Jak rozliczać wyjazdy w ramach realizacji umowy-zlecenia prywatnym autem zleceniobiorcy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

W sytuacji gdy realizacja konkretnego zlecenia wiąże się z koniecznością wyjazdów/podróży, reguły ich odbywania powinny zostać dookreślone w treści umowy zawartej między zleceniobiorcą a podmiotem zatrudniającym. Reguły te, zgodnie z zasadą swobody umów, mogą być dowolnie sformułowane.

Zauważmy, że za podróż zleceniobiorcy powinniśmy uznawać każdy wyjazd zamiejscowy (poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy bądź inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron) uzasadniony koniecznością dokonania czynności będącej przedmiotem zlecenia.

Jeśli wyjazdy wykonawcy zlecenia mają odbywać się prywatnym samochodem zatrudnionego, wówczas optymalnym sposobem ich rozliczania są zwroty na rzecz zleceniobiorcy w kwocie stanowiącej iloczyn liczby kilometrów przejechanych w trakcie podróży i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez zleceniodawcę. Aby przedmiotowe zwroty nie podlegały uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, ich kalkulowanie musi następować:

• na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, w której powinny znaleźć się informacje dotyczące m.in. marki i numeru rejestracyjnego pojazdu, pojemności silnika, daty i celu wyjazdu oraz liczby przejechanych kilometrów,
• z zastosowaniem stawki za kilometr właściwej dla danego rodzaju pojazdu, określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Stawka za 1 km przebiegu wynosi m.in.:

• 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³

- § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lutego 2019 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.613.2018.1.MM).

Gdyby umówiona stawka za kilometr w przedstawionych okolicznościach przewyższała wartości wskazane powyżej, wówczas od nadwyżki trzeba by naliczyć należności publiczno-prawne.

Wspomniane wyłączenie podatkowo-składkowe wynika z:

• § 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - dodatkowym warunkiem stosowania tego zwolnienia z podatku jest to, aby zwroty dokonywane w formie kilometrówki nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby odbywającej podróż oraz były poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Przykład

Zleceniobiorca z racji wykonywanej w spółce z o.o. umowy-zlecenia, ma prawo do 20-procentowych kosztów uzyskania przychodu i podlega z tego tytułu wszystkim ubezpieczeniom ZUS (w tym dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu). W myśl postanowień tej umowy, przy realizacji zlecenia w razie potrzeby będzie on czasami odbywał własnym autem o pojemności silnika powyżej 900 cm³ wyjazdy zamiejscowe po terenie województwa łódzkiego, z tytułu których przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki wynoszącej 1 zł.

W lipcu 2019 r. wypłacono mu:

• wynagrodzenie za pracę w wysokości 3000 zł brutto (za 150 godzin pracy),

• zwrot w ramach kilometrówki w kwocie 456 zł (za 456 przejechanych kilometrów, wykazanych w czerwcowej ewidencji przebiegu pojazdu).

W opisanej sytuacji rozliczenie lipcowych należności powinno wyglądać następująco:

Od redakcji:

Z podatku dochodowego od osób fizycznych są zwolnione należności (w tym kilometrówka) otrzymywane przez osoby niebędące pracownikami z tytułu odbytej przez nie podróży. Nie chodzi jednak o należności otrzymywane z tytułu każdego wyjazdu zleceniobiorcy prywatnym samochodem w celu załatwiania spraw wynikających z przyjętego przez niego zlecenia. Zwolnienie ma zastosowanie tylko do należności otrzymywanych z tytułu wyjazdów zleceniobiorcy w celu wykonywania nałożonych na niego zadań poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań przez zleceniobiorcę (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 maja 2018 r., sygn. 0115-KDIT2-2.4011.139.2018.1.MD).

Podstawa prawna:

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018

• § 2 ust. 1 pkt. 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej