Przyznawanie i rozliczanie świadczeń urlopowych - odpowiedzi na 8 pytań z praktyki

Świadczenie urlopowe jest szczególną formą dofinansowania wypoczynku, przewidzianą w ustawie o zfśs. Nie jest ono oskładkowane w przypadku pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy zdecydowali w tej formie dofinansować wypoczynek swoich pracowników, jeśli zatrudniali według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli zfśs. Świadczenie urlopowe wypłacane przez te podmioty podlega jednak opodatkowaniu.

Prawo do wypłacania świadczenia urlopowego mają pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy:

• zatrudniali 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na etaty oraz
• nie utworzyli zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wyjątek w tym zakresie dotyczy nauczycieli, którym do końca sierpnia każdego roku, z odpisu na zfśs, wypłacane jest świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego. Świadczenie ustalane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

Świadczenie urlopowe przysługuje niezależnie od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego obowiązującego w danym roku, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs). Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najciekawsze pytania Czytelników.

(?) Czy można wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w okresie wypowiedzenia

Pracownik w tym okresie, przypadającym od 16 do 31 sierpnia 2022 r., wykorzystuje 12 dni urlopu. Z końcem sierpnia br. jego umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. W regulaminie zfśs zapisano, że "świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych". A zatem pracownik spełnia ten warunek. Czy można wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracownik ma prawo do świadczenia urlopowego w okresie wypowiedzenia. Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przyjmuje się, iż 14 kolejnych dni kalendarzowych obejmuje zarówno dni robocze, jak i sobotnio-niedzielne przerwy od pracy czy święta. W okresie wypowiedzenia pracownik korzystający z urlopu zachowuje status pracownika, a tym samym osoby uprawnionej do skorzystania ze świadczenia urlopowego.

Zgodnie z jedną z podstawowych zasad prawa pracy pracodawca ma obowiązek zaspokajania bytowych, kulturalnych oraz socjalnych potrzeb pracowników. Typowym przykładem zaspokojenia potrzeb socjalnych jest prowadzenie działalności socjalnej na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz socjalny do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o zfśs lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Zasadą jest, że świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi, korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. W praktyce może powstać wątpliwość, czy świadczenie urlopowe powinno być wypłacone pracownikowi, który w czasie okresu wypowiedzenia korzysta z urlopu wypoczynkowego, w szczególności gdy okres 14 kolejnych dni kalendarzowych przypada też w dniach wolnych od pracy - w soboty, niedziele lub święta wolne od pracy.

Odnosząc się do tej wątpliwości należy przyjąć, że 14 kolejnych dni kalendarzowych to przypadające po sobie kolejne dni kalendarzowe obejmujące zarówno dni robocze, dni wolne od pracy, niedziele, jak i święta. Ze względu na to, że pracownik w okresie wypowiedzenia korzystający z urlopu cały czas ma status pracownika - będzie uprawniony do skorzystania ze świadczenia urlopowego. Nie ma w tym przypadku znaczenia także rodzaj wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego - bieżący lub zaległy.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ustawy z 4 marca1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

(?) Czy nauczyciel może otrzymać świadczenie z zfśs na "wczasy pod gruszą", jeśli otrzymuje świadczenie urlopowe

Czy nauczycielowi, który otrzymuje świadczenie urlopowe z Karty Nauczyciela, przysługuje również świadczenie za tzw. wczasy pod gruszą? Wiem, że są to 2 różne świadczenia, ale czy jest przepis, który uprawnia do otrzymywania obydwu? Czy prawidłowe będzie wypłacanie jednego z z tych świadczeń?

Zatrudnienie na podstawie Karty Nauczyciela daje przywilej otrzymania dodatkowego świadczenia urlopowego, którego wysokość nie jest związana z sytuacją socjalną nauczycieli. Świadczenie to jest niezależne od innych świadczeń przyznawanych ze środków zfśs, a jego wypłata nie może uniemożliwić nauczycielom skorzystania z tzw. wczasów pod gruszą, wypłacanych na podstawie regulaminu zfśs.

Jeśli nauczyciel spełnia kryteria uprawniające do dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie (tzw. wczasów pod gruszą) i wystąpi z wnioskiem o takie świadczenie, to powinno zostać mu ono przyznane, niezależnie od tego, iż na mocy przepisów Karty Nauczyciela otrzymał również świadczenie urlopowe. W powyższej sytuacji za nieprawidłowe należy uznać wypłacanie tylko jednego ze świadczeń.

W przypadku nauczycieli prawo do świadczenia urlopowego ustalane jest inaczej niż u innych pracowników. Przysługuje ono każdemu nauczycielowi z mocy prawa (art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela). Nauczyciel nie musi więc o nie wnioskować. Wypłaca się je każdemu nauczycielowi do końca sierpnia danego roku w wysokości odpisu podstawowego z ustawy o zfśs. Świadczenie ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w roku szkolnym. Nie ma więc znaczenia jego sytuacja materialna.

Świadczenie urlopowe jest niezależne od innych świadczeń przyznawanych ze środków zfśs, a jego wypłata nie może uniemożliwić nauczycielom skorzystania z tzw. wczasów pod gruszą, wypłacanych na podstawie regulaminu funduszu. Należy jednak pamiętać, iż jedynym kryterium przyznawania świadczeń z zfśs jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Zatem nauczyciel może ubiegać się o "wczasy pod gruszą", a ich przyznanie oraz wysokość powinny zależeć od dochodów beneficjentów funduszu.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116),

art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Tadeusz Konarski

specjalista w zakresie prawa pracy

(?) Czy wypłacić spadkobiercom ekwiwalent za urlop i świadczenie urlopowe po śmierci pracownika

Zatrudnialiśmy nauczycielkę - emerytkę na umowę o pracę na czas określony od 1 września 2021 r. do 31 sierpnia 2022 r. Nauczycielka zmarła 12 lipca 2022 r. Czy powinniśmy wypłacić ekwiwalent za urlop i proporcjonalnie wyliczone świadczenie urlopowe rodzinie zmarłej nauczycielki?

Wskazane prawa majątkowe po zmarłym pracowniku przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. W takim przypadku prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Przyjmuje się, iż wspomniane w pytaniu świadczenia majątkowe zaliczają się do praw majątkowych ze stosunku pracy. Tym samym pracodawca powinien je wypłacić osobie uprawnionej po zmarłym pracowniku. Warto pamiętać, że prawa majątkowe obejmują wszelkie należności pieniężne, do jakich pracownik nabył prawo w czasie trwania stosunku pracy, ale nie zostały mu wypłacone przed śmiercią. Może tu chodzić w szczególności o ekwiwalent z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, dodatkowe wynagrodzenie roczne, ale również i świadczenie urlopowe, zaległe wynagrodzenie, inne niewypłacone elementy wynagrodzenia czy nagrody.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 63¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655).

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

(?) Czy należy wypłacić świadczenie urlopowe nauczycielowi, który jest zatrudniony w 2 szkołach

Czy powinno się wypłacić świadczenie urlopowe nauczycielowi, który zatrudniony jest w 2 szkołach? W jednej pracuje na cały etat, w drugiej na 5/18 godzin tygodniowo. Czy szkoła, w której jest zatrudniony przez 5 godzin, również powinna wypłacić mu nauczycielskie świadczenie urlopowe?

Nauczyciel zatrudniony w 2 szkołach, przy czym w jednej na cały etat, w drugiej na 5/18 godzin tygodniowo, otrzyma świadczenie urlopowe w każdej z tych szkół. Oznacza to, iż również w szkole, w której jest zatrudniony przez 5 godzin, należy mu wypłacić nauczycielskie świadczenie urlopowe, ustalone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym.

Nauczyciele, poza świadczeniami przyznawanymi na podstawie regulaminu zfśs, mają prawo do dodatkowego świadczenia urlopowego z Karty Nauczyciela.

Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela, z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Choć przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależniają przyznawanie świadczeń od sytuacji życiowej osób uprawnionych, jest jedno świadczenie z zfśs przyznawane nauczycielom tylko według kryterium okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym. Jest ono ustalane w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

Zatem świadczenie urlopowe przysługuje w każdej szkole, w której nauczyciel jest zatrudniony.

Świadczenie urlopowe jest wypłacane do końca sierpnia każdego roku, z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W 2022 r. wysokość świadczenia urlopowego przypadająca na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć nauczyciela, pozostającego w stosunku pracy przez cały rok szkolny, w zależności od charakteru pracy wynosi 1662,97 zł lub 2217,29 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 53 ust. 1a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116),

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Tadeusz Konarski

specjalista w zakresie prawa pracy

(?) Czy przerwanie urlopu wypoczynkowego powoduje obowiązek zwrotu świadczenia urlopowego

Jednemu z naszych pracowników wypłaciliśmy świadczenie urlopowe. Po wykorzystaniu 7 dni urlopu wypoczynkowego (wniosek urlopowy dotyczył okresu od 18 do 31 lipca 2022 r.) osoba ta rozchorowała się i choroba trwała od 27 lipca do 5 sierpnia br. Czy w tej sytuacji powinniśmy żądać od pracownika zwrotu świadczenia urlopowego?

RADA

Mogą Państwo żądać od pracownika zwrotu świadczenia urlopowego. Jeżeli zostało ono wypłacone w przypadku niewykorzystania przez niego co najmniej 14-dniowego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, jest świadczeniem nienależnie wypłaconym. Jeżeli jednak Państwa pracownik będzie mógł skorzystać co najmniej z 14-dniowego wypoczynku w tym roku, lecz w późniejszym terminie, mogą Państwo odstąpić od żądania zwrotu świadczenia.

Pracodawcy mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i z niego dofinansowywać wypoczynek osobom uprawnionym albo wypłacać świadczenia urlopowe na zasadach określonych w ustawie o zfśs. Jednak możliwość wypłaty świadczenia urlopowego z ustawy o zfśs mają wyłącznie pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli zfśs.

Prawo do świadczenia urlopowego przysługuje raz w roku pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracownik powinien otrzymać świadczenie najpóźniej w dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy w wysokości nie wyższej niż kwota odpisu podstawowego na fundusz, odpowiednia do rodzaju zatrudnienia tego pracownika. Tak wypłacone świadczenie urlopowe nie jest oskładkowane, ale podlega opodatkowaniu. Pracownik, który faktycznie nie skorzysta w 2022 r. z urlopu obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni, nie ma prawa do świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe nie przysługuje również w sytuacji, gdy pracodawca udzielił pracownikowi urlopu w wymiarze kolejnych 14 dni kalendarzowych i wypłacił mu świadczenie urlopowe w ostatnim dniu pracy przed urlopem, ale urlop ten został przerwany zdarzeniem losowym (m.in. - tak jak w omawianym przypadku - chorobą pracownika). W tej sytuacji niewykorzystanej części urlopu z powodu choroby pracodawca powinien udzielić w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Jednak pracownik, który z powodu przerwania urlopu przebywał na nim krócej niż kolejnych 14 dni, traci prawo do świadczenia urlopowego. Wypłacone, staje się wówczas świadczeniem nienależnym. Pracodawca może domagać się zwrotu tego świadczenia od pracownika. W praktyce, w takich przypadkach strony zazwyczaj zawierają porozumienie (np. w formie pisemnej), że pracownik nie będzie musiał zwracać świadczenia, jeśli 14 kolejnych dni urlopu wykorzysta w późniejszym terminie. Taka sytuacja miała miejsce w przypadku Państwa pracownika. Istnieje tu realna możliwość udzielenia pracownikowi urlopu w terminie późniejszym. Jest to jednak ryzyko pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik zawnioskował o urlop wypoczynkowy na okres od 18 do 31 lipca 2022 r. Od 27 lipca br. urlop został przerwany niezdolnością pracownika do pracy z powodu choroby. Strony umówiły się, że bezpośrednio po powrocie ze zwolnienia lekarskiego pracownik wykorzysta 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Przyjmijmy, że pracownik korzystał z urlopu od 8 do 21 sierpnia 2022 r. Pracodawca nie może już domagać się zwrotu świadczenia urlopowego, bowiem zostało ono wypłacone prawidłowo.

Świadczenie urlopowe (wypłacone zarówno należnie jak i nienależnie) podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia z podatku tego rodzaju przychodu. Natomiast świadczenie urlopowe wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs jest zwolnione ze składek ubezpieczeniowych.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach złożył wniosek o urlop wypoczynkowy od 18 do 31 lipca 2022 r. Koszty uzyskania przychodów i kwotę zmniejszającą podatek pracodawca zastosuje do obliczenia regularnego wynagrodzenia za pracę, które wypłaca ostatniego dnia miesiąca. 15 lipca 2022 r. pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości 1462,97 zł, obliczone w następujący sposób:

• przychód: 1662,97 zł (świadczenie urlopowe),
• podstawa opodatkowania: 1663 zł,
• zaliczka na podatek: 1663 zł x 12% = 200 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),
• kwota do wypłaty: 1662,97 zł - 200 zł = 1462,97 zł.

Jeśli mimo porozumienia o wykorzystaniu co najmniej 14-dniowego urlopu w późniejszym terminie nie będzie to możliwe, co może być spowodowane np. długotrwałą absencją chorobową albo zakończeniem zatrudnienia, i odstąpią Państwo od żądania zwrotu świadczenia urlopowego nienależnie wypłaconego pracownikowi, od tego rodzaju wypłaty należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż nie została ona wypłacona zgodnie z ustawą o zfśs.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ust. 3, ust. 4-6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923),

art. 166, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

art. 6 ust. 2 pkt 1a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265),

art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1301),

§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449).

Izabela Nowacka

ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

(?) Ile świadczeń urlopowych przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na kilku etatach

Przychodnia zatrudnia pracownika na dwie umowy o pracę, na różne stanowiska pracy. Pierwsza umowa dotyczy pełnego etatu, a druga 0,26 etatu. W związku z faktem, iż jednostka zatrudnia poniżej 50 pracowników, raz w roku przed rozpoczęciem wykorzystywania 14-dniowego urlopu wypoczynkowego każdemu pracownikowi wypłacane jest świadczenie urlopowe. Czy w przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie 2 umów o pracę, w łącznym wymiarze czasu pracy 1,26 etatu, należy wypłacić świadczenie urlopowe z tytułu korzystania z urlopu na podstawie każdej umowy o pracę?

Tak. Pracownik powinien otrzymać świadczenia urlopowe z obu stosunków pracy w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu.

Świadczenie urlopowe z ustawy o zfśs wypłacane jest przez pracodawców zatrudniających 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie utworzyli zfśs. Tacy pracodawcy mogą jednak zrezygnować z wypłacania tych świadczeń.

Świadczenie urlopowe przysługuje w wysokości nie wyższej niż odpis podstawowy na zfśs. Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego świadczenia ustalana jest proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.

W przypadku świadczeń z zfśs zatrudnienie w ramach 2 umów o pracę u tego samego pracodawcy nie daje podstaw do otrzymywania wyższych świadczeń. Inaczej jest jednak w odniesieniu do świadczeń urlopowych wypłacanych przez pracodawcę, który nie tworzy zfśs. Świadczenie to wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych (jednorazowo). W razie zatrudnienia przez tego samego pracodawcę w oparciu o 2 umowy o pracę istnieją 2, oddzielnie od siebie rozliczane stosunki pracy. W związku z tym pracownik powinien z każdego z nich - przy założeniu spełnienia warunków do otrzymania świadczenia urlopowego - świadczenie to uzyskać.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy

(?) Czy ulga dla młodych dotyczy także świadczeń urlopowych

Zatrudniamy pracowników, którzy nie ukończyli 26 lat i korzystają z ulgi dla młodych. Pracownikom tym będzie wypłacane świadczenie urlopowe. Czy ten rodzaj wypłaty dla pracownika także korzysta z ulgi dla młodych?

Tak. Kluczowe znaczenie do ustalenia, które świadczenia dla pracowników korzystają z ulgi dla młodych, ma określenie, czy świadczenia te są dla nich przychodami ze stosunku pracy. Do tej kategorii przychodów zalicza się nie tylko wynagrodzenie, ale również różnego rodzaju nagrody, dodatki czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Tak samo należy traktować świadczenie urlopowe, dlatego jest ono objęte zwolnieniem od podatku, potocznie zwanym ulgą dla młodych. Na analogicznych zasadach będą traktowane osoby korzystające z ulg wprowadzonych od 1 stycznia 2022 r., tj. ulgi relokacyjnej, ulgi dla seniorów oraz ulgi rodzina 4+.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2022 r. poz. 923),

art. 21 ust. 1 pkt 148, 152-154 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1301).

Marian Szałucki

doradca podatkowy

(?) Jakie konsekwencje poniesie pracodawca, który nie utworzył zfśs ani nie dokonuje wypłaty świadczenia urlopowego

Zatrudniamy mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Do końca stycznia 2022 r. nie powiadomiliśmy pracowników o nietworzeniu zfśs ani o niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Rozpoczął się sezon urlopowy - jak powinniśmy postąpić w sytuacji, gdy pracownicy będą się ubiegali o wypłatę z zfśs, a część z nich o świadczenia urlopowe? Czy w tej sytuacji będziemy zobowiązani zarówno utworzyć zfśs, jak i dokonywać wypłaty świadczenia urlopowego?

Przepisy ustawy o zfśs nie przewidują bezpośrednich konsekwencji niewypełnienia przez pracodawcę w terminie do końca stycznia danego roku obowiązku informacyjnego w zakresie nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego. W takiej sytuacji nie nakładają zatem na zatrudniającego bezwzględnego obowiązku utworzenia zfśs lub wypłaty świadczenia urlopowego. Należy jednak uznać, że niewypełnienie obowiązku informacyjnego może być rozpatrywane przez PIP w trakcie kontroli jako wykroczenie, ale bez powinności utworzenia funduszu lub wypłacania świadczenia urlopowego.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, że pracodawca zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie poinformuje do końca stycznia danego roku zatrudnionych o nietworzeniu funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Powstaje wówczas wątpliwość, czy niewypełnienie obowiązku informacyjnego względem pracowników obliguje pracodawcę do utworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych.

Ustawa o zfśs, regulując obowiązek przekazania informacji w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego do końca pierwszego miesiąca roku kalendarzowego, nie wskazuje na skutki prawne niedopełnienia tego obowiązku. W wyniku braku szczegółowych wskazań zawartych w ustawie należy uznać, że niedopełnienie obowiązku informacyjnego jest naruszeniem przepisów ustawy o zfśs i stanowi wykroczenie zagrożone grzywną, na podstawie wniosku pochodzącego od inspektora PIP. Jednak trudno mówić tu o bezpośrednim roszczeniu pracowników o utworzenie funduszu czy wypłacanie świadczenia urlopowego. Należy bowiem zauważyć, że zgodnie z literalnym brzmieniem art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs pracodawcy "mogą" tworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe - nie mają jednak takiego obowiązku. Również przepis zobowiązujący pracodawcę do przekazania informacji w sprawie nietworzenia funduszu lub niewypłacania świadczenia urlopowego nie powoduje bezpośredniego obowiązku utworzenia funduszu, jak również wypłacania świadczenia w przypadku niewypełnienia obowiązku informacyjnego w pierwszym miesiącu roku.

Rozstrzygając skutki prawne niewypełnienia omawianego obowiązku informacyjnego, warto odwołać się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06), w którym sąd uznał, że niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie powoduje po stronie pracodawcy obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego, lecz jedynie stanowi wykroczenie. W żadnym natomiast razie naruszenie przepisów ustawy o zfśs poprzez niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być utożsamiane z obowiązkiem wypłaty przez pracodawcę świadczenia urlopowego.

Należy przyjąć, że ta zasada może być również zastosowana do niewywiązania się takiego pracodawcy z obowiązku utworzenia zfśs.

PRZYKŁAD

Pracownicy zatrudnieni u pracodawcy, który nie dopełnił obowiązku informacyjnego w sprawie nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego, złożyli skargę do PIP. W jej treści zażądali zarówno ukarania pracodawcy z tytułu popełnionego wykroczenia, jak i zastosowania wobec niego środków prawnych zobowiązujących do rozpoczęcia działalności socjalnej lub wypłacenia świadczenia urlopowego.

W takim przypadku można mówić o podstawie uruchomienia odpowiedzialności pracodawcy z tytułu naruszenia przepisów ustawy o zfśs w związku z niewypełnieniem obowiązku informacyjnego. Jednak nie ma podstaw, aby inspektor pracy zobowiązał pracodawcę w drodze wystąpienia do utworzenia funduszu. Nie ma również podstaw do wydania nakazu wypłaty świadczenia urlopowego na rzecz pracowników, którzy skorzystali z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nakaz wypłaty świadczenia urlopowego może być bowiem wydany przez inspektora pracy wyłącznie w sytuacji, gdy wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy mają charakter należny i bezsporny.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o zfśs lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Uprawniony pracodawca, który zdecyduje o wypłacie świadczenia urlopowego, wypłaca je raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wskazany wymiar 14 dni urlopu wypoczynkowego obejmuje kolejne dni kalendarzowe, w tym dni pracy, dni wolne od pracy, niedziele i święta. Koresponduje to z zasadą podziału urlopu wypoczynkowego na części, zgodnie z którą przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, wykonujący pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, zaplanował urlop od 12 do 25 sierpnia 2022 r. W tym okresie występują 2 wolne dla pracownika soboty i niedziele oraz święto 15 sierpnia (Wniebowzięcie NMP), które jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Uwzględniając to, pracownik wykorzysta 9 dni urlopu. Ponieważ dni wolne od pracy, zarówno wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, jak i niedziele i święta ustawowo wolne od pracy, są wliczane do 14 kolejnych dni urlopowych, pracownik ma prawo do świadczenia urlopowego.

Zasadą jest, że pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, przekazują pracownikom informacje w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, tj. do końca stycznia (art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs).

Obowiązek informacyjny powinien być zrealizowany w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ponieważ przepisy nie definiują tego wprost, należy przyjąć, że jest to sposób usankcjonowany i funkcjonujący w zakładzie pracy, będący zwyczajem zakładowym w zakresie przekazywania informacji, w stosunku do których przepisy nie przewidują szczególnego trybu.

Tym samym można przyjąć, że informacja w zakresie nietworzenia funduszu czy niewypłacania świadczenia urlopowego może być:

• podana pracownikom w obwieszczeniu,
• umieszczona na dostępnej dla każdego pracownika wewnętrznej stronie internetowej pracodawcy,
• przekazana pracownikom indywidualnie, w drodze korespondencji służbowej.

Ostatnia z tych opcji wydaje się jednak najbardziej ryzykowna, zwłaszcza w sytuacji, gdy któryś z pracowników nie zostanie poinformowany o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego. W takim przypadku pracownik może zarzucić pracodawcy, że nie wypełnił tego obowiązku.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ust. 3-3a, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok NSA z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06)

PODSUMOWANIE

1. Świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli zfśs.
2. Nauczycielowi, który otrzymuje świadczenie urlopowe, pracodawca nie może odmówić dodatkowo wypłaty tzw. wczasów pod gruszą z zfśs, jeżeli spełnia warunki do nabycia prawa do tego świadczenia.
3. Przerwanie 14-dniowego urlopu powoduje utratę prawa do świadczenia urlopowego.
4. Nauczyciel zatrudniony w kilku placówkach lub na kilka etatów ma prawo do świadczenia urlopowego z każdego stosunku pracy w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu.