Podróże służbowe w czasie pandemii COVID-19 - zasady kierowania i odbywania

Trwająca pandemia COVID-19 nie wyklucza podróży służbowych, jednak znacznie je utrudnia, a okresowo nawet uniemożliwia. Zmieniające się ciągle przepisy dotyczące przemieszczania się, środków transportu, noclegów skutkują nie tylko sporymi problemami związanymi z możliwością wyjazdu, ale także jego nieprzewidywalnością. Dlatego pracodawca, który zdecyduje się wysłać pracownika w podróż służbową, musi przeanalizować rodzaj transportu, możliwości noclegu czy spożycia posiłku w czasie delegacji.

Pandemia COVID-19 wprowadziła ogromne zmiany w życiu społecznym i zawodowym. Wiele zwykłych działań zawodowych stało się problemem organizacyjno-logistycznym. Tak jest m.in. w przypadku podróży służbowych. Właściwie przez cały okres od pojawienia się w Polsce i w innych krajach pierwszych ograniczeń związanych z COVID-19 nie były one wprost zakazane. Niemożność ich odbywania mogła wynikać okresowo ze znacznych ograniczeń w przekraczaniu granic czy wewnętrznych - znacznie lżejszych niż kategoryczny zakaz - przepisów "antycovidowych" oraz ich wpływu na faktyczną możliwość wyjazdu.

WAŻNE

Odbywanie podróży służbowych w czasie pandemii COVID-19 jest dopuszczalne.

Spore znaczenie miały i potencjalnie nadal będą mieć kwestie bezpieczeństwa. To, że np. przemieszczanie się nie było wprost zakazane, nie oznacza, że pracodawca nie powinien brać pod uwagę chociażby zaleceń związanych z samoograniczeniem wyjazdów. Pracodawca powinien również:

- oceniać sytuację pandemiczną panującą na obszarze, do którego kieruje się pracownika, czy nie jest zbyt niebezpieczna dla jego zdrowia i życia,

- nakazując podróż, brać pod uwagę bezpieczeństwo użycia danego środka transportu,

- ocenić możliwości wjazdu do danego kraju (nawet jeżeli było to możliwe prawnie) lub regionu,

- ustalić kwestie możliwości zapewnienia noclegu czy spożycia posiłku pracownikowi odbywającemu podróż służbową.

Przykład

W związku z zamknięciem restauracji z powodu COVID-19 pracodawca polecił pracownikom wysyłanym w podróż służbową spożywanie jedzenia wziętego na wynos na ławce w parku. Ze względu na zmienne warunki pogodowe takie postępowanie pracodawcy jest niedopuszczalne. W takiej sytuacji nie można zmuszać pracownika do podróży służbowej, jeśli pracodawca nie może mu zapewnić minimalnych warunków właściwych do jej odbywania.

Możliwość wydania polecenia wyjazdu w podróż

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy).

Jak podkreślił SN w wyroku z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

2) na polecenie pracodawcy,

3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te cechy podróży muszą wystąpić łącznie.

Wyjazd służbowy odbywa się na polecenie wydane przez pracodawcę. Możliwość wydania polecenia jest uprawnieniem pracodawcy. Stosunek pracy opiera się bowiem na podporządkowaniu pracownika pracodawcy w toku pracy. Pracownik świadczy pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy).

Co do zasady zatem pracownik jest zobowiązany zrealizować polecenie, w tym także polecenie wyjazdu w podróż służbową. Obowiązek ten nie jest jednak bezwzględny.

Ograniczenie możliwości narzucania wyjazdów służbowych obejmuje osoby, od których należy uzyskać zgodę na wyjazd lub wyjazdy (np. kobiety w ciąży, osoby opiekujące się dzieckiem do lat 4).

WAŻNE

Pracodawca nie może wysyłać w podróż służbową pracownic w ciąży i osób opiekujących się dzieckiem do lat 4 bez ich zgody.

Ograniczenia zlecenia wyjazdu mogą wynikać jednak również z art. 8 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Nie można zatem narzucać wyjazdu, który tworzyłby niewspółmierne do powstających w zwykłych okolicznościach zagrożenia dla pracownika.

Przykład

Pracodawca wydał pracownikowi polecenie udania się w podróż służbową do Indii w okresie, kiedy występuje tam wysoka liczba zachorowań na COVID-19. Takie polecenie (pomijając ewentualnie wprowadzone ograniczenia administracyjne związane z wyjazdami do tego kraju) jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Stanowiłoby bowiem nałożenie na pracownika obowiązku obciążającego go znaczącym ryzykiem. Byłoby więc złamaniem obowiązku pracodawcy dbałości o życie i zdrowie pracowników.

Na podobnej podstawie ograniczenia wydania polecenia wyjazdu bez zgody pracownika można odnieść do osób niepełnosprawnych. Przepisy dotyczące zasad zatrudniania osób niepełnosprawnych nie ustanawiają zakazu delegowania tych pracowników, mimo wprowadzenia znacznych nawet odrębności w odniesieniu do ich czasu pracy. Brak zakazu delegowania tych pracowników poza stałe miejsce ich pracy powoduje, że pracodawca generalnie zachowuje swobodę w zakresie wydania pracownikowi niepełnosprawnemu polecenia udania się w podróż służbową. Niezgodne z zasadami współżycia społecznego byłoby jednak wydanie polecenia wyjazdu w podróż służbową osobie, która ze względu na swoją niepełnosprawność jest znacznie ograniczona w możliwości samodzielnego przemieszczania się, a narzucony przez pracodawcę środek transportu nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych z odmowy wyjazdu w taką podróż byłoby w tej sytuacji niedopuszczalne.

Natomiast w czasie kolejnej fali epidemii COVID-19, przy braku zakazu przemieszczania się, ale z zaleceniami rządowymi, sanitarnymi, pochodzącymi od środowisk medycznych maksymalnego ograniczenia przebywania w zbiorowiskach ludzkich, we wspólnych pomieszczeniach z innymi osobami itp., polecenie podróży służbowej publicznym środkiem transportu powinno być przeanalizowane przez pracodawcę pod kątem tego, czy wyjazd jest faktycznie konieczny, a jeśli tak, to czy nie ma możliwości przejazdu samochodem służbowym lub uzgodnienia z pracownikiem wykorzystania samochodu prywatnego.

Przejazdy w czasie podróży służbowej

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Ani przepisy Kodeksu pracy, ani przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń w wyborze środka transportu w podróży służbowej. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy. W tym ostatnim przypadku nie ma jednak możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania swojego prywatnego samochodu. Pracodawca wyraża bowiem zgodę na odbycie podróży samochodem nienależącym do niego.

WAŻNE

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca.

Określając środek transportu, powinno się dokładnie wskazać, "czym" pracownik ma się udać w podróż służbową. Pracownik, który wybierze inny środek transportu niż określony przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu, np. pojedzie wyższą klasą pociągu albo samochodem prywatnym zamiast transportu publicznego, musi się liczyć z tym, że pracodawca zwróci mu jedynie takie koszty transportu, na jakie wskazał w poleceniu wyjazdu. Co więcej, zmiana środka transportu może niekiedy oznaczać zakwestionowanie prawa do otrzymania jakichkolwiek świadczeń w tym zakresie przez pracownika.

Polecając wyjazd w okresie pandemii COVID-19, należy pamiętać o obowiązujących w różnych okresach czasowych ograniczeniach dotyczących dopuszczalnej liczby osób w transporcie publicznym. Może to powodować, szczególnie na niektórych, bardziej obleganych trasach, problem z nabyciem biletu w sytuacji, gdy polecenie podróży służbowej zostało wydane w "ostatniej chwili". Taka sytuacja może skutkować brakiem możliwości realizacji wyjazdu nie tylko zgodnie z zakresem wyznaczonych środków transportu, ale nawet całkowicie przy braku alternatywnej możliwości przejazdu. Bardziej niż w okresie sprzed pandemii warto zatem dołożyć staranności w planowaniu wyjazdów służbowych.

Noclegi w czasie wyjazdu służbowego

W okresie ograniczenia - czy wręcz w pewnych okresach wyłączenia - możliwości korzystania z usług noclegowych należy uznać, że pracodawca nie może wydać polecenia wyjazdu, który byłby powiązany z koniecznością odbycia noclegu, jeżeli aktualnie przepisy ustanawiające nakazy i zakazy w związku z pandemią nie pozwalają korzystać z usług noclegowych. Nie może bowiem zostać wydane polecenie, którego wykonanie będzie prowadzić do pozbawienia pracownika noclegu. Zobowiązanie pracodawcy związane z podróżami służbowymi nie sprowadza się bowiem tylko do poniesienia kosztu noclegu, ale takiego zorganizowania wyjazdu, by pracownik mógł uzyskać możliwość nocnego wypoczynku. Co więcej, wypoczynek ten powinien zapewniać pewną swobodę, intymność, zaplecze sanitarne, a nie ograniczać się tylko do możliwości snu. W tym znaczeniu np. nocleg w zbiorowej sali nie oznacza zapewnienia pracownikowi noclegu. Oczywiście mogą się zdarzyć sytuacje wyjątkowe, w których będzie to jedyna dostępna możliwość. Taką sytuacją wyjątkową jest również stan pandemii, niemniej tutaj należy ważyć dwa niekiedy przeciwstawne dobra - potrzebę gospodarczą pracodawcy i prawa pracownika.

Pracodawca nie może również wydać polecenia wyjazdu w kilkudniową podróż służbową, narzucając jednocześnie pracownikowi konieczność noclegu u rodziny czy znajomych, nawet wówczas, gdy wie, że pracownik miałby taką możliwość w miejscu docelowym. Oczywiście można się w tym zakresie z pracownikiem porozumieć, co rozwiązałoby sprawę noclegu. W takim przypadku konieczna będzie jednak wypłata pracownikowi ryczałtu za nocleg (150% diety za każdy nocleg, czyli 45 zł). Nie można jednak ani tego zakładać, ani, tym bardziej, przyjmować, że pracownik pomimo zakazów administracyjnych "zorganizuje sobie" nocleg w obiekcie świadczącym usługi noclegowe "nieoficjalnie".

WAŻNE

Pracodawca nie może zmuszać pracownika odbywającego podróż służbową do noclegu u rodziny czy znajomych.

Przekraczanie granicy

Zdecydowanie bardziej skomplikowane od krajowych stały się wyjazdy zagraniczne. Uwzględnić przy nich należy ograniczenia w przekraczaniu granicy przy wjeździe do państwa docelowego lub państwa tranzytu, ale również te obowiązujące w trakcie powrotu do Polski. W tym zakresie istnieje znaczące ryzyko wprowadzenia nagłych zmian w przepisach polskich lub wydanych przez inne państwo, także podczas samego wyjazdu.

Przykład

W związku z istniejącymi już obecnie pewnymi ułatwieniami w zakresie wjazdu do części państw osób zaszczepionych przeciw COVID-19 pracodawca zarządził, że zaszczepione osoby powinny przekazywać mu informację o fakcie szczepienia. Pozwoli to wyodrębnić pracowników, którym zlecane będą wyjazdy zagraniczne. Działanie pracodawcy jest niedopuszczalne. Dotychczas nie zostały wprowadzone jeszcze żadne regulacje nie tylko w zakresie tzw. paszportu covidowego, ale przede wszystkim w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników, które pozwalałyby na żądanie takich informacji.

Według przepisów RODO do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Do takich danych należą informacje o określonej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej; numer, symbol lub oznaczenie przypisane danej osobie fizycznej w celu jednoznacznego zidentyfikowania tej osoby fizycznej do celów zdrowotnych; informacje pochodzące z badań laboratoryjnych lub lekarskich części ciała lub płynów ustrojowych, w tym danych genetycznych i próbek biologicznych, oraz wszelkie informacje np. o chorobie, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym lub stanie fizjologicznym bądź biomedycznym osoby, której dane dotyczą, niezależnie od ich źródła, którym może być np. lekarz lub inny pracownik służby zdrowia, szpital, urządzenie medyczne albo badanie diagnostyczne in vitro. Przy tak szerokim ujęciu dane o zaszczepieniu stanowią dane o stanie zdrowia. Są to zatem dane szczególne, których przetwarzanie może opierać się na wyraźnym przepisie prawa (nie ma w tej chwili takiej regulacji) albo zgodzie pracownika. Nawet jednak ta przesłanka nie będzie mogła być w tym przypadku zastosowana, gdyż zgoda na przetwarzanie danych wrażliwych musi nastąpić z inicjatywy pracownika (art. 22^1b Kodeksu pracy). W opisanej sytuacji na pewno ewentualne udzielenie zgód nastąpiłoby z inicjatywy pracodawcy.

Pandemia COVID-19 może skutkować odwołanym lotem lub innymi utrudnieniami w powrocie do kraju. Polecenie wyjazdu w podróż służbową powinno zawierać informacje o tym, kiedy pracownik ma udać się w podróż i kiedy powinien z niej powrócić. W tym miejscu dokumentu polecenia wyjazdu wskazujemy zarówno daty, jak i godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży. Oczywiście godziny te podajemy w przybliżeniu. Pracodawca nie jest bowiem najczęściej w stanie z góry określić dokładnych godzin rozpoczęcia, a zwłaszcza zakończenia delegacji. Wydatki poniesione przez pracownika w celu wykonania polecenia wyjazdu w podróż służbową co do zasady obciążają pracodawcę, gdyż to on ponosi koszty pracy. Wydatki związane z przedłużeniem się wyjazdu co do zasady także będą obciążać pracodawcę. Dziać się tak będzie nie tylko wówczas, gdy wydał on polecenie przedłużające delegację, ale także wtedy, gdy pomimo zakończenia wykonywania zadań służbowych pracownik nie może powrócić do miejscowości określonej jako miejscowość zakończenia podróży.

Ryzyko gospodarcze, osobowe oraz wszelkie koszty związane z zatrudnianiem pracowników ponosi pracodawca. Jakiekolwiek sytuacje niezależne od pracownika będą w tym przypadku obciążały pracodawcę.

Delegacja skończy się zawsze dopiero z chwilą powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Tak też będzie naliczana dieta za czas podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Także czas trwania delegacji zagranicznej odnosi się do faktycznego przebywania pracownika poza granicami kraju.

Dodatkowe wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Do kosztów leczenia zaliczamy m.in. koszty nabycia leków, z wyjątkiem tych, których zakup nie był konieczny. Przepisy nie określają przypadków, kiedy lek musi zostać zakupiony, a kiedy nie ma takiej potrzeby. Pracownik nie ma jednak pełnej swobody w nabywaniu leków. Z pewnością zwrot kosztów zakupu leków przez pracodawcę jest związany z zakupem niezbędnym, koniecznym ze względu na rodzaj choroby. W szczególności o konieczności nabycia leków powinien zadecydować lekarz, który zbadał pracownika podczas delegacji. Jego opinia w tym zakresie jest w praktyce niepodważalna przez pracodawcę. Wykryte podczas zagranicznej podróży zakażenie COVID-19 może mieć znaczące skutki finansowe dla pracodawcy.

PRZYKŁAD

Podczas delegacji zagranicznej pracownik korzystał z porady lekarza w ramach polskiego ubezpieczenia zdrowotnego. W tym kraju pobierana jest jednak częściowa opłata za korzystanie z konsultacji lekarza pierwszego kontaktu. Ponieważ osoba ubezpieczona ponosi częściową odpłatność za usługę medyczną na takich samych zasadach jak obywatele danego państwa, nie można uznać, że te dodatkowe opłaty obciążają pracownika (jako ubezpieczonego). Przy chorobie powstałej w trakcie podróży służbowej tę częściową odpłatność pracodawca powinien zwrócić pracownikowi, ponieważ jest to koszt jego leczenia.

Jeżeli dojdzie do zakażenia pracownika COVID-19 podczas podróży służbowej, pracodawca będzie ponosił koszty jego leczenia, w tym opłaty za pobyt w szpitalu bądź za noclegi w razie odizolowania chorego pracownika w innym miejscu niż szpital. Ze względu na takie ryzyko i związane z tym często wysokie koszty leczenia przy każdym wyjeździe zagranicznym zakup dla pracownika dodatkowego ubezpieczenia medycznego jest szczególnie konieczny.

Do dodatkowych kosztów związanych z podróżą służbową w czasie epidemii należy też zaliczyć wydatki na pobyt na kwarantannie osoby zdrowej (w sytuacji gdy odbycie kwarantanny jest wymagane przez przepisy aktualnie obowiązujące w państwie docelowym, po dotarciu do niego), a także koszty związane z nałożoną na pracownika kwarantanną w związku z kontaktem z osobą chorą.

W odniesieniu do wyjazdów zagranicznych jednym z powtarzalnych wydatków będzie również opłata za wizę. Opłata wizowa jest opłatą konieczną, a jej poniesienie warunkuje możliwość wjazdu na teren państwa docelowego podróży. Jeżeli zatem pracownik nie poniesie tego wydatku, nie będzie mógł wykonać zadania służbowego.

Kosztem związanym z zagraniczną podróżą służbową będzie też wykonanie przez pracownika testu na obecność COVID-19. Większość krajów wymaga przeprowadzenia takiego testu przed wjazdem na ich obszar.

Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych podczas podróży zagranicznej jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof).

Podsumowanie:

1. Pracodawca nie może wysyłać w podróż służbową pracownic w ciąży i osób opiekujących się dzieckiem do lat 4 bez ich zgody.
2. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca.
3. Pracodawca nie może zmuszać pracownika odbywającego podróż służbową do noclegu u rodziny czy znajomych.
4. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
5. Jeżeli dojdzie do zakażenia pracownika COVID-19 podczas podróży służbowej, pracodawca będzie ponosił koszty jego leczenia, w tym opłaty za pobyt w szpitalu bądź za noclegi w razie odizolowania chorego pracownika w innym miejscu niż szpital.
6. Kosztem związanym z zagraniczną podróżą służbową, który powinien ponieść pracodawca będzie wykonanie przez pracownika testu na obecność COVID-19.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 8, art. 22 § 1, art. 22^1b § 1, art. 77⁵, art. 178 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 868

• § 2-4, § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

• art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2

• § 24 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii - Dz.U. z 2021 r. poz. 861; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 905

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor licznych publikacji