zasady ergonomii, oprogramowanie powinno zapewniać ochronę danych osobowych.

 

 

4. Komunikacja z pracownikiem zdalnym

 

Wykonywanie pracy poza zakładem pracy wymaga komunikowania się zarówno z przełożonymi jak również ze współpracownikami. Obowiązkiem pracodawcy jest więc wyposażenie pracownika zdalnego w niezbędne narzędzia do komunikacji. Wykorzystywanie prywatnego sprzętu pracownika do komunikacji będzie możliwe pod warunkiem:

• wyrażenia na to zgody przez zatrudnionego,
• ustalenia, że prywatny sprzęt pracownika zapewnia właściwe bezpieczeństwo komunikowania się,
• uzgodnienia zwrotu pracownikowi kosztów używania np. prywatnego telefonu czy łącza internetowego do celów służbowych.

 

1. 4.1 Telefon

W celu umożliwienia komunikowania się ze współpracownikami oraz przełożonymi pracodawca powinien zapewnić pracownikom zdalnym aparat telefoniczny. Koszty użytkowania takiego aparatu do celów służbowych powinien ponosić pracodawca. Pracownik nie ma względem pracodawcy roszczenia, aby telefon był np. smartfonem. Jeżeli charakter pracy tego wymaga - smartfon może okazać się niezbędny.

 

1. 4.2 Internet

Z przepisów o pracy zdalnej wynika, iż może być ona realizowana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W sytuacji gdy efekty pracy mają być przesyłane pracodawcy drogą elektroniczną, niezbędny będzie dostęp do internetu.

Usługa dostawy internetu powinna zostać zapewniona przez pracodawcę. Wykorzystywanie prywatnego internetu pracownika będzie możliwe przy zachowaniu wcześniej wymienionych przesłanek, w szczególności zwrotu kosztów wykorzystywania internetu do celów służbowych.

 

1. 4.3. Aplikacje mobilne do komunikacji (telekonferencje)

 

W przypadku, gdy praktykowanym sposobem komunikowania są wideokonferencje (telekonferencje) pracodawca powinien wyposażyć pracownika w aplikacje, które to umożliwiają. Stosowane w tym zakresie rozwiązania powinny uwzględniać konieczność zabezpieczenia danych.

Komunikowanie się z wykorzystaniem telekonferencji nie jest równoznaczne ze stosowaniem monitoringu, o którym mowa w Kodeksie pracy. Należy jednak unikać sytuacji w ramach których pracownik ma cały czas włączoną kamerę internetową, również poza czasem telekonferencji. Mogłoby to bowiem służyć do obejścia przepisów umożliwiających stosowanie monitoringu wizyjnego wyłącznie na terenie zakładu pracy lub terenie wokół zakładu.

 

Przykład

Pracodawca skierował pracownika do pracy zdalnej. W zakładzie pracy, w pomieszczeniu w którym pracownik wykonywał pracę była zainstalowana kamera. Podobnie było w innych pomieszczeniach. Pracownik będzie wykonywał pracę zdalną z wykorzystaniem laptopa, podłączonego do monitora zewnętrznego. Dodatkowo pracodawca zainstalował na monitorze kamerę internetową służącą komunikacji w ramach wideokonferencji. Pracownik uznał, iż dodatkowa, zewnętrzna kamera jest formą monitoringu wizyjnego. Pracownik nie ma racji. Fakt, iż pracodawca zastosował zewnętrzną kamerę nie powoduje, że wprowadził monitoring wizyjny w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Sama instalacja kamery nie przesądza jeszcze o monitoringu wizyjnym. Istotny jest cel jej montażu. Jeżeli będzie wykorzystywana wyłącznie w celu komunikowania się z innymi pracownikami, postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Nie jest natomiast dopuszczalne zobowiązanie pracownika do stałego włączania kamery na cały dzień prac, w celu umożliwienia podglądu w obrębie stanowiska pracy.

 

 

5. Przerwy w pracy

Zadaniem pracodawcy jest taka organizacja czasu pracy zdalnej, aby redukować nadmierne obciążenia związane z pracą przy komputerze. W typowych przypadkach gdy praca biurowa jest organizowana w zakładzie pracodawca organizuje proces pracy tak, aby pracownicy świadczący prace przy monitorach ekranowych mieli możliwość przemiennego łączenia pracy związanej z obsługą monitora z innymi rodzajami prac. Tymi "innymi rodzajami prac" są takie, które nie obciążają narządu wzroku i wykonywane są w innej pozycji ciała (przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego). W przypadku pracy zdalnej realizowanej w domu możliwości łączenia pracy komputerowej z inną mogą być ograniczone. Wówczas rozwiązaniem jest zapewnienie, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co najmniej 5 minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy.

Do pracy zdalnej związanej z obsługą monitora ekranowego, w pełnym wymiarze czasu pracy, mogą być skierowane również pracownice w ciąży - W takim przypadku każda godzina pozostawania w dyspozycji pracodawcy umożliwia świadczenie pracy przed monitorem przez 50 minut. Pozostały czas - 10 minut powinien przypadać na przerwę zaliczaną do czasu pracy. Powyższa zasada wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (Dz.U. z 2017 r. poz. 796).

 

6. Okulary korekcyjne

Pracodawca ma obowiązek wyposażania pracowników użytkujących w pracy monitory ekranowe w okulary korygujące wzrok. Okulary takie powinny być zapewnione jeżeli łącznie są spełnione następujące przesłanki:

• pracownik świadczy pracę przy obsłudze monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
• zalecenie w zakresie zapewnienia okularów korygujących wydał lekarz, który w wyniku badania profilaktycznego uznał, że zachodzi potrzeba stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

 

Pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) są uznawani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

 

Warto pamiętać, że w sytuacji gdy:

• pracownik w zakładzie pracy łączył pracę z obsługą monitora ekranowego z pracą na dokumentach papierowych, a
• w ramach pracy zdalnej będzie pracował wyłącznie przed ekranowym monitorem bazując na dokumentach elektronicznych,

niezbędne może się okazać wysłanie pracownika na wstępne profilaktyczne badania lekarskie. Będzie to konieczne jeżeli w wyniku przeniesienia do pracy zdalnej zmieniły się proporcje w zakresie pracy przed monitorem ekranowym i pracownik zdalny będzie pracował przy obsłudze monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W wyniku badania profilaktycznego może się okazać, że lekarz przeprowadzający badanie zaleci stosowanie okularów korekcyjnych.

 

7. Benefity i pomoc dla pracowników zdalnych

 

Pracownicy zdalni świadczą pracę w specyficznych warunkach. Ich osobisty kontakt z pozostałymi pracownikami oraz infrastrukturą zakładową musi być ograniczony do minimum. W przeciwnym razie praca zdalna nie spełniałaby swojego celu przeciwdziałania COVID-19. Uwzględniając taką "izolację", pracodawcy mogą i powinni oferować szereg przywilejów, których celem jest zmniejszenie uciążliwości oraz obciążenia (w tym psychicznego) wynikającego z pracy w domowych warunkach.

Gdy pracodawca praktykuje pracę zdalną u większej liczby pracowników dodatkowe przywileje nie powinny być oferowane wyłącznie wybranym osobom. Chyba, że pracodawca wykaże, iż takie postępowanie ma obiektywne uzasadnienie.

 

7.1 Kursy on-line

 

Kursy i szkolenia on-line mogą dotyczyć podnoszenia kompetencji i kwalifikacji pracowników zdalnych. Mają bezpośredni wpływ na wykonywaną pracę. Nie ma przeszkód, aby pracodawca zaproponował kurs związany z przyszłym rozwojem zawodowym pracownika uwzględniając np. obowiązującą w danej firmie ścieżkę kariery. Nie ma również przeciwwskazań aby pracodawca zapewnił pracownikowi zdalnemu kurs zgodny z jego dodatkowymi zainteresowaniami, niemającymi bezpośredniego związku z wykonywaną pracą. Kursy oraz szkolenia on-line mogą również dotyczyć kompetencji i umiejętności uniwersalnych.

Kursy on-line kojarzone są w pierwszej kolejności z nowymi technologiami. Mogą więc np. dotyczyć obsługi programów komputerowych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik zdalny miał zapewniony kurs bardziej kompleksowy np. w ramach nauki programowania.

 

7.2 Pakiet ćwiczeń i diet

Praca zdalna nie sprzyja zachowaniu równowagi między dostarczaną liczbą kalorii, a ich spalaniem. Brak wychodzenia z domu - choćby w ramach dojazdów do pracy (i z powrotem), wykonywanie obowiązków w pozycji siedzącej, ograniczają zagrożenia wypadkowe i narażenie na koronawirus. Z drugiej strony wiążą się jednak z mniejszą ilością ruchu niezbędnego do prawidłowego i zdrowego funkcjonowania.

Pracodawca ma obowiązek zapewniania przerw wyliczanych do czasu pracy z wykorzystaniem monitora ekranowego Mają one na celu chwilowe odciążenie narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego), Bardzo dobrym rozwiązaniem profilaktycznym jest także zapewnienie pracownikom pakietów ćwiczeń oraz porad dietetycznych. Wbrew pozorom dobrze zorganizowany trening w domu, przy właściwym wsparciu dietetyka może dawać bardzo dobre rezultaty. Można w tym przypadku stosować wszystkie pakiety treningowe realizowane w domowych warunkach - w tym w dużej części uwzględniające wyposażenie mieszkania czy domu. Takie domowe treningi mogą być ukierunkowane na podniesienie ogólnej sprawności, jak również do redukowania zagrożeń związanych z pracą siedzącą.

Pakiety treningowe nie mogą być rozwiązaniem narzuconym przez pracodawcę. Nie można bowiem wydać pracownikom polecenia uczestniczenia w treningach.

 

Przykład

Pracodawca zaproponował pracownikom dobrowolny pakiet treningowy: ćwiczenia on-line z trenerem, wykonywane bezpośrednio po godzinach pracy. Podczas sesji treningowej pracownik doznał urazu. Zgłosił do pracodawcy zdarzenie oczekując, iż zostanie zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. Roszczenie pracownika jest bezzasadne. Niezależnie od tego, że inicjatywa ćwiczeń pochodziła od pracodawcy, nie można przypisać że zdarzenie ma związek z pracą. Nawet gdy ćwiczenia były prowadzone w celu ograniczenie negatywnych konsekwencji związanych z pracą siedzącą w ramach pracy zdalnej. Brak związku zdarzenia z pracą wynika również z tego, że zajęcia nie mają charakteru obowiązkowego. Uczestnictwo w nich było dobrowolne i nie wiązało się z poleceniem pracodawcy.

 

Aktywność ruchowa stanowi tylko część sukcesu zachowania optymalnej formy zdrowotnej pracowników zdalnych. Wskazana może być dieta. Dużym wsparciem dla pracowników w zakresie właściwie zbilansowanej diety, uwzględniającej charakter pracy oraz wydatek energetyczny, który jej towarzyszy mogą ukazać się indywidualne, zdalne konsultacje z dietetykiem.

 

7.3 Pakiety medyczne

 

Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi pracodawca jest zobowiązany zapewnić profilaktyczną opiekę zdrowotną. Opieka zdrowotna dla pracowników, w tym pracowników zdalnych nie musi ograniczać się wyłącznie do niezbędnego minimum, jakim jest:

• kierowanie osób przyjmowanych do pracy na profilaktyczne badania wstępne,
• późniejsze kierowanie pracowników na badania okresowe (zawieszone w czasie epidemii COVID-19) oraz
• badania kontrolne.

Rekomendowanym rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom zdalnym dodatkowych pakietów medycznych. W zależności od potrzeb konkretnych przypadków mogą opierać się na konsultacjach zdalnych z lekarzami poszczególnych specjalności. W razie potrzeby mogą umożliwiać osobiste wizyty w placówkach.

Zapewnienie dodatkowych pakietów medycznych, poza standardową i niezbędną wymaganą przepisami prawa pracy opieką profilaktyczną jest rozwiązaniem opłacalnym szczególnie w dłuższej perspektywie czasu. Zapewnia większą więź między pracownikiem a pracodawcą. Jednocześnie pozwala, w ramach szybkiego dostępu do specjalistów, podjęcie we właściwym czasie skutecznego leczenia.

W przeważającej części benefity pracownicze w postaci pakietów medycznych to domena dużych pracodawców. Uwzględniając korzyści płynące z pakietów medycznych, zwłaszcza w zakresie szybszego niż standardowy dostępu do leczenia specjalistycznego warto, aby również mniejsi pracodawcy zainteresowali się taką ofertą.

 

Z opracowania Centralnego Instytutu Ochrony Pracy - Państwowego Instytutu Badawczego "Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia pracujących w czasie epidemii COVID-19" wynika, iż pracownicy powinni mieć zapewnioną możliwość indywidualnych, osobistych lub telefonicznych konsultacji lekarza medycyny pracy sprawującego opiekę profilaktyczną nad pracownikami, szczególnie w kwestii zagrożeń zarażeniem SARS-CoV-2 i obciążenia wynikającego z jednoczesnego występowania chorób przewlekłych.

 

7.4 Wsparcie psychologa

Niezależnie od stałego kontaktu przy pomocy środków bezpośredniego komunikowania się na odległość z pracodawcą oraz współpracownikami wykonywanie pracy zdalnej może mieć bezpośrednie przełożenie na poziom stresu zawodowego. Nie bez znaczenia oczywiście jest sytuacja związana z epidemią COVID-19, która wymusiła wprowadzenie pracy zdalnej.

W przypadku pracowników pracujących zdalnie istotnym wsparciem może okazać się pomoc psychologa. Może być ona zorganizowana w formie infolinii czy wideo-konsultacji. Pomoc psychologa może mieć bezpośrednie przełożenie na funkcjonowanie pracowników zdalnych nie tylko w kwestiach zawodowych - ale również rodzinnych. Tym bardziej, że w przypadku pracy zdalnej realizowanej w domu życie zawodowe z osobistym zazębia się bardziej niż ma to miejsce gdy praca jest wyraźnie oddzielona od domu.

 

Podsumowanie:

1. Pracodawca jest odpowiedzialny za stworzenie pracownikowi zdalnemu właściwych warunków do pracy w miejscu, gdzie praca zdalna ma być wykonywana.
2. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny za używanie sprzętu lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.
3. Pracodawca nie musi zapewniać oświetlenia w pomieszczeniu pracy zdalnej wykonywanym w mieszkaniu czy domu.
4. Pracownikom korzystającym w pracy z laptopów przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy
5. Do pracy zdalnej związanej z obsługą monitora ekranowego mogą być skierowane również pracownice w ciąży w pełnym wymiarze czasu pracy.

 

 

Podstawa prawna:

• art. 67⁵- art. 67¹⁷, art. 124, art. 207, art. 213-219 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U z 2020 r. poz. 1842, ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - Dz.U. Nr 148, poz. 973

• załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią - Dz.U. z 2017 r. poz. 796

 

 

Sebastian Kryczka,

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy. Od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych.